ClickUp

Conecta ClickUp a AI SmartTalk para sincronizar tareas y documentos en tu base de conocimientos, y automatizar la gestión de tareas con acciones de SmartFlow.

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Descripción general

La integración de ClickUp te permite:

• Sincronizar tareas y documentos en tu base de conocimientos
• Consultar el estado del proyecto de manera conversacional
• Automatizar la creación y actualización de tareas a través de SmartFlow
• Optimizar flujos de trabajo entre chat y gestión de proyectos

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Requisitos previos

Antes de comenzar, asegúrate de tener:

• Una cuenta activa de AI SmartTalk
• Una cuenta de ClickUp con acceso al espacio de trabajo
• Permisos de administrador o miembro en el espacio de trabajo

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Configuración paso a paso

Paso 1: Conectar tu cuenta de ClickUp

1. Inicia sesión en tu cuenta de AI SmartTalk
2. Navega a Configuración → Integraciones
3. Busca ClickUp y haz clic en Conectar
4. Se abre la ventana de OAuth de ClickUp
5. Haz clic en Conectar espacio de trabajo y autoriza el acceso

Paso 2: Seleccionar espacios de trabajo y espacios

Después de la autorización:

1. Elige qué Espacios de trabajo conectar
2. Selecciona Espacios dentro de cada espacio de trabajo
3. Elige Carpetas y Listas para sincronizar
4. Haz clic en Continuar

Paso 3: Configurar opciones de sincronización

Configuración	Descripción
Tareas	Sincronizar nombres de tareas, descripciones, estado
Documentos	Sincronizar contenido de ClickUp Docs
Comentarios	Incluir comentarios de tareas (opcional)
Adjuntos	Referenciar URLs de adjuntos

Paso 4: Iniciar sincronización inicial

1. Haz clic en Iniciar sincronización
2. AI SmartTalk importa tu contenido de ClickUp
3. La barra de progreso muestra el estado de la sincronización
4. Verifica el contenido en la sección Conocimiento

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Qué se sincroniza

Tareas

Campo	Sincronizado
Nombre de tarea	✅
Descripción	✅
Estado	✅
Asignados	✅
Fechas de vencimiento	✅
Prioridad	✅
Etiquetas	✅
Campos personalizados	✅
Comentarios	Opcional
Subtareas	✅

Documentos

Campo	Sincronizado
Título del documento	✅
Contenido del documento	✅
Páginas anidadas	✅
Última actualización	✅

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Acciones de SmartFlow

ClickUp exporta potentes acciones de SmartFlow para automatizar la gestión de proyectos:

Acciones Disponibles

Acción	Descripción	Parámetros
Crear Tarea	Agregar nueva tarea a una lista	name, description, list_id, assignees, due_date
Actualizar Tarea	Modificar tarea existente	task_id, status, priority, assignees
Agregar Comentario	Comentar en una tarea	task_id, comment_text
Cambiar Estado	Mover tarea entre estados	task_id, new_status
Asignar Tarea	Cambiar asignatarios de la tarea	task_id, user_ids
Obtener Tarea	Recuperar detalles de la tarea	task_id

Ejemplo: Crear Tarea desde Chat

Cuando un cliente reporta un problema, crea automáticamente una tarea en ClickUp:

Trigger: Chat Service
Condition: Message contains "bug" or "issue"
Actions:
  1. AI Request:
       Extract issue summary from conversation
  2. ClickUp - Create Task:
       List: Bug Reports
       Name: {{extracted_summary}}
       Description: "Reported via chat by {{customer_name}}"
       Priority: High
  3. Chat Response:
       "I've created a bug report for our team. Reference: {{task_id}}"

Ejemplo: Notificación de Actualización de Estado

Cuando cambia el estado de una tarea, notifica al cliente:

Trigger: Webhook (ClickUp task updated)
Condition: Status changed to "Done"
Actions:
  1. Get Customer Email:
       From task custom field
  2. Send Email:
       To: {{customer_email}}
       Subject: Your request has been completed
       Body: Task "{{task_name}}" is now complete

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Casos de Uso

Soporte al Cliente

Sincroniza tareas de soporte para que la IA pueda responder:

• "¿Cuál es el estado de mi ticket de soporte?"
• "¿Cuántos problemas abiertos tenemos?"
• "¿Cuándo se asignó mi solicitud?"

Asistente Interno

Ayuda a los miembros del equipo con consultas sobre proyectos:

• "¿Qué tareas tienen que entregarse esta semana?"
• "Muéstrame todos los errores de alta prioridad"
• "¿En qué está trabajando @John?"

Informes de Estado del Proyecto

La IA puede resumir el estado del proyecto:

• "Dame un resumen del progreso del Sprint 14"
• "¿Cuántas tareas están bloqueadas?"
• "¿Qué completó el equipo la semana pasada?"

Flujos de Trabajo Automatizados

Activa acciones de ClickUp desde el chat:

• Solicitud del cliente → Crear tarea
• Palabra clave de escalación → Asignar a gerente
• Problema resuelto → Actualizar estado de la tarea

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Comportamiento de Sincronización

Sincronización Automática

AI SmartTalk sincroniza periódicamente los datos de ClickUp:

• Se agregan nuevas tareas
• Se actualizan tareas existentes
• Se eliminan tareas borradas/archivadas

Sincronización Manual

Forzar una actualización inmediata:

1. Ir a Configuraciones → Integraciones → ClickUp
2. Hacer clic en Sincronizar Ahora

Actualizaciones en Tiempo Real a través de Webhooks

Para actualizaciones instantáneas, configura webhooks de ClickUp:

1. En ClickUp, ir a Configuraciones → Integraciones
2. Configurar webhook al endpoint de AI SmartTalk
3. Los cambios en la tarea activan actualizaciones inmediatas de la base de conocimientos

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Solución de Problemas

Problemas de Conexión

Problema	Solución
"Autorización fallida"	Reautorizar a través de OAuth
"Espacio de trabajo no encontrado"	Verificar permisos del espacio de trabajo
"Acceso denegado"	Asegúrate de tener rol de miembro/admin

Problemas de Sincronización

Problema	Solución
Tareas faltantes	Verifica que las tareas estén en las listas seleccionadas
Datos obsoletos	Haz clic en Sincronizar ahora para actualizar
Documentos no sincronizando	Habilita Documentos en la configuración de sincronización

Problemas con Acciones de SmartFlow

Problema	Solución
"Creación de tarea fallida"	Verifica que list_id sea válido
"Estado inválido"	Usa el nombre exacto del estado de ClickUp
"Usuario no encontrado"	Verifica el user_id del asignado

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Gestión de la Conexión

Acción	Cómo
Agregar espacios	Editar conexión → Seleccionar espacios adicionales
Eliminar espacios	Desmarcar espacios que no necesitas
Actualizar tokens	Reautorizar si el token expira
Desconectar	Configuración → Integraciones → ClickUp → Desconectar

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Mejores Prácticas

Para Sincronización de Conocimientos

1. Sé selectivo: Solo sincroniza espacios/listas relevantes
2. Usa descripciones: Tareas bien documentadas = mejores respuestas de IA
3. Nombres consistentes: Nombres claros de tareas ayudan a la IA a entender el contexto
4. Sincronización regular: Mantén los datos actualizados para respuestas precisas

Para Acciones de SmartFlow

1. Prueba en staging: Prueba la creación de tareas en una lista de prueba primero
2. Maneja errores: Agrega manejo de errores para llamadas API fallidas
3. Usa plantillas: Crea plantillas de tareas reutilizables
4. Registra acciones: Rastrear creaciones de tareas automatizadas para auditoría

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Documentación Relacionada

• Descripción General de Integraciones
• Integración con JIRA — Integración de gestión de proyectos similar
• Acciones de SmartFlow
• Webhooks de SmartFlow