ClickUp

Verbannen ClickUp mat AI SmartTalk fir Aufgaben a Dokumenter an d'Wëssenbasis ze synchroniséieren, a fir d'Aufgabeverwaltung mat SmartFlow Aktiounen ze automatiséieren.

---

Iwwersiicht

D'ClickUp Integratioun erlaabt Iech:

• Synchroniséieren Aufgaben a Dokumenter an Är Wëssenbasis
• Froen iwwer Projetstatus an engem Gespréich
• Automatiséieren d'Erstellung a Updates vun Aufgaben duerch SmartFlow
• Optimiséieren d'Aarbechtsflëss tëscht Chat a Projetverwaltung

---

Viraussetzungen

Elo, ier Dir ufänkt, stellt sécher datt Dir:

• En aktive AI SmartTalk Kont hutt
• En ClickUp Kont mat Workspace-Zougang hutt
• Administrateur- oder Member-Rechter am Workspace hutt

---

Schrëtt-fir-Schrëtt Setup

Schrëtt 1: Verbannen Äre ClickUp Kont

1. Loggt Iech an Äre AI SmartTalk Kont an
2. Navigéiert zu Astellungen → Integratiounen
3. Fannt ClickUp a klickt op Verbannen
4. D'ClickUp OAuth Fënster gëtt opgemaach
5. Klickt op Workspace verbannen a geneelegt Zougang

Schrëtt 2: Wielt Workspaces a Spaces

No der Geneemegung:

1. Wielt déi Workspaces déi Dir verbannen wëllt
2. Wielt Spaces bannent all Workspace
3. Wielt Fichieren a Lëschten fir ze synchroniséieren
4. Klickt op Weider

Schrëtt 3: Konfiguréiert Synchronisatiounsparameteren

Astellung	Beschreiwung
Aufgaben	Synchroniséiert d'Nimm, Beschreiwungen, Status vun den Aufgaben
Dokumenter	Synchroniséiert den Inhalt vun ClickUp Dokumenter
Kommentare	Füügt Kommentarer zu den Aufgaben derbäi (optional)
Dateien	Referenzéiert d'URLs vun den Dateie

Schrëtt 4: Start Initial Synchronisatioun

1. Klickt op Start Synchronisatioun
2. AI SmartTalk importéiert Ären ClickUp Inhalt
3. D'Fortschrëttsbalken weist den Synchronisatiounsstatus
4. Verifizéiert den Inhalt am Wëssen Abschnitt

---

Wat gëtt synchroniséiert

Aufgaben

Feld	Synchroniséiert
Numm vun der Aufgab	✅
Beschreiwung	✅
Status	✅
Zuweisungen	✅
Fällterminer	✅
Prioritéit	✅
Tags	✅
Benotzerdefinéiert Felder	✅
Kommentare	Optional
Subtasks	✅

Dokumenter

Feld	Synchroniséiert
Titel vum Dokument	✅
Inhalt vum Dokument	✅
Nestéiert Säiten	✅
Lescht aktualiséiert	✅

---

SmartFlow Aktiounen

ClickUp exportéiert mächteg SmartFlow Aktiounen fir d'Automatiséierung vum Projetmanagement:

Disponibel Aktiounen

Aktioun	Beschreiwung	Parameteren
Task erstellen	Füügt eng nei Task zu enger Lëscht derbäi	name, description, list_id, assignees, due_date
Task aktualiséieren	Modifizéiert eng existent Task	task_id, status, priority, assignees
Kommentar derbäi füügen	Kommentéiert eng Task	task_id, comment_text
Status änneren	Beweegt Task tëscht Statuser	task_id, new_status
Task zouweisen	Ändert d'Zouweisungen vun der Task	task_id, user_ids
Task kréien	Rëtrieved Task Detailer	task_id

Beispill: Task erstellen aus Chat

Wann e Client e Problem mellt, erstellt automatesch eng ClickUp Task:

Trigger: Chat Service
Condition: Message contains "bug" or "issue"
Actions:
  1. AI Request:
       Extract issue summary from conversation
  2. ClickUp - Create Task:
       List: Bug Reports
       Name: {{extracted_summary}}
       Description: "Reported via chat by {{customer_name}}"
       Priority: High
  3. Chat Response:
       "I've created a bug report for our team. Reference: {{task_id}}"

Beispill: Status Update Notifikatioun

Wann de Status vun enger Task ännert, informéiert de Client:

Trigger: Webhook (ClickUp task updated)
Condition: Status changed to "Done"
Actions:
  1. Get Customer Email:
       From task custom field
  2. Send Email:
       To: {{customer_email}}
       Subject: Your request has been completed
       Body: Task "{{task_name}}" is now complete

---

Benotzungsfäll

Client Support

Synchroniséiert Support Tasks sou AI kann äntweren:

• "Wat ass de Status vun menger Support Ticket?"
• "Wéi vill offen Problemer hunn mir?"
• "Wann gouf meng Ufro zougewisen?"

Internen Assistent

Hëlleft Team Member mat Projet Froen:

• "Wéi vill Tasks sinn dës Woch fäerdeg?"
• "Wéiss mech all héich-prioriséiert Bugs"
• "Wat ass @John am Aarbecht?"

Projet Status Berichterstattung

AI kann den Projetstatus zammenfassen:

• "Gëtt mir eng Zesummefaassung vum Sprint 14 Fortschrëtt"
• "Wéi vill Tasks sinn blockéiert?"
• "Wat huet d'Team lescht Woch fäerdeg gemaach?"

Automatiséiert Workflows

Trigger ClickUp Aktiounen aus dem Chat:

• Client Ufro → Task erstellen
• Escalation Keyword → Zouweisen un de Manager
• Probleem geléist → Task Status aktualiséieren

---

Synchronisatiounsverhalen

Automatesch Synchronisatioun

AI SmartTalk synchroniséiert periodesch ClickUp Daten:

• Nei Tasks ginn derbäi gefüügt
• Aktualiséiert Tasks ginn erfrëscht
• Geläscht/archivéiert Tasks ginn ewechgeholl

Manuell Synchronisatioun

Zwangt eng direkt Erfrëschung:

1. Gehe zu Einstellungen → Integratiounen → ClickUp
2. Klickt op Synchroniséieren elo

Echtzäit Updates via Webhooks

Fir instant Updates, konfiguréiert ClickUp Webhooks:

1. An ClickUp, geet zu Einstellungen → Integratiounen
2. Setzt e Webhook op AI SmartTalk Endpoint
3. Task Ännerungen triggeren direkt Wëssenbasis Updates

---

Troubleshooting

Verbindung Problemer

Probleem	Léisung
"Authorization failed"	Re-authorize through OAuth
"Workspace not found"	Kontrolléiert d'Workspace Berechtigungen
"Access denied"	Stellt sécher, datt Dir d'Member/Admin Roll hutt

Synchronisatioun Problemer

Probleem	Léisung
Aufgaben feelen	Vergewëssert Iech, datt d'Aufgaben an de gewielten Listen sinn
Ugedriwwe Daten	Klickt op Sync Now fir ze aktualiséieren
Docs net synchroniséiert	Aktivéiert Docs an den Synchronisatiounsparameteren

SmartFlow Aktioun Problemer

Probleem	Léisung
"Task creation failed"	Kontrolléiert ob list_id gülteg ass
"Invalid status"	Benotzt den exakten Statusnumm vun ClickUp
"User not found"	Vergewëssert Iech, datt den Zuweiser user_id gëlteg ass

---

Managing the Connection

Aktioun	Wéi
Add spaces	Edit connection → Wielt zousätzlech Spaces
Remove spaces	Deaktivéiert Spaces déi Dir net braucht
Refresh tokens	Re-authorize wann de Token ofgelaf ass
Disconnect	Settings → Integrations → ClickUp → Disconnect

---

Best Practices

Fir Knowledge Sync

1. Sei selektiv: Nëmmen relevant Spaces/Listen synchroniséieren
2. Benotzt Beschreiwungen: Gutt dokumentéiert Aufgaben = besser AI Äntwerten
3. Konsistent Benennung: Klare Aufgaben Nimm hëllefen AI den Kontext ze verstoen
4. Regelméisseg Synchronisatioun: Hält Daten frisch fir genee Äntwerten

Fir SmartFlow Aktiounen

1. Testen am Staging: Testt d'Aufgabeschafung an enger Testliste éischt
2. Feeler behandelen: Füügt Fehlerbehandlung fir gescheitert API Calls derbäi
3. Benotzt Templates: Erstellt reutiliséierbar Aufgaben Templates
4. Log Aktiounen: Verfollegt automatiséiert Aufgaben Schafungen fir Auditzwecker

---

Verbonnen Dokumentatioun

• Integrations Iwwerbléck
• JIRA Integratioun — Ähnlech Projetmanagement Integratioun
• SmartFlow Aktiounen
• SmartFlow Webhooks