Gmail
Conecta tu cuenta de Gmail a AI SmartTalk para manejar conversaciones por correo electrónico con asistencia de IA. Los correos electrónicos entrantes crean hilos de conversación, y puedes responder, crear borradores y automatizar flujos de trabajo de correo electrónico.
Descripción general
El canal de Gmail te permite:
- Recibir correos electrónicos como hilos de conversación en AI SmartTalk
- Responder automáticamente utilizando tu asistente de IA
- Crear borradores para revisión humana antes de enviar
- Automatizar flujos de trabajo de correo electrónico con SmartFlow
Requisitos previos
Antes de comenzar, asegúrate de tener:
- Una cuenta activa de AI SmartTalk
- Una cuenta de Gmail o Google Workspace
- Permiso para otorgar acceso al correo electrónico a través de OAuth
Configuración paso a paso
Paso 1: Acceder al canal de Gmail
- Inicia sesión en tu cuenta de AI SmartTalk
- Navega a Configuración → Canaux (Canales)
- Busca Gmail y haz clic en Conectar
Paso 2: Autorizar con Google
- Se abre la ventana de OAuth de Google
- Selecciona tu cuenta de Google
- Revisa los permisos solicitados:
- Leer mensajes de correo electrónico
- Enviar correos electrónicos en tu nombre
- Gestionar borradores
- Haz clic en Permitir
Nota de seguridad: AI SmartTalk utiliza OAuth 2.0 seguro. Nunca vemos ni almacenamos tu contraseña de Google.
Paso 3: Configurar la configuración de correo electrónico
Después de la autorización, configura cómo se manejan los correos electrónicos:
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Respuesta automática | La IA responde automáticamente a los correos electrónicos entrantes |
| Crear solo borrador | La IA crea borradores para revisión humana |
| Etiquetas/Carpetas | Qué correos electrónicos procesar (Bandeja de entrada, etiquetas específicas) |
| Retraso de respuesta | Tiempo de espera antes de que la IA responda (opcional) |
Paso 4: Verificar conexión
- El estado muestra Conectado con tu dirección de correo electrónico
- Envía un correo electrónico de prueba a tu dirección conectada
- Verifica Chat — la conversación debería aparecer con el ícono ✉️
- La IA responde (o crea un borrador) según tus configuraciones
Cómo funciona el canal de Gmail
Correo electrónico → Conversación
Incoming Email AI SmartTalk Chat
┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐
│ From: customer │ ────▶ │ ✉️ customer@... │
│ Subject: Help │ │ "I need help..." │
│ Body: I need... │ │ │
└─────────────────┘ │ 🤖 AI Response │
└─────────────────┘
Continuidad del hilo
- Las respuestas por correo electrónico permanecen en el mismo hilo de conversación
- La IA tiene el contexto completo de la cadena de correos electrónicos
- El historial del hilo es visible en la vista de Chat
Integración de SmartFlow
Creación de Flujos de Correo Electrónico Personalizados
Utiliza el disparador Chat Service para personalizar el manejo de Gmail:
Trigger: Chat Service
Channel: Gmail
Actions:
1. Check Sender:
- If VIP customer → Route to human
- If support request → Continue with AI
2. AI Request:
Analyze email and generate response
3. Gmail - Create Draft:
Draft response for human review
4. Notification:
Alert team about new email
Acciones Disponibles de Gmail
| Acción | Descripción | Caso de Uso |
|---|---|---|
| Send Reply | Enviar respuesta por correo electrónico directamente | Respuesta automática a consultas simples |
| Create Draft | Crear borrador en Gmail | Revisión humana antes de enviar |
| Add Label | Aplicar etiqueta de Gmail | Categorizar correos electrónicos procesados |
| Forward | Reenviar a otra dirección | Dirigir a un especialista |
Ejemplo: Flujo de Trabajo de Correo Electrónico de Soporte
Trigger: Chat Service (Gmail)
Condition: Subject contains "urgent" OR "help"
Actions:
1. Gmail - Add Label:
Label: "Support/AI-Processed"
2. AI Request:
System: "You are a helpful support agent.
Analyze this email and draft a helpful response."
Input: {{email_content}}
3. Gmail - Create Draft:
To: {{sender_email}}
Subject: Re: {{email_subject}}
Body: {{ai_response}}
4. Slack Notification:
Channel: #support
Message: "New support email from {{sender_email}} - draft ready for review"
Casos de Uso
Soporte al Cliente
Manejar correos electrónicos de soporte entrantes:
- La IA analiza el problema
- Redacta una respuesta adecuada
- El equipo revisa y envía
Consultas de Ventas
Responder a preguntas de ventas:
- La IA responde preguntas sobre productos de la base de conocimientos
- Crea un borrador personalizado con información de precios
- El equipo de ventas revisa antes de enviar
Manejo de Preguntas Frecuentes
Responder automáticamente a preguntas comunes:
- La IA reconoce preguntas frecuentes
- Envía respuesta inmediata
- Libera al equipo para problemas complejos
Fuera de la Oficina
Respuestas automáticas inteligentes:
- La IA maneja correos electrónicos rutinarios
- Escalates urgent matters to backup
- Proporciona información relevante incluso cuando está ausente
Opciones de Procesamiento de Correo Electrónico
Modo de Respuesta Automática
La IA responde directamente a los correos electrónicos:
| Pros | Contras |
|---|---|
| Respuestas instantáneas | Menos supervisión humana |
| Disponibilidad 24/7 | Riesgo de respuestas inapropiadas |
| Reducción de carga de trabajo | Los clientes pueden preferir contacto humano |
Mejor para: Consultas rutinarias de alto volumen
Modo de Borrador
La IA crea borradores para revisión:
| Pros | Contras |
|---|---|
| Control de calidad humano | Tiempo de respuesta más lento |
| Oportunidad de aprendizaje | Requiere envío manual |
| Más seguro para temas sensibles | Más trabajo para el equipo |
Mejor para: Temas complejos, nuevas implementaciones, comunicaciones sensibles
Modo Híbrido
Usa SmartFlow para decidir por correo:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply
If: Email is sales inquiry → Create draft
If: Email is complaint → Route to human immediately
Solución de Problemas
Problemas de Conexión
| Problema | Solución |
|---|---|
| "Autorización fallida" | Re-autorización a través de Google OAuth |
| "Acceso revocado" | Verifica Cuenta de Google → Seguridad → Aplicaciones conectadas |
| "Token expirado" | Haz clic en Reconectar en AI SmartTalk |
Correo No Aparece
| Problema | Solución |
|---|---|
| No hay conversaciones en Chat | Verifica que el correo esté en las etiquetas/carpetas configuradas |
| Aparición retrasada | Puede tardar de 1 a 2 minutos en sincronizar |
| Solo algunos correos | Verifica que la configuración de filtros no los esté excluyendo |
Problemas de Respuesta
| Problema | Solución |
|---|---|
| La IA no responde | Verifica que la respuesta automática esté habilitada |
| Tono incorrecto | Ajusta la configuración de personalidad de la IA |
| Información faltante | Actualiza la base de conocimientos |
| Borrador no creado | Verifica la configuración de SmartFlow |
Gestión del Canal de Gmail
| Acción | Cómo |
|---|---|
| Pausar canal | Cambiar Habilitado → Apagar |
| Cambiar configuraciones | Editar configuración en la configuración del canal |
| Cambiar cuentas | Desconectar, luego conectar con una cuenta diferente |
| Desconectar | Configuración → Canales → Gmail → Desconectar |
Privacidad y Seguridad
Lo Que Accedemos
| Acceso | Propósito |
|---|---|
| Leer correos | Procesar mensajes entrantes |
| Enviar correos | Responder en tu nombre |
| Gestionar borradores | Crear borradores de respuesta |
| Aplicar etiquetas | Organizar correos procesados |
Lo Que NO Hacemos
- ❌ Almacenar el contenido del correo permanentemente
- ❌ Acceder a correos fuera de los filtros configurados
- ❌ Compartir el contenido del correo con terceros
- ❌ Acceder a otros servicios de Google (Calendario, Drive, etc.)
Revocación de Acceso
Para desconectar AI SmartTalk de Gmail:
- En AI SmartTalk: Configuración → Canales → Gmail → Desconectar
- En Google: Cuenta → Seguridad → Aplicaciones de terceros → Eliminar AI SmartTalk
Mejores Prácticas
- Comienza con el Modo Borrador: Revisa las respuestas de la IA antes de habilitar la respuesta automática
- Configura filtros: Procesa solo correos electrónicos relevantes (no boletines, etc.)
- Establece expectativas: Informa a los clientes que pueden recibir respuestas asistidas por IA
- Monitorea la calidad: Revisa regularmente las respuestas de la IA por precisión
- Usa etiquetas: Organiza los correos electrónicos procesados por IA para un fácil seguimiento
- Entrena tu IA: Actualiza la base de conocimientos con temas comunes de correos electrónicos
Comparación con Otros Canales
| Característica | Gmail | Messenger | |
|---|---|---|---|
| Comunicación asíncrona | ✅ Esperado | Posible | Posible |
| Tono formal | ✅ Típico | ❌ Casual | ❌ Casual |
| Contenido en formato largo | ✅ Soportado | ❌ Mejor corto | ❌ Mejor corto |
| Archivos adjuntos | ✅ Soporte completo | Limitado | Limitado |
| Hilos | ✅ Nativo | ❌ Plano | ❌ Plano |