Google Drive
Sincroniza documentos desde Google Drive en tu base de conocimientos de AI SmartTalk y automatiza operaciones de archivos con acciones de SmartFlow. Similar a SharePoint, pero para usuarios de Google Workspace.
Descripción general
La integración de Google Drive te permite:
- Conectar tu Google Drive a través de OAuth seguro
- Sincronizar documentos de carpetas seleccionadas a tu base de conocimientos
- Procesar Google Docs, Sheets, PDFs y más
- Automatizar operaciones de archivos con acciones de SmartFlow
Requisitos previos
Antes de comenzar, asegúrate de tener:
- Una cuenta activa de AI SmartTalk
- Una cuenta de Google con acceso a Google Drive
- Carpetas que contengan documentos que deseas sincronizar
Configuración paso a paso
Paso 1: Conectar tu cuenta de Google
- Inicia sesión en tu cuenta de AI SmartTalk
- Navega a Configuración → Integraciones
- Busca Google Drive y haz clic en Conectar
- Se abre la ventana de Google OAuth
- Selecciona tu cuenta de Google
- Revisa y acepta los permisos
Permisos solicitados: AI SmartTalk solicita acceso de solo lectura a tus archivos de Drive. Nunca modificamos ni eliminamos tus documentos.
Paso 2: Navegar y seleccionar carpetas
Después de la autorización, verás la estructura de tu Drive:
- Mi unidad: Tus archivos personales
- Unidades compartidas: Unidades de equipo a las que tienes acceso
- Compartido conmigo: Archivos que otros han compartido
Navega y selecciona carpetas para sincronizar:
- Haz clic en las carpetas para expandir
- Marca las casillas para seleccionar carpetas para sincronización
- Ve el conteo de archivos para cada carpeta
Paso 3: Configurar ajustes de sincronización
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Incluir subcarpetas | Sincronizar carpetas anidadas recursivamente |
| Tipos de archivo | Filtrar por tipo (Docs, Sheets, PDFs, etc.) |
| Frecuencia de sincronización | Única o programada |
Paso 4: Iniciar sincronización inicial
- Haz clic en Iniciar sincronización
- AI SmartTalk descarga y procesa documentos
- La barra de progreso muestra el estado
- Los documentos aparecen en tu sección de Conocimiento
Paso 5: Verificar la importación
- Ve a Conocimiento en AI SmartTalk
- Los documentos se muestran con el ícono de Google Drive
- Prueba tu AI preguntando sobre el contenido del documento
Tipos de archivo compatibles
| Tipo de archivo | Procesamiento |
|---|---|
| Google Docs | ✅ Extracción de texto completo |
| Google Sheets | ✅ Datos y estructura de celdas |
| Google Slides | ✅ Contenido de texto de las diapositivas |
| ✅ Extracción de texto + OCR | |
| Word (.docx) | ✅ Texto completo y formato |
| Excel (.xlsx) | ✅ Datos tabulares |
| PowerPoint (.pptx) | ✅ Contenido de las diapositivas |
| Texto plano (.txt) | ✅ Importación directa |
| CSV | ✅ Datos estructurados |
| Imágenes | ❌ No procesadas (a menos que OCR esté habilitado) |
Acciones de SmartFlow
Google Drive exporta potentes acciones de SmartFlow para la automatización de archivos:
Acciones Disponibles
| Acción | Descripción | Parámetros |
|---|---|---|
| Sincronizar Carpeta | Activar la sincronización de la carpeta | folder_id |
| Subir Archivo | Subir un nuevo archivo | folder_id, file_content, file_name |
| Crear Carpeta | Crear una nueva carpeta | parent_id, folder_name |
| Obtener Archivo | Recuperar el contenido del archivo | file_id |
| Listar Archivos | Listar el contenido de la carpeta | folder_id, file_type |
| Buscar Archivos | Buscar por nombre/contenido | query, folder_id |
Ejemplo: Sincronización de Documentos Programada
Sincroniza automáticamente tu carpeta de documentación a diario:
Workflow: Google Drive Daily Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 3:00 AM)
Actions:
- Google Drive - Sync Folder:
Folder ID: 1ABC123xyz...
Include Subfolders: true
- Email Notification:
To: [email protected]
Subject: Drive sync completed
Ejemplo: Subir Informe desde SmartFlow
Genera y sube un informe automáticamente:
Trigger: Scheduled (Monthly on 1st)
Actions:
1. Generate Report:
Type: Monthly Summary
Format: PDF
2. Google Drive - Upload File:
Folder: Reports/Monthly
File Name: report-{{current_month}}.pdf
Content: {{generated_report}}
3. Send Email:
Subject: Monthly report uploaded
Body: "Report available in Google Drive"
Casos de Uso
Documentación de la Empresa
Sincroniza documentos internos para preguntas del equipo:
- "¿Cuál es nuestra política de vacaciones?"
- "¿Dónde puedo encontrar las pautas de la marca?"
- "Resume el documento de estrategia del Q3"
Ventas y Marketing
Mantén a la IA actualizada con los últimos materiales:
- "¿Qué hay en nuestra última presentación?"
- "Encuentra la hoja de precios"
- "¿Qué estudios de caso tenemos?"
Recursos Humanos y Onboarding
Responde preguntas de los empleados:
- "¿Cómo presento gastos?"
- "¿Cuál es el proceso para las evaluaciones de desempeño?"
- "Encuentra el manual del empleado"
Documentación Técnica
Sincroniza especificaciones técnicas y guías:
- "¿Cuáles son las especificaciones de la API?"
- "Encuentra la documentación del diagrama de arquitectura"
- "¿Cómo desplegamos en producción?"
Comportamiento de Sincronización
Sincronización Automática
Cuando está habilitada, la IA SmartTalk periódicamente:
- Verifica si hay nuevos archivos en las carpetas seleccionadas
- Actualiza documentos modificados
- Elimina archivos eliminados de la base de conocimientos
Sincronización Manual
Forzar una actualización inmediata:
- Ve a Configuraciones → Integraciones → Google Drive
- Haz clic en Sincronizar Ahora
Actualizaciones Incrementales
Solo se vuelven a procesar los archivos cambiados:
- Nuevos archivos → Agregados
- Archivos modificados → Actualizados
- Archivos eliminados → Eliminados
Comparación: Google Drive vs SharePoint
| Característica | Google Drive | SharePoint |
|---|---|---|
| Configuración de OAuth | ✅ | ✅ |
| Selección de carpetas | ✅ | ✅ |
| Sincronización automática | ✅ | ✅ |
| Acciones de SmartFlow | ✅ | Próximamente |
| Soporte de formatos nativos | Google Docs/Sheets | Formatos de Office |
Nota: Elija según la suite de productividad principal de su organización. Ambos ofrecen capacidades de sincronización de conocimiento similares.
Solución de Problemas
Problemas de Conexión
| Problema | Solución |
|---|---|
| "Acceso denegado" | Reautorizar con Google OAuth |
| "Carpeta no visible" | Verificar permisos de compartición de la carpeta |
| "Token expirado" | Haga clic en Reconectar para actualizar |
Problemas de Sincronización
| Problema | Solución |
|---|---|
| Archivos faltantes | Verificar que los archivos estén en las carpetas seleccionadas |
| Contenido antiguo | Haga clic en Sincronizar Ahora para actualizar |
| Archivos grandes lentos | Documentos grandes tardan más en procesarse |
Calidad del Contenido
| Problema | Solución |
|---|---|
| PDFs escaneados vacíos | Habilitar OCR en la configuración |
| Formato perdido | Esperado para la extracción de texto plano |
| Hojas desordenadas | Verificar si las hojas tienen formato complejo |
Gestión de la Conexión
| Acción | Cómo |
|---|---|
| Agregar carpetas | Editar conexión → Seleccionar más carpetas |
| Eliminar carpetas | Desmarcar carpetas para dejar de sincronizar |
| Cambiar cuenta | Desconectar, luego conectar con una cuenta diferente |
| Desconectar | Configuración → Integraciones → Google Drive → Desconectar |
Advertencia: Desconectar elimina todo el contenido sincronizado de su base de conocimiento.
Seguridad y Privacidad
Permisos
- AI SmartTalk solicita acceso solo de lectura
- Nunca modificamos, eliminamos ni compartimos sus archivos
- El acceso puede ser revocado en cualquier momento en la configuración de la Cuenta de Google
Manejo de Datos
- Los documentos son procesados y vectorizados
- Los archivos originales permanecen en su Drive
- El contenido procesado se almacena de forma segura en AI SmartTalk
Cumplimiento
- OAuth 2.0 para autenticación segura
- No se almacenan credenciales (basado en tokens)
- Registros de auditoría disponibles para todas las actividades de sincronización
Mejores Prácticas
- Organizar para sincronización: Crear carpetas dedicadas para contenido de IA
- Usar nombres descriptivos: Nombres de archivos claros ayudan a la IA a entender el contexto
- Mantener documentos actualizados: Documentos desactualizados = respuestas de IA desactualizadas
- Limitar el alcance de sincronización: Sincronizar solo lo que su IA necesita
- Auditorías regulares: Revisar el contenido sincronizado periódicamente
Documentación Relacionada
- Descripción General de Integraciones
- Integración de SharePoint — Para usuarios de Microsoft 365
- Acciones de SmartFlow
- Gestión de la Base de Conocimiento