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Integrazione SharePoint

Integra il tuo chatbot AI SmartTalk con Microsoft SharePoint e OneDrive per sincronizzare automaticamente i documenti con la tua base di conoscenza. Questa integrazione consente al tuo AI di accedere e elaborare documenti dalle cartelle selezionate, rendendoli disponibili per risposte intelligenti.

Integrazione SharePoint

Panoramica​

L'integrazione di SharePoint ti consente di:

  • Collegare in modo sicuro il tuo account SharePoint/OneDrive
  • Sfogliare e selezionare cartelle specifiche per la sincronizzazione
  • Sincronizzare documenti compatibili (PDF, DOCX, XLSX, ecc.) con la tua base di conoscenza
  • Pianificare re-importazioni automatiche utilizzando i flussi di lavoro SmartFlow
  • Elaborare documenti automaticamente con la vettorizzazione potenziata dall'AI

Prerequisiti​

Prima di iniziare, assicurati di avere:

  • Un account AI SmartTalk attivo
  • Accesso amministrativo al tuo account SharePoint/OneDrive
  • Un account Microsoft 365 con accesso a SharePoint/OneDrive
  • Documenti in formati supportati (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, ecc.)

Configurazione Passo-Passo​

Passo 1: Accedi all'Integrazione di SharePoint​

  1. Accedi al tuo account AI SmartTalk
  2. Naviga su Amministrazione → I Miei Assistenti → [Nome del Tuo Assistente]
  3. Clicca su Integrazione SharePoint nel menu delle integrazioni
  4. Vedrai la pagina di connessione di SharePoint con il logo di Microsoft SharePoint

Passo 2: Collega il Tuo Account SharePoint​

  1. Clicca il pulsante Collega nella sezione principale
  2. Sarai reindirizzato alla pagina di autenticazione OAuth di Microsoft
  3. Accedi con le credenziali del tuo account Microsoft 365
  4. Concedi i permessi necessari ad AI SmartTalk:
    • Accesso in lettura ai tuoi siti SharePoint
    • Accesso in lettura ai tuoi file OneDrive
    • Accesso alla struttura delle cartelle e ai metadati

Step 3: Naviga e Seleziona le Cartelle​

Una volta connesso, vedrai un elenco dei siti SharePoint disponibili e delle cartelle di OneDrive:

  1. Selezione del Sito: Scegli tra i tuoi siti SharePoint disponibili
  2. Browser delle Cartelle: Naviga attraverso la tua struttura di cartelle
  3. Selezione della Cartella: Seleziona le caselle accanto alle cartelle che desideri sincronizzare
  4. Anteprima dei Documenti: Visualizza un'anteprima dei file compatibili in ciascuna cartella

Tipi di File Supportati: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV e altri

Step 4: Configura le Impostazioni di Sincronizzazione​

Per ciascuna cartella selezionata, puoi configurare:

  • Frequenza di Sincronizzazione: Una tantum o programmata
  • Filtri per File: Includi/escludi tipi di file specifici
  • Profondità delle Sottocartelle: Quanto in profondità scansionare per documenti
  • Priorità di Elaborazione: Alta, Normale o Bassa priorità per l'elaborazione AI

Step 5: Sincronizzazione Iniziale​

  1. Clicca su Inizia Sincronizzazione per avviare l'importazione iniziale dei documenti
  2. Monitora il progresso della sincronizzazione in tempo reale
  3. Visualizza i documenti elaborati nella tua base di conoscenza
  4. Verifica l'accessibilità dei documenti tramite il tuo assistente AI

Sincronizzazione Automatica​

Utilizzo di SmartFlow per Sincronizzazioni Pianificate​

Per impostare re-importazioni automatiche delle cartelle di SharePoint:

  1. Crea un SmartFlow: Naviga su SmartFlow → Crea Nuovo Workflow
  2. Aggiungi il Trigger di SharePoint: Seleziona "SharePoint" come sorgente del trigger
  3. Configura l'Azione di Sincronizzazione: Aggiungi l'azione "SharePoint Sync"
  4. Imposta il Programma: Scegli la tua frequenza preferita:
    • Quotidiana a orari specifici
    • Settimanale in giorni selezionati
    • Mensile in date specifiche
    • Intervalli personalizzati

Esempio di Configurazione di SmartFlow​

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Elaborazione dei Documenti​

Pipeline di Elaborazione Automatica​

Quando i documenti vengono sincronizzati, passano attraverso una pipeline di elaborazione automatizzata:

  1. Validazione del File: Controlla l'integrità del file e la compatibilità del formato
  2. Estrazione del Contenuto: Estrai testo e metadati dai documenti
  3. Vettorizzazione AI: Converti il contenuto in vettori ricercabili
  4. Integrazione nella Base di Conoscenza: Aggiungi alla base di conoscenza della tua AI
  5. Indicizzazione: Rendi il contenuto disponibile per le risposte dell'AI

Tipi di Documenti Supportati​

Tipo di FileElaborazioneNote
PDF✅ Estrazione del testo completoInclude OCR per documenti scansionati
DOCX✅ Estrazione del testo completo e formattazionePreserva la struttura del documento
XLSX✅ Estrazione dei datiConverte le tabelle in dati strutturati
PPTX✅ Estrazione del contenuto delle diapositiveInclude note del relatore
TXT✅ Elaborazione diretta del testoSupporta la codifica UTF-8
RTF✅ Estrazione del testo formattatoPreserva la formattazione di base
CSV✅ Elaborazione dei dati tabulariRileva automaticamente i delimitatori

Gestione e Monitoraggio​

Dashboard dello Stato di Sync​

Monitora la tua integrazione SharePoint attraverso il dashboard:

  • Stato della Connessione: Salute della connessione in tempo reale
  • Cronologia di Sync: Traccia tutte le operazioni di sincronizzazione
  • Conteggio Documenti: Documenti totali nella base di conoscenza
  • Coda di Elaborazione: Documenti in attesa di elaborazione AI
  • Log di Errore: Sync falliti e problemi di elaborazione

Gestione delle Cartelle​

  • Aggiungi Nuove Cartelle: Seleziona cartelle aggiuntive per la sincronizzazione
  • Rimuovi Cartelle: Interrompi la sincronizzazione di cartelle specifiche
  • Aggiorna Permessi: Aggiorna i token di accesso SharePoint
  • Statistiche di Sync: Visualizza la frequenza di sincronizzazione e i conteggi dei documenti

Risoluzione dei problemi​

Problemi Comuni​

Problemi di Connessione​

  • Autenticazione Fallita: Riautenticati con Microsoft
  • Permesso Negato: Controlla i permessi del sito SharePoint
  • Token Scaduto: Aggiorna la tua connessione OAuth

Problemi di Sincronizzazione​

  • File Non Sincronizzati: Verifica la compatibilità del formato file
  • Timeout per File di Grandi Dimensioni: Controlla i limiti di dimensione dei file (max 50MB per file)
  • Ritardi di Elaborazione: Monitora la coda di elaborazione AI

Problemi con la Base di Conoscenza​

  • Documenti Non Ricercabili: Controlla lo stato di elaborazione AI
  • Contenuto Duplicato: Rivedi le impostazioni di sincronizzazione per il comportamento degli aggiornamenti
  • Metadata Mancanti: Verifica che le proprietà del documento siano accessibili

Risoluzione degli Errori​

  1. Controlla lo Stato della Connessione: Verifica che la connessione a SharePoint sia attiva
  2. Rivedi i Log degli Errori: Controlla i messaggi di errore dettagliati
  3. Testa l'Accesso ai File: Assicurati che i file siano accessibili in SharePoint
  4. Contatta il Supporto: Rivolgiti per problemi di integrazione complessi

Best Practices​

Folder Organization​

  • Dedicated Sync Folders: Crea cartelle specifiche per i contenuti AI
  • Clear Naming: Usa nomi descrittivi per cartelle e file
  • Regular Cleanup: Rimuovi documenti obsoleti dalle cartelle di sincronizzazione

Document Management​

  • Version Control: Usa il versioning di SharePoint per gli aggiornamenti dei documenti
  • Metadata Tags: Aggiungi tag pertinenti per una migliore categorizzazione AI
  • Access Permissions: Assicurati di avere le giuste autorizzazioni in SharePoint

Sync Optimization​

  • Selective Syncing: Sincronizza solo le cartelle rilevanti per evitare disordine
  • Scheduled Syncs: Utilizza ore non di punta per operazioni di sincronizzazione di grandi dimensioni
  • Monitor Usage: Tieni traccia di quali documenti sono più accessibili dall'AI

Sicurezza e Conformità​

Protezione dei Dati​

  • Autenticazione OAuth: Autenticazione sicura dell'account Microsoft
  • Accesso in sola lettura: AI SmartTalk legge solo i documenti, non li modifica mai
  • Trasmissione Cifrata: Tutti i trasferimenti di dati sono cifrati
  • Sicurezza dei Token: I token di accesso sono memorizzati e gestiti in modo sicuro

Funzionalità di Conformità​

  • Log di Audit: Traccia tutte le attività di sincronizzazione e accesso
  • Conservazione dei Dati: Configura le politiche di conservazione dei documenti
  • Controlli di Accesso: Gestisci chi può configurare l'integrazione di SharePoint

Funzionalità Avanzate​

Regole di Elaborazione Personalizzate​

  • Filtri File: Escludere specifici tipi di file o modelli
  • Filtri Contenuto: Saltare documenti in base a criteri di contenuto
  • Code di Priorità: Impostare la priorità di elaborazione per documenti importanti

Integrazione con Altri Servizi​

  • Attivatori SmartFlow: Utilizzare le modifiche di SharePoint per attivare altri flussi di lavoro
  • Notifiche Email: Ricevere avvisi per il completamento della sincronizzazione o errori
  • Accesso API: Gestire programmaticamente l'integrazione con SharePoint

Supporto e Risorse​

Documentazione​

Supporto Tecnico​

Seguendo questa guida, puoi integrare con successo i tuoi documenti di SharePoint e OneDrive con AI SmartTalk, creando una potente base di conoscenza che migliora le capacità del tuo assistente AI con la documentazione della tua organizzazione.