Outlook
Prijunkite savo Microsoft Outlook paskyrą prie AI SmartTalk, kad galėtumėte tvarkyti el. pašto pokalbius su AI pagalba. Atvykstantys el. laiškai sukuria pokalbių gijas, o jūs galite atsakyti, kurti juodraščius, tvarkyti aplankus ir automatizuoti el. pašto darbo srautus su 13 galingų SmartFlow veiksmų.
Apžvalga
Outlook kanalas leidžia jums:
- Gauti el. laiškus kaip pokalbių gijas AI SmartTalk
- Automatiškai atsakyti naudojant savo AI asistentą
- Kurti juodraščius žmogaus peržiūrai prieš siunčiant
- Ieškoti ir tvarkyti visą savo Outlook pašto dėžutę programiškai
- Organizuoti el. laiškus su kategorijomis ir aplankų valdymu
- Automatizuoti el. pašto darbo srautus su 13 SmartFlow veiksmais
Pagrindinės funkcijos
| Funkcija | Aprašymas |
|---|---|
| AI el. pašto apdorojimas | Automatiškai analizuoti ir atsakyti į atvykstančius el. laiškus |
| Juodraščio režimas | AI kuria juodraščius žmogaus peržiūrai |
| Tiesioginis siuntimas | Automatiškai atsakyti į paprastus užklausimus |
| El. pašto paieška | Ieškoti Outlook su galinga užklausų sintakse |
| Pokalbių valdymas | Tvarkyti visus el. pašto pokalbius |
| Kategorijų valdymas | Organizuoti el. laiškus su Outlook kategorijomis |
| Aplankų valdymas | Išvardyti aplankus ir perkelti žinutes tarp jų |
| Stūmimo pranešimai | Realaus laiko el. pašto pranešimai per Microsoft Graph |
| SmartFlow integracija | 13 veiksmų visam el. pašto automatizavimui |
Reikalavimai
Prieš pradėdami, įsitikinkite, kad turite:
- Aktyvią AI SmartTalk paskyrą
- Microsoft Outlook arba Microsoft 365 paskyrą
- Leidimą suteikti el. pašto prieigą per OAuth
Žingsnis po žingsnio nustatymas
1 žingsnis: Pasiekite Outlook kanalą
- Prisijunkite prie savo AI SmartTalk paskyros
- Eikite į Channels → Canals
- Suraskite Outlook ir spustelėkite Connect
2 žingsnis: Įgalinkite su Microsoft
- Atidaromas Microsoft OAuth langas
- Prisijunkite su savo Microsoft paskyra
- Peržiūrėkite prašomas teises:
- Perskaityti jūsų profilį
- Perskaityti jūsų el. laiškus
- Perskaityti ir rašyti jūsų el. laiškus
- Siųsti el. laiškus jūsų vardu
- Spustelėkite Accept
Saugumo pastaba: AI SmartTalk naudoja saugų OAuth 2.0. Mes niekada nematome ar nesaugome jūsų Microsoft slaptažodžio. Prieigos žetonai automatiškai atnaujinami, kai jie pasibaigia.
3 žingsnis: Patvirtinkite ryšį
Kai prisijungsite, pamatysite:
- Integracija aktyvi statusą su jūsų el. pašto adresu
- Jūsų prijungtos paskyros rodomą pavadinimą
4 žingsnis: Įgalinkite stūmimo pranešimus
Norėdami gauti atvykstančius el. laiškus realiu laiku:
- Atidarykite Outlook integracijos valdymo pultą
- Įjunkite Push Notifications
- AI SmartTalk sukuria Microsoft Graph prenumeratą jūsų pašto dėžutei
- Naujai gauti el. laiškai dabar pristatomi realiu laiku į AI SmartTalk
info
Stūmimo pranešimų prenumeratos pasibaigia maždaug po 3 dienų ir automatiškai atnaujinamos AI SmartTalk.
5 žingsnis: Konfigūruokite el. pašto nustatymus
Po įgalinimo sukonfigūruokite, kaip bus tvarkomi el. laiškai:
| Nustatymas | Aprašymas |
|---|---|
| Automatinis atsakymas | AI automatiškai atsako į atvykstančius el. laiškus |
| Kurti tik juodraštį | AI kuria juodraščius žmogaus peržiūrai |
| Atsakymo delsimas | Laukimo laikas prieš AI atsakant (pasirinktinai) |
Valdymo pultas
Outlook integracijos valdymo pultas rodo:
| Rodiklis | Aprašymas |
|---|---|
| Iš viso el. laiškų | Iš viso el. laiškų skaičius jūsų pašto dėžutėje |
| Neskaitomi | Neskaitomų el. laiškų skaičius |
| Išsiųsta | Išsiųstų el. laiškų skaičius |
| Paskutinė sinchronizacija | Paskutinės sinchronizacijos laikas |
Taip pat galite:
- Vėl prisijungti, jei jūsų žetonas pasibaigė
- Atnaujinti statistiką rankiniu būdu
- Įjungti arba išjungti stūmimo pranešimus
Kaip veikia Outlook kanalas
El. paštas į pokalbį
Pokalbių tęstinumas
- El. laiškų atsakymai lieka toje pačioje pokalbių gijoje (suderinami pagal Outlook
conversationId) - AI turi visą kontekstą apie el. laiškų grandinę (paskutiniai 5 pranešimai automatiškai įkelti)
- Pokalbių istorija matoma pokalbių peržiūroje
- El. laiškai, siunčiami iš prijungtos paskyros, automatiškai praleidžiami (užkerta kelią atsakymų ciklams)
Dublikatų šalinimas
AI SmartTalk užkerta kelią dubliuotam to paties el. laiško apdorojimui per kelis apsaugos mechanizmus:
- Pranešimo ID sekimas (paskutiniai 100 apdorotų)
- Duomenų bazės lygio dublikatų šalinimas
- Atominių pranešimų reikalavimas, kad būtų išvengta varžybų sąlygų
SmartFlow integracija
Pasiekiami Outlook veiksmai
AI SmartTalk teikia 13 Outlook veiksmų SmartFlow:
| Veiksmas | Aprašymas | Naudojimo atvejis |
|---|---|---|
| Siųsti Outlook el. laišką | Siųsti el. laišką su HTML palaikymu, CC/BCC, svarbumu | Automatiškai atsakyti į užklausas |
| Perskaityti Outlook el. laiškus | Gauti el. laiškus su filtrais ir aplankų pasirinkimu | Apdoroti naujas žinutes |
| Gauti Outlook el. laišką | Gauti visą el. laiško informaciją su priedais | Gauti konkretų turinį |
| Atsakyti į Outlook el. laišką | Atsakyti į konkretų pranešimo pokalbį | Tęsti pokalbius |
| Ieškoti Outlook el. laiškų | Ieškoti su Outlook paieškos sintakse | Rasti konkrečius el. laiškus |
| Pažymėti kaip perskaitytą | Atnaujinti el. laiško perskaitymo statusą | Organizuoti pašto dėžutę |
| Kurti Outlook juodraštį | Kurti juodraštį peržiūrai (įskaitant atsakymų juodraščius) | Žmogaus priežiūra |
| Siųsti Outlook juodraštį | Siųsti esamą juodraštį | Patvirtinti ir siųsti |
| Ištrinti Outlook juodraštį | Pašalinti el. laiško juodraštį | Tvarkyti |
| Gauti pokalbių istoriją | Gauti visus pranešimus pokalbyje | Pilnas pokalbio kontekstas |
| Keisti kategorijas | Pridėti arba keisti Outlook kategorijas | El. laiškų žymėjimas |
| Gauti aplankus | Išvardyti visus pašto aplankus | Aplankų atradimas |
| Perkelti pranešimą | Perkelti el. laiškus tarp aplankų | El. laiškų organizavimas |
Pavyzdys: AI el. pašto asistento darbo srautas
Trigger: Chat Service (Outlook)
Channel: Outlook
Actions:
1. Get Thread History:
Conversation ID: {{email.conversationId}}
2. AI Request:
System: "You are a professional email assistant"
Input: {{thread.messages}}
Output: response, sentiment, urgency
3. If Condition: urgency == "high"
Yes: Send Outlook Email (immediate reply)
No: Create Outlook Draft (for review)
4. Modify Categories:
Email ID: {{email.id}}
Categories: ["Processed by AI"]
Pavyzdys: Pagalbos el. laiškų triaguliacija
Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Subject contains "support" OR "help"
Actions:
1. AI Request:
System: "Analyze this support email and categorize it"
Input: {{email.body}}
Output: response, category, priority
2. Create Outlook Draft:
To: {{email.from}}
Subject: Re: {{email.subject}}
Body: {{ai_response}}
3. Move Message:
Email ID: {{email.id}}
Folder: "Support"
4. Modify Categories:
Email ID: {{email.id}}
Categories: ["Support", {{priority}}]
Pavyzdys: El. laiškų maršrutizavimas pagal aplanką
Trigger: Chat Service (Outlook)
Actions:
1. AI Request:
Prompt: "Classify this email: sales, support, or general"
Input: {{email.body}}
2. Move Message:
Email ID: {{email.id}}
Folder: {{classification}}
3. Mark as Read:
Email ID: {{email.id}}
Naudojimo atvejai
Klientų aptarnavimas
Tvarkykite gaunamus palaikymo el. laiškus:
- AI analizuoja problemą
- Parengia tinkamą atsakymą
- Automatiškai sukuria palaikymo bilietą
- Komanda peržiūri ir siunčia
Pardavimų užklausos
Atsakykite į pardavimų klausimus:
- AI atsako į produktų klausimus iš žinių bazės
- Sukuria asmeninį juodraštį su kainų informacija
- Pardavimų komanda peržiūri prieš siųsdama
El. laiškų trižiai
Automatiškai klasifikuokite ir nukreipkite el. laiškus:
- AI klasifikuoja el. laiško tipą (palaikymas, pardavimai, vidinis)
- Perkelia į tinkamas aplankus
- Taiko „Outlook“ kategorijas greitam vizualiam rūšiavimui
- Archyvuoja nereikalingus el. laiškus
DUK tvarkymas
Automatiškai atsakykite į dažniausiai užduodamus klausimus:
- AI atpažįsta dažnus klausimus
- Išsiunčia momentinį atsakymą
- Išlaisvina komandą sudėtingesnėms problemoms
Nebuvimo biure
Išmanūs atostogų atsakymai:
- AI tvarko rutinius el. laiškus
- Eskaluoja skubias problemas atsarginiam
- Teikia svarbią informaciją net ir nebūnant
El. laiškų apdorojimo režimai
Automatinio atsakymo režimas
AI tiesiogiai atsako į el. laiškus:
| Privalumai | Trūkumai |
|---|---|
| Momentiniai atsakymai | Mažiau žmogaus priežiūros |
| 24/7 prieinamumas | Neteisingų atsakymų rizika |
| Sumažinta darbo apkrova | Klientai gali pageidauti žmogaus kontakto |
Geriausia: Didelio kiekio, rutininėms užklausoms
Juodraščio režimas
AI kuria juodraščius peržiūrai:
| Privalumai | Trūkumai |
|---|---|
| Žmogaus kokybės kontrolė | Lėtesnis atsakymo laikas |
| Mokymosi galimybė | Reikia rankiniu būdu siųsti |
| Saugiau jautriems klausimams | Daugiau darbo komandai |
Geriausia: Sudėtingiems klausimams, naujoms įgyvendinimo iniciatyvoms, jautrioms komunikacijoms
Hibridinis režimas
Naudokite SmartFlow, kad nuspręstumėte kiekvienam el. laiškui:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Markdown palaikymas
Siunčiant el. laiškus, AI SmartTalk automatiškai konvertuoja markdown formatavimą į HTML:
| Markdown | Rezultatas |
|---|---|
**bold** | bold |
*italic* | italic |
[text](url) | Paspaudžiamas nuoroda |
# Heading | Antraštė |
- item | Punktyrinis sąrašas |
| Eilutės pertrauka | Išlaikyta |
Problemos sprendimas
Ryšio problemos
| Problema | Sprendimas |
|---|---|
| "Autorizacija nepavyko" | Perautorizuokite per Microsoft OAuth |
| "Žetonas pasibaigė" | Paspauskite Reconnect integracijos valdymo pultelyje |
| "Prieiga atšaukta" | Patikrinkite Microsoft paskyrą → Saugumas → Programų leidimai |
| "Neužtenka leidimų" | Įsitikinkite, kad visi reikalingi apimtys buvo priimti per OAuth |
El. laiškas nepasirodo
| Problema | Sprendimas |
|---|---|
| Nėra pokalbių pokalbiuose | Patikrinkite, ar įjungti stūmimo pranešimai |
| Vėluojantis pasirodymas | Gali užtrukti iki minutės, kol bus pristatytas webhook |
| Tik kai kurie el. laiškai | Patikrinkite, ar el. laiškai yra stebimame Gauta aplanke |
| Dublikuoti pokalbiai | Susisiekite su palaikymu — deduplication gali reikalauti peržiūros |
Atsakymo problemos
| Problema | Sprendimas |
|---|---|
| AI nereaguoja | Patikrinkite, ar įjungtas automatinis atsakymas |
| Neteisingas tonas | Koreguokite AI asmenybės nustatymus |
| Trūksta informacijos | Atnaujinkite žinių bazę |
| Juodraštis nesukurtas | Patikrinkite SmartFlow konfigūraciją |
| El. laiškai iš savęs apdorojami | Tai turėtų būti automatiškai filtruojama; susisiekite su palaikymu, jei problema išlieka |
„Outlook“ kanalo valdymas
| Veiksmas | Kaip |
|---|---|
| Sustabdyti kanalą | Išjunkite stūmimo pranešimus |
| Atnaujinti statistiką | Paspauskite Atnaujinti valdymo pulte |
| Perjungti | Paspauskite Perjungti, jei žetonas pasibaigė |
| Perjungti paskyras | Atsijunkite, tada prisijunkite su kita Microsoft paskyra |
| Atsijungti | Pašalinkite integraciją iš savo jungiklių |
Privatumas ir saugumas
Ką mes pasiekiame
| Prieiga | Tikslas |
|---|---|
| Perskaityti jūsų profilį | Rodyti prijungtos paskyros informaciją |
| Perskaityti el. laiškus | Apdoroti gaunamus pranešimus |
| Perskaityti/rašyti el. laiškus | Pažymėti kaip perskaitytus, keisti kategorijas, perkelti pranešimus |
| Siųsti el. laiškus | Atsakyti jūsų vardu |
Ką mes NEDAROME
- Laikyti el. laiškų turinį nuolat
- Pasiekti el. laiškus už stebimos gautinos
- Dalintis el. laiškų turiniu su trečiosiomis šalimis
- Pasiekti kitas Microsoft paslaugas (Kalendorius, OneDrive, Teams ir kt.)
Prieigos atšaukimas
Norėdami atsijungti AI SmartTalk nuo Outlook:
- AI SmartTalk: Kanalai → Outlook → Atsijungti
- Microsoft: Paskyros saugumas → Pašalinti AI SmartTalk
Palyginimas: Outlook vs Gmail
| Funkcija | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| OAuth teikėjas | Microsoft | |
| SmartFlow veiksmai | 13 veiksmų | 11 veiksmų |
| Kategorijų/etiketų palaikymas | Kategorijos | Etiketės |
| Aplankų valdymas | Perkelti pranešimą + Gauti aplankus | -- |
| Juodraščių valdymas | Kurti, Siųsti, Ištrinti | Kurti, Sąrašas, Siųsti, Ištrinti |
| Pokalbių istorija | Gauti pokalbių istoriją | Gauti el. laiško pokalbį |
| Stūmimo pranešimai | Microsoft Graph prenumeratos | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Automatinis | Automatinis |
Geriausios praktikos
- Pradėkite nuo juodraščio režimo: Peržiūrėkite AI atsakymus prieš įjungdami automatinį atsakymą
- Įjunkite stūmimo pranešimus: Reikalingi realaus laiko el. laiškų apdorojimui
- Naudokite kategorijas: Pasinaudokite „Outlook“ kategorijomis, kad stebėtumėte AI apdorotus el. laiškus
- Nustatykite lūkesčius: Informuokite kontaktus, kad jie gali gauti AI pagalbą
- Stebėkite kokybę: Reguliariai peržiūrėkite AI atsakymus dėl tikslumo
- Naudokite pokalbio kontekstą: Visada gauti visą pokalbį prieš atsakydami
- Mokykite savo AI: Atnaujinkite žinių bazę su dažnais el. laiškų klausimais
- Įgyvendinkite atsargines priemones: Naudokite If sąlygas klaidų tvarkymui darbo srautuose
Susijusi dokumentacija
- Gmail kanalas - Palyginkite su Gmail integracija
- Kanalų apžvalga
- SmartFlow įvadas
- AI užklausos veiksmas
- AI konfigūracija