Gmail
Conecta tu cuenta de Gmail a AI SmartTalk para manejar conversaciones de correo electrónico con asistencia de IA. Los correos electrónicos entrantes crean hilos de conversación, y puedes responder, crear borradores y automatizar flujos de trabajo de correo electrónico con 11 potentes acciones de SmartFlow.
Overview
El canal de Gmail te permite:
- Recibir correos electrónicos como hilos de conversación en AI SmartTalk
- Responder automáticamente usando tu asistente de IA
- Crear borradores para revisión humana antes de enviar
- Automatizar flujos de trabajo de correo electrónico con 11 acciones de SmartFlow
- Buscar y gestionar tu bandeja de entrada de Gmail programáticamente
Key Features
| Feature | Description |
|---|---|
| 📥 AI Email Processing | Analiza y responde automáticamente a los correos electrónicos entrantes |
| 📝 Draft Mode | La IA crea borradores para revisión humana |
| 📤 Direct Send | Responde automáticamente a consultas simples |
| 🔍 Email Search | Busca en Gmail con una potente sintaxis de consulta |
| 📂 Thread Management | Maneja conversaciones completas de correo electrónico |
| ✅ Read Status | Marca correos electrónicos como leídos automáticamente |
| 🔄 SmartFlow Integration | 11 acciones + activador de borrador de Gmail AI |
Prerequisites
Antes de comenzar, asegúrate de tener:
- Una cuenta activa de AI SmartTalk
- Una cuenta de Gmail o Google Workspace
- Permiso para otorgar acceso al correo electrónico a través de OAuth
Step-by-Step Setup
Step 1: Access Gmail Channel
- Inicia sesión en tu cuenta de AI SmartTalk
- Navega a Channels → Canals
- Encuentra Gmail y haz clic en Connect
Step 2: Authorize with Google
- Se abre la ventana de Google OAuth
- Selecciona tu cuenta de Google
- Revisa los permisos solicitados:
- Leer mensajes de correo electrónico
- Enviar correos electrónicos en tu nombre
- Gestionar borradores
- Buscar y organizar correos electrónicos
- Haz clic en Allow
Security Note: AI SmartTalk utiliza OAuth 2.0 seguro. Nunca vemos ni almacenamos tu contraseña de Google.
Step 3: Verify Connection
Una vez conectado, verás:
- ✅ Integración Activa - Tu integración de Gmail está funcionando correctamente
- Estado Conectado con tu dirección de correo electrónico
Step 4: Configure Email Settings
Después de la autorización, configura cómo se manejan los correos electrónicos:
| Setting | Description |
|---|---|
| Auto-reply | La IA responde automáticamente a los correos electrónicos entrantes |
| Create draft only | La IA crea borradores para revisión humana |
| Labels/Folders | Qué correos electrónicos procesar (Bandeja de entrada, etiquetas específicas) |
| Response delay | Tiempo de espera antes de que la IA responda (opcional) |
What You Can Do
Conecta tu cuenta de Gmail para habilitar estas potentes características:
- ✅ Enviar correos electrónicos a través de Gmail - Envía correos electrónicos directamente desde SmartFlow
- ✅ Leer y buscar correos electrónicos - Accede a tu bandeja de entrada programáticamente
- ✅ Usar en flujos de trabajo de SmartFlow - 11 acciones dedicadas de Gmail
- ✅ Respuestas de correo electrónico impulsadas por IA - Genera respuestas inteligentes
Cómo Funciona el Canal de Gmail
Correo Electrónico → Conversación
Incoming Email AI SmartTalk Chat
┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐
│ From: customer │ ────▶ │ ✉️ customer@... │
│ Subject: Help │ │ "I need help..." │
│ Body: I need... │ │ │
└─────────────────┘ │ 🤖 AI Response │
└─────────────────┘
Continuidad del Hilo
- Las respuestas de correo se mantienen en el mismo hilo de conversación
- La IA tiene el contexto completo de la cadena de correos
- Historial del hilo visible en la vista de Chat
Integración de SmartFlow
Activador de Borrador de Gmail AI
El borrador de Gmail AI se activa cuando llega un nuevo correo electrónico, lo que te permite construir flujos de trabajo de correo electrónico personalizados impulsados por IA.
Trigger: Gmail AI Draft
Event: User sends an email to connected Gmail instance
Actions:
1. AI Request (Analyze and generate response)
2. Create Gmail Draft (For human review)
Acciones de Gmail Disponibles
AI SmartTalk proporciona 11 acciones de Gmail en SmartFlow:
| Acción | Descripción | Caso de Uso |
|---|---|---|
| 📤 Enviar Correo de Gmail | Enviar correo directamente | Respuesta automática a consultas |
| 📬 Leer Correos de Gmail | Obtener correos de la bandeja de entrada | Procesar nuevos mensajes |
| 📧 Obtener Correo de Gmail | Obtener correo específico | Recuperar contenido completo |
| ↩️ Responder a Correo de Gmail | Responder a la conversación | Continuar conversaciones |
| 🔍 Buscar Correos de Gmail | Buscar con consultas | Encontrar correos específicos |
| ✅ Marcar Correo de Gmail como Leído | Actualizar estado de lectura | Organizar bandeja de entrada |
| 📝 Crear Borrador de Gmail | Crear borrador para revisión | Supervisión humana |
| 📋 Listar Borradores de Gmail | Listar todos los borradores | Gestión de borradores |
| 📨 Enviar Borrador de Gmail | Enviar borrador existente | Aprobar y enviar |
| 🗑️ Eliminar Borrador de Gmail | Eliminar borrador | Limpieza |
| 📂 Obtener Hilo de Correo | Obtener conversación completa | Contexto completo |
👉 Ver documentación completa: Acciones de Gmail SmartFlow
Ejemplo: Flujo de Trabajo de Asistente de Correo Electrónico AI
Trigger: Gmail AI Draft
Channel: Gmail
Actions:
1. Get Email Thread:
Thread ID: {{email.threadId}}
2. AI Request:
System: "You are a professional email assistant"
Input: {{thread.messages}}
Output: response, sentiment, urgency
3. If Condition: urgency == "high"
└── Yes: Send Gmail Email (immediate)
└── No: Create Gmail Draft (for review)
4. Slack Notification:
Channel: #emails
Message: "Email from {{email.from}} processed"
Ejemplo: Flujo de Trabajo de Correo Electrónico de Soporte
Trigger: Gmail AI Draft
Condition: Subject contains "support" OR "help"
Actions:
1. AI Request:
System: "Analyze this support email and draft a helpful response"
Input: {{email.body}}
Output: response, category, priority
2. Create Gmail Draft:
To: {{email.from}}
Subject: Re: {{email.subject}}
Body: {{ai_response}}
3. Create JIRA Issue:
Summary: "Support: {{email.subject}}"
Priority: {{priority}}
4. Mark Gmail Email as Read:
Email ID: {{email.id}}
Casos de Uso
Soporte al Cliente
Manejar correos electrónicos de soporte entrantes:
- La IA analiza el problema
- Redacta la respuesta apropiada
- Crea automáticamente un ticket de soporte
- El equipo revisa y envía
Consultas de Ventas
Responder a preguntas de ventas:
- La IA responde preguntas sobre productos de la base de conocimientos
- Crea un borrador personalizado con información de precios
- El equipo de ventas revisa antes de enviar
Manejo de Preguntas Frecuentes
Responder automáticamente a preguntas comunes:
- La IA reconoce preguntas frecuentes
- Envía una respuesta inmediata
- Libera al equipo para problemas complejos
Clasificación de Correos Electrónicos
Categorizar y dirigir correos electrónicos automáticamente:
- La IA clasifica el tipo de correo (soporte, ventas, spam)
- Dirige al equipo apropiado
- Archiva correos irrelevantes
Fuera de la Oficina
Respuestas automáticas inteligentes:
- La IA maneja correos rutinarios
- Escalates asuntos urgentes a un respaldo
- Proporciona información relevante incluso cuando está ausente
Modos de Procesamiento de Correos Electrónicos
Modo de Respuesta Automática
La IA responde directamente a los correos electrónicos:
| Pros | Contras |
|---|---|
| Respuestas instantáneas | Menos supervisión humana |
| Disponibilidad 24/7 | Riesgo de respuestas inapropiadas |
| Carga de trabajo reducida | Los clientes pueden preferir contacto humano |
Mejor para: Consultas rutinarias de alto volumen
Modo de Borrador
La IA crea borradores para revisión:
| Pros | Contras |
|---|---|
| Control de calidad humano | Tiempo de respuesta más lento |
| Oportunidad de aprendizaje | Requiere envío manual |
| Más seguro para temas sensibles | Más trabajo para el equipo |
Mejor para: Temas complejos, nuevas implementaciones, comunicaciones sensibles
Modo Híbrido
Usar SmartFlow para decidir por correo:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Gmail Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Gmail Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Resolución de Problemas
Problemas de Conexión
| Problema | Solución |
|---|---|
| "Autorización fallida" | Re-autorización a través de Google OAuth |
| "Acceso revocado" | Verificar Cuenta de Google → Seguridad → Aplicaciones conectadas |
| "Token expirado" | Hacer clic en Reconectar en AI SmartTalk |
Correo No Aparece
| Problema | Solución |
|---|---|
| No hay conversaciones en Chat | Verificar que el correo esté en las etiquetas/carpetas configuradas |
| Aparición retrasada | Puede tardar de 1 a 2 minutos en sincronizar |
| Solo algunos correos | Verificar que la configuración de filtros no los esté excluyendo |
Problemas de Respuesta
| Problema | Solución |
|---|---|
| La IA no responde | Verificar que la respuesta automática esté habilitada |
| Tono incorrecto | Ajustar la configuración de personalidad de la IA |
| Información faltante | Actualizar la base de conocimientos |
| Borrador no creado | Verificar la configuración de SmartFlow |
Gestión del Canal de Gmail
| Acción | Cómo |
|---|---|
| Pausar canal | Cambiar Habilitado → Desactivado |
| Cambiar configuraciones | Editar configuración en la configuración del canal |
| Cambiar cuentas | Desconectar, luego conectar con una cuenta diferente |
| Desconectar | Canales → Gmail → Desconectar |
Privacidad y Seguridad
Lo que Accedemos
| Acceso | Propósito |
|---|---|
| Leer correos electrónicos | Procesar mensajes entrantes |
| Enviar correos electrónicos | Responder en tu nombre |
| Gestionar borradores | Crear borradores de respuesta |
| Buscar correos electrónicos | Encontrar mensajes relevantes |
Lo que NO Hacemos
- ❌ Almacenar el contenido de los correos electrónicos de forma permanente
- ❌ Acceder a correos electrónicos fuera de los filtros configurados
- ❌ Compartir el contenido de los correos electrónicos con terceros
- ❌ Acceder a otros servicios de Google (Calendario, Drive, etc.)
Revocar Acceso
Para desconectar AI SmartTalk de Gmail:
- En AI SmartTalk: Canales → Gmail → Desconectar
- En Google: Cuenta → Seguridad → Aplicaciones de terceros → Eliminar AI SmartTalk
Mejores Prácticas
- Comienza con el Modo Borrador: Revisa las respuestas de AI antes de habilitar la respuesta automática
- Configura filtros: Procesa solo correos electrónicos relevantes (no boletines, etc.)
- Establece expectativas: Informa a los clientes que pueden recibir respuestas asistidas por AI
- Monitorea la calidad: Revisa regularmente las respuestas de AI por precisión
- Usa el contexto del hilo: Siempre recupera el hilo completo antes de responder
- Entrena tu AI: Actualiza la base de conocimientos con temas comunes de correos electrónicos
- Implementa alternativas: Usa condiciones If para el manejo de errores
Comparación con Otros Canales
| Característica | Gmail | Messenger | |
|---|---|---|---|
| Comunicación asíncrona | ✅ Esperado | Posible | Posible |
| Tono formal | ✅ Típico | ❌ Casual | ❌ Casual |
| Contenido en formato largo | ✅ Soportado | ❌ Mejor corto | ❌ Mejor corto |
| Archivos adjuntos | ✅ Soporte completo | Limitado | Limitado |
| Hilos | ✅ Nativo | ❌ Plano | ❌ Plano |
| Acciones SmartFlow | 11 acciones | 3 acciones | 3 acciones |
Documentación Relacionada
- Acciones SmartFlow de Gmail - Todas las 11 acciones de Gmail
- Descripción General de Canales
- Introducción a SmartFlow
- Acción de Solicitud AI
- Configuración de AI