Outlook
Połącz swoje konto Microsoft Outlook z AI SmartTalk, aby zarządzać rozmowami e-mailowymi z pomocą AI. Przychodzące e-maile tworzą wątki rozmów, a Ty możesz odpowiadać, tworzyć szkice, zarządzać folderami i automatyzować przepływy pracy e-mailowej za pomocą 13 potężnych akcji SmartFlow.
Przegląd
Kanał Outlook umożliwia Ci:
- Odbieranie e-maili jako wątków rozmów w AI SmartTalk
- Automatyczne odpowiadanie za pomocą swojego asystenta AI
- Tworzenie szkiców do przeglądu przez człowieka przed wysłaniem
- Wyszukiwanie i zarządzanie całą skrzynką odbiorczą Outlook programowo
- Organizowanie e-maili za pomocą kategorii i zarządzania folderami
- Automatyzowanie przepływów pracy e-mailowej za pomocą 13 akcji SmartFlow
Kluczowe funkcje
| Funkcja | Opis |
|---|---|
| Przetwarzanie e-maili AI | Automatyczna analiza i odpowiedź na przychodzące e-maile |
| Tryb szkicu | AI tworzy szkice do przeglądu przez człowieka |
| Bezpośrednie wysyłanie | Automatyczna odpowiedź na proste zapytania |
| Wyszukiwanie e-maili | Wyszukiwanie w Outlook z potężną składnią zapytań |
| Zarządzanie wątkami | Obsługa kompletnych rozmów e-mailowych |
| Zarządzanie kategoriami | Organizowanie e-maili za pomocą kategorii Outlook |
| Zarządzanie folderami | Lista folderów i przenoszenie wiadomości między nimi |
| Powiadomienia push | Powiadomienia o e-mailach w czasie rzeczywistym za pośrednictwem Microsoft Graph |
| Integracja SmartFlow | 13 akcji dla pełnej automatyzacji e-maili |
Wymagania wstępne
Zanim zaczniesz, upewnij się, że masz:
- Aktywne konto AI SmartTalk
- Konto Microsoft Outlook lub Microsoft 365
- Uprawnienia do przyznania dostępu do e-maili za pomocą OAuth
Instrukcja krok po kroku
Krok 1: Uzyskaj dostęp do kanału Outlook
- Zaloguj się na swoje konto AI SmartTalk
- Przejdź do Kanały → Canals
- Znajdź Outlook i kliknij Połącz
Krok 2: Autoryzacja z Microsoft
- Otwiera się okno OAuth Microsoft
- Zaloguj się za pomocą swojego konta Microsoft
- Przejrzyj żądane uprawnienia:
- Odczytanie twojego profilu
- Odczytanie twoich e-maili
- Odczytanie i zapisanie twoich e-maili
- Wysyłanie e-maili w twoim imieniu
- Kliknij Akceptuj
Uwaga dotycząca bezpieczeństwa: AI SmartTalk używa bezpiecznego OAuth 2.0. Nigdy nie widzimy ani nie przechowujemy twojego hasła Microsoft. Tokeny dostępu są automatycznie odnawiane po wygaśnięciu.
Krok 3: Weryfikacja połączenia
Po połączeniu zobaczysz:
- Status Integracja aktywna z twoim adresem e-mail
- Wyświetlaną nazwę połączonego konta
Krok 4: Włącz powiadomienia push
Aby otrzymywać przychodzące e-maile w czasie rzeczywistym:
- Otwórz pulpit nawigacyjny integracji Outlook
- Włącz Powiadomienia push
- AI SmartTalk tworzy subskrypcję Microsoft Graph dla twojej skrzynki odbiorczej
- Nowe e-maile są teraz dostarczane w czasie rzeczywistym do AI SmartTalk
informacja
Subskrypcje powiadomień push wygasają po około 3 dniach i są automatycznie odnawiane przez AI SmartTalk.
Krok 5: Skonfiguruj ustawienia e-maili
Po autoryzacji skonfiguruj, jak mają być obsługiwane e-maile:
| Ustawienie | Opis |
|---|---|
| Automatyczna odpowiedź | AI automatycznie odpowiada na przychodzące e-maile |
| Tworzenie tylko szkicu | AI tworzy szkice do przeglądu przez człowieka |
| Opóźnienie odpowiedzi | Czas oczekiwania przed odpowiedzią AI (opcjonalnie) |
Pulpit nawigacyjny
Pulpit nawigacyjny integracji Outlook pokazuje:
| Metryka | Opis |
|---|---|
| Łączna liczba e-maili | Łączna liczba e-maili w twojej skrzynce odbiorczej |
| Nieprzeczytane | Liczba nieprzeczytanych e-maili |
| Wysłane | Liczba wysłanych e-maili |
| Ostatnia synchronizacja | Znacznik czasu ostatniej synchronizacji |
Możesz również:
- Ponownie połączyć, jeśli twój token wygasł
- Odświeżyć statystyki ręcznie
- Włączyć lub wyłączyć powiadomienia push
Jak działa kanał Outlook
E-mail do rozmowy
Ciągłość wątków
- Odpowiedzi e-mailowe pozostają w tym samym wątku rozmowy (dopasowane przez
conversationIdOutlook) - AI ma pełny kontekst łańcucha e-mailowego (ostatnie 5 wiadomości ładowanych automatycznie)
- Historia wątku widoczna w widoku czatu
- E-maile wysyłane przez połączone konto są automatycznie pomijane (zapobiega to pętlom odpowiedzi)
Eliminacja duplikatów
AI SmartTalk zapobiega duplikatowemu przetwarzaniu tego samego e-maila za pomocą wielu zabezpieczeń:
- Śledzenie identyfikatorów wiadomości (ostatnie 100 przetworzonych)
- Eliminacja duplikatów na poziomie bazy danych
- Atomowe przypisywanie wiadomości, aby zapobiec warunkom wyścigu
Integracja SmartFlow
Dostępne akcje Outlook
AI SmartTalk oferuje 13 akcji Outlook w SmartFlow:
| Akcja | Opis | Przykład użycia |
|---|---|---|
| Wyślij e-mail Outlook | Wyślij e-mail z obsługą HTML, CC/BCC, ważność | Automatyczna odpowiedź na zapytania |
| Odczytaj e-maile Outlook | Pobierz e-maile z filtrami i wyborem folderów | Przetwarzanie nowych wiadomości |
| Pobierz e-mail Outlook | Pobierz pełne szczegóły e-maila z załącznikami | Pobierz konkretne treści |
| Odpowiedz na e-mail Outlook | Odpowiedz na konkretny wątek wiadomości | Kontynuuj rozmowy |
| Wyszukaj e-maile Outlook | Wyszukiwanie z użyciem składni wyszukiwania Outlook | Znajdź konkretne e-maile |
| Oznacz jako przeczytane | Zaktualizuj status przeczytania e-maila | Organizacja skrzynki odbiorczej |
| Utwórz szkic Outlook | Utwórz szkic do przeglądu (w tym szkice odpowiedzi) | Nadzór człowieka |
| Wyślij szkic Outlook | Wyślij istniejący szkic | Zatwierdź i wyślij |
| Usuń szkic Outlook | Usuń szkic e-maila | Porządki |
| Pobierz historię wątku | Pobierz wszystkie wiadomości w rozmowie | Pełny kontekst wątku |
| Zmień kategorie | Dodaj lub zmodyfikuj kategorie Outlook | Etykietowanie e-maili |
| Pobierz foldery | Lista wszystkich folderów pocztowych | Odkrywanie folderów |
| Przenieś wiadomość | Przenieś e-maile między folderami | Organizacja e-maili |
Przykład: Workflow asystenta e-mailowego AI
Trigger: Chat Service (Outlook)
Channel: Outlook
Actions:
1. Get Thread History:
Conversation ID: {{email.conversationId}}
2. AI Request:
System: "You are a professional email assistant"
Input: {{thread.messages}}
Output: response, sentiment, urgency
3. If Condition: urgency == "high"
Yes: Send Outlook Email (immediate reply)
No: Create Outlook Draft (for review)
4. Modify Categories:
Email ID: {{email.id}}
Categories: ["Processed by AI"]
Przykład: Triage e-maili wsparcia
Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Subject contains "support" OR "help"
Actions:
1. AI Request:
System: "Analyze this support email and categorize it"
Input: {{email.body}}
Output: response, category, priority
2. Create Outlook Draft:
To: {{email.from}}
Subject: Re: {{email.subject}}
Body: {{ai_response}}
3. Move Message:
Email ID: {{email.id}}
Folder: "Support"
4. Modify Categories:
Email ID: {{email.id}}
Categories: ["Support", {{priority}}]
Przykład: Routing e-maili według folderu
Trigger: Chat Service (Outlook)
Actions:
1. AI Request:
Prompt: "Classify this email: sales, support, or general"
Input: {{email.body}}
2. Move Message:
Email ID: {{email.id}}
Folder: {{classification}}
3. Mark as Read:
Email ID: {{email.id}}
Przykłady użycia
Obsługa klienta
Zarządzanie przychodzącymi e-mailami wsparcia:
- AI analizuje problem
- Przygotowuje odpowiednią odpowiedź
- Automatycznie tworzy zgłoszenie wsparcia
- Zespół przegląda i wysyła
Zapytania sprzedażowe
Odpowiadanie na pytania dotyczące sprzedaży:
- AI odpowiada na pytania dotyczące produktów z bazy wiedzy
- Tworzy spersonalizowany szkic z informacjami o cenach
- Zespół sprzedaży przegląda przed wysłaniem
Triage e-maili
Automatyczne kategoryzowanie i kierowanie e-maili:
- AI klasyfikuje typ e-maila (wsparcie, sprzedaż, wewnętrzny)
- Przenosi do odpowiednich folderów
- Zastosowuje kategorie Outlooka dla szybkiego sortowania wizualnego
- Archiwizuje nieistotne e-maile
Obsługa FAQ
Automatyczne odpowiedzi na często zadawane pytania:
- AI rozpoznaje częste pytania
- Wysyła natychmiastową odpowiedź
- Uwalnia zespół do zajmowania się bardziej złożonymi problemami
Poza biurem
Inteligentne odpowiedzi na wiadomości:
- AI obsługuje rutynowe e-maile
- Eskaluje pilne sprawy do zastępstwa
- Dostarcza istotne informacje nawet podczas nieobecności
Tryby przetwarzania e-maili
Tryb automatycznej odpowiedzi
AI odpowiada bezpośrednio na e-maile:
| Zalety | Wady |
|---|---|
| Natychmiastowe odpowiedzi | Mniejsza kontrola ludzka |
| Dostępność 24/7 | Ryzyko nieodpowiednich odpowiedzi |
| Zmniejszone obciążenie pracą | Klienci mogą preferować kontakt z człowiekiem |
Najlepsze dla: Wysoka liczba rutynowych zapytań
Tryb szkicu
AI tworzy szkice do przeglądu:
| Zalety | Wady |
|---|---|
| Kontrola jakości przez ludzi | Wolniejszy czas odpowiedzi |
| Możliwość nauki | Wymaga ręcznego wysyłania |
| Bezpieczniejsze dla wrażliwych tematów | Więcej pracy dla zespołu |
Najlepsze dla: Złożonych tematów, nowych wdrożeń, wrażliwej komunikacji
Tryb hybrydowy
Użyj SmartFlow do podejmowania decyzji na poziomie e-maila:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Wsparcie dla Markdown
Podczas wysyłania e-maili, AI SmartTalk automatycznie konwertuje formatowanie markdown na HTML:
| Markdown | Wynik |
|---|---|
**bold** | bold |
*italic* | italic |
[text](url) | Klikalny link |
# Heading | Nagłówek |
- item | Lista punktowana |
| Łamanie linii | Zachowane |
Rozwiązywanie problemów
Problemy z połączeniem
| Problem | Rozwiązanie |
|---|---|
| "Autoryzacja nie powiodła się" | Ponownie autoryzuj przez Microsoft OAuth |
| "Token wygasł" | Kliknij Reconnect na pulpicie integracji |
| "Dostęp odwołany" | Sprawdź Konto Microsoft → Bezpieczeństwo → Uprawnienia aplikacji |
| "Niewystarczające uprawnienia" | Upewnij się, że wszystkie wymagane zakresy zostały zaakceptowane podczas OAuth |
E-mail nie pojawia się
| Problem | Rozwiązanie |
|---|---|
| Brak rozmów w czacie | Sprawdź, czy powiadomienia push są włączone |
| Opóźnione pojawienie się | Może zająć do minuty na dostarczenie webhooka |
| Tylko niektóre e-maile | Sprawdź, czy e-maile są w monitorowanym folderze Skrzynka odbiorcza |
| Duplikujące się rozmowy | Skontaktuj się z pomocą techniczną — może być konieczna weryfikacja deduplikacji |
Problemy z odpowiedzią
| Problem | Rozwiązanie |
|---|---|
| AI nie odpowiada | Sprawdź, czy automatyczna odpowiedź jest włączona |
| Zły ton | Dostosuj ustawienia osobowości AI |
| Brakujące informacje | Zaktualizuj bazę wiedzy |
| Szkic nie został utworzony | Sprawdź konfigurację SmartFlow |
| E-maile od siebie przetwarzane | To powinno być automatycznie filtrowane; skontaktuj się z pomocą techniczną, jeśli problem się powtarza |
Zarządzanie kanałem Outlook
| Akcja | Jak |
|---|---|
| Wstrzymaj kanał | Wyłącz powiadomienia push |
| Odśwież statystyki | Kliknij Odśwież na pulpicie |
| Ponownie połącz | Kliknij Ponownie połącz, jeśli token wygasł |
| Zmień konto | Rozłącz, a następnie połącz z innym kontem Microsoft |
| Rozłącz | Usuń integrację z twoich konektorów |
Prywatność i bezpieczeństwo
Co uzyskujemy
| Dostęp | Cel |
|---|---|
| Odczyt profilu | Wyświetlenie informacji o połączonym koncie |
| Odczyt e-maili | Przetwarzanie przychodzących wiadomości |
| Odczyt/zapis e-maili | Oznaczanie jako przeczytane, modyfikowanie kategorii, przenoszenie wiadomości |
| Wysyłanie e-maili | Odpowiadanie w twoim imieniu |
Czego NIE ROBIMY
- Trwałe przechowywanie treści e-maili
- Uzyskiwanie dostępu do e-maili poza monitorowaną skrzynką odbiorczą
- Udostępnianie treści e-maili osobom trzecim
- Uzyskiwanie dostępu do innych usług Microsoft (Kalendarz, OneDrive, Teams itp.)
Odwołanie dostępu
Aby rozłączyć AI SmartTalk z Outlook:
- W AI SmartTalk: Kanały → Outlook → Rozłącz
- W Microsoft: Bezpieczeństwo konta → Usuń AI SmartTalk
Porównanie: Outlook vs Gmail
| Funkcja | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| Dostawca OAuth | Microsoft | |
| Akcje SmartFlow | 13 akcji | 11 akcji |
| Wsparcie dla kategorii/etykiet | Kategorie | Etykiety |
| Zarządzanie folderami | Przenieś wiadomość + Pobierz foldery | -- |
| Zarządzanie szkicami | Utwórz, Wyślij, Usuń | Utwórz, Lista, Wyślij, Usuń |
| Historia wątków | Pobierz historię wątków | Pobierz wątek e-mailowy |
| Powiadomienia push | Subskrypcje Microsoft Graph | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Automatyczne | Automatyczne |
Najlepsze praktyki
- Zacznij od trybu szkicu: Przeglądaj odpowiedzi AI przed włączeniem automatycznej odpowiedzi
- Włącz powiadomienia push: Wymagane do przetwarzania e-maili w czasie rzeczywistym
- Używaj kategorii: Wykorzystuj kategorie Outlooka do śledzenia e-maili przetworzonych przez AI
- Ustal oczekiwania: Poinformuj kontakty, że mogą otrzymywać odpowiedzi wspomagane przez AI
- Monitoruj jakość: Regularnie przeglądaj odpowiedzi AI pod kątem dokładności
- Używaj kontekstu wątku: Zawsze pobieraj pełny wątek przed odpowiedzią
- Szkol AI: Aktualizuj bazę wiedzy o powszechne tematy e-mailowe
- Wdrażaj zabezpieczenia: Używaj warunków If do obsługi błędów w przepływach pracy
Powiązana dokumentacja
- Kanał Gmail - Porównaj z integracją Gmail
- Przegląd kanałów
- Wprowadzenie do SmartFlow
- Akcja żądania AI
- Konfiguracja AI