E-Mail-Arbeitsbereich

Der E-Mail-Arbeitsbereich ermöglicht es Ihrem KI-Agenten, E-Mails wie jeden anderen Kanal zu verwalten — eingehende Nachrichten lesen, Antworten entwerfen, frühere Threads durchsuchen, bei Bedarf eskalieren. Anstatt einen eigenen E-Mail-Server zu betreiben, verbinden Sie die Postfächer, die Sie bereits verwenden (Gmail oder Outlook), über OAuth, und SmartFlow definiert genau, wie jede Nachricht verarbeitet wird.

→ Admin-Pfad: Integrationen → Gmail (oder Outlook) in einem Chat-Modell, dann Posteingang, um die Gespräche zu bearbeiten.

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So funktioniert es

1. Postfach verbinden — OAuth mit einem Klick, keine SMTP/IMAP-Anmeldeinformationen, keine DNS-Konfiguration.
2. Lassen Sie es laufen — Neue E-Mails speisen den einheitlichen Posteingang automatisch. Die KI antwortet unter Verwendung Ihrer Biografie und Wissensdatenbank.
3. (Optional) Fluss anpassen — Erstellen Sie einen SmartFlow, der jede neue E-Mail abfängt und Ihre Geschäftslogik vor oder nach der KI-Antwort ausführt (automatische Antwort, Entwurf, Label, eskalieren, Ticket erstellen…).

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Postfach verbinden

Wählen Sie den Anbieter, den Sie bereits verwenden — beide folgen dem gleichen OAuth-Muster und bieten die gleichen SmartFlow-Aktionen an.

Gmail

OAuth mit einem Klick gegen Ihr Google-Konto. Deckt persönliche Gmail- und Google Workspace-Postfächer ab.

→ Gmail-Kanal — vollständige Einrichtungsanleitung

Outlook

OAuth gegen Microsoft 365. Funktioniert für persönliche Outlook-Konten und Exchange Online-Postfächer.

→ Outlook-Kanal — vollständige Einrichtungsanleitung

Mehrere Postfächer? Verbinden Sie jedes als separate Integration im Chat-Modell — die KI sieht sie als unterschiedliche Kanäle und kann pro Postfach mit verschiedenen SmartFlows verbunden werden.

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E-Mail-Fluss mit SmartFlow anpassen

Das Standardverhalten — die KI antwortet auf neue E-Mails unter Verwendung Ihrer Wissensdatenbank und Biografie — ist für die meisten Fälle in Ordnung. Wenn Sie mehr Kontrolle benötigen (verschiedene Antworten für verschiedene Kategorien, obligatorische menschliche Überprüfung, Integration mit einem Ticketsystem, automatisches Entwerfen nur…), umhüllen Sie den Kanal in einen SmartFlow.

Verfügbare Gmail-Aktionen

Verwenden Sie diese innerhalb eines SmartFlows, um genau zu steuern, was mit jeder E-Mail passiert:

Aktion	Was sie tut
E-Mails lesen	Listet kürzliche oder ungelesene E-Mails, die einer Abfrage entsprechen
E-Mail abrufen	Holt eine spezifische E-Mail nach ID, mit vollem Inhalt und Anhängen
E-Mail senden	Sendet eine ganz neue E-Mail (Komponist vollständig im Fluss programmiert)
Auf E-Mail antworten	Antwortet auf einen bestehenden Thread
E-Mails suchen	Führt eine Gmail-Suchabfrage gegen das verbundene Postfach aus
Als gelesen markieren	Aktualisiert den Lesezustand — nützlich in Batch-Triage-Flows
Entwurf erstellen	Erstellt einen Entwurf, ohne zu senden — perfekt für "KI schlägt vor, Mensch sendet"-Workflows
Entwürfe auflisten / senden / löschen	Vollständige Entwurfsverwaltung
Thread-Historie abrufen	Zieht den vollständigen Gesprächskontext für die KI
Labels abrufen / ändern	Wendet Gmail-Labels für Routing und Berichterstattung an

→ Gmail SmartFlow-Aktionen

Verfügbare Outlook-Aktionen

Spiegelbild der Gmail-Aktionen für Microsoft 365-Postfächer:

Aktion	Was sie tut
E-Mails lesen / E-Mail abrufen / E-Mails suchen	Eingehende Abholung
E-Mail senden / Auf E-Mail antworten	Ausgehende Zustellung
Als gelesen markieren	Zustandsverwaltung
Entwurf erstellen / Entwurf senden / Entwurf löschen	Entwurfsworkflow
Thread-Historie abrufen	Vollständiger Gesprächskontext
Ordner abrufen / Nachricht verschieben / Kategorien ändern	Routing und Ablage

→ Outlook SmartFlow-Aktionen finden Sie in der Aktionen-Übersicht — suchen Sie nach OUTLOOK_*.

Häufige SmartFlow-Muster

1. KI entwirft, Mensch sendet (hochriskante Postfächer)

[Trigger: neue Gmail-Nachricht]
  → KI-Anfrage: "Entwerfen Sie eine Antwort unter Verwendung der Wissensdatenbank"
  → Entwurf erstellen (Gmail)
  → Mensch über Posteingang benachrichtigen

Der Kunde sieht niemals eine unbestätigte KI-Antwort; Sie sparen 80% des Tippens.

2. Automatische Antwort auf FAQ-ähnliche Fragen, den Rest eskalieren

[Trigger: neue Gmail-Nachricht]
  → KI-Bedingung: "Ist dies eine Frage, die in den FAQs behandelt wird?"
    ├─ Ja → Wissensdatenbank durchsuchen → Auf E-Mail antworten → Als gelesen markieren → Label 'ai-handled' anwenden
    └─ Nein  → Label 'needs-human' anwenden → Posteingang benachrichtigen

3. Tagging und Routing nach Thema

[Trigger: neue Outlook-Nachricht]
  → KI-Anfrage: "Klassifizieren in: Abrechnung, Support, Vertrieb, Sonstiges"
  → Wenn Bedingung zur Klassifizierung
    ├─ Abrechnung → In den "Abrechnungs"-Ordner verschieben → Mit Vorlage antworten
    ├─ Support → Ticket in ClickUp erstellen → Kategorie 'support' anwenden
    └─ Vertrieb   → An sales@… weiterleiten

4. Smarte Zusammenfassung

[Trigger: geplant, jeden Morgen um 8 Uhr]
  → E-Mails suchen (letzte 24h)
  → KI-Anfrage: "Fassen Sie die ungelesenen Thread-Startpunkte in 5 Punkten zusammen"
  → Eine Zusammenfassungs-E-Mail an das Team senden

→ SmartFlow-Einführung · Trigger-Übersicht · Aktionen-Übersicht

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Wo sich die Dinge befinden

Sie möchten…	Gehen Sie zu
Gmail verbinden	Integrationen → Gmail
Outlook verbinden	Integrationen → Outlook
Tatsächliche E-Mails lesen/antworten	Der einheitliche Posteingang — verbundene Postfächer speisen sich wie jeder andere Kanal ein
Den Ton der automatischen Antwort ändern	Biografie — dieselbe Biografie steuert E-Mail-Antworten wie Chat-Antworten
E-Mail-spezifische Workflows definieren	SmartFlow — verwenden Sie Gmail/Outlook-Aktionen in Ihrem Fluss
Verwalten, wer E-Mails lesen/antworten kann	Zugriffskontrolle

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Verwandt

• Posteingang — der einheitliche Arbeitsbereich, in dem Gmail- und Outlook-Gespräche landen
• Biografie — steuert die Stimme der KI in jedem Kanal, einschließlich E-Mail
• SmartFlow — vollständiger Workflow-Builder