Outlook
Verbind uw Microsoft Outlook-account met AI SmartTalk om e-mailgesprekken met AI-assistentie te beheren. Binnenkomende e-mails creëren gespreksdraadjes, en u kunt reageren, concepten maken, mappen beheren en e-mailworkflows automatiseren met 13 krachtige SmartFlow-acties.
Overzicht
Het Outlook-kanaal stelt u in staat om:
- E-mails te ontvangen als gespreksdraadjes in AI SmartTalk
- Automatisch te antwoorden met uw AI-assistent
- Concepten te maken voor menselijke beoordeling voordat ze worden verzonden
- Uw volledige Outlook-inbox programmatically te doorzoeken en beheren
- E-mails te organiseren met categorieën en mapbeheer
- E-mailworkflows te automatiseren met 13 SmartFlow-acties
Belangrijkste Kenmerken
| Kenmerk | Beschrijving |
|---|---|
| AI E-mailverwerking | Analyseer en reageer automatisch op binnenkomende e-mails |
| Conceptmodus | AI maakt concepten voor menselijke beoordeling |
| Direct Verzenden | Auto-reply op eenvoudige vragen |
| E-mailzoekfunctie | Doorzoek Outlook met krachtige query-syntaxis |
| Gespreksbeheer | Beheer complete e-mailgesprekken |
| Categoriebeheer | Organiseer e-mails met Outlook-categorieën |
| Mapbeheer | Lijst mappen en verplaats berichten tussen hen |
| Pushmeldingen | E-mailmeldingen in real-time via Microsoft Graph |
| SmartFlow-integratie | 13 acties voor volledige e-mailautomatisering |
Vereisten
Voordat u begint, zorg ervoor dat u:
- Een actief AI SmartTalk-account heeft
- Een Microsoft Outlook- of Microsoft 365-account heeft
- Toestemming heeft om e-mailtoegang via OAuth te verlenen
Stapsgewijze Setup
Stap 1: Toegang tot het Outlook-kanaal
- Log in op uw AI SmartTalk-account
- Navigeer naar Kanalen → Canals
- Zoek Outlook en klik op Verbinden
Stap 2: Autoriseren met Microsoft
- Het Microsoft OAuth-venster opent
- Meld u aan met uw Microsoft-account
- Bekijk de gevraagde machtigingen:
- Lees uw profiel
- Lees uw e-mails
- Lees en schrijf uw e-mails
- Stuur e-mails namens u
- Klik op Accepteren
Beveiligingsopmerking: AI SmartTalk maakt gebruik van veilige OAuth 2.0. We zien of slaan uw Microsoft-wachtwoord nooit op. Toegangstokens worden automatisch vernieuwd wanneer ze verlopen.
Stap 3: Verbind de verbinding
Zodra u bent verbonden, ziet u:
- Integratie Actief status met uw e-mailadres
- De weergavenaam van uw verbonden account
Stap 4: Schakel Pushmeldingen in
Om binnenkomende e-mails in real-time te ontvangen:
- Open het Outlook-integratiedashboard
- Zet Pushmeldingen aan
- AI SmartTalk maakt een Microsoft Graph-abonnement voor uw inbox
- Nieuwe e-mails worden nu in real-time aan AI SmartTalk geleverd
info
Pushmeldingsabonnementen verlopen na ongeveer 3 dagen en worden automatisch vernieuwd door AI SmartTalk.
Stap 5: Configureer E-mailinstellingen
Na autorisatie, configureer hoe e-mails worden behandeld:
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Automatisch antwoorden | AI reageert automatisch op binnenkomende e-mails |
| Alleen concept maken | AI maakt concepten voor menselijke beoordeling |
| Antwoordvertraging | Wachtijd voordat AI reageert (optioneel) |
Dashboard
Het Outlook-integratiedashboard toont:
| Metriek | Beschrijving |
|---|---|
| Totaal aantal e-mails | Totaal aantal e-mails in uw inbox |
| Ongelezen | Aantal ongelezen e-mails |
| Verzonden | Aantal verzonden e-mails |
| Laatste synchronisatie | Tijdstempel van de laatste synchronisatie |
U kunt ook:
- Opnieuw verbinden als uw token is verlopen
- Statistieken handmatig vernieuwen
- Pushmeldingen in- of uitschakelen
Hoe het Outlook-kanaal werkt
E-mail naar Gesprek
Gesprekscontinuïteit
- E-mailantwoorden blijven in dezelfde gespreksdraad (gematcht door Outlook
conversationId) - AI heeft volledige context van de e-mailketen (laatste 5 berichten worden automatisch geladen)
- Gespreksgeschiedenis zichtbaar in de chatweergave
- E-mails verzonden door het verbonden account worden automatisch overgeslagen (voorkomt antwoordlussen)
Deduplicatie
AI SmartTalk voorkomt dubbele verwerking van dezelfde e-mail via meerdere waarborgen:
- Bericht-ID-tracking (laatste 100 verwerkte)
- Deduplicatie op database-niveau
- Atomair berichtenclaimen om racecondities te voorkomen
SmartFlow-integratie
Beschikbare Outlook-acties
AI SmartTalk biedt 13 Outlook-acties in SmartFlow:
| Actie | Beschrijving | Gebruikscase |
|---|---|---|
| Stuur Outlook-e-mail | Stuur e-mail met HTML-ondersteuning, CC/BCC, belangrijkheid | Auto-reply op vragen |
| Lees Outlook-e-mails | Haal e-mails op met filters en mapselectie | Verwerk nieuwe berichten |
| Krijg Outlook-e-mail | Krijg volledige e-maildetails met bijlagen | Haal specifieke inhoud op |
| Beantwoord Outlook-e-mail | Beantwoord een specifieke berichtdraad | Ga door met gesprekken |
| Zoek Outlook-e-mails | Zoek met Outlook-zoeksyntaxis | Vind specifieke e-mails |
| Markeer als gelezen | Werk de leesstatus van de e-mail bij | Organiseer inbox |
| Maak Outlook-concept | Maak concept voor beoordeling (inclusief antwoordconcepten) | Menselijke controle |
| Stuur Outlook-concept | Stuur een bestaand concept | Goedkeuren en verzenden |
| Verwijder Outlook-concept | Verwijder een e-mailconcept | Opruimen |
| Krijg Gespreksgeschiedenis | Krijg alle berichten in een gesprek | Volledige context van de draad |
| Wijzig Categorieën | Voeg Outlook-categorieën toe of wijzig deze | E-maillabeling |
| Krijg Mappen | Lijst alle e-mailmappen | Mapontdekking |
| Verplaats Bericht | Verplaats e-mails tussen mappen | E-mailorganisatie |
Voorbeeld: AI E-mailassistent Workflow
Trigger: Chat Service (Outlook)
Kanaal: Outlook
Acties:
1. Krijg Gespreksgeschiedenis:
Gesprek ID: {{email.conversationId}}
2. AI Verzoek:
Systeem: "U bent een professionele e-mailassistent"
Invoer: {{thread.messages}}
Uitvoer: reactie, sentiment, urgentie
3. Als Voorwaarde: urgentie == "hoog"
Ja: Stuur Outlook-e-mail (direct antwoord)
Nee: Maak Outlook-concept (voor beoordeling)
4. Wijzig Categorieën:
E-mail ID: {{email.id}}
Categorieën: ["Verwerkt door AI"]
Voorbeeld: Ondersteuning E-mail Triage
Trigger: Chat Service (Outlook)
Voorwaarde: Onderwerp bevat "ondersteuning" OF "hulp"
Acties:
1. AI Verzoek:
Systeem: "Analyseer deze ondersteunings-e-mail en categoriseer deze"
Invoer: {{email.body}}
Uitvoer: reactie, categorie, prioriteit
2. Maak Outlook-concept:
Aan: {{email.from}}
Onderwerp: Re: {{email.subject}}
Lichaam: {{ai_response}}
3. Verplaats Bericht:
E-mail ID: {{email.id}}
Map: "Ondersteuning"
4. Wijzig Categorieën:
E-mail ID: {{email.id}}
Categorieën: ["Ondersteuning", {{prioriteit}}]
Voorbeeld: E-mailroutering per Map
Trigger: Chat Service (Outlook)
Acties:
1. AI Verzoek:
Prompt: "Classificeer deze e-mail: verkoop, ondersteuning of algemeen"
Invoer: {{email.body}}
2. Verplaats Bericht:
E-mail ID: {{email.id}}
Map: {{classificatie}}
3. Markeer als gelezen:
E-mail ID: {{email.id}}
Gebruikscases
Klantenservice
Behandel inkomende ondersteunings-e-mails:
- AI analyseert het probleem
- Stelt een passende reactie op
- Maakt automatisch een ondersteuningsticket aan
- Team beoordeelt en verstuurt
Verkoopvragen
Beantwoord verkoopvragen:
- AI beantwoordt productvragen vanuit de kennisdatabase
- Maakt een gepersonaliseerd concept met prijsinformatie
- Verkoopteam beoordeelt voor verzending
E-mail Triage
Categoriseer en routeer e-mails automatisch:
- AI classificeert het type e-mail (ondersteuning, verkoop, intern)
- Verplaatst naar de juiste mappen
- Past Outlook-categorieën toe voor snelle visuele sortering
- Archiveert irrelevante e-mails
FAQ Behandeling
Automatisch reageren op veelgestelde vragen:
- AI herkent frequente vragen
- Verstuurt onmiddellijke reacties
- Vrijheid voor het team voor complexe problemen
Afwezigheid
Slimme afwezigheidsreacties:
- AI behandelt routinematige e-mails
- Escaleert urgente zaken naar backup
- Biedt relevante informatie zelfs wanneer afwezig
E-mailverwerkingsmodi
Auto-Reply Modus
AI reageert direct op e-mails:
| Voordelen | Nadelen |
|---|---|
| Directe reacties | Minder menselijke controle |
| 24/7 beschikbaarheid | Risico op ongepaste antwoorden |
| Verminderde werklast | Klanten geven mogelijk de voorkeur aan menselijk contact |
Het beste voor: Hoogvolume, routinematige vragen
Conceptmodus
AI maakt concepten voor beoordeling:
| Voordelen | Nadelen |
|---|---|
| Menselijke kwaliteitscontrole | Langzamere responstijd |
| Leer gelegenheid | Vereist handmatige verzending |
| Veiliger voor gevoelige onderwerpen | Meer werk voor het team |
Het beste voor: Complexe onderwerpen, nieuwe implementaties, gevoelige communicatie
Hybride Modus
Gebruik SmartFlow om per e-mail te beslissen:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Markdown Ondersteuning
Bij het verzenden van e-mails, converteert AI SmartTalk automatisch markdown-opmaak naar HTML:
| Markdown | Resultaat |
|---|---|
**bold** | bold |
*italic* | italic |
[text](url) | Klikbare link |
# Heading | Kop |
- item | Opsomming |
| Regelafbreking | Behouden |
Probleemoplossing
Verbinding Problemen
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| "Autorisatie mislukt" | Herautoriseer via Microsoft OAuth |
| "Token verlopen" | Klik op Herverbinden in het integratiedashboard |
| "Toegang ingetrokken" | Controleer Microsoft Account → Beveiliging → App-machtigingen |
| "Onvoldoende machtigingen" | Zorg ervoor dat alle vereiste scopes zijn geaccepteerd tijdens OAuth |
E-mail verschijnt niet
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Geen gesprekken in Chat | Controleer of pushmeldingen zijn ingeschakeld |
| Vertraging in verschijnen | Kan tot een minuut duren voor webhook levering |
| Slechts enkele e-mails | Controleer of e-mails in de gemonitorde Inbox-map staan |
| Dubbele gesprekken | Neem contact op met ondersteuning — deduplicatie moet mogelijk worden beoordeeld |
Reactieproblemen
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| AI reageert niet | Controleer of Auto-reply is ingeschakeld |
| Verkeerde toon | Pas AI-persoonlijkheidsinstellingen aan |
| Ontbrekende informatie | Werk de kennisdatabase bij |
| Concept niet aangemaakt | Controleer de SmartFlow-configuratie |
| E-mails van jezelf verwerkt | Dit zou automatisch gefilterd moeten worden; neem contact op met ondersteuning als het aanhoudt |
Beheer van het Outlook-kanaal
| Actie | Hoe |
|---|---|
| Pauzeer kanaal | Zet pushmeldingen uit |
| Vernieuw statistieken | Klik op Vernieuwen op het dashboard |
| Herverbinden | Klik op Herverbinden als token is verlopen |
| Account wisselen | Koppel los, en verbind dan met een ander Microsoft-account |
| Ontkoppelen | Verwijder de integratie uit uw connectors |
Privacy & Beveiliging
Wat We Toegang Hebben
| Toegang | Doel |
|---|---|
| Lees uw profiel | Toon informatie over het verbonden account |
| Lees e-mails | Verwerk binnenkomende berichten |
| Lees/schrijf e-mails | Markeer als gelezen, wijzig categorieën, verplaats berichten |
| Verstuur e-mails | Reageer namens u |
Wat We NIET Doen
- Bewaar e-mailinhoud permanent
- Toegang tot e-mails buiten de gemonitorde inbox
- Deel e-mailinhoud met derden
- Toegang tot andere Microsoft-diensten (Kalender, OneDrive, Teams, enz.)
Toegang Intrekken
Om AI SmartTalk van Outlook te ontkoppelen:
- In AI SmartTalk: Kanalen → Outlook → Ontkoppelen
- In Microsoft: Accountbeveiliging → Verwijder AI SmartTalk
Vergelijking: Outlook vs Gmail
| Kenmerk | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| OAuth Provider | Microsoft | |
| SmartFlow Acties | 13 acties | 11 acties |
| Categorie/Label ondersteuning | Categorieën | Labels |
| Mapbeheer | Verplaats Bericht + Verkrijg Mappen | -- |
| Conceptbeheer | Aanmaken, Verzenden, Verwijderen | Aanmaken, Lijst, Verzenden, Verwijderen |
| Draadgeschiedenis | Verkrijg Draadgeschiedenis | Verkrijg E-maildraad |
| Pushmeldingen | Microsoft Graph-abonnementen | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Automatisch | Automatisch |
Beste Praktijken
- Begin met Conceptmodus: Beoordeel AI-reacties voordat u auto-reply inschakelt
- Schakel pushmeldingen in: Vereist voor realtime e-mailverwerking
- Gebruik categorieën: Maak gebruik van Outlook-categorieën om AI-verwerkte e-mails bij te houden
- Stel verwachtingen in: Laat contacten weten dat ze mogelijk AI-ondersteunde reacties ontvangen
- Monitor kwaliteit: Beoordeel regelmatig AI-reacties op nauwkeurigheid
- Gebruik draadcontext: Haal altijd de volledige draad op voordat u reageert
- Train uw AI: Werk de kennisdatabase bij met veelvoorkomende e-mailonderwerpen
- Implementeer back-ups: Gebruik If Conditions voor foutafhandeling in workflows
Gerelateerde Documentatie
- Gmail Kanaal - Vergelijk met Gmail-integratie
- Kanalen Overzicht
- SmartFlow Introductie
- AI Verzoek Actie
- AI Configuratie