Google Drive

Synkronoi asiakirjat Google Drivesta AI SmartTalk -tietopohjaasi ja automatisoi tiedostotoiminnot SmartFlow-toimintojen avulla. Vastaava kuin SharePoint, mutta Google Workspace -käyttäjille.

---

Yleiskatsaus

Google Drive -integraatio mahdollistaa:

• Yhdistäminen Google Driveesi turvallisen OAuthin kautta
• Synkronointi asiakirjoja valituista kansioista tietopohjaasi
• Käsittely Google Docs-, Sheets-, PDF-asiakirjoja ja muita
• Automaattiset tiedostotoiminnot SmartFlow-toimintojen avulla

---

Esivaatimukset

Ennen aloittamista varmista, että sinulla on:

• Aktiivinen AI SmartTalk -tili
• Google-tili, jolla on pääsy Google Driveen
• Kansioita, jotka sisältävät synkronoitavat asiakirjat

---

Vaiheittainen asennus

Vaihe 1: Yhdistä Google-tilisi

1. Kirjaudu AI SmartTalk -tilillesi
2. Siirry kohtaan Asetukset → Integraatiot
3. Etsi Google Drive ja napsauta Yhdistä
4. Google OAuth -ikkuna avautuu
5. Valitse Google-tilisi
6. Tarkista ja hyväksy käyttöoikeudet

Pyydetyt käyttöoikeudet: AI SmartTalk pyytää vain lukuoikeutta Drive-tiedostoihisi. Emme koskaan muokkaa tai poista asiakirjojasi.

Vaihe 2: Selaa ja valitse kansioita

Valtuutuksen jälkeen näet Drive-rakenteesi:

1. Oma Drive: Henkilökohtaiset tiedostosi
2. Jaetut Drive: Tiimisi käytössä olevat jaetut levyt
3. Jaettu kanssani: Tiedostot, jotka muut ovat jakaneet

Selaa ja valitse synkronoitavat kansiot:

• Napsauta kansioita laajentaaksesi niitä
• Valitse kansiot synkronoitavaksi valintaruutuja tarkistamalla
• Näet tiedostomäärät jokaisessa kansiossa

Vaihe 3: Määritä synkronointiasetukset

Asetus	Kuvaus
Sisällytä alikansiot	Synkronoi sisäkkäiset kansiot rekursiivisesti
Tiedostotyypit	Suodata tyypin mukaan (Docs, Sheets, PDFs jne.)
Synkronointitiheys	Kertaluonteinen tai aikataulutettu

Vaihe 4: Aloita alkuperäinen synkronointi

1. Napsauta Aloita synkronointi
2. AI SmartTalk lataa ja käsittelee asiakirjat
3. Edistymispalkki näyttää tilan
4. Asiakirjat näkyvät Tietopohja-osiossasi

Vaihe 5: Vahvista tuonti

1. Siirry kohtaan Tietopohja AI SmartTalkissa
2. Asiakirjat näkyvät Google Drive -kuvakkeella
3. Testaa AI:ta kysymällä asiakirjan sisällöstä

---

Tuetut tiedostotyypit

Tiedostotyyppi	Käsittely
Google Docs	✅ Täysi tekstin poisto
Google Sheets	✅ Solutiedot ja rakenne
Google Slides	✅ Dia-tekstisisältö
PDF	✅ Tekstin poisto + OCR
Word (.docx)	✅ Täysi teksti ja muotoilu
Excel (.xlsx)	✅ Taulukkomuotoiset tiedot
PowerPoint (.pptx)	✅ Dia-sisältö
Plain text (.txt)	✅ Suora tuonti
CSV	✅ Rakenteiset tiedot
Kuvat	❌ Ei käsitelty (ellei OCR ole käytössä)

---

SmartFlow-toiminnot

Google Drive vie tehokkaita SmartFlow-toimintoja tiedostojen automaatioon:

Saatavilla olevat toiminnot

Toiminto	Kuvaus	Parametrit
Synkronoi kansio	Käynnistä kansion synkronointi	folder_id
Lataa tiedosto	Lataa uusi tiedosto	folder_id, file_content, file_name
Luo kansio	Luo uusi kansio	parent_id, folder_name
Hae tiedosto	Hae tiedoston sisältö	file_id
Listaa tiedostot	Listaa kansion sisällöt	folder_id, file_type
Hae tiedostoja	Hae nimen/sisällön mukaan	query, folder_id

Esimerkki: Asiakirjojen synkronointi aikataulun mukaan

Synkronoi asiakirjakansiosi automaattisesti päivittäin:

Workflow: Google Drive Päivittäinen synkronointi
Trigger: Aikataulutettu (Päivittäin klo 3:00)
Actions:
  - Google Drive - Synkronoi kansio:
      Kansion ID: 1ABC123xyz...
      Sisällytä alikansiot: true
  - Sähköpostivaroitus:
      Vastaanottaja: [email protected]
      Aihe: Drive-synkronointi valmis

Esimerkki: Raportin lataaminen SmartFlow'sta

Luo ja lataa raportti automaattisesti:

Trigger: Aikataulutettu (Kuukausittain 1. päivä)
Actions:
  1. Luo raportti:
       Tyyppi: Kuukausikooste
       Muoto: PDF
  2. Google Drive - Lataa tiedosto:
       Kansio: Raportit/Kuukausittain
       Tiedoston nimi: raportti-{{current_month}}.pdf
       Sisältö: {{generated_report}}
  3. Lähetä sähköposti:
       Aihe: Kuukausiraportti ladattu
       Viesti: "Raportti saatavilla Google Drivessä"

---

Käyttötapaukset

Yrityksen dokumentaatio

Synkronoi sisäiset asiakirjat tiimin kysymyksiä varten:

• "Mikä on lomapolitiikkamme?"
• "Mistä löydän brändiohjeet?"
• "Tiivistä Q3-strategiadokumentti"

Myynti & Markkinointi

Pidä AI ajan tasalla uusimmista materiaaleista:

• "Mitä on viimeisessä esityksessämme?"
• "Löydä hinnoittelutaulukko"
• "Mitä tapaustutkimuksia meillä on?"

HR & Perehdytys

Vastaa työntekijöiden kysymyksiin:

• "Kuinka ilmoitan kulut?"
• "Mikä on suoritusarviointiprosessi?"
• "Löydä työntekijäopas"

Tekninen dokumentaatio

Synkronoi tekniset spesifikaatiot ja oppaat:

• "Mitkä ovat API-spesifikaatiot?"
• "Löydä arkkitehtuurikaaviot"
• "Kuinka otamme tuotannon käyttöön?"

---

Synkronointikäyttäytyminen

Automaattinen synkronointi

Kun se on käytössä, AI SmartTalk tarkistaa säännöllisesti:

• Uudet tiedostot valituissa kansioissa
• Muokatut asiakirjat
• Poistetut tiedostot tietopankista

Manuaalinen synkronointi

Pakota välitön päivitys:

1. Siirry kohtaan Asetukset → Integraatiot → Google Drive
2. Napsauta Synkronoi nyt

Incrementaaliset päivitykset

Vain muutetut tiedostot käsitellään uudelleen:

• Uudet tiedostot → Lisätty
• Muokatut tiedostot → Päivitetty
• Poistetut tiedostot → Poistettu

---

Vertailu: Google Drive vs SharePoint

Ominaisuus	Google Drive	SharePoint
OAuth-asetukset	✅	✅
Kansion valinta	✅	✅
Automaattinen synkronointi	✅	✅
SmartFlow-toiminnot	✅	Tulossa pian
Natiivimuotojen tuki	Google Docs/Sheets	Office-muodot

Huom: Valitse organisaatiosi ensisijaisen tuottavuuspaketin mukaan. Molemmat tarjoavat samankaltaisia tietosynkronointimahdollisuuksia.

---

Vianetsintä

Yhteysongelmat

Ongelma	Ratkaisu
"Pääsy evätty"	Uudelleenvaltuuta Google OAuthin avulla
"Kansiota ei näy"	Tarkista kansion jakamisoikeudet
"Token vanhentunut"	Napsauta Uudelleenyhteys päivittääksesi

Synkronointiongelmat

Ongelma	Ratkaisu
Tiedostot puuttuvat	Varmista, että tiedostot ovat valituissa kansioissa
Vanha sisältö	Napsauta Synkronoi nyt päivittääksesi
Suuret tiedostot hitaita	Suurten asiakirjojen käsittely vie enemmän aikaa

Sisällön laatu

Ongelma	Ratkaisu
Skannatut PDF:t tyhjät	Ota käyttöön OCR asetuksista
Muotoilu kadonnut	Odotettavissa pelkän tekstin poiminnassa
Taulukot epäselviä	Tarkista, onko taulukoissa monimutkaista muotoilua

---

Yhteyden hallinta

Toimenpide	Kuinka
Lisää kansioita	Muokkaa yhteyttä → Valitse lisää kansioita
Poista kansioita	Poista valinta kansioista, jotta synkronointi lakkaa
Vaihda tiliä	Irrota yhteys, sitten yhdistä eri tilillä
Irrota yhteys	Asetukset → Integraatiot → Google Drive → Irrota yhteys

Varoitus: Yhteyden irrottaminen poistaa kaikki synkronoidut sisällöt tietopankistasi.

---

Tietoturva ja yksityisyys

Oikeudet

• AI SmartTalk pyytää vain luku -oikeuksia
• Emme koskaan muokkaa, poista tai jaa tiedostojasi
• Pääsy voidaan peruuttaa milloin tahansa Google-tilin asetuksista

Datan käsittely

• Asiakirjat käsitellään ja vektoroidaan
• Alkuperäiset tiedostot pysyvät Drivessäsi
• Käsitelty sisältö tallennetaan turvallisesti AI SmartTalkissa

Vaatimustenmukaisuus

• OAuth 2.0 turvallista todennusta varten
• Ei tunnistetietoja tallenneta (token-pohjainen)
• Auditointilokit saatavilla kaikille synkronointitoimille

---

Parhaat käytännöt

1. Järjestä synkronointia varten: Luo omat kansiot AI-sisällölle
2. Käytä kuvaavia nimiä: Selkeät tiedostonimet auttavat AI:ta ymmärtämään kontekstia
3. Pidä asiakirjat ajantasaisina: Vanhoja asiakirjoja = vanhoja AI-vastauksia
4. Rajoita synkronoinnin laajuutta: Synkronoi vain se, mitä AI tarvitsee
5. Säännölliset tarkastukset: Tarkista synkronoidut sisällöt säännöllisesti

---

Liittyvä dokumentaatio

• Integraatioiden yleiskatsaus
• SharePoint-integraatio — Microsoft 365 -käyttäjille
• SmartFlow-toiminnot
• Tietopankin hallinta