ClickUp

Verbind ClickUp met AI SmartTalk om taken en documenten te synchroniseren met uw kennisdatabase en taakbeheer te automatiseren met SmartFlow-acties.

---

Overzicht

De ClickUp-integratie stelt u in staat om:

• Synchroniseren van taken en documenten in uw kennisdatabase
• Vragen over projectstatus op een converserende manier
• Automatiseren van taakcreatie en updates via SmartFlow
• Stroomlijnen van workflows tussen chat en projectbeheer

---

Vereisten

Voordat u begint, zorg ervoor dat u:

• Een actief AI SmartTalk-account heeft
• Een ClickUp-account met toegang tot de werkruimte
• Beheerder- of lidrechten in de werkruimte

---

Stapsgewijze Setup

Stap 1: Verbind uw ClickUp-account

1. Log in op uw AI SmartTalk-account
2. Navigeer naar Instellingen → Integraties
3. Zoek ClickUp en klik op Verbinden
4. Het ClickUp OAuth-venster opent
5. Klik op Verbind Werkruimte en autoriseer toegang

Stap 2: Selecteer Werkruimten en Ruimtes

Na autorisatie:

1. Kies welke Werkruimten u wilt verbinden
2. Selecteer Ruimtes binnen elke werkruimte
3. Kies Mappen en Lijsten om te synchroniseren
4. Klik op Doorgaan

Stap 3: Configureer Synchronisatie-instellingen

Instelling	Beschrijving
Taken	Synchroniseer taaknamen, beschrijvingen, status
Documenten	Synchroniseer ClickUp Docs-inhoud
Opmerkingen	Inclusief taakopmerkingen (optioneel)
Bijlagen	Verwijs naar bijlage-URL's

Stap 4: Start Initiële Synchronisatie

1. Klik op Start Synchronisatie
2. AI SmartTalk importeert uw ClickUp-inhoud
3. Voortgangsbalk toont synchronisatiestatus
4. Verifieer inhoud in de sectie Kennis

---

Wat Wordt Gesynchroniseerd

Taken

Veld	Gesynchroniseerd
Taaknaam	✅
Beschrijving	✅
Status	✅
Toegewezen personen	✅
Vervaldatums	✅
Prioriteit	✅
Tags	✅
Aangepaste velden	✅
Opmerkingen	Optioneel
Subtaken	✅

Documenten

Veld	Gesynchroniseerd
Documenttitel	✅
Documentinhoud	✅
Geneste pagina's	✅
Laatst bijgewerkt	✅

---

SmartFlow Acties

ClickUp exporteert krachtige SmartFlow-acties voor het automatiseren van projectbeheer:

Beschikbare Acties

Actie	Beschrijving	Parameters
Taak Aanmaken	Voeg een nieuwe taak toe aan een lijst	naam, beschrijving, list_id, toegewezen_leden, vervaldatum
Taak Bijwerken	Wijzig een bestaande taak	taak_id, status, prioriteit, toegewezen_leden
Opmerking Toevoegen	Plaats een opmerking op een taak	taak_id, opmerking_tekst
Status Wijzigen	Verplaats taak tussen statussen	taak_id, nieuwe_status
Taak Toewijzen	Wijzig toegewezen leden van de taak	taak_id, gebruiker_ids
Taak Ophalen	Haal taakdetails op	taak_id

Voorbeeld: Taak Aanmaken vanuit Chat

Wanneer een klant een probleem meldt, maak automatisch een ClickUp-taak aan:

Trigger: Chat Service
Condition: Bericht bevat "bug" of "probleem"
Actions:
  1. AI Verzoek:
       Extraheer probleem samenvatting uit gesprek
  2. ClickUp - Taak Aanmaken:
       Lijst: Bugrapporten
       Naam: {{extracted_summary}}
       Beschrijving: "Gerapporteerd via chat door {{customer_name}}"
       Prioriteit: Hoog
  3. Chat Reactie:
       "Ik heb een bugrapport aangemaakt voor ons team. Referentie: {{task_id}}"

Voorbeeld: Statusupdate Notificatie

Wanneer de status van een taak verandert, informeer de klant:

Trigger: Webhook (ClickUp-taak bijgewerkt)
Condition: Status gewijzigd naar "Klaar"
Actions:
  1. Haal Klant E-mail Op:
       Vanuit taak aangepast veld
  2. Stuur E-mail:
       Aan: {{customer_email}}
       Onderwerp: Uw verzoek is voltooid
       Bericht: Taak "{{task_name}}" is nu voltooid

---

Gebruikscases

Klantenservice

Synchroniseer ondersteunings taken zodat AI kan antwoorden:

• "Wat is de status van mijn ondersteuningsverzoek?"
• "Hoeveel openstaande problemen hebben we?"
• "Wanneer werd mijn verzoek toegewezen?"

Interne Assistent

Help teamleden met projectvragen:

• "Welke taken zijn deze week vervaldatum?"
• "Toon me alle hoog-prioriteit bugs"
• "Waar is @John mee bezig?"

Projectstatus Rapportage

AI kan de projectstatus samenvatten:

• "Geef me een samenvatting van de voortgang van Sprint 14"
• "Hoeveel taken zijn geblokkeerd?"
• "Wat heeft het team vorige week voltooid?"

Geautomatiseerde Workflows

Trigger ClickUp-acties vanuit chat:

• Klantverzoek → Taak aanmaken
• Escalatie sleutelwoord → Toewijzen aan manager
• Probleem opgelost → Taakstatus bijwerken

---

Synchronisatiegedrag

Automatische Synchronisatie

AI SmartTalk synchroniseert periodiek ClickUp-gegevens:

• Nieuwe taken worden toegevoegd
• Bijgewerkte taken worden vernieuwd
• Verwijderde/archief taken worden verwijderd

Handmatige Synchronisatie

Forceer een onmiddellijke vernieuwing:

1. Ga naar Instellingen → Integraties → ClickUp
2. Klik op Synchroniseer Nu

Real-time Updates via Webhooks

Voor directe updates, configureer ClickUp-webhooks:

1. Ga in ClickUp naar Instellingen → Integraties
2. Stel webhook in naar AI SmartTalk-eindpunt
3. Taakwijzigingen triggeren onmiddellijke updates van de kennisbank

---

Probleemoplossing

Verbindingsproblemen

Probleem	Oplossing
"Autorisatie mislukt"	Herautoriseren via OAuth
"Werkruimte niet gevonden"	Controleer de machtigingen van de werkruimte
"Toegang geweigerd"	Zorg ervoor dat je de rol van lid/beheerder hebt

Synchronisatieproblemen

Probleem	Oplossing
Taken ontbreken	Controleer of de taken in de geselecteerde Lijsten staan
Verouderde gegevens	Klik op Nu synchroniseren om te verversen
Documenten synchroniseren niet	Schakel Documenten in de synchronisatie-instellingen in

SmartFlow Actieproblemen

Probleem	Oplossing
"Taakcreatie mislukt"	Controleer of list_id geldig is
"Ongeldige status"	Gebruik de exacte statusnaam van ClickUp
"Gebruiker niet gevonden"	Controleer de user_id van de toegewezen gebruiker

---

Beheren van de Verbinding

Actie	Hoe
Ruimtes toevoegen	Bewerk verbinding → Selecteer extra ruimtes
Ruimtes verwijderen	Vink ruimtes uit die je niet nodig hebt
Vernieuwen van tokens	Herautoriseren als token verloopt
Ontkoppelen	Instellingen → Integraties → ClickUp → Ontkoppelen

---

Beste Praktijken

Voor Kennis Synchronisatie

1. Wees selectief: Synchroniseer alleen relevante ruimtes/lijsten
2. Gebruik beschrijvingen: Goed gedocumenteerde taken = betere AI-antwoorden
3. Consistente naamgeving: Duidelijke taaknamen helpen AI de context te begrijpen
4. Regelmatige synchronisatie: Houd gegevens actueel voor nauwkeurige antwoorden

Voor SmartFlow Acties

1. Test in staging: Test taakcreatie eerst in een testlijst
2. Omgaan met fouten: Voeg foutafhandeling toe voor mislukte API-aanroepen
3. Gebruik sjablonen: Maak herbruikbare taak-sjablonen
4. Log acties: Volg geautomatiseerde taakcreaties voor auditing

---

Gerelateerde Documentatie

• Integraties Overzicht
• JIRA Integratie — Vergelijkbare projectmanagementintegratie
• SmartFlow Acties
• SmartFlow Webhooks