Email Workspace
De Email Workspace erlaabt Ärem AI-Agent d'E-Mail wéi all aner Kanal ze behandelen — lies incoming Noriichten, schreiwt Äntwerten, sicht virgaangen Threads, eskaléiert wann néideg. Amplaz e personaliséierte Mailserver ze bedreiwen, verbënnt Dir d'Mailboxen déi Dir schon benotzt (Gmail oder Outlook) iwwer OAuth, an SmartFlow definéiert genee wéi all Noriicht veraarbecht gëtt.
→ Administrateur Wee: Integratiounen → Gmail (oder Outlook) an engem Chatmodell, dann Postfach fir d'Gespréicher ze bearbechten.
Wéi et funktionéiert
- Verbënnt eng Mailbox — OAuth an engem Klick, keng SMTP/IMAP Credentials, keng DNS Setup.
- Loosst et lafen — Nei E-Maile fëllen d'unifiéierte Postfach automatesch. D'AI äntwert mat Ärer Biografie an Wëssenbasis.
- (Optiounen) Personnalisiert de Floss — Baut e SmartFlow deen all nei E-Mail interceptéiert an Är Geschäftslogik ausféiert ier oder nodeems d'AI äntwert (automatesch Äntwert, Entworf, Label, eskaléieren, Ticket erstellen…).
Verbënnt eng Mailbox
Wielt de Provider deen Dir schonn benotzt — béid folgen dem selwechten OAuth Muster an exposéieren déi selwecht SmartFlow Aktiounen.
Gmail
Een-Klick OAuth géint Ären Google Kont. Deckt perséinlech Gmail an Google Workspace Mailboxen.
→ Gmail Kanal — komplett Setup Guide
Outlook
OAuth géint Microsoft 365. Funktionéiert fir perséinlech Outlook Konten an Exchange Online Mailboxen.
→ Outlook Kanal — komplett Setup Guide
Méi wéi eng Mailbox? Verbënnt all als eng separat Integratioun am Chatmodell — d'AI gesäit se als distinct Kanäl an kann un ënnerschiddlech SmartFlows pro Mailbox verbonnen sinn.
Personnalisiert de Mailfluss mat SmartFlow
D'Default Verhalen — d'AI äntwert op nei E-Maile mat Ärer Wëssenbasis an Biografie — ass gutt fir déi meescht Fäll. Wann Dir méi Kontroll braucht (verschidde Äntwerten fir verschidde Kategorien, obligatoresch menschlech Iwwerpréiwung, Integratioun mat engem Ticket-System, automatesch Entworf nëmmen…), ëmfaasst de Kanal an engem SmartFlow.
Verfügbar Gmail Aktiounen
Benotzt dës an engem SmartFlow fir genee ze skripten wat mat all E-Mail geschitt:
| Aktioun | Wat et mécht |
|---|---|
| Lies E-Maile | List recent oder ongefreet E-Maile déi mat enger Ufro übereenstëmmen |
| Kritt E-Mail | Zitt eng spezifesch E-Mail duerch ID, mat vollem Text an Anhängsel |
| Schéckt E-Mail | Schéckt eng brandneie E-Mail (Composer voll skripted am Floss) |
| Äntwert op E-Mail | Äntwert op engem bestehende Thread |
| Sicht E-Maile | Féiert eng Gmail Sich Ufro géint d'verbunden Mailbox aus |
| Markéiert als gelies | Aktualiséiert den geliesen Zoustand — nützlich an Batch Triage Flows |
| Erstellt Entworf | Komponéiert e Entworf ouni ze schécken — perfekt fir "AI schlägt, Mënsch schéckt" Workflows |
| List / schéckt / läscht Entworf | Voll Entworf Management |
| Kritt Thread Geschicht | Zitt de komplette Gespréich Kontext fir d'AI |
| Kritt / änneren Labels | Uwendt Gmail Labels fir Routing an Rapportéierung |
Verfügbar Outlook Aktiounen
Spigel vun de Gmail Aktiounen fir Microsoft 365 Mailboxen:
| Aktioun | Wat et mécht |
|---|---|
| Lies E-Maile / Kritt E-Mail / Sich E-Maile | Inbound Recuperatioun |
| Schéckt E-Mail / Äntwert op E-Mail | Outbound Liwwerung |
| Markéiert als gelies | Zoustandsmanagement |
| Erstellt Entworf / Schéckt Entworf / Läischt Entworf | Entworf Workflow |
| Kritt Thread Geschicht | Komplett Gespréich Kontext |
| Kritt Folders / Beweeg Noriicht / änneren Kategorien | Routing an Archivéierung |
→ Outlook SmartFlow Aktiounen sinn am Aktiounen Iwwerbléck — sichen duerch OUTLOOK_*.
Gemeinsam SmartFlow Musteren
1. AI Entworf, Mënsch schéckt (héich-stakes Mailboxen)
[Trigger: nei Gmail Noriicht]
→ AI Ufro: "Entworf eng Äntwert mat der Wëssenbasis"
→ Erstellt Entworf (Gmail)
→ Benotzt Mënsch duerch Postfach informéieren
De Client gesäit ni eng net verifiziert AI Äntwert; Dir spuert 80% vum Tippen.
2. Auto-Äntwert op FAQ-ähnlech Froen, eskaléiert de Rescht
[Trigger: nei Gmail Noriicht]
→ AI Bedingung: "Ass dëst eng Fro déi vun der FAQ behandelt gëtt?"
├─ Jo → Sich Wëssen → Äntwert op E-Mail → Markéiert als gelies → Uwendt Label 'ai-handled'
└─ Nee → Uwendt Label 'needs-human' → Benotzt Postfach informéieren
3. Tag-an-Routing no Thema
[Trigger: nei Outlook Noriicht]
→ AI Ufro: "Klassifizéiert an: Rechnungen, Ënnerstëtzung, Verkaf, aner"
→ Wann Bedingung op Klassifikatioun
├─ Rechnungen → Beweeg an "Rechnungen" Folder → Äntwert mat Template
├─ Ënnerstëtzung → Ticket an ClickUp erstellen → Uwendt Kategorie 'support'
└─ Verkaf → Weiderleeden un sales@…
4. Smart Digest
[Trigger: geplangt, all Moie um 8 Auer]
→ Sich E-Maile (lescht 24h)
→ AI Ufro: "Zesummefaassen d'ungefreet Thread Starter an 5 Bulletpoints"
→ Schéckt eng Digest E-Mail un d'Team
→ SmartFlow Aféierung · Trigger Iwwerbléck · Aktiounen Iwwerbléck
Wou d'Saachen liewen
| Dir wëllt… | Goen op |
|---|---|
| Verbënnt Gmail | Integratiounen → Gmail |
| Verbënnt Outlook | Integratiounen → Outlook |
| Lies/äntwert op tatsächlech E-Maile | D'unifiéierte Postfach — verbondene Mailboxen fëllen et wéi all aner Kanal |
| Ändert den Auto-Äntwert Toun | Biografie — déi selwecht Biografie steuert E-Mail Äntwerten wéi Chat Äntwerten |
| Definéiert E-Mail-spezifesch Workflows | SmartFlow — benotzt Gmail/Outlook Aktiounen an Ärem Floss |
| Gestioun wien kann E-Maile liesen/äntwerten | Zougangskontroll |