Email Workspace
Ο χώρος εργασίας Email επιτρέπει στον AI πράκτορά σας να διαχειρίζεται τα email όπως οποιοδήποτε άλλο κανάλι — διαβάζει τα εισερχόμενα μηνύματα, συντάσσει απαντήσεις, αναζητά παλαιότερες συνομιλίες, κλιμακώνει όταν χρειάζεται. Αντί να τρέχετε έναν προσαρμοσμένο email server, συνδέετε τα γραμματοκιβώτια που χρησιμοποιείτε ήδη (Gmail ή Outlook) μέσω OAuth, και το SmartFlow καθορίζει ακριβώς πώς θα επεξεργαστεί κάθε μήνυμα.
→ Διαδρομή διαχειριστή: Integrations → Gmail (ή Outlook) σε ένα μοντέλο συνομιλίας, στη συνέχεια Inbox για να εργαστείτε στις συνομιλίες.
Πώς λειτουργεί
- Συνδέστε ένα γραμματοκιβώτιο — OAuth με ένα κλικ, χωρίς SMTP/IMAP διαπιστευτήρια, χωρίς ρύθμιση DNS.
- Αφήστε το να τρέξει — Νέα emails τροφοδοτούν αυτόματα το ενιαίο Inbox. Η AI απαντά χρησιμοποιώντας την Βιογραφία και τη Βάση Γνώσεων.
- (Προαιρετικά) Προσαρμόστε τη ροή — Δημιουργήστε ένα SmartFlow που παρεμβαίνει σε κάθε νέο email και εκτελεί τη λογική της επιχείρησής σας πριν ή μετά την απάντηση της AI (αυτόματη απάντηση, προσχέδιο, ετικέτα, κλιμάκωση, δημιουργία εισιτηρίου…).
Συνδέστε ένα γραμματοκιβώτιο
Επιλέξτε τον πάροχο που χρησιμοποιείτε ήδη — και οι δύο ακολουθούν το ίδιο πρότυπο OAuth και εκθέτουν τις ίδιες ενέργειες SmartFlow.
Gmail
OAuth με ένα κλικ κατά της Google λογαριασμού σας. Καλύπτει προσωπικά γραμματοκιβώτια Gmail και Google Workspace.
→ Gmail channel — full setup guide
Outlook
OAuth κατά του Microsoft 365. Λειτουργεί για προσωπικούς λογαριασμούς Outlook και γραμματοκιβώτια Exchange Online.
→ Outlook channel — full setup guide
Πολλαπλά γραμματοκιβώτια; Συνδέστε το καθένα ως ξεχωριστή ενσωμάτωσή στο μοντέλο συνομιλίας — η AI τα βλέπει ως διακριτά κανάλια και μπορεί να συνδεθεί με διαφορετικά SmartFlows ανά γραμματοκιβώτιο.
Προσαρμόστε τη ροή email με το SmartFlow
Η προεπιλεγμένη συμπεριφορά — η AI απαντά σε νέα emails χρησιμοποιώντας τη βάση γνώσεων και τη βιογραφία σας — είναι καλή για τις περισσότερες περιπτώσεις. Όταν χρειάζεστε περισσότερη έλεγχο (διαφορετικές απαντήσεις για διαφορετικές κατηγορίες, υποχρεωτική ανθρώπινη ανασκόπηση, ενσωμάτωση με σύστημα εισιτηρίων, αυτόματη σύνταξη μόνο…), περιτυλίξτε το κανάλι σε ένα SmartFlow.
Διαθέσιμες ενέργειες Gmail
Χρησιμοποιήστε αυτές μέσα σε ένα SmartFlow για να προγραμματίσετε ακριβώς τι συμβαίνει με κάθε email:
| Ενέργεια | Τι κάνει |
|---|---|
| Διαβάστε emails | Λίστα πρόσφατων ή μη αναγνωσμένων emails που ταιριάζουν με ένα ερώτημα |
| Λάβετε email | Ανακτήστε ένα συγκεκριμένο email με ID, με πλήρες σώμα και συνημμένα |
| Στείλτε email | Στείλτε ένα ολοκαίνουργιο email (ο συντάκτης πλήρως προγραμματισμένος στη ροή) |
| Απαντήστε σε email | Απαντήστε σε μια υπάρχουσα συνομιλία |
| Αναζητήστε emails | Εκτελέστε ένα ερώτημα αναζήτησης Gmail κατά του συνδεδεμένου γραμματοκιβωτίου |
| Σημειώστε ως αναγνωσμένο | Ενημερώστε την κατάσταση ανάγνωσης — χρήσιμο σε ροές τριχοτόμησης μαζ ικά |
| Δημιουργήστε προσχέδιο | Συντάξτε ένα προσχέδιο χωρίς να στείλετε — τέλειο για ροές "AI προτείνει, άνθρωπος στέλνει" |
| Λίστα / στείλτε / διαγράψτε προσχέδια | Πλήρης διαχείριση προσχεδίων |
| Λάβετε ιστορικό συνομιλίας | Αποκτήστε το πλήρες πλαίσιο συνομιλίας για την AI |
| Λάβετε / τροποποιήστε ετικέτες | Εφαρμόστε ετικέτες Gmail για δρομολόγηση και αναφορά |
Διαθέσιμες ενέργειες Outlook
Αντίγραφο των ενεργειών Gmail για γραμματοκιβώτια Microsoft 365:
| Ενέργεια | Τι κάνει |
|---|---|
| Διαβάστε emails / Λάβετε email / Αναζητήστε emails | Εισερχόμενη ανάκτηση |
| Στείλτε email / Απαντήστε σε email | Εξερχόμενη παράδοση |
| Σημειώστε ως αναγνωσμένο | Διαχείριση κατάστασης |
| Δημιουργήστε προσχέδιο / Στείλτε προσχέδιο / Διαγράψτε προσχέδιο | Ροή εργασίας προσχεδίων |
| Λάβετε ιστορικό συνομιλίας | Πλήρες πλαίσιο συνομιλίας |
| Λάβετε φακέλους / Μετακινήστε μήνυμα / Τροποποιήστε κατηγορίες | Δρομολόγηση και αρχειοθέτηση |
→ Οι ενέργειες SmartFlow του Outlook βρίσκονται στην Επισκόπηση ενεργειών — αναζητήστε με OUTLOOK_*.
Κοινά πρότυπα SmartFlow
1. AI προσχέδια, άνθρωπος στέλνει (γραμματοκιβώτια υψηλού κινδύνου)
[Trigger: new Gmail message]
→ AI Request: "Draft a reply using the knowledge base"
→ Create Draft (Gmail)
→ Notify human via Inbox
Ο πελάτης δεν βλέπει ποτέ μια μη επαληθευμένη απάντηση AI; εξοικονομείτε το 80% της πληκτρολόγησης.
2. Αυτόματη απάντηση σε ερωτήσεις τύπου FAQ, κλιμάκωση των υπολοίπων
[Trigger: new Gmail message]
→ AI Condition: "Is this a question covered by the FAQ?"
├─ Yes → Search Knowledge → Reply to email → Mark as read → Apply label 'ai-handled'
└─ No → Apply label 'needs-human' → Notify Inbox
3. Ετικέτα και δρομολόγηση κατά θέμα
[Trigger: new Outlook message]
→ AI Request: "Classify into: billing, support, sales, other"
→ If condition on classification
├─ billing → Move to "Billing" folder → Reply with template
├─ support → Create ticket in ClickUp → Apply category 'support'
└─ sales → Forward to sales@…
4. Έξυπνη περίληψη
[Trigger: scheduled, every morning at 8am]
→ Search emails (last 24h)
→ AI Request: "Summarize the unread thread starters into 5 bullets"
→ Send a digest email to the team
→ SmartFlow introduction · Triggers overview · Actions overview
Πού βρίσκονται τα πράγματα
| Θέλετε να… | Πηγαίνετε σε |
|---|---|
| Συνδέσετε το Gmail | Integrations → Gmail |
| Συνδέσετε το Outlook | Integrations → Outlook |
| Διαβάσετε/απαντήσετε σε πραγματικά emails | Το ενιαίο Inbox — τα συνδεδεμένα γραμματοκιβώτια τροφοδοτούν σε αυτό όπως οποιοδήποτε άλλο κανάλι |
| Αλλάξετε τον τόνο της αυτόματης απάντησης | Βιογραφία — η ίδια βιογραφία καθοδηγεί τις απαντήσεις email όπως και τις απαντήσεις συνομιλίας |
| Ορίσετε ροές εργασίας ειδικά για email | SmartFlow — χρησιμοποιήστε ενέργειες Gmail/Outlook στη ροή σας |
| Διαχειριστείτε ποιος μπορεί να διαβάσει/απαντήσει σε emails | Access Control |