Outlook
Connectez votre compte Microsoft Outlook à AI SmartTalk pour gérer les conversations par e-mail avec l'assistance de l'IA. Les e-mails entrants créent des fils de conversation, et vous pouvez répondre, créer des brouillons, gérer des dossiers et automatiser des flux de travail par e-mail avec 13 actions puissantes de SmartFlow.
Aperçu
Le canal Outlook vous permet de :
- Recevoir des e-mails sous forme de fils de conversation dans AI SmartTalk
- Répondre automatiquement en utilisant votre assistant IA
- Créer des brouillons pour révision humaine avant envoi
- Rechercher et gérer l'ensemble de votre boîte de réception Outlook par programme
- Organiser les e-mails avec des catégories et la gestion des dossiers
- Automatiser les flux de travail par e-mail avec 13 actions SmartFlow
Caractéristiques Clés
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| Traitement des e-mails par IA | Analyse et réponse automatiques aux e-mails entrants |
| Mode Brouillon | L'IA crée des brouillons pour révision humaine |
| Envoi Direct | Réponse automatique aux requêtes simples |
| Recherche d'E-mails | Recherchez dans Outlook avec une syntaxe de requête puissante |
| Gestion des Fils | Gérez des conversations d'e-mail complètes |
| Gestion des Catégories | Organisez les e-mails avec des catégories Outlook |
| Gestion des Dossiers | Listez les dossiers et déplacez les messages entre eux |
| Notifications Push | Notifications d'e-mail en temps réel via Microsoft Graph |
| Intégration SmartFlow | 13 actions pour une automatisation complète des e-mails |
Prérequis
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir :
- Un compte AI SmartTalk actif
- Un compte Microsoft Outlook ou Microsoft 365
- La permission de donner accès aux e-mails via OAuth
Configuration Étape par Étape
Étape 1 : Accéder au Canal Outlook
- Connectez-vous à votre compte AI SmartTalk
- Naviguez vers Canaux → Channels
- Trouvez Outlook et cliquez sur Connecter
Étape 2 : Autoriser avec Microsoft
- La fenêtre OAuth de Microsoft s'ouvre
- Connectez-vous avec votre compte Microsoft
- Examinez les autorisations demandées :
- Lire votre profil
- Lire vos e-mails
- Lire et écrire vos e-mails
- Envoyer des e-mails en votre nom
- Cliquez sur Accepter
Remarque de Sécurité : AI SmartTalk utilise OAuth 2.0 sécurisé. Nous ne voyons jamais ni ne stockons votre mot de passe Microsoft. Les jetons d'accès sont automatiquement renouvelés lorsqu'ils expirent.
Étape 3 : Vérifier la Connexion
Une fois connecté, vous verrez :
- Le statut Intégration Active avec votre adresse e-mail
- Le nom d'affichage de votre compte connecté
Étape 4 : Activer les Notifications Push
Pour recevoir des e-mails entrants en temps réel :
- Ouvrez le tableau de bord d'intégration Outlook
- Activez les Notifications Push
- AI SmartTalk crée une souscription Microsoft Graph pour votre boîte de réception
- Les nouveaux e-mails sont désormais livrés en temps réel à AI SmartTalk
Info
Les souscriptions de notifications push expirent après environ 3 jours et sont automatiquement renouvelées par AI SmartTalk.
Étape 5 : Configurer les Paramètres des E-mails
Après l'autorisation, configurez comment les e-mails sont gérés :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Réponse automatique | L'IA répond automatiquement aux e-mails entrants |
| Créer uniquement un brouillon | L'IA crée des brouillons pour révision humaine |
| Délai de réponse | Temps d'attente avant que l'IA réponde (optionnel) |
Tableau de Bord
Le tableau de bord d'intégration Outlook affiche :
| Métrique | Description |
|---|---|
| Total des E-mails | Nombre total d'e-mails dans votre boîte de réception |
| Non Lus | Nombre d'e-mails non lus |
| Envoyés | Nombre d'e-mails envoyés |
| Dernière Synchronisation | Horodatage de la dernière synchronisation |
Vous pouvez également :
- Reconnecter si votre jeton a expiré
- Actualiser les statistiques manuellement
- Activer ou désactiver les notifications push
Comment Fonctionne le Canal Outlook
E-mail à Conversation
Continuité du Fil
- Les réponses aux e-mails restent dans le même fil de conversation (correspondent par l'
conversationIdd'Outlook) - L'IA a le contexte complet de la chaîne d'e-mails (les 5 derniers messages chargés automatiquement)
- L'historique du fil est visible dans la vue Chat
- Les e-mails envoyés par le compte connecté sont automatiquement ignorés (prévention des boucles de réponse)
Dé-duplication
AI SmartTalk empêche le traitement en double du même e-mail grâce à plusieurs mesures de protection :
- Suivi de l'ID de message (derniers 100 traités)
- Dé-duplication au niveau de la base de données
- Réclamation atomique de message pour prévenir les conditions de concurrence
Intégration SmartFlow
Actions Outlook Disponibles
AI SmartTalk fournit 13 actions Outlook dans SmartFlow :
| Action | Description | Cas d'Utilisation |
|---|---|---|
| Envoyer un E-mail Outlook | Envoyer un e-mail avec support HTML, CC/BCC, importance | Réponse automatique aux requêtes |
| Lire les E-mails Outlook | Récupérer des e-mails avec filtres et sélection de dossiers | Traiter de nouveaux messages |
| Obtenir un E-mail Outlook | Obtenir les détails complets d'un e-mail avec pièces jointes | Récupérer un contenu spécifique |
| Répondre à un E-mail Outlook | Répondre à un fil de message spécifique | Continuer les conversations |
| Rechercher des E-mails Outlook | Rechercher avec la syntaxe de recherche Outlook | Trouver des e-mails spécifiques |
| Marquer comme Lu | Mettre à jour le statut de lecture d'un e-mail | Organiser la boîte de réception |
| Créer un Brouillon Outlook | Créer un brouillon pour révision (y compris les brouillons de réponse) | Supervision humaine |
| Envoyer un Brouillon Outlook | Envoyer un brouillon existant | Approuver et envoyer |
| Supprimer un Brouillon Outlook | Supprimer un brouillon d'e-mail | Nettoyage |
| Obtenir l'Historique du Fil | Obtenir tous les messages dans une conversation | Contexte complet du fil |
| Modifier les Catégories | Ajouter ou modifier des catégories Outlook | Étiquetage des e-mails |
| Obtenir les Dossiers | Lister tous les dossiers de messagerie | Découverte de dossiers |
| Déplacer le Message | Déplacer des e-mails entre les dossiers | Organisation des e-mails |
Exemple : Flux de Travail de l'Assistant E-mail IA
Trigger: Chat Service (Outlook)
Channel: Outlook
Actions:
1. Obtenir l'Historique du Fil:
ID de Conversation: {{email.conversationId}}
2. Demande IA:
Système: "Vous êtes un assistant e-mail professionnel"
Entrée: {{thread.messages}}
Sortie: réponse, sentiment, urgence
3. Si Condition: urgence == "élevée"
Oui: Envoyer un E-mail Outlook (réponse immédiate)
Non: Créer un Brouillon Outlook (pour révision)
4. Modifier les Catégories:
ID de l'E-mail: {{email.id}}
Catégories: ["Traité par l'IA"]
Exemple : Triage des E-mails de Support
Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Le sujet contient "support" OU "aide"
Actions:
1. Demande IA:
Système: "Analysez cet e-mail de support et catégorisez-le"
Entrée: {{email.body}}
Sortie: réponse, catégorie, priorité
2. Créer un Brouillon Outlook:
À: {{email.from}}
Sujet: Re: {{email.subject}}
Corps: {{ai_response}}
3. Déplacer le Message:
ID de l'E-mail: {{email.id}}
Dossier: "Support"
4. Modifier les Catégories:
ID de l'E-mail: {{email.id}}
Catégories: ["Support", {{priority}}]
Exemple : Routage des E-mails par Dossier
Trigger: Chat Service (Outlook)
Actions:
1. Demande IA:
Invite: "Classifiez cet e-mail : ventes, support ou général"
Entrée: {{email.body}}
2. Déplacer le Message:
ID de l'E-mail: {{email.id}}
Dossier: {{classification}}
3. Marquer comme Lu:
ID de l'E-mail: {{email.id}}
Cas d'utilisation
Support Client
Gérer les e-mails de support entrants :
- L'IA analyse le problème
- Rédige une réponse appropriée
- Crée automatiquement un ticket de support
- L'équipe examine et envoie
Demandes de Vente
Répondre aux questions de vente :
- L'IA répond aux questions sur les produits à partir de la base de connaissances
- Crée un brouillon personnalisé avec des informations de tarification
- L'équipe de vente examine avant d'envoyer
Tri des E-mails
Catégoriser et acheminer automatiquement les e-mails :
- L'IA classe le type d'e-mail (support, vente, interne)
- Déplace vers les dossiers appropriés
- Applique des catégories Outlook pour un tri visuel rapide
- Archive les e-mails non pertinents
Gestion des FAQ
Répondre automatiquement aux questions courantes :
- L'IA reconnaît les questions fréquentes
- Envoie une réponse immédiate
- Libère l'équipe pour des problèmes complexes
Hors du Bureau
Réponses intelligentes en cas d'absence :
- L'IA gère les e-mails de routine
- Escalade les questions urgentes à un backup
- Fournit des informations pertinentes même en étant absent
Modes de Traitement des E-mails
Mode Réponse Automatique
L'IA répond directement aux e-mails :
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Réponses instantanées | Moins de supervision humaine |
| Disponibilité 24/7 | Risque de réponses inappropriées |
| Charge de travail réduite | Les clients peuvent préférer un contact humain |
Idéal pour : Les demandes routinières à fort volume
Mode Brouillon
L'IA crée des brouillons pour révision :
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Contrôle qualité humain | Temps de réponse plus lent |
| Opportunité d'apprentissage | Nécessite un envoi manuel |
| Plus sûr pour les sujets sensibles | Plus de travail pour l'équipe |
Idéal pour : Sujets complexes, nouvelles mises en œuvre, communications sensibles
Mode Hybride
Utilisez SmartFlow pour décider par e-mail :
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Support Markdown
Lors de l'envoi d'e-mails, l'IA SmartTalk convertit automatiquement le formatage markdown en HTML :
| Markdown | Résultat |
|---|---|
**bold** | gras |
*italic* | italique |
[text](url) | Lien cliquable |
# Heading | Titre |
- item | Liste à puces |
| Saut de ligne | Préservé |
Dépannage
Problèmes de Connexion
| Problème | Solution |
|---|---|
| "Échec de l'autorisation" | Réautoriser via Microsoft OAuth |
| "Jeton expiré" | Cliquez sur Reconnecter dans le tableau de bord d'intégration |
| "Accès révoqué" | Vérifiez Microsoft Account → Sécurité → Autorisations d'application |
| "Permissions insuffisantes" | Assurez-vous que tous les scopes requis ont été acceptés lors de l'OAuth |
E-mail Non Apparaissant
| Problème | Solution |
|---|---|
| Pas de conversations dans le Chat | Vérifiez que les notifications push sont activées |
| Apparition retardée | Peut prendre jusqu'à une minute pour la livraison du webhook |
| Seulement quelques e-mails | Vérifiez si les e-mails sont dans le dossier Boîte de réception surveillé |
| Conversations en double | Contactez le support — la dé-duplication peut nécessiter une révision |
Problèmes de Réponse
| Problème | Solution |
|---|---|
| L'IA ne répond pas | Vérifiez que la réponse automatique est activée |
| Mauvais ton | Ajustez les paramètres de personnalité de l'IA |
| Informations manquantes | Mettez à jour la base de connaissances |
| Brouillon non créé | Vérifiez la configuration de SmartFlow |
| E-mails de soi traités | Cela devrait être filtré automatiquement ; contactez le support si cela persiste |
Gestion du Canal Outlook
| Action | Comment |
|---|---|
| Mettre le canal en pause | Désactivez les notifications push |
| Actualiser les statistiques | Cliquez sur Actualiser dans le tableau de bord |
| Reconnecter | Cliquez sur Reconnecter si le jeton a expiré |
| Changer de compte | Déconnectez-vous, puis connectez-vous avec un autre compte Microsoft |
| Déconnecter | Supprimez l'intégration de vos connecteurs |
Confidentialité & Sécurité
Ce que Nous Accédons
| Accès | Objectif |
|---|---|
| Lire votre profil | Afficher les informations du compte connecté |
| Lire les e-mails | Traiter les messages entrants |
| Lire/écrire des e-mails | Marquer comme lu, modifier les catégories, déplacer des messages |
| Envoyer des e-mails | Répondre en votre nom |
Ce que Nous NE FAISONS PAS
- Stocker le contenu des e-mails de manière permanente
- Accéder aux e-mails en dehors de la boîte de réception surveillée
- Partager le contenu des e-mails avec des tiers
- Accéder à d'autres services Microsoft (Calendrier, OneDrive, Teams, etc.)
Révocation d'Accès
Pour déconnecter AI SmartTalk d'Outlook :
- Dans AI SmartTalk : Canaux → Outlook → Déconnecter
- Dans Microsoft : Sécurité du Compte → Supprimer AI SmartTalk
Comparaison : Outlook vs Gmail
| Fonctionnalité | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| Fournisseur OAuth | Microsoft | |
| Actions SmartFlow | 13 actions | 11 actions |
| Support des catégories/étiquettes | Catégories | Étiquettes |
| Gestion des dossiers | Déplacer le message + Obtenir les dossiers | -- |
| Gestion des brouillons | Créer, Envoyer, Supprimer | Créer, Lister, Envoyer, Supprimer |
| Historique des fils | Obtenir l'historique des fils | Obtenir le fil d'e-mail |
| Notifications push | Abonnements Microsoft Graph | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Automatique | Automatique |
Meilleures Pratiques
- Commencez par le Mode Brouillon : Examinez les réponses de l'IA avant d'activer la réponse automatique
- Activez les notifications push : Nécessaires pour le traitement des e-mails en temps réel
- Utilisez des catégories : Profitez des catégories Outlook pour suivre les e-mails traités par l'IA
- Définissez des attentes : Informez vos contacts qu'ils peuvent recevoir des réponses assistées par l'IA
- Surveillez la qualité : Examinez régulièrement les réponses de l'IA pour leur précision
- Utilisez le contexte du fil : Récupérez toujours l'intégralité du fil avant de répondre
- Entraînez votre IA : Mettez à jour la base de connaissances avec des sujets d'e-mails courants
- Mettez en œuvre des solutions de secours : Utilisez des conditions If pour la gestion des erreurs dans les flux de travail
Documentation Connexe
- Canal Gmail - Comparer avec l'intégration Gmail
- Aperçu des Canaux
- Introduction à SmartFlow
- Action de Demande AI
- Configuration de l'IA