Outlook

Συνδέστε τον λογαριασμό σας Microsoft Outlook με το AI SmartTalk για να διαχειριστείτε τις συνομιλίες μέσω email με τη βοήθεια της AI. Τα εισερχόμενα emails δημιουργούν νήματα συνομιλιών, και μπορείτε να απαντήσετε, να δημιουργήσετε προσχέδια, να διαχειριστείτε φακέλους και να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας email με 13 ισχυρές ενέργειες SmartFlow.

Επισκόπηση

Το κανάλι Outlook σας επιτρέπει να:

Λαμβάνετε emails ως νήματα συνομιλιών στο AI SmartTalk
Αυτοαπαντάτε χρησιμοποιώντας τον AI βοηθό σας
Δημιουργείτε προσχέδια για ανθρώπινη ανασκόπηση πριν την αποστολή
Αναζητάτε και διαχειρίζεστε ολόκληρο το inbox του Outlook προγραμματισμένα
Οργανώνετε emails με κατηγορίες και διαχείριση φακέλων
Αυτοματοποιείτε τις ροές εργασίας email με 13 ενέργειες SmartFlow

Κύρια Χαρακτηριστικά

Χαρακτηριστικό	Περιγραφή
Επεξεργασία Email με AI	Αυτόματη ανάλυση και απάντηση σε εισερχόμενα emails
Λειτουργία Προσχεδίου	Η AI δημιουργεί προσχέδια για ανθρώπινη ανασκόπηση
Άμεση Αποστολή	Αυτοαπάντηση σε απλές ερωτήσεις
Αναζήτηση Email	Αναζητήστε στο Outlook με ισχυρή σύνταξη ερωτήσεων
Διαχείριση Νημάτων	Διαχείριση πλήρων συνομιλιών μέσω email
Διαχείριση Κατηγοριών	Οργάνωση emails με κατηγορίες του Outlook
Διαχείριση Φακέλων	Λίστα φακέλων και μετακίνηση μηνυμάτων μεταξύ τους
Ειδοποιήσεις Push	Ειδοποιήσεις email σε πραγματικό χρόνο μέσω Microsoft Graph
Ενσωμάτωση SmartFlow	13 ενέργειες για πλήρη αυτοματοποίηση email

Προαπαιτούμενα

Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε:

Έναν ενεργό λογαριασμό AI SmartTalk
Έναν λογαριασμό Microsoft Outlook ή Microsoft 365
Άδεια για να παραχωρήσετε πρόσβαση στα email μέσω OAuth

Βήμα-Βήμα Ρύθμιση

Βήμα 1: Πρόσβαση στο Κανάλι Outlook

Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας AI SmartTalk
Μεταβείτε σε Channels → Canals
Βρείτε το Outlook και κάντε κλικ στο Connect

Βήμα 2: Εξουσιοδότηση με τη Microsoft

Ανοίγει το παράθυρο Microsoft OAuth
Συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Microsoft
Εξετάστε τις ζητούμενες άδειες:
- Διαβάστε το προφίλ σας
- Διαβάστε τα emails σας
- Διαβάστε και γράψτε τα emails σας
- Στείλτε emails εκ μέρους σας
Κάντε κλικ στο Accept

Σημείωση Ασφαλείας: Το AI SmartTalk χρησιμοποιεί ασφαλές OAuth 2.0. Ποτέ δεν βλέπουμε ή αποθηκεύουμε τον κωδικό σας Microsoft. Οι κωδικοί πρόσβασης ανανεώνονται αυτόματα όταν λήξουν.

Βήμα 3: Επαλήθευση Σύνδεσης

Μόλις συνδεθείτε, θα δείτε:

Κατάσταση Integration Active με τη διεύθυνση email σας
Το όνομα εμφάνισης του συνδεδεμένου λογαριασμού σας

Βήμα 4: Ενεργοποίηση Ειδοποιήσεων Push

Για να λαμβάνετε εισερχόμενα emails σε πραγματικό χρόνο:

Ανοίξτε τον πίνακα ελέγχου της ενσωμάτωσης Outlook
Ενεργοποιήστε τις Push Notifications
Το AI SmartTalk δημιουργεί μια συνδρομή Microsoft Graph για το inbox σας
Τα νέα emails παραδίδονται τώρα σε πραγματικό χρόνο στο AI SmartTalk

info

Οι συνδρομές ειδοποιήσεων push λήγουν μετά από περίπου 3 ημέρες και ανανεώνονται αυτόματα από το AI SmartTalk.

Βήμα 5: Ρύθμιση Ρυθμίσεων Email

Μετά την εξουσιοδότηση, ρυθμίστε πώς θα διαχειρίζεστε τα emails:

Ρύθμιση	Περιγραφή
Αυτοαπάντηση	Η AI απαντά αυτόματα σε εισερχόμενα emails
Δημιουργία προσχεδίου μόνο	Η AI δημιουργεί προσχέδια για ανθρώπινη ανασκόπηση
Καθυστέρηση απάντησης	Χρόνος αναμονής πριν απαντήσει η AI (προαιρετικό)

Πίνακας Ελέγχου

Ο πίνακας ελέγχου της ενσωμάτωσης Outlook δείχνει:

Μετρήσεις	Περιγραφή
Συνολικά Emails	Συνολικός αριθμός emails στο inbox σας
Αναγνωσμένα	Αριθμός μη αναγνωσμένων emails
Απεσταλμένα	Αριθμός απεσταλμένων emails
Τελευταία Συγχρονισμός	Χρονική σήμανση της τελευταίας συγχρονισμού

Μπορείτε επίσης να:

Επανασυνδεθείτε αν έχει λήξει το token σας
Ανανεώσετε τις στατιστικές χειροκίνητα
Ενεργοποιήσετε ή απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις push

Πώς Λειτουργεί το Κανάλι Outlook

Email σε Συνομιλία

Συνεχιζόμενη Ροή

Οι απαντήσεις email παραμένουν στο ίδιο νήμα συνομιλίας (ταυτοποιημένο με το conversationId του Outlook)
Η AI έχει πλήρη κατανόηση της αλυσίδας email (τα τελευταία 5 μηνύματα φορτώνονται αυτόματα)
Το ιστορικό του νήματος είναι ορατό στην προβολή συνομιλίας
Τα emails που αποστέλλονται από τον συνδεδεμένο λογαριασμό παραλείπονται αυτόματα (αποτρέπει τους κύκλους απαντήσεων)

Αποφυγή Διπλοτύπων

Το AI SmartTalk αποτρέπει την επεξεργασία διπλών emails μέσω πολλών προστατευτικών μέτρων:

Παρακολούθηση ID μηνυμάτων (τα τελευταία 100 που έχουν επεξεργαστεί)
Αποφυγή διπλοτύπων σε επίπεδο βάσης δεδομένων
Ατομική διεκδίκηση μηνυμάτων για την αποφυγή συνθηκών αγώνα

Ενσωμάτωση SmartFlow

Διαθέσιμες Ενέργειες Outlook

Το AI SmartTalk παρέχει 13 ενέργειες Outlook στο SmartFlow:

Ενέργεια	Περιγραφή	Χρήση
Αποστολή Outlook Email	Αποστολή email με υποστήριξη HTML, CC/BCC, σημασία	Αυτοαπάντηση σε ερωτήσεις
Ανάγνωση Outlook Emails	Ανάκτηση emails με φίλτρα και επιλογή φακέλου	Επεξεργασία νέων μηνυμάτων
Λήψη Outlook Email	Λήψη πλήρων λεπτομερειών email με συνημμένα	Ανάκτηση συγκεκριμένου περιεχομένου
Απάντηση σε Outlook Email	Απάντηση σε συγκεκριμένο νήμα μηνυμάτων	Συνεχίστε τις συνομιλίες
Αναζήτηση Outlook Emails	Αναζητήστε με τη σύνταξη αναζήτησης του Outlook	Βρείτε συγκεκριμένα emails
Σημείωση ως Αναγνωσμένο	Ενημέρωση κατάστασης αναγνωσμένου email	Οργάνωση inbox
Δημιουργία Προσχεδίου Outlook	Δημιουργία προσχεδίου για ανασκόπηση (συμπεριλαμβανομένων των προσχεδίων απάντησης)	Ανθρώπινη εποπτεία
Αποστολή Προσχεδίου Outlook	Αποστολή ενός υπάρχοντος προσχεδίου	Έγκριση και αποστολή
Διαγραφή Προσχεδίου Outlook	Αφαίρεση ενός προσχεδίου email	Καθαρισμός
Λήψη Ιστορικού Νημάτων	Λήψη όλων των μηνυμάτων σε μια συνομιλία	Πλήρες ιστορικό νήματος
Τροποποίηση Κατηγοριών	Προσθήκη ή τροποποίηση κατηγοριών Outlook	Επισήμανση email
Λήψη Φακέλων	Λίστα όλων των φακέλων email	Ανακάλυψη φακέλων
Μετακίνηση Μηνύματος	Μετακίνηση emails μεταξύ φακέλων	Οργάνωση email

Παράδειγμα: Ροή Εργασίας Βοηθού Email AI

Trigger: Chat Service (Outlook)
  Channel: Outlook

Actions:
  1. Get Thread History:
       Conversation ID: {{email.conversationId}}

  2. AI Request:
       System: "You are a professional email assistant"
       Input: {{thread.messages}}
       Output: response, sentiment, urgency

  3. If Condition: urgency == "high"
       Yes: Send Outlook Email (immediate reply)
       No: Create Outlook Draft (for review)

  4. Modify Categories:
       Email ID: {{email.id}}
       Categories: ["Processed by AI"]

Παράδειγμα: Τριγιάρισμα Email Υποστήριξης

Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Subject contains "support" OR "help"

Actions:
  1. AI Request:
       System: "Analyze this support email and categorize it"
       Input: {{email.body}}
       Output: response, category, priority

  2. Create Outlook Draft:
       To: {{email.from}}
       Subject: Re: {{email.subject}}
       Body: {{ai_response}}

  3. Move Message:
       Email ID: {{email.id}}
       Folder: "Support"

  4. Modify Categories:
       Email ID: {{email.id}}
       Categories: ["Support", {{priority}}]

Παράδειγμα: Δρομολόγηση Email κατά Φάκελο

Trigger: Chat Service (Outlook)

Actions:
  1. AI Request:
       Prompt: "Classify this email: sales, support, or general"
       Input: {{email.body}}

  2. Move Message:
       Email ID: {{email.id}}
       Folder: {{classification}}

  3. Mark as Read:
       Email ID: {{email.id}}

Χρήσεις

Υποστήριξη Πελατών

Διαχείριση εισερχόμενων υποστηρικτικών email:

Η AI αναλύει το πρόβλημα
Συντάσσει κατάλληλη απάντηση
Δημιουργεί αυτόματα εισιτήριο υποστήριξης
Η ομάδα ελέγχει και στέλνει

Ερωτήσεις Πωλήσεων

Απάντηση σε ερωτήσεις πωλήσεων:

Η AI απαντά σε ερωτήσεις προϊόντων από τη βάση γνώσεων
Δημιουργεί εξατομικευμένο σχέδιο με πληροφορίες τιμολόγησης
Η ομάδα πωλήσεων ελέγχει πριν από την αποστολή

Ταξινόμηση Email

Αυτόματη κατηγοριοποίηση και δρομολόγηση email:

Η AI ταξινομεί τον τύπο του email (υποστήριξη, πωλήσεις, εσωτερικό)
Μετακινεί σε κατάλληλους φακέλους
Εφαρμόζει κατηγορίες Outlook για γρήγορη οπτική ταξινόμηση
Αρχειοθετεί άσχετα email

Διαχείριση Συχνών Ερωτήσεων

Αυτόματη απάντηση σε κοινές ερωτήσεις:

Η AI αναγνωρίζει συχνές ερωτήσεις
Στέλνει άμεση απάντηση
Απελευθερώνει την ομάδα για πιο σύνθετα ζητήματα

Εκτός Γραφείου

Έξυπνες απαντήσεις απουσίας:

Η AI διαχειρίζεται ρουτίνες email
Κλιμακώνει επείγοντα θέματα σε εφεδρεία
Παρέχει σχετικές πληροφορίες ακόμη και όταν είναι απών

Λειτουργίες Επεξεργασίας Email

Λειτουργία Αυτόματης Απάντησης

Η AI απαντά απευθείας σε email:

Πλεονεκτήματα	Μειονεκτήματα
Άμεσες απαντήσεις	Λιγότερη ανθρώπινη εποπτεία
Διαθεσιμότητα 24/7	Κίνδυνος ακατάλληλων απαντήσεων
Μειωμένο φόρτο εργασίας	Οι πελάτες μπορεί να προτιμούν ανθρώπινη επαφή

Καλύτερο για: Υψηλός όγκος, ρουτίνες ερωτήσεων

Λειτουργία Σχεδίου

Η AI δημιουργεί σχέδια για έλεγχο:

Πλεονεκτήματα	Μειονεκτήματα
Έλεγχος ποιότητας από άνθρωπο	Αργότερος χρόνος απάντησης
Ευκαιρία μάθησης	Απαιτεί χειροκίνητη αποστολή
Ασφαλέστερο για ευαίσθητα θέματα	Περισσότερη εργασία για την ομάδα

Καλύτερο για: Σύνθετα θέματα, νέες υλοποιήσεις, ευαίσθητες επικοινωνίες

Υβριδική Λειτουργία

Χρησιμοποιήστε το SmartFlow για να αποφασίσετε ανά email:

If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately

Υποστήριξη Markdown

Κατά την αποστολή email, η AI SmartTalk μετατρέπει αυτόματα τη μορφοποίηση markdown σε HTML:

Markdown	Αποτέλεσμα
`bold`	bold
`italic`	italic
`[text](url)`	Κλικαρίστος σύνδεσμος
`# Heading`	Επικεφαλίδα
`- item`	Λίστα με κουκκίδες
Διάλειμμα γραμμής	Διατηρείται

Αντιμετώπιση Προβλημάτων

Προβλήματα Σύνδεσης

Ζήτημα	Λύση
"Αποτυχία εξουσιοδότησης"	Επαναεξουσιοδοτήστε μέσω Microsoft OAuth
"Η διάρκεια του token έχει λήξει"	Κάντε κλικ στο Reconnect στον πίνακα ελέγχου της ενσωμάτωσης
"Η πρόσβαση ανακλήθηκε"	Ελέγξτε Microsoft Account → Ασφάλεια → Άδειες εφαρμογής
"Ανεπαρκείς άδειες"	Βεβαιωθείτε ότι όλες οι απαιτούμενες περιοχές έγιναν αποδεκτές κατά τη διάρκεια του OAuth

Το Email Δεν Εμφανίζεται

Ζήτημα	Λύση
Καμία συνομιλία στο Chat	Επαληθεύστε ότι οι ειδοποιήσεις push είναι ενεργοποιημένες
Καθυστέρηση εμφάνισης	Μπορεί να χρειαστεί έως και ένα λεπτό για την παράδοση webhook
Μόνο κάποια email	Ελέγξτε αν τα email είναι στον παρακολουθούμενο φάκελο Εισερχομένων
Διπλές συνομιλίες	Επικοινωνήστε με την υποστήριξη — η αποδοχή μπορεί να χρειαστεί έλεγχο

Προβλήματα Απάντησης

Ζήτημα	Λύση
Η AI δεν απαντά	Ελέγξτε αν η Αυτόματη απάντηση είναι ενεργοποιημένη
Λάθος τόνος	Ρυθμίστε τις ρυθμίσεις προσωπικότητας της AI
Λείπουν πληροφορίες	Ενημερώστε τη βάση γνώσεων
Το σχέδιο δεν δημιουργήθηκε	Ελέγξτε τη ρύθμιση του SmartFlow
Email από τον εαυτό σας επεξεργασμένα	Αυτό θα πρέπει να φιλτράρεται αυτόματα; επικοινωνήστε με την υποστήριξη αν επιμένει

Διαχείριση Καναλιού Outlook

Ενέργεια	Πώς
Παύση καναλιού	Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις push
Ανανέωση στατιστικών	Κάντε κλικ στην Ανανέωση στον πίνακα ελέγχου
Επανασύνδεση	Κάντε κλικ στην Επανασύνδεση αν έχει λήξει το token
Αλλαγή λογαριασμών	Αποσυνδεθείτε και στη συνέχεια συνδεθείτε με διαφορετικό λογαριασμό Microsoft
Αποσύνδεση	Αφαιρέστε την ενσωμάτωση από τους συνδέσμους σας

Ιδιωτικότητα & Ασφάλεια

Τι Προσπελάσουμε

Πρόσβαση	Σκοπός
Ανάγνωση του προφίλ σας	Εμφάνιση πληροφοριών συνδεδεμένου λογαριασμού
Ανάγνωση email	Επεξεργασία εισερχόμενων μηνυμάτων
Ανάγνωση/γραφή email	Σημείωση ως αναγνωσμένο, τροποποίηση κατηγοριών, μετακίνηση μηνυμάτων
Αποστολή email	Αντίκτυπος εκ μέρους σας

Τι ΔΕΝ Κάνουμε

Αποθήκευση περιεχομένου email μόνιμα
Πρόσβαση σε email εκτός του παρακολουθούμενου εισερχόμενου
Κοινοποίηση περιεχομένου email σε τρίτους
Πρόσβαση σε άλλες υπηρεσίες της Microsoft (Calendar, OneDrive, Teams, κ.λπ.)

Ανάκληση Πρόσβασης

Για να αποσυνδέσετε την AI SmartTalk από το Outlook:

Στην AI SmartTalk: Κανάλια → Outlook → Αποσύνδεση
Στη Microsoft: Ασφάλεια Λογαριασμού → Αφαιρέστε την AI SmartTalk

Σύγκριση: Outlook vs Gmail

Χαρακτηριστικό	Outlook	Gmail
Παροχέας OAuth	Microsoft	Google
Ενέργειες SmartFlow	13 ενέργειες	11 ενέργειες
Υποστήριξη κατηγορίας/ετικέτας	Κατηγορίες	Ετικέτες
Διαχείριση φακέλων	Μετακίνηση Μηνύματος + Λήψη Φακέλων	--
Διαχείριση σχεδίων	Δημιουργία, Αποστολή, Διαγραφή	Δημιουργία, Λίστα, Αποστολή, Διαγραφή
Ιστορικό νήματος	Λήψη Ιστορικού Νήματος	Λήψη Νήματος Email
Ειδοποιήσεις push	Συνδρομές Microsoft Graph	Google Pub/Sub
Markdown → HTML	Αυτόματη	Αυτόματη

Καλές Πρακτικές

Ξεκινήστε με τη Λειτουργία Σχεδίου: Ελέγξτε τις απαντήσεις της AI πριν ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση
Ενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις push: Απαιτείται για επεξεργασία email σε πραγματικό χρόνο
Χρησιμοποιήστε κατηγορίες: Εκμεταλλευτείτε τις κατηγορίες του Outlook για να παρακολουθείτε τα email που επεξεργάζεται η AI
Ορίστε προσδοκίες: Ενημερώστε τις επαφές ότι μπορεί να λάβουν απαντήσεις με τη βοήθεια της AI
Παρακολουθήστε την ποιότητα: Ελέγχετε τακτικά τις απαντήσεις της AI για ακρίβεια
Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο νήματος: Πάντα να ανακτάτε το πλήρες νήμα πριν απαντήσετε
Εκπαιδεύστε την AI σας: Ενημερώστε τη βάση γνώσεων με κοινά θέματα email
Εφαρμόστε εναλλακτικές λύσεις: Χρησιμοποιήστε If Conditions για την αντιμετώπιση σφαλμάτων σε ροές εργασίας

Σχετική Τεκμηρίωση

Κανάλι Gmail - Σύγκριση με την ενσωμάτωση Gmail
Επισκόπηση Καναλιών
Εισαγωγή στο SmartFlow
Ενέργεια Αίτησης AI
Ρύθμιση AI

Επισκόπηση​

Κύρια Χαρακτηριστικά​

Προαπαιτούμενα​

Βήμα-Βήμα Ρύθμιση​

Βήμα 1: Πρόσβαση στο Κανάλι Outlook​

Βήμα 2: Εξουσιοδότηση με τη Microsoft​

Βήμα 3: Επαλήθευση Σύνδεσης​

Βήμα 4: Ενεργοποίηση Ειδοποιήσεων Push​

Βήμα 5: Ρύθμιση Ρυθμίσεων Email​

Πίνακας Ελέγχου​

Πώς Λειτουργεί το Κανάλι Outlook​

Email σε Συνομιλία​

Συνεχιζόμενη Ροή​

Αποφυγή Διπλοτύπων​

Ενσωμάτωση SmartFlow​

Διαθέσιμες Ενέργειες Outlook​

Παράδειγμα: Ροή Εργασίας Βοηθού Email AI​

Παράδειγμα: Τριγιάρισμα Email Υποστήριξης​

Παράδειγμα: Δρομολόγηση Email κατά Φάκελο​

Χρήσεις​

Υποστήριξη Πελατών​

Ερωτήσεις Πωλήσεων​

Ταξινόμηση Email​

Διαχείριση Συχνών Ερωτήσεων​

Εκτός Γραφείου​

Λειτουργίες Επεξεργασίας Email​

Λειτουργία Αυτόματης Απάντησης​

Λειτουργία Σχεδίου​

Υβριδική Λειτουργία​

Υποστήριξη Markdown​

Αντιμετώπιση Προβλημάτων​

Προβλήματα Σύνδεσης​

Το Email Δεν Εμφανίζεται​

Προβλήματα Απάντησης​

Διαχείριση Καναλιού Outlook​

Ιδιωτικότητα & Ασφάλεια​

Τι Προσπελάσουμε​

Τι ΔΕΝ Κάνουμε​

Ανάκληση Πρόσβασης​

Σύγκριση: Outlook vs Gmail​

Καλές Πρακτικές​

Σχετική Τεκμηρίωση​

Έτοιμοι να αναβαθμίσετε τηνεμπειρία χρήστη σας;