Google Drive
Sincronizza documenti da Google Drive nella tua base di conoscenza AI SmartTalk e automatizza le operazioni sui file con le azioni SmartFlow. Simile a SharePoint, ma per gli utenti di Google Workspace.
Panoramica
L'integrazione di Google Drive ti consente di:
- Collegare il tuo Google Drive tramite OAuth sicuro
- Sincronizzare documenti da cartelle selezionate nella tua base di conoscenza
- Elaborare Google Docs, Sheets, PDF e altro
- Automatizzare le operazioni sui file con le azioni SmartFlow
Requisiti
Prima di iniziare, assicurati di avere:
- Un account AI SmartTalk attivo
- Un account Google con accesso a Google Drive
- Cartelle contenenti documenti che desideri sincronizzare
Procedura di Configurazione Passo-Passo
Passo 1: Collega il Tuo Account Google
- Accedi al tuo account AI SmartTalk
- Naviga su Impostazioni → Integrazioni
- Trova Google Drive e clicca su Collega
- Si apre la finestra di Google OAuth
- Seleziona il tuo account Google
- Rivedi e accetta le autorizzazioni
Autorizzazioni richieste: AI SmartTalk richiede accesso in sola lettura ai tuoi file di Drive. Non modifichiamo né eliminiamo i tuoi documenti.
Passo 2: Naviga e Seleziona le Cartelle
Dopo l'autorizzazione, vedrai la struttura del tuo Drive:
- Il mio Drive: I tuoi file personali
- Drive condivisi: Drive di team a cui hai accesso
- Condivisi con me: File condivisi da altri
Naviga e seleziona le cartelle da sincronizzare:
- Clicca sulle cartelle per espanderle
- Seleziona le caselle per scegliere le cartelle da sincronizzare
- Visualizza il conteggio dei file per ogni cartella
Passo 3: Configura le Impostazioni di Sincronizzazione
| Impostazione | Descrizione |
|---|---|
| Includi sottocartelle | Sincronizza le cartelle annidate ricorsivamente |
| Tipi di file | Filtra per tipo (Docs, Sheets, PDF, ecc.) |
| Frequenza di sincronizzazione | Una tantum o programmata |
Passo 4: Avvia la Sincronizzazione Iniziale
- Clicca su Avvia Sincronizzazione
- AI SmartTalk scarica ed elabora i documenti
- La barra di avanzamento mostra lo stato
- I documenti appaiono nella tua sezione Conoscenza
Passo 5: Verifica l'Importazione
- Vai su Conoscenza in AI SmartTalk
- I documenti vengono visualizzati con l'icona di Google Drive
- Testa la tua AI chiedendo informazioni sul contenuto del documento
Tipi di File Supportati
| Tipo di File | Elaborazione |
|---|---|
| Google Docs | ✅ Estrazione di testo completo |
| Google Sheets | ✅ Dati e struttura delle celle |
| Google Slides | ✅ Contenuto del testo delle diapositive |
| ✅ Estrazione di testo + OCR | |
| Word (.docx) | ✅ Testo completo e formattazione |
| Excel (.xlsx) | ✅ Dati tabulari |
| PowerPoint (.pptx) | ✅ Contenuto delle diapositive |
| Testo semplice (.txt) | ✅ Importazione diretta |
| CSV | ✅ Dati strutturati |
| Immagini | ❌ Non elaborate (a meno che non sia abilitato OCR) |
Azioni SmartFlow
Google Drive esporta potenti azioni SmartFlow per l'automazione dei file:
Azioni Disponibili
| Azione | Descrizione | Parametri |
|---|---|---|
| Sincronizza Cartella | Attiva la sincronizzazione della cartella | folder_id |
| Carica File | Carica un nuovo file | folder_id, file_content, file_name |
| Crea Cartella | Crea una nuova cartella | parent_id, folder_name |
| Ottieni File | Recupera il contenuto del file | file_id |
| Elenca File | Elenca i contenuti della cartella | folder_id, file_type |
| Cerca File | Cerca per nome/contenuto | query, folder_id |
Esempio: Sincronizzazione Documenti Programmata
Sincronizza automaticamente la tua cartella di documentazione ogni giorno:
Workflow: Sincronizzazione Giornaliera Google Drive
Trigger: Programmato (Giornaliero alle 3:00 AM)
Azioni:
- Google Drive - Sincronizza Cartella:
ID Cartella: 1ABC123xyz...
Includi Sottocartelle: true
- Notifica Email:
A: [email protected]
Oggetto: Sincronizzazione drive completata
Esempio: Carica Report da SmartFlow
Genera e carica un report automaticamente:
Trigger: Programmato (Mensile il 1°)
Azioni:
1. Genera Report:
Tipo: Riepilogo Mensile
Formato: PDF
2. Google Drive - Carica File:
Cartella: Reports/Mensile
Nome File: report-{{current_month}}.pdf
Contenuto: {{generated_report}}
3. Invia Email:
Oggetto: Report mensile caricato
Corpo: "Report disponibile in Google Drive"
Casi d'Uso
Documentazione Aziendale
Sincronizza documenti interni per domande del team:
- "Qual è la nostra politica sulle ferie?"
- "Dove posso trovare le linee guida del marchio?"
- "Riassumi il documento strategico del Q3"
Vendite e Marketing
Mantieni l'AI aggiornata con i materiali più recenti:
- "Cosa c'è nel nostro ultimo pitch deck?"
- "Trova il foglio prezzi"
- "Quali casi studio abbiamo?"
Risorse Umane e Onboarding
Rispondi alle domande dei dipendenti:
- "Come posso presentare le spese?"
- "Qual è il processo per le valutazioni delle performance?"
- "Trova il manuale del dipendente"
Documentazione Tecnica
Sincronizza specifiche tecniche e guide:
- "Quali sono le specifiche API?"
- "Trova i documenti del diagramma di architettura"
- "Come distribuiamo in produzione?"
Comportamento di Sincronizzazione
Sincronizzazione Automatica
Quando abilitata, AI SmartTalk periodicamente:
- Controlla la presenza di nuovi file nelle cartelle selezionate
- Aggiorna i documenti modificati
- Rimuove i file eliminati dalla base di conoscenza
Sincronizzazione Manuale
Forza un aggiornamento immediato:
- Vai su Impostazioni → Integrazioni → Google Drive
- Clicca su Sincronizza Ora
Aggiornamenti Incrementali
Solo i file modificati vengono rielaborati:
- Nuovi file → Aggiunti
- File modificati → Aggiornati
- File eliminati → Rimossi
Confronto: Google Drive vs SharePoint
| Caratteristica | Google Drive | SharePoint |
|---|---|---|
| Configurazione OAuth | ✅ | ✅ |
| Selezione delle cartelle | ✅ | ✅ |
| Sincronizzazione automatica | ✅ | ✅ |
| Azioni SmartFlow | ✅ | In arrivo |
| Supporto ai formati nativi | Google Docs/Sheets | Formati Office |
Nota: Scegli in base alla suite di produttività principale della tua organizzazione. Entrambi offrono capacità simili di sincronizzazione delle conoscenze.
Risoluzione dei problemi
Problemi di connessione
| Problema | Soluzione |
|---|---|
| "Accesso negato" | Ri-autenticati con Google OAuth |
| "Cartella non visibile" | Controlla i permessi di condivisione della cartella |
| "Token scaduto" | Clicca su Riconnetti per aggiornare |
Problemi di sincronizzazione
| Problema | Soluzione |
|---|---|
| File mancanti | Verifica che i file siano nelle cartelle selezionate |
| Contenuto obsoleto | Clicca su Sincronizza ora per aggiornare |
| File di grandi dimensioni lenti | Documenti grandi richiedono più tempo per essere elaborati |
Qualità del contenuto
| Problema | Soluzione |
|---|---|
| PDF scansionati vuoti | Abilita OCR nelle impostazioni |
| Formattazione persa | Previsto per l'estrazione di testo semplice |
| Fogli illeggibili | Controlla se i fogli hanno formattazione complessa |
Gestire la connessione
| Azione | Come |
|---|---|
| Aggiungi cartelle | Modifica connessione → Seleziona più cartelle |
| Rimuovi cartelle | Deseleziona le cartelle per interrompere la sincronizzazione |
| Cambia account | Disconnetti, poi connettiti con un altro account |
| Disconnetti | Impostazioni → Integrazioni → Google Drive → Disconnetti |
Attenzione: Disconnettersi rimuove tutto il contenuto sincronizzato dalla tua base di conoscenze.
Sicurezza e Privacy
Permessi
- AI SmartTalk richiede accesso in sola lettura
- Non modifichiamo, cancelliamo o condividiamo i tuoi file
- L'accesso può essere revocato in qualsiasi momento nelle impostazioni dell'Account Google
Gestione dei dati
- I documenti vengono elaborati e vettorializzati
- I file originali rimangono nel tuo Drive
- Il contenuto elaborato è archiviato in modo sicuro in AI SmartTalk
Conformità
- OAuth 2.0 per un'autenticazione sicura
- Nessuna credenziale memorizzata (basata su token)
- Registri di audit disponibili per tutte le attività di sincronizzazione
Migliori pratiche
- Organizza per la sincronizzazione: Crea cartelle dedicate per i contenuti AI
- Usa nomi descrittivi: Nomi di file chiari aiutano l'AI a comprendere il contesto
- Mantieni i documenti aggiornati: Documenti obsoleti = risposte AI obsolete
- Limita l'ambito di sincronizzazione: Sincronizza solo ciò di cui ha bisogno la tua AI
- Audit regolari: Rivedi periodicamente il contenuto sincronizzato
Documentazione correlata
- Panoramica delle integrazioni
- Integrazione SharePoint — Per utenti Microsoft 365
- Azioni SmartFlow
- Gestione della base di conoscenze