ClickUp

Verbinden Sie ClickUp mit AI SmartTalk, um Aufgaben und Dokumente mit Ihrer Wissensdatenbank zu synchronisieren und das Aufgabenmanagement mit SmartFlow-Aktionen zu automatisieren.

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Übersicht

Die ClickUp-Integration ermöglicht es Ihnen:

• Synchronisieren Sie Aufgaben und Dokumente in Ihre Wissensdatenbank
• Abfragen Sie den Projektstatus im Gespräch
• Automatisieren Sie die Erstellung und Aktualisierung von Aufgaben über SmartFlow
• Optimieren Sie Arbeitsabläufe zwischen Chat und Projektmanagement

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Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie:

• Ein aktives AI SmartTalk-Konto haben
• Ein ClickUp-Konto mit Zugriff auf den Arbeitsbereich haben
• Administrator- oder Mitgliedsberechtigungen im Arbeitsbereich haben

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Schritt-für-Schritt-Setup

Schritt 1: Verbinden Sie Ihr ClickUp-Konto

1. Melden Sie sich bei Ihrem AI SmartTalk-Konto an
2. Navigieren Sie zu Einstellungen → Integrationen
3. Suchen Sie ClickUp und klicken Sie auf Verbinden
4. Das ClickUp OAuth-Fenster öffnet sich
5. Klicken Sie auf Arbeitsbereich verbinden und autorisieren Sie den Zugriff

Schritt 2: Wählen Sie Arbeitsbereiche und Bereiche aus

Nach der Autorisierung:

1. Wählen Sie, welche Arbeitsbereiche Sie verbinden möchten
2. Wählen Sie Bereiche innerhalb jedes Arbeitsbereichs aus
3. Wählen Sie Ordner und Listen zum Synchronisieren aus
4. Klicken Sie auf Weiter

Schritt 3: Konfigurieren Sie die Synchronisierungseinstellungen

Einstellung	Beschreibung
Aufgaben	Synchronisieren Sie Aufgabennamen, Beschreibungen, Status
Dokumente	Synchronisieren Sie den Inhalt von ClickUp-Dokumenten
Kommentare	Kommentare zu Aufgaben einbeziehen (optional)
Anhänge	Verweisen Sie auf die URLs von Anhängen

Schritt 4: Starten Sie die erste Synchronisierung

1. Klicken Sie auf Synchronisierung starten
2. AI SmartTalk importiert Ihre ClickUp-Inhalte
3. Der Fortschrittsbalken zeigt den Synchronisierungsstatus an
4. Überprüfen Sie den Inhalt im Abschnitt Wissen

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Was synchronisiert wird

Aufgaben

Feld	Synchronisiert
Aufgabennamen	✅
Beschreibung	✅
Status	✅
Zuweisungen	✅
Fälligkeitsdaten	✅
Priorität	✅
Tags	✅
Benutzerdefinierte Felder	✅
Kommentare	Optional
Unteraufgaben	✅

Dokumente

Feld	Synchronisiert
Dokumenttitel	✅
Dokumentinhalt	✅
Verschachtelte Seiten	✅
Zuletzt aktualisiert	✅

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SmartFlow Aktionen

ClickUp exportiert leistungsstarke SmartFlow-Aktionen zur Automatisierung des Projektmanagements:

Verfügbare Aktionen

Aktion	Beschreibung	Parameter
Aufgabe erstellen	Neue Aufgabe zu einer Liste hinzufügen	name, description, list_id, assignees, due_date
Aufgabe aktualisieren	Vorhandene Aufgabe ändern	task_id, status, priority, assignees
Kommentar hinzufügen	Kommentar zu einer Aufgabe	task_id, comment_text
Status ändern	Aufgabe zwischen Status verschieben	task_id, new_status
Aufgabe zuweisen	Zuweisungen der Aufgabe ändern	task_id, user_ids
Aufgabe abrufen	Aufgabendetails abrufen	task_id

Beispiel: Aufgabe aus Chat erstellen

Wenn ein Kunde ein Problem meldet, wird automatisch eine ClickUp-Aufgabe erstellt:

Trigger: Chat Service
Condition: Nachricht enthält "bug" oder "issue"
Actions:
  1. AI-Anfrage:
       Zusammenfassung des Problems aus dem Gespräch extrahieren
  2. ClickUp - Aufgabe erstellen:
       Liste: Fehlerberichte
       Name: {{extracted_summary}}
       Beschreibung: "Über Chat von {{customer_name}} gemeldet"
       Priorität: Hoch
  3. Chat-Antwort:
       "Ich habe einen Fehlerbericht für unser Team erstellt. Referenz: {{task_id}}"

Beispiel: Statusaktualisierungsbenachrichtigung

Wenn sich der Status einer Aufgabe ändert, benachrichtigen Sie den Kunden:

Trigger: Webhook (ClickUp-Aufgabe aktualisiert)
Condition: Status geändert auf "Fertig"
Actions:
  1. Kunden-E-Mail abrufen:
       Aus benutzerdefiniertem Feld der Aufgabe
  2. E-Mail senden:
       An: {{customer_email}}
       Betreff: Ihre Anfrage wurde abgeschlossen
       Text: Aufgabe "{{task_name}}" ist jetzt abgeschlossen

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Anwendungsfälle

Kundenservice

Synchronisieren Sie Support-Aufgaben, damit KI antworten kann:

• "Wie ist der Status meines Support-Tickets?"
• "Wie viele offene Probleme haben wir?"
• "Wann wurde meine Anfrage zugewiesen?"

Interner Assistent

Helfen Sie Teammitgliedern bei Projektanfragen:

• "Welche Aufgaben sind diese Woche fällig?"
• "Zeig mir alle hochpriorisierten Fehler"
• "Woran arbeitet @John?"

Projektstatusberichterstattung

KI kann den Projektstatus zusammenfassen:

• "Gib mir eine Zusammenfassung des Fortschritts von Sprint 14"
• "Wie viele Aufgaben sind blockiert?"
• "Was hat das Team letzte Woche abgeschlossen?"

Automatisierte Workflows

Triggern Sie ClickUp-Aktionen aus dem Chat:

• Kundenanfrage → Aufgabe erstellen
• Eskalationsschlüsselwort → An Manager zuweisen
• Problem gelöst → Aufgabenstatus aktualisieren

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Synchronisationsverhalten

Automatische Synchronisation

AI SmartTalk synchronisiert regelmäßig ClickUp-Daten:

• Neue Aufgaben werden hinzugefügt
• Aktualisierte Aufgaben werden aktualisiert
• Gelöschte/archivierte Aufgaben werden entfernt

Manuelle Synchronisation

Erzwingen Sie eine sofortige Aktualisierung:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → ClickUp
2. Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren

Echtzeit-Updates über Webhooks

Für sofortige Updates konfigurieren Sie ClickUp-Webhooks:

1. Gehen Sie in ClickUp zu Einstellungen → Integrationen
2. Richten Sie den Webhook zum AI SmartTalk-Endpunkt ein
3. Änderungen an Aufgaben lösen sofortige Aktualisierungen der Wissensdatenbank aus

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Fehlersuche

Verbindungsprobleme

Problem	Lösung
"Autorisierung fehlgeschlagen"	Erneut über OAuth autorisieren
"Arbeitsbereich nicht gefunden"	Überprüfen Sie die Berechtigungen des Arbeitsbereichs
"Zugriff verweigert"	Stellen Sie sicher, dass Sie die Rolle Mitglied/Administrator haben

Synchronisierungsprobleme

Problem	Lösung
Fehlende Aufgaben	Überprüfen Sie, ob Aufgaben in den ausgewählten Listen sind
Veraltete Daten	Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren, um zu aktualisieren
Dokumente werden nicht synchronisiert	Aktivieren Sie Dokumente in den Synchronisierungseinstellungen

SmartFlow-Aktionsprobleme

Problem	Lösung
"Aufgabenerstellung fehlgeschlagen"	Überprüfen Sie, ob list_id gültig ist
"Ungültiger Status"	Verwenden Sie den genauen Statusnamen von ClickUp
"Benutzer nicht gefunden"	Überprüfen Sie die Benutzer-ID des Zuweisenden

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Verwaltung der Verbindung

Aktion	Wie
Räume hinzufügen	Verbindung bearbeiten → Zusätzliche Räume auswählen
Räume entfernen	Nicht benötigte Räume abwählen
Token aktualisieren	Erneut autorisieren, wenn das Token abläuft
Trennen	Einstellungen → Integrationen → ClickUp → Trennen

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Best Practices

Für Wissenssynchronisierung

1. Wählen Sie selektiv aus: Nur relevante Räume/Listen synchronisieren
2. Verwenden Sie Beschreibungen: Gut dokumentierte Aufgaben = bessere AI-Antworten
3. Konsistente Benennung: Klare Aufgabennamen helfen der AI, den Kontext zu verstehen
4. Regelmäßige Synchronisierung: Halten Sie die Daten aktuell für genaue Antworten

Für SmartFlow-Aktionen

1. In der Staging-Umgebung testen: Testen Sie die Aufgabenerstellung zuerst in einer Testliste
2. Fehler behandeln: Fügen Sie eine Fehlerbehandlung für fehlgeschlagene API-Aufrufe hinzu
3. Vorlagen verwenden: Erstellen Sie wiederverwendbare Aufgaben-Vorlagen
4. Aktionen protokollieren: Verfolgen Sie automatisierte Aufgabenerstellungen zur Prüfung

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Verwandte Dokumentation

• Integrationsübersicht
• JIRA-Integration — Ähnliche Projektmanagement-Integration
• SmartFlow-Aktionen
• SmartFlow-Webhooks