Google Drive
Synchronisez des documents depuis Google Drive dans votre base de connaissances AI SmartTalk et automatisez les opérations de fichiers avec les actions SmartFlow. Semblable à SharePoint, mais pour les utilisateurs de Google Workspace.
Aperçu
L'intégration de Google Drive vous permet de :
- Connecter votre Google Drive via OAuth sécurisé
- Synchroniser des documents depuis des dossiers sélectionnés vers votre base de connaissances
- Traiter des Google Docs, Sheets, PDFs, et plus encore
- Automatiser les opérations de fichiers avec des actions SmartFlow
Prérequis
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir :
- Un compte AI SmartTalk actif
- Un compte Google avec accès à Google Drive
- Des dossiers contenant des documents que vous souhaitez synchroniser
Configuration étape par étape
Étape 1 : Connecter votre compte Google
- Connectez-vous à votre compte AI SmartTalk
- Accédez à Paramètres → Intégrations
- Trouvez Google Drive et cliquez sur Connecter
- La fenêtre OAuth de Google s'ouvre
- Sélectionnez votre compte Google
- Examinez et acceptez les autorisations
Autorisations demandées : AI SmartTalk demande un accès en lecture seule à vos fichiers Drive. Nous ne modifions ni ne supprimons vos documents.
Étape 2 : Parcourir et sélectionner des dossiers
Après autorisation, vous verrez la structure de votre Drive :
- Mon Drive : Vos fichiers personnels
- Drives partagés : Drives d'équipe auxquels vous avez accès
- Partagés avec moi : Fichiers partagés par d'autres
Parcourez et sélectionnez des dossiers à synchroniser :
- Cliquez sur les dossiers pour les développer
- Cochez les cases pour sélectionner des dossiers à synchroniser
- Consultez le nombre de fichiers pour chaque dossier
Étape 3 : Configurer les paramètres de synchronisation
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Inclure les sous-dossiers | Synchroniser les dossiers imbriqués de manière récursive |
| Types de fichiers | Filtrer par type (Docs, Sheets, PDFs, etc.) |
| Fréquence de synchronisation | Une seule fois ou programmée |
Étape 4 : Démarrer la synchronisation initiale
- Cliquez sur Démarrer la synchronisation
- AI SmartTalk télécharge et traite les documents
- La barre de progression indique l'état
- Les documents apparaissent dans votre section Connaissances
Étape 5 : Vérifier l'importation
- Allez dans Connaissances dans AI SmartTalk
- Les documents s'affichent avec l'icône Google Drive
- Testez votre AI en posant des questions sur le contenu des documents
Types de fichiers pris en charge
| Type de fichier | Traitement |
|---|---|
| Google Docs | ✅ Extraction de texte complète |
| Google Sheets | ✅ Données et structure des cellules |
| Google Slides | ✅ Contenu textuel des diapositives |
| ✅ Extraction de texte + OCR | |
| Word (.docx) | ✅ Texte complet et mise en forme |
| Excel (.xlsx) | ✅ Données tabulaires |
| PowerPoint (.pptx) | ✅ Contenu des diapositives |
| Texte brut (.txt) | ✅ Importation directe |
| CSV | ✅ Données structurées |
| Images | ❌ Non traitées (sauf si OCR activé) |
Actions SmartFlow
Google Drive exporte des actions SmartFlow puissantes pour l'automatisation des fichiers :
Actions Disponibles
| Action | Description | Paramètres |
|---|---|---|
| Synchroniser le Dossier | Déclencher la synchronisation du dossier | folder_id |
| Télécharger un Fichier | Télécharger un nouveau fichier | folder_id, file_content, file_name |
| Créer un Dossier | Créer un nouveau dossier | parent_id, folder_name |
| Obtenir un Fichier | Récupérer le contenu d'un fichier | file_id |
| Lister les Fichiers | Lister le contenu du dossier | folder_id, file_type |
| Rechercher des Fichiers | Rechercher par nom/contenu | query, folder_id |
Exemple : Synchronisation de Document selon un Calendrier
Synchronisez automatiquement votre dossier de documentation quotidiennement :
Workflow: Google Drive Daily Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 3:00 AM)
Actions:
- Google Drive - Sync Folder:
Folder ID: 1ABC123xyz...
Include Subfolders: true
- Email Notification:
To: admin@company.com
Subject: Drive sync completed
Exemple : Télécharger un Rapport depuis SmartFlow
Générez et téléchargez un rapport automatiquement :
Trigger: Scheduled (Monthly on 1st)
Actions:
1. Generate Report:
Type: Monthly Summary
Format: PDF
2. Google Drive - Upload File:
Folder: Reports/Monthly
File Name: report-{{current_month}}.pdf
Content: {{generated_report}}
3. Send Email:
Subject: Monthly report uploaded
Body: "Report available in Google Drive"
Cas d'Utilisation
Documentation d'Entreprise
Synchronisez les documents internes pour les questions de l'équipe :
- "Quelle est notre politique de congés ?"
- "Où puis-je trouver les directives de la marque ?"
- "Résumez le document de stratégie Q3"
Ventes & Marketing
Tenez l'IA à jour avec les derniers matériaux :
- "Qu'est-ce qu'il y a dans notre dernier pitch deck ?"
- "Trouvez la feuille de prix"
- "Quelles études de cas avons-nous ?"
RH & Intégration
Répondez aux questions des employés :
- "Comment soumettre des dépenses ?"
- "Quel est le processus pour les évaluations de performance ?"
- "Trouvez le manuel de l'employé"
Documentation Technique
Synchronisez les spécifications et guides techniques :
- "Quelles sont les spécifications de l'API ?"
- "Trouvez les documents du diagramme d'architecture"
- "Comment déployons-nous en production ?"
Comportement de Synchronisation
Synchronisation Automatique
Lorsqu'elle est activée, l'IA SmartTalk vérifie périodiquement :
- Les nouveaux fichiers dans les dossiers sélectionnés
- Les documents modifiés
- Les fichiers supprimés de la base de connaissances
Synchronisation Manuelle
Forcer un rafraîchissement immédiat :
- Allez dans Paramètres → Intégrations → Google Drive
- Cliquez sur Synchroniser Maintenant
Mises à Jour Incrémentielles
Seuls les fichiers modifiés sont retraités :
- Nouveaux fichiers → Ajoutés
- Fichiers modifiés → Mis à jour
- Fichiers supprimés → Retirés
Comparaison : Google Drive vs SharePoint
| Fonctionnalité | Google Drive | SharePoint |
|---|---|---|
| Configuration OAuth | ✅ | ✅ |
| Sélection de dossiers | ✅ | ✅ |
| Synchronisation automatique | ✅ | ✅ |
| Actions SmartFlow | ✅ | Bientôt disponible |
| Support de formats natifs | Google Docs/Sheets | Formats Office |
Remarque : Choisissez en fonction de la suite de productivité principale de votre organisation. Les deux offrent des capacités de synchronisation des connaissances similaires.
Dépannage
Problèmes de connexion
| Problème | Solution |
|---|---|
| "Accès refusé" | Réautoriser avec Google OAuth |
| "Dossier non visible" | Vérifiez les autorisations de partage du dossier |
| "Jeton expiré" | Cliquez sur Reconnecter pour actualiser |
Problèmes de synchronisation
| Problème | Solution |
|---|---|
| Fichiers manquants | Vérifiez que les fichiers sont dans les dossiers sélectionnés |
| Ancien contenu | Cliquez sur Synchroniser maintenant pour actualiser |
| Fichiers volumineux lents | Les documents volumineux prennent plus de temps à traiter |
Qualité du contenu
| Problème | Solution |
|---|---|
| PDFs numérisés vides | Activez l'OCR dans les paramètres |
| Mise en forme perdue | Attendu pour l'extraction de texte brut |
| Feuilles brouillées | Vérifiez si les feuilles ont une mise en forme complexe |
Gestion de la connexion
| Action | Comment |
|---|---|
| Ajouter des dossiers | Modifier la connexion → Sélectionner plus de dossiers |
| Supprimer des dossiers | Décochez les dossiers pour arrêter la synchronisation |
| Changer de compte | Déconnectez-vous, puis connectez-vous avec un autre compte |
| Déconnecter | Paramètres → Intégrations → Google Drive → Déconnecter |
Avertissement : La déconnexion supprime tout le contenu synchronisé de votre base de connaissances.
Sécurité & Confidentialité
Autorisations
- AI SmartTalk demande un accès en lecture seule
- Nous ne modifions, supprimons ni ne partageons vos fichiers
- L'accès peut être révoqué à tout moment dans les paramètres du compte Google
Gestion des données
- Les documents sont traités et vectorisés
- Les fichiers originaux restent dans votre Drive
- Le contenu traité est stocké en toute sécurité dans AI SmartTalk
Conformité
- OAuth 2.0 pour une authentification sécurisée
- Aucune information d'identification stockée (basé sur des jetons)
- Journaux d'audit disponibles pour toutes les activités de synchronisation
Meilleures pratiques
- Organisez pour la synchronisation : Créez des dossiers dédiés pour le contenu AI
- Utilisez des noms descriptifs : Des noms de fichiers clairs aident l'AI à comprendre le contexte
- Gardez les documents à jour : Documents obsolètes = réponses AI obsolètes
- Limitez la portée de la synchronisation : Ne synchronisez que ce dont votre AI a besoin
- Audits réguliers : Examinez périodiquement le contenu synchronisé
Documentation connexe
- Aperçu des intégrations
- Intégration SharePoint — Pour les utilisateurs de Microsoft 365
- Actions SmartFlow
- Gestion de la base de connaissances