Google Drive
Синхронизирайте документи от Google Drive във вашата AI SmartTalk база знания и автоматизирайте файловите операции с действията на SmartFlow. Подобно на SharePoint, но за потребители на Google Workspace.
Преглед
Интеграцията с Google Drive ви позволява да:
- Свържете вашия Google Drive чрез сигурен OAuth
- Синхронизирате документи от избрани папки в базата знания
- Обработвате Google Docs, Sheets, PDFs и други
- Автоматизирате файловите операции с действия на SmartFlow
Предварителни условия
Преди да започнете, уверете се, че имате:
- Активен акаунт в AI SmartTalk
- Google акаунт с достъп до Google Drive
- Папки, съдържащи документи, които искате да синхронизирате
Стъпка по стъпка настройка
Стъпка 1: Свържете вашия Google акаунт
- Влезте в акаунта си в AI SmartTalk
- Отидете на Настройки → Интеграции
- Намерете Google Drive и кликнете на Свържете
- Отваря се прозорецът за Google OAuth
- Изберете вашия Google акаунт
- Прегледайте и приемете разрешенията
Искани разрешения: AI SmartTalk иска достъп само за четене до вашите файлове в Drive. Никога не променяме или изтриваме вашите документи.
Стъпка 2: Прегледайте и изберете папки
След авторизация ще видите структурата на вашия Drive:
- Моят Drive: Вашите лични файлове
- Споделени Drive: Екипни дискове, до които имате достъп
- Споделени с мен: Файлове, които други са споделили
Навигирайте и изберете папки за синхронизация:
- Кликнете върху папките, за да ги разширите
- Поставете отметки в квадратчетата, за да изберете папки за синхронизация
- Вижте броя на файловете за всяка папка
Стъпка 3: Конфигурирайте настройките за синхронизация
| Настройка | Описание |
|---|---|
| Включете подпапки | Синхронизирайте вложени папки рекурсивно |
| Типове файлове | Филтрирайте по тип (Docs, Sheets, PDFs и т.н.) |
| Честота на синхронизация | Еднократно или по график |
Стъпка 4: Започнете начална синхронизация
- Кликнете на Започнете синхронизация
- AI SmartTalk изтегля и обработва документи
- Лентата за напредък показва статуса
- Документите се появяват в секцията Знания
Стъпка 5: Проверете импорта
- Отидете на Знания в AI SmartTalk
- Документите се показват с иконата на Google Drive
- Тествайте вашия AI, като питате за съдържанието на документа
Поддържани типове файлове
| Тип файл | Обработка |
|---|---|
| Google Docs | ✅ Пълно извличане на текст |
| Google Sheets | ✅ Данни и структура на клетки |
| Google Slides | ✅ Съдържание на текст на слайдове |
| ✅ Извличане на текст + OCR | |
| Word (.docx) | ✅ Пълен текст и форматиране |
| Excel (.xlsx) | ✅ Таблични данни |
| PowerPoint (.pptx) | ✅ Съдържание на слайдове |
| Обикновен текст (.txt) | ✅ Директен импорт |
| CSV | ✅ Структурирани данни |
| Снимки | ❌ Не се обработват (освен ако OCR не е активиран) |
SmartFlow Действия
Google Drive експортира мощни действия на SmartFlow за автоматизация на файлове:
Налични Действия
| Действие | Описание | Параметри |
|---|---|---|
| Синхронизиране на папка | Стартиране на синхронизация на папка | folder_id |
| Качване на файл | Качване на нов файл | folder_id, file_content, file_name |
| Създаване на папка | Създаване на нова папка | parent_id, folder_name |
| Получаване на файл | Извличане на съдържанието на файл | file_id |
| Списък с файлове | Списък на съдържанието на папка | folder_id, file_type |
| Търсене на файлове | Търсене по име/съдържание | query, folder_id |
Пример: Синхронизиране на документи по график
Автоматично синхронизирайте папката с документация ежедневно:
Workflow: Google Drive Daily Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 3:00 AM)
Actions:
- Google Drive - Sync Folder:
Folder ID: 1ABC123xyz...
Include Subfolders: true
- Email Notification:
To: admin@company.com
Subject: Drive sync completed
Пример: Качване на отчет от SmartFlow
Генерирайте и качете отчет автоматично:
Trigger: Scheduled (Monthly on 1st)
Actions:
1. Generate Report:
Type: Monthly Summary
Format: PDF
2. Google Drive - Upload File:
Folder: Reports/Monthly
File Name: report-{{current_month}}.pdf
Content: {{generated_report}}
3. Send Email:
Subject: Monthly report uploaded
Body: "Report available in Google Drive"
Сценарии на употреба
Документация на компанията
Синхронизирайте вътрешни документи за въпроси на екипа:
- "Каква е нашата политика за отпуск?"
- "Къде мога да намеря указанията за бранда?"
- "Обобщете документа за стратегията за Q3"
Продажби и маркетинг
Дръжте AI актуализиран с последните материали:
- "Какво има в нашата последна презентация?"
- "Намерете ценовия лист"
- "Какви казуси имаме?"
Човешки ресурси и въвеждане в работа
Отговаряйте на въпроси на служителите:
- "Как да подам разходи?"
- "Какъв е процесът за оценка на представянето?"
- "Намерете ръководството за служителите"
Техническа документация
Синхронизирайте технически спецификации и ръководства:
- "Какви са спецификациите на API?"
- "Намерете документацията на архитектурната диаграма"
- "Как да внедрим в продукция?"
Поведение на синхронизация
Автоматична синхронизация
Когато е активирана, AI SmartTalk периодично:
- Проверява за нови файлове в избраните папки
- Актуализира модифицирани документи
- Премахва изтритите файлове от базата знания
Ръчна синхронизация
Задействайте незабавна актуализация:
- Отидете на Настройки → Интеграции → Google Drive
- Кликнете на Синхронизиране сега
Инкрементални актуализации
Само променените файлове се обработват отново:
- Нови файлове → Добавени
- Модифицирани файлове → Актуализирани
- Изтрити файлове → Премахнати
Сравнение: Google Drive срещу SharePoint
| Функция | Google Drive | SharePoint |
|---|---|---|
| Настройка на OAuth | ✅ | ✅ |
| Избор на папки | ✅ | ✅ |
| Автоматична синхронизация | ✅ | ✅ |
| Действия SmartFlow | ✅ | Скоро |
| Поддръжка на нативни формати | Google Docs/Sheets | Офис формати |
Забележка: Изберете в зависимост от основния пакет за продуктивност на вашата организация. И двете предлагат подобни възможности за синхронизация на знания.
Отстраняване на проблеми
Проблеми с връзката
| Проблем | Решение |
|---|---|
| "Достъп отказан" | Преавторизирайте с Google OAuth |
| "Папката не е видима" | Проверете разрешенията за споделяне на папката |
| "Токенът е изтекъл" | Щракнете върху Преподключване, за да обновите |
Проблеми със синхронизацията
| Проблем | Решение |
|---|---|
| Липсващи файлове | Уверете се, че файловете са в избраните папки |
| Стара информация | Щракнете върху Синхронизирайте сега, за да обновите |
| Големи файлове бавят | Големите документи отнемат повече време за обработка |
Качество на съдържанието
| Проблем | Решение |
|---|---|
| Сканирани PDFs празни | Активирайте OCR в настройките |
| Загубено форматиране | Очаквано за извличане на обикновен текст |
| Листове нечетливи | Проверете дали листовете имат сложни форматирания |
Управление на връзката
| Действие | Как |
|---|---|
| Добавяне на папки | Редактирайте връзката → Изберете повече папки |
| Премахване на папки | Премахнете отметките от папките, за да спрете синхронизацията |
| Смяна на акаунт | Изключете, след това се свържете с различен акаунт |
| Изключване | Настройки → Интеграции → Google Drive → Изключване |
Предупреждение: Изключването премахва всичкото синхронизирано съдържание от вашата база знания.
Сигурност и конфиденциалност
Разрешения
- AI SmartTalk изисква достъп само за четене
- Никога не модифицираме, изтриваме или споделяме вашите файлове
- Достъпът може да бъде оттеглен по всяко време в настройките на Google акаунта
Обработка на данни
- Документите се обработват и векторизират
- Оригиналните файлове остават в вашия Drive
- Обработеното съдържание се съхранява сигурно в AI SmartTalk
Съответствие
- OAuth 2.0 за сигурна автентикация
- Няма съхранени идентификационни данни (базирано на токени)
- Логове за одит са налични за всички дейности по синхронизация
Най-добри практики
- Организирайте за синхронизация: Създайте специализирани папки за AI съдържание
- Използвайте описателни имена: Ясните имена на файлове помагат на AI да разбере контекста
- Дръжте документите актуални: Остарели документи = остарели отговори от AI
- Ограничете обхвата на синхронизацията: Синхронизирайте само това, от което AI се нуждае
- Редовни одити: Преглеждайте синхронизирането на съдържанието периодично
Свързана документация
- Обзор на интеграции
- Интеграция с SharePoint — За потребители на Microsoft 365
- Действия SmartFlow
- Управление на база знания