Gmail

Verbinden Sie Ihr Gmail-Konto mit AI SmartTalk, um E-Mail-Konversationen mit Unterstützung von KI zu verwalten. Eingehende E-Mails erstellen Konversationsthreads, und Sie können antworten, Entwürfe erstellen und E-Mail-Workflows automatisieren.

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Übersicht

Der Gmail-Kanal ermöglicht Ihnen:

• E-Mails als Konversationsthreads in AI SmartTalk zu empfangen
• Automatische Antworten mit Ihrem KI-Assistenten zu verwenden
• Entwürfe zur Überprüfung durch Menschen zu erstellen, bevor sie gesendet werden
• E-Mail-Workflows mit SmartFlow zu automatisieren

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Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie:

• Ein aktives AI SmartTalk-Konto haben
• Ein Gmail- oder Google Workspace-Konto besitzen
• Die Berechtigung haben, den E-Mail-Zugriff über OAuth zu gewähren

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Schritt-für-Schritt-Setup

Schritt 1: Zugriff auf den Gmail-Kanal

1. Melden Sie sich bei Ihrem AI SmartTalk-Konto an
2. Navigieren Sie zu Einstellungen → Kanäle
3. Finden Sie Gmail und klicken Sie auf Verbinden

Schritt 2: Mit Google autorisieren

1. Das Google OAuth-Fenster öffnet sich
2. Wählen Sie Ihr Google-Konto aus
3. Überprüfen Sie die angeforderten Berechtigungen:
   • E-Mail-Nachrichten lesen
   • E-Mails in Ihrem Namen senden
   • Entwürfe verwalten
4. Klicken Sie auf Zulassen

Sicherheitsnotiz: AI SmartTalk verwendet sicheres OAuth 2.0. Wir sehen Ihr Google-Passwort niemals und speichern es nicht.

Schritt 3: E-Mail-Einstellungen konfigurieren

Nach der Autorisierung konfigurieren Sie, wie E-Mails behandelt werden:

Einstellung	Beschreibung
Automatische Antwort	KI antwortet automatisch auf eingehende E-Mails
Nur Entwurf erstellen	KI erstellt Entwürfe zur Überprüfung durch Menschen
Labels/Ordner	Welche E-Mails verarbeitet werden sollen (Posteingang, spezifische Labels)
Antwortverzögerung	Wartezeit, bevor die KI antwortet (optional)

Schritt 4: Verbindung überprüfen

1. Der Status zeigt Verbunden mit Ihrer E-Mail-Adresse an
2. Senden Sie eine Test-E-Mail an Ihre verbundene Adresse
3. Überprüfen Sie Chat — die Konversation sollte mit dem ✉️-Symbol erscheinen
4. Die KI antwortet (oder erstellt einen Entwurf) basierend auf Ihren Einstellungen

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Wie der Gmail-Kanal funktioniert

E-Mail → Konversation

Eingehende E-Mail                    AI SmartTalk Chat
┌─────────────────┐              ┌─────────────────┐
│ Von: Kunde      │    ────▶     │ ✉️ kunde@...     │
│ Betreff: Hilfe   │              │ "Ich brauche Hilfe..." │
│ Inhalt: Ich brauche... │        │                  │
└─────────────────┘              │ 🤖 KI-Antwort    │
                                 └─────────────────┘

Thread-Kontinuität

• E-Mail-Antworten bleiben im selben Konversationsthread
• Die KI hat den vollständigen Kontext der E-Mail-Kette
• Thread-Historie ist in der Chatansicht sichtbar

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SmartFlow-Integration

Erstellen benutzerdefinierter E-Mail-Workflows

Verwenden Sie den Chat Service-Trigger, um die Verarbeitung von Gmail anzupassen:

Trigger: Chat Service
  Channel: Gmail
  
Actions:
  1. Check Sender:
       - If VIP customer → Route to human
       - If support request → Continue with AI
  2. AI Request:
       Analyze email and generate response
  3. Gmail - Create Draft:
       Draft response for human review
  4. Notification:
       Alert team about new email

Verfügbare Gmail-Aktionen

Aktion	Beschreibung	Anwendungsfall
Send Reply	E-Mail-Antwort direkt senden	Automatische Antwort auf einfache Anfragen
Create Draft	Entwurf in Gmail erstellen	Menschliche Überprüfung vor dem Senden
Add Label	Gmail-Label anwenden	Kategorisierung verarbeiteter E-Mails
Forward	An eine andere Adresse weiterleiten	An Spezialisten weiterleiten

Beispiel: Support-E-Mail-Workflow

Trigger: Chat Service (Gmail)
Condition: Subject contains "urgent" OR "help"

Actions:
  1. Gmail - Add Label:
       Label: "Support/AI-Processed"
  
  2. AI Request:
       System: "You are a helpful support agent. 
                Analyze this email and draft a helpful response."
       Input: {{email_content}}
  
  3. Gmail - Create Draft:
       To: {{sender_email}}
       Subject: Re: {{email_subject}}
       Body: {{ai_response}}
  
  4. Slack Notification:
       Channel: #support
       Message: "New support email from {{sender_email}} - draft ready for review"

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Anwendungsfälle

Kundenservice

Bearbeiten Sie eingehende Support-E-Mails:

• AI analysiert das Problem
• Entwirft eine angemessene Antwort
• Team überprüft und sendet

Verkaufsanfragen

Antworten auf Verkaufsfragen:

• AI beantwortet Produktfragen aus der Wissensdatenbank
• Erstellt einen personalisierten Entwurf mit Preisinformationen
• Vertriebsteam überprüft vor dem Senden

FAQ-Bearbeitung

Automatische Antworten auf häufige Fragen:

• AI erkennt häufige Fragen
• Sendet sofortige Antworten
• Entlastet das Team bei komplexen Problemen

Abwesenheit

Intelligente Abwesenheitsantworten:

• AI bearbeitet Routine-E-Mails
• Eskaliert dringende Angelegenheiten an Vertretung
• Bietet relevante Informationen, auch wenn abwesend

E-Mail-Verarbeitungsoptionen

Automatische Antwortmodus

AI antwortet direkt auf E-Mails:

Vorteile	Nachteile
Sofortige Antworten	Weniger menschliche Aufsicht
24/7 Verfügbarkeit	Risiko unangemessener Antworten
Reduzierte Arbeitslast	Kunden bevorzugen möglicherweise menschlichen Kontakt

Am besten geeignet für: Hochvolumige, routinemäßige Anfragen

Entwurfsmodus

AI erstellt Entwürfe zur Überprüfung:

Vorteile	Nachteile
Menschliche Qualitätskontrolle	Langsamere Reaktionszeit
Lernmöglichkeit	Erfordert manuelles Senden
Sicherer für sensible Themen	Mehr Arbeit für das Team

Am besten geeignet für: Komplexe Themen, neue Implementierungen, sensible Kommunikationen

Hybridmodus

Verwenden Sie SmartFlow, um pro E-Mail zu entscheiden:

If: Email is simple FAQ → Auto-reply
If: Email is sales inquiry → Create draft
If: Email is complaint → Route to human immediately

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Fehlersuche

Verbindungsprobleme

Problem	Lösung
"Autorisierung fehlgeschlagen"	Erneut über Google OAuth autorisieren
"Zugriff widerrufen"	Google-Konto → Sicherheit → Verbundene Apps überprüfen
"Token abgelaufen"	Klicken Sie auf Wiederverbinden in AI SmartTalk

E-Mail erscheint nicht

Problem	Lösung
Keine Gespräche im Chat	Überprüfen Sie, ob die E-Mail in den konfigurierten Labels/Ordnern ist
Verzögerte Anzeige	Kann 1-2 Minuten für die Synchronisation dauern
Nur einige E-Mails	Überprüfen Sie, ob die Filtereinstellungen sie ausschließen

Antwortprobleme

Problem	Lösung
AI antwortet nicht	Überprüfen Sie, ob die automatische Antwort aktiviert ist
Falscher Ton	Passen Sie die AI-Persönlichkeitseinstellungen an
Fehlende Informationen	Wissensdatenbank aktualisieren
Entwurf nicht erstellt	Überprüfen Sie die SmartFlow-Konfiguration

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Verwaltung des Gmail-Kanals

Aktion	Wie
Kanal pausieren	Umschalten von Aktiviert → Aus
Einstellungen ändern	Konfiguration in den Kanaleinstellungen bearbeiten
Konten wechseln	Trennen, dann mit einem anderen Konto verbinden
Trennen	Einstellungen → Kanäle → Gmail → Trennen

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Datenschutz & Sicherheit

Was wir zugreifen

Zugriff	Zweck
E-Mails lesen	Eingehende Nachrichten verarbeiten
E-Mails senden	In Ihrem Namen antworten
Entwürfe verwalten	Antwortentwürfe erstellen
Labels anwenden	Verarbeitete E-Mails organisieren

Was wir NICHT tun

• ❌ E-Mail-Inhalte dauerhaft speichern
• ❌ Auf E-Mails außerhalb der konfigurierten Filter zugreifen
• ❌ E-Mail-Inhalte mit Dritten teilen
• ❌ Auf andere Google-Dienste (Kalender, Drive usw.) zugreifen

Zugriff widerrufen

Um AI SmartTalk von Gmail zu trennen:

1. In AI SmartTalk: Einstellungen → Kanäle → Gmail → Trennen
2. In Google: Konto → Sicherheit → Drittanbieter-Apps → AI SmartTalk entfernen

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Best Practices

1. Beginnen Sie mit dem Entwurfsmodus: Überprüfen Sie die AI-Antworten, bevor Sie die automatische Antwort aktivieren
2. Filter konfigurieren: Nur relevante E-Mails verarbeiten (keine Newsletter usw.)
3. Erwartungen setzen: Informieren Sie die Kunden, dass sie möglicherweise AI-unterstützte Antworten erhalten
4. Qualität überwachen: Überprüfen Sie regelmäßig die AI-Antworten auf Genauigkeit
5. Labels verwenden: Organisieren Sie die AI-verarbeiteten E-Mails für eine einfache Nachverfolgung
6. Trainieren Sie Ihre AI: Aktualisieren Sie die Wissensdatenbank mit häufigen E-Mail-Themen

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Vergleich mit anderen Kanälen

Funktion	Gmail	Messenger	WhatsApp
Asynchrone Kommunikation	✅ Erwünscht	Möglich	Möglich
Formeller Ton	✅ Typisch	❌ Lässig	❌ Lässig
Langform-Inhalte	✅ Unterstützt	❌ Am besten kurz	❌ Am besten kurz
Anhänge	✅ Vollständige Unterstützung	Eingeschränkt	Eingeschränkt
Threading	✅ Nativ	❌ Flach	❌ Flach

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Verwandte Dokumentation

• Übersicht der Kanäle
• SmartFlow-Chat-Aktionen
• SmartFlow-E-Mail-Aktionen
• AI-Konfiguration