Google Drive
Sincronizați documentele din Google Drive în baza dumneavoastră de cunoștințe AI SmartTalk și automatizați operațiunile cu fișiere prin acțiunile SmartFlow. Similar cu SharePoint, dar pentru utilizatorii Google Workspace.
Prezentare generală
Integrarea Google Drive vă permite să:
- Conectați Google Drive-ul dumneavoastră prin OAuth securizat
- Sincronizați documentele din folderele selectate în baza dumneavoastră de cunoștințe
- Procesați Google Docs, Sheets, PDF-uri și altele
- Automatizați operațiunile cu fișiere prin acțiunile SmartFlow
Cerințe preliminare
Înainte de a începe, asigurați-vă că aveți:
- Un cont activ AI SmartTalk
- Un cont Google cu acces la Google Drive
- Foldere care conțin documentele pe care doriți să le sincronizați
Configurare pas cu pas
Pasul 1: Conectați-vă contul Google
- Conectați-vă la contul dumneavoastră AI SmartTalk
- Navigați la Setări → Integrări
- Găsiți Google Drive și faceți clic pe Conectare
- Fereastra Google OAuth se deschide
- Selectați contul dumneavoastră Google
- Revizuiți și accepta ți permisiunile
Permisiuni solicitate: AI SmartTalk solicită acces doar în citire la fișierele dumneavoastră Drive. Nu modificăm și nu ștergem documentele dumneavoastră.
Pasul 2: Navigați și selectați foldere
După autorizare, veți vedea structura Drive-ului dumneavoastră:
- My Drive: Fișierele dumneavoastră personale
- Shared Drives: Unități de echipă la care aveți acces
- Shared with me: Fișierele pe care alții le-au partajat
Navigați și selectați folderele pentru sincronizare:
- Faceți clic pe foldere pentru a le extinde
- Bifați casetele pentru a selecta folderele pentru sincronizare
- Vezi numărul de fișiere pentru fiecare folder
Pasul 3: Configurați setările de sincronizare
| Setare | Descriere |
|---|---|
| Include subfoldere | Sincronizați folderele imbricate recursiv |
| Tipuri de fișiere | Filtrați după tip (Docs, Sheets, PDF-uri etc.) |
| Frecvența sincronizării | O singură dată sau programată |
Pasul 4: Începeți sincronizarea inițială
- Faceți clic pe Începeți sincronizarea
- AI SmartTalk descarcă și procesează documentele
- Bara de progres arată starea
- Documentele apar în secțiunea dumneavoastră Cunoștințe
Pasul 5: Verificați importul
- Mergeți la Cunoștințe în AI SmartTalk
- Documentele se afișează cu pictograma Google Drive
- Testați AI-ul dumneavoastră întrebând despre conținutul documentului
Tipuri de fișiere acceptate
| Tip fișier | Procesare |
|---|---|
| Google Docs | ✅ Extracție completă de text |
| Google Sheets | ✅ Date și structură a celulelor |
| Google Slides | ✅ Conținut text al diapozitivelor |
| ✅ Extracție de text + OCR | |
| Word (.docx) | ✅ Text complet și formatare |
| Excel (.xlsx) | ✅ Date tabulare |
| PowerPoint (.pptx) | ✅ Conținutul diapozitivelor |
| Text simplu (.txt) | ✅ Import direct |
| CSV | ✅ Date structurate |
| Imagini | ❌ Nu sunt procesate (cu excepția cazului în care OCR este activat) |
Acțiuni SmartFlow
Google Drive exportă acțiuni puternice SmartFlow pentru automatizarea fișierelor:
Acțiuni Disponibile
| Acțiune | Descriere | Parametrii |
|---|---|---|
| Sincronizare Folder | Activează sincronizarea folderului | folder_id |
| Încărcare Fișier | Încărcați un fișier nou | folder_id, file_content, file_name |
| Creare Folder | Creați un folder nou | parent_id, folder_name |
| Obține Fișier | Recuperați conținutul fișierului | file_id |
| Listare Fișiere | Listați conținutul folderului | folder_id, file_type |
| Căutare Fișiere | Căutați după nume/conținut | query, folder_id |
Exemplu: Sincronizare Documente pe Program
Sincronizați automat folderul dvs. de documentație zilnic:
Workflow: Google Drive Sincronizare Zilnică
Trigger: Programat (Zilnic la 3:00 AM)
Actions:
- Google Drive - Sincronizare Folder:
Folder ID: 1ABC123xyz...
Include Subfoldere: true
- Notificare prin Email:
Către: admin@company.com
Subiect: Sincronizarea Drive completată
Exemplu: Încărcare Raport din SmartFlow
Generați și încărcați un raport automat:
Trigger: Programat (Lunar pe 1)
Actions:
1. Generați Raport:
Tip: Rezumat Lunar
Format: PDF
2. Google Drive - Încărcare Fișier:
Folder: Raporturi/Lunare
Nume Fișier: raport-{{current_month}}.pdf
Conținut: {{generated_report}}
3. Trimiteți Email:
Subiect: Raport lunar încărcat
Corp: "Raport disponibil în Google Drive"
Cazuri de Utilizare
Documentația Companiei
Sincronizați documentele interne pentru întrebările echipei:
- "Care este politica noastră de vacanță?"
- "Unde pot găsi liniile directoare ale brandului?"
- "Rezumați documentul de strategie Q3"
Vânzări & Marketing
Mențineți AI actualizat cu cele mai recente materiale:
- "Ce conține cel mai recent pitch deck?"
- "Găsiți fișa de prețuri"
- "Ce studii de caz avem?"
Resurse Umane & Integrare
Răspundeți întrebărilor angajaților:
- "Cum îmi pot trimite cheltuielile?"
- "Care este procesul pentru evaluările de performanță?"
- "Găsiți manualul angajatului"
Documentație Tehnică
Sincronizați specificațiile tehnice și ghidurile:
- "Care sunt specificațiile API?"
- "Găsiți documentele diagramelor de arhitectură"
- "Cum ne desfășurăm în producție?"
Comportamentul de Sincronizare
Sincronizare Automată
Când este activată, AI SmartTalk periodic:
- Verifică pentru fișiere noi în folderele selectate
- Actualizează documentele modificate
- Elimină fișierele șterse din baza de cunoștințe
Sincronizare Manuală
Forțați o actualizare imediată:
- Accesați Setări → Integrări → Google Drive
- Faceți clic pe Sincronizare Acum
Actualizări Incrementale
Numai fișierele modificate sunt re-procesate:
- Fișiere noi → Adăugate
- Fișiere modificate → Actualizate
- Fișiere șterse → Eliminat
Comparare: Google Drive vs SharePoint
| Funcționalitate | Google Drive | SharePoint |
|---|---|---|
| Configurare OAuth | ✅ | ✅ |
| Selectare folder | ✅ | ✅ |
| Sincronizare automată | ✅ | ✅ |
| Acțiuni SmartFlow | ✅ | În curând |
| Suport format nativ | Google Docs/Sheets | Formate Office |
Notă: Alegeți în funcție de suita principală de productivitate a organizației dumneavoastră. Ambele oferă capacități similare de sincronizare a cunoștințelor.
Depanare
Probleme de Conexiune
| Problemă | Soluție |
|---|---|
| "Acces refuzat" | Re-autentificare cu Google OAuth |
| "Folderul nu este vizibil" | Verificați permisiunile de partajare a folderului |
| "Token expirat" | Faceți clic pe Reconnect pentru a reîmprospăta |
Probleme de Sincronizare
| Problemă | Soluție |
|---|---|
| Fișiere lipsă | Verificați dacă fișierele sunt în folderele selectate |
| Conținut vechi | Faceți clic pe Sincronizează acum pentru a reîmprospăta |
| Fișiere mari lente | Documentele mari necesită mai mult timp pentru procesare |
Calitatea Conținutului
| Problemă | Soluție |
|---|---|
| PDF-uri scanate goale | Activați OCR în setări |
| Formatarea pierdută | Așteptat pentru extragerea textului simplu |
| Foi distorsionate | Verificați dacă foile au formatare complexă |
Gestionarea Conexiunii
| Acțiune | Cum |
|---|---|
| Adăugați foldere | Editați conexiunea → Selectați mai multe foldere |
| Eliminați foldere | Debifați folderele pentru a opri sincronizarea |
| Schimbați contul | Deconectați, apoi conectați cu un cont diferit |
| Deconectați | Setări → Integrări → Google Drive → Deconectați |
Atenție: Deconectarea elimină tot conținutul sincronizat din baza dumneavoastră de cunoștințe.
Securitate și Confidențialitate
Permisiuni
- AI SmartTalk solicită acces doar pentru citire
- Nu modificăm, ștergem sau partajăm fișierele dumneavoastră
- Accesul poate fi revocat oricând în setările contului Google
Gestionarea Datelor
- Documentele sunt procesate și vectorizate
- Fișierele originale rămân în Drive-ul dumneavoastră
- Conținutul procesat este stocat în siguranță în AI SmartTalk
Conformitate
- OAuth 2.0 pentru autentificare sigură
- Niciun credential stocat (bazat pe token)
- Jurnale de audit disponibile pentru toate activitățile de sincronizare
Cele Mai Bune Practici
- Organizați pentru sincronizare: Creați foldere dedicate pentru conținutul AI
- Utilizați nume descriptive: Numele clare ale fișierelor ajută AI să înțeleagă contextul
- Mențineți documentele actuale: Documentele învechite = răspunsuri AI învechite
- Limitați domeniul de sincronizare: Sincronizați doar ceea ce are nevoie AI-ul dumneavoastră
- Audite regulate: Revizuiți periodic conținutul sincronizat
Documentație Asociată
- Prezentare Generală a Integrărilor
- Integrarea SharePoint — Pentru utilizatorii Microsoft 365
- Acțiuni SmartFlow
- Gestionarea Bazei de Cunoștințe