Google Drive

Συγχρονίστε έγγραφα από το Google Drive στη βάση γνώσεων AI SmartTalk σας και αυτοματοποιήστε τις λειτουργίες αρχείων με τις ενέργειες SmartFlow. Παρόμοιο με το SharePoint, αλλά για χρήστες του Google Workspace.

Επισκόπηση

Η ενσωμάτωση του Google Drive σας επιτρέπει να:

Συνδέσετε το Google Drive σας μέσω ασφαλούς OAuth
Συγχρονίσετε έγγραφα από επιλεγμένους φακέλους στη βάση γνώσεών σας
Επεξεργαστείτε Google Docs, Sheets, PDFs και άλλα
Αυτοματοποιήσετε τις λειτουργίες αρχείων με τις ενέργειες SmartFlow

Προαπαιτούμενα

Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε:

Έναν ενεργό λογαριασμό AI SmartTalk
Έναν λογαριασμό Google με πρόσβαση στο Google Drive
Φακέλους που περιέχουν έγγραφα που θέλετε να συγχρονίσετε

Βήμα-Βήμα Ρύθμιση

Βήμα 1: Συνδέστε τον Λογαριασμό σας Google

Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας AI SmartTalk
Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις
Βρείτε το Google Drive και κάντε κλικ στο Σύνδεση
Ανοίγει το παράθυρο Google OAuth
Επιλέξτε τον λογαριασμό σας Google
Ελέγξτε και αποδεχθείτε τις άδειες

Άδειες που ζητούνται: Το AI SmartTalk ζητά πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στα αρχεία σας στο Drive. Ποτέ δεν τροποποιούμε ή διαγράφουμε τα έγγραφά σας.

Βήμα 2: Περιηγηθείτε και Επιλέξτε Φακέλους

Αφού ολοκληρωθεί η εξουσιοδότηση, θα δείτε τη δομή του Drive σας:

Ο Δικός μου Φάκελος: Τα προσωπικά σας αρχεία
Κοινόχρηστοι Φάκελοι: Ομαδικοί φάκελοι στους οποίους έχετε πρόσβαση
Κοινόχρηστα μαζί μου: Αρχεία που έχουν μοιραστεί από άλλους

Περιηγηθείτε και επιλέξτε φακέλους για συγχρονισμό:

Κάντε κλικ στους φακέλους για να επεκταθούν
Επιλέξτε τα πλαίσια για να επιλέξετε φακέλους προς συγχρονισμό
Δείτε τους αριθμούς αρχείων για κάθε φάκελο

Βήμα 3: Ρυθμίστε τις Ρυθμίσεις Συγχρονισμού

Ρύθμιση	Περιγραφή
Συμπεριλάβετε υποφακέλους	Συγχρονίστε τους εσωτερικούς φακέλους αναδρομικά
Τύποι αρχείων	Φιλτράρισμα κατά τύπο (Docs, Sheets, PDFs κ.λπ.)
Συχνότητα συγχρονισμού	Μοναδική ή προγραμματισμένη

Βήμα 4: Ξεκινήστε τον Αρχικό Συγχρονισμό

Κάντε κλικ στο Έναρξη Συγχρονισμού
Το AI SmartTalk κατεβάζει και επεξεργάζεται τα έγγραφα
Η γραμμή προόδου δείχνει την κατάσταση
Τα έγγραφα εμφανίζονται στην ενότητα Γνώση σας

Βήμα 5: Επαληθεύστε την Εισαγωγή

Μεταβείτε στην Γνώση στο AI SmartTalk
Τα έγγραφα εμφανίζονται με το εικονίδιο του Google Drive
Δοκιμάστε την AI σας ρωτώντας σχετικά με το περιεχόμενο του εγγράφου

Υποστηριζόμενοι Τύποι Αρχείων

Τύπος Αρχείου	Επεξεργασία
Google Docs	✅ Πλήρης εξαγωγή κειμένου
Google Sheets	✅ Δεδομένα και δομή κελιών
Google Slides	✅ Περιεχόμενο κειμένου διαφανειών
PDF	✅ Εξαγωγή κειμένου + OCR
Word (.docx)	✅ Πλήρης κείμενο και μορφοποίηση
Excel (.xlsx)	✅ Πίνακας δεδομένων
PowerPoint (.pptx)	✅ Περιεχόμενο διαφανειών
Απλό κείμενο (.txt)	✅ Άμεση εισαγωγή
CSV	✅ Δομημένα δεδομένα
Εικόνες	❌ Δεν επεξεργάζονται (εκτός αν είναι ενεργοποιημένο το OCR)

SmartFlow Actions

Google Drive εξάγει ισχυρές ενέργειες SmartFlow για αυτοματοποίηση αρχείων:

Available Actions

Action	Description	Parameters
Sync Folder	Ενεργοποίηση συγχρονισμού φακέλου	folder_id
Upload File	Ανέβασμα νέου αρχείου	folder_id, file_content, file_name
Create Folder	Δημιουργία νέου φακέλου	parent_id, folder_name
Get File	Ανάκτηση περιεχομένου αρχείου	file_id
List Files	Λίστα περιεχομένων φακέλου	folder_id, file_type
Search Files	Αναζήτηση κατά όνομα/περιεχόμενο	query, folder_id

Example: Document Sync on Schedule

Αυτόματος συγχρονισμός του φακέλου τεκμηρίωσης σας καθημερινά:

Workflow: Google Drive Daily Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 3:00 AM)
Actions:
  - Google Drive - Sync Folder:
      Folder ID: 1ABC123xyz...
      Include Subfolders: true
  - Email Notification:
      To: admin@company.com
      Subject: Drive sync completed

Example: Upload Report from SmartFlow

Δημιουργία και ανέβασμα μιας αναφοράς αυτόματα:

Trigger: Scheduled (Monthly on 1st)
Actions:
  1. Generate Report:
       Type: Monthly Summary
       Format: PDF
  2. Google Drive - Upload File:
       Folder: Reports/Monthly
       File Name: report-{{current_month}}.pdf
       Content: {{generated_report}}
  3. Send Email:
       Subject: Monthly report uploaded
       Body: "Report available in Google Drive"

Use Cases

Company Documentation

Συγχρονίστε τις εσωτερικές έγγραφες για ερωτήσεις της ομάδας:

"Ποια είναι η πολιτική μας για τις διακοπές;"
"Πού μπορώ να βρω τις οδηγίες της μάρκας;"
"Συνοψίστε το έγγραφο στρατηγικής Q3"

Sales & Marketing

Διατηρήστε την AI ενημερωμένη με τα τελευταία υλικά:

"Τι περιέχει η τελευταία μας παρουσίαση;"
"Βρείτε το φύλλο τιμών"
"Ποιες μελέτες περιπτώσεων έχουμε;"

HR & Onboarding

Απαντήστε σε ερωτήσεις υπαλλήλων:

"Πώς υποβάλλω έξοδα;"
"Ποια είναι η διαδικασία για τις αξιολογήσεις απόδοσης;"
"Βρείτε το εγχειρίδιο υπαλλήλου"

Technical Documentation

Συγχρονίστε τις τεχνικές προδιαγραφές και οδηγούς:

"Ποιες είναι οι προδιαγραφές API;"
"Βρείτε τα έγγραφα διαγράμματος αρχιτεκτονικής"
"Πώς αναπτύσσουμε στην παραγωγή;"

Sync Behavior

Automatic Sync

Όταν είναι ενεργοποιημένο, το AI SmartTalk περιοδικά:

Ελέγχει για νέα αρχεία στους επιλεγμένους φακέλους
Ενημερώνει τα τροποποιημένα έγγραφα
Αφαιρεί τα διαγραμμένα αρχεία από τη βάση γνώσεων

Manual Sync

Επιβάλετε μια άμεση ανανέωση:

Πηγαίνετε στο Settings → Integrations → Google Drive
Κάντε κλικ στο Sync Now

Incremental Updates

Μόνο τα τροποποιημένα αρχεία επεξεργάζονται ξανά:

Νέα αρχεία → Προστέθηκαν
Τροποποιημένα αρχεία → Ενημερώθηκαν
Διαγραμμένα αρχεία → Αφαιρέθηκαν

Σύγκριση: Google Drive vs SharePoint

Χαρακτηριστικό	Google Drive	SharePoint
Ρύθμιση OAuth	✅	✅
Επιλογή φακέλου	✅	✅
Αυτόματη συγχρονισμός	✅	✅
SmartFlow ενέργειες	✅	Έρχεται σύντομα
Υποστήριξη εγγενών μορφών	Google Docs/Sheets	Μορφές Office

Σημείωση: Επιλέξτε με βάση την κύρια σουίτα παραγωγικότητας της οργάνωσής σας. Και οι δύο προσφέρουν παρόμοιες δυνατότητες συγχρονισμού γνώσεων.

Αντιμετώπιση Προβλημάτων

Προβλήματα Σύνδεσης

Πρόβλημα	Λύση
"Απαγορευμένη πρόσβαση"	Επαναεξουσιοδοτήστε με Google OAuth
"Ο φάκελος δεν είναι ορατός"	Ελέγξτε τις άδειες κοινοποίησης του φακέλου
"Η διάρκεια του token έχει λήξει"	Κάντε κλικ στην Επανασύνδεση για ανανέωση

Προβλήματα Συγχρονισμού

Πρόβλημα	Λύση
Αρχεία λείπουν	Επιβεβαιώστε ότι τα αρχεία είναι στους επιλεγμένους φακέλους
Παλιό περιεχόμενο	Κάντε κλικ στην Συγχρονίστε Τώρα για ανανέωση
Μεγάλα αρχεία αργά	Τα μεγάλα έγγραφα χρειάζονται περισσότερο χρόνο για επεξεργασία

Ποιότητα Περιεχομένου

Πρόβλημα	Λύση
Σαρωμένα PDFs κενά	Ενεργοποιήστε το OCR στις ρυθμίσεις
Χαμένη μορφοποίηση	Αναμενόμενο για εξαγωγή απλού κειμένου
Φύλλα παραμορφωμένα	Ελέγξτε αν τα φύλλα έχουν σύνθετη μορφοποίηση

Διαχείριση της Σύνδεσης

Ενέργεια	Πώς
Προσθήκη φακέλων	Επεξεργασία σύνδεσης → Επιλέξτε περισσότερους φακέλους
Αφαίρεση φακέλων	Αποεπιλέξτε φακέλους για να σταματήσετε τον συγχρονισμό
Αλλαγή λογαριασμού	Αποσυνδεθείτε, στη συνέχεια συνδεθείτε με διαφορετικό λογαριασμό
Αποσύνδεση	Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις → Google Drive → Αποσύνδεση

Προειδοποίηση: Η αποσύνδεση αφαιρεί όλο το συγχρονισμένο περιεχόμενο από τη βάση γνώσεων σας.

Ασφάλεια & Ιδιωτικότητα

Άδειες

Η AI SmartTalk ζητά μόνο ανάγνωση πρόσβαση
Ποτέ δεν τροποποιούμε, διαγράφουμε ή κοινοποιούμε τα αρχεία σας
Η πρόσβαση μπορεί να ανακληθεί οποιαδήποτε στιγμή στις ρυθμίσεις του Google Account

Διαχείριση Δεδομένων

Τα έγγραφα επεξεργάζονται και διανέμονται
Τα πρωτότυπα αρχεία παραμένουν στο Drive σας
Το επεξεργασμένο περιεχόμενο αποθηκεύεται με ασφάλεια στην AI SmartTalk

Συμμόρφωση

OAuth 2.0 για ασφαλή πιστοποίηση
Καμία πιστοποίηση αποθηκευμένη (βάσει token)
Διαθέσιμα αρχεία καταγραφής ελέγχου για όλες τις δραστηριότητες συγχρονισμού

Καλές Πρακτικές

Οργανώστε για συγχρονισμό: Δημιουργήστε αφιερωμένους φακέλους για περιεχόμενο AI
Χρησιμοποιήστε περιγραφικούς τίτλους: Καθαροί τίτλοι αρχείων βοηθούν την AI να κατανοήσει το πλαίσιο
Διατηρήστε τα έγγραφα ενημερωμένα: Παλιές εγγραφές = παλιές απαντήσεις AI
Περιορίστε την έκταση του συγχρονισμού: Συγχρονίστε μόνο ό,τι χρειάζεται η AI σας
Τακτικοί έλεγχοι: Επανεξετάστε το συγχρονισμένο περιεχόμενο περιοδικά

Σχετική Τεκμηρίωση

Επισκόπηση Ενσωματώσεων
Ενσωμάτωσης SharePoint — Για χρήστες Microsoft 365
SmartFlow Ενέργειες
Διαχείριση Βάσης Γνώσεων

Επισκόπηση​

Προαπαιτούμενα​

Βήμα-Βήμα Ρύθμιση​

Βήμα 1: Συνδέστε τον Λογαριασμό σας Google​

Βήμα 2: Περιηγηθείτε και Επιλέξτε Φακέλους​

Βήμα 3: Ρυθμίστε τις Ρυθμίσεις Συγχρονισμού​

Βήμα 4: Ξεκινήστε τον Αρχικό Συγχρονισμό​

Βήμα 5: Επαληθεύστε την Εισαγωγή​

Υποστηριζόμενοι Τύποι Αρχείων​

SmartFlow Actions​

Available Actions​

Example: Document Sync on Schedule​

Example: Upload Report from SmartFlow​

Use Cases​

Company Documentation​

Sales & Marketing​

HR & Onboarding​

Technical Documentation​

Sync Behavior​

Automatic Sync​

Manual Sync​

Incremental Updates​

Σύγκριση: Google Drive vs SharePoint​

Αντιμετώπιση Προβλημάτων​

Προβλήματα Σύνδεσης​

Προβλήματα Συγχρονισμού​

Ποιότητα Περιεχομένου​

Διαχείριση της Σύνδεσης​

Ασφάλεια & Ιδιωτικότητα​

Άδειες​

Διαχείριση Δεδομένων​

Συμμόρφωση​

Καλές Πρακτικές​

Σχετική Τεκμηρίωση​

Έτοιμοι να αναβαθμίσετε τηνεμπειρία χρήστη σας;