Integrazione SharePoint

Integra il tuo chatbot AI SmartTalk con Microsoft SharePoint e OneDrive per sincronizzare automaticamente i documenti nella tua base di conoscenza. Questa integrazione consente alla tua AI di accedere e elaborare documenti dalle cartelle selezionate, rendendoli disponibili per risposte intelligenti.

Panoramica

L'integrazione di SharePoint ti consente di:

• Connettere in modo sicuro il tuo account SharePoint/OneDrive
• Esplorare e selezionare cartelle specifiche per la sincronizzazione
• Sincronizzare documenti compatibili (PDF, DOCX, XLSX, ecc.) nella tua base di conoscenza
• Pianificare re-importazioni automatiche utilizzando i flussi di lavoro SmartFlow
• Elaborare documenti automaticamente con la vettorizzazione potenziata dall'AI

Requisiti

Prima di iniziare, assicurati di avere:

• Un account AI SmartTalk attivo
• Accesso amministrativo al tuo account SharePoint/OneDrive
• Un account Microsoft 365 con accesso a SharePoint/OneDrive
• Documenti in formati supportati (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, ecc.)

Procedura Passo-Passo

Passo 1: Accedi all'Integrazione SharePoint

1. Accedi al tuo account AI SmartTalk
2. Naviga su Amministrazione → I Miei Assistenti → [Nome del Tuo Assistente]
3. Clicca su Integrazione SharePoint nel menu delle integrazioni
4. Vedrai la pagina di connessione di SharePoint con il logo di Microsoft SharePoint

Passo 2: Collega il Tuo Account SharePoint

1. Clicca sul pulsante Connetti nella sezione principale
2. Sarai reindirizzato alla pagina di autenticazione OAuth di Microsoft
3. Accedi con le credenziali del tuo account Microsoft 365
4. Concedi le autorizzazioni necessarie ad AI SmartTalk:
   • Accesso in lettura ai tuoi siti SharePoint
   • Accesso in lettura ai tuoi file OneDrive
   • Accesso alla struttura delle cartelle e ai metadati

Passo 3: Esplora e Seleziona le Cartelle

Una volta connesso, vedrai un elenco dei siti SharePoint e delle cartelle OneDrive disponibili:

1. Selezione del Sito: Scegli tra i tuoi siti SharePoint disponibili
2. Browser delle Cartelle: Naviga attraverso la tua struttura di cartelle
3. Selezione delle Cartelle: Spunta le caselle accanto alle cartelle che desideri sincronizzare
4. Anteprima dei Documenti: Visualizza un'anteprima dei file compatibili in ciascuna cartella

Tipi di File Supportati: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV e altro

Passo 4: Configura le Impostazioni di Sincronizzazione

Per ciascuna cartella selezionata, puoi configurare:

• Frequenza di Sincronizzazione: Una tantum o programmata
• Filtri per File: Includi/escludi tipi di file specifici
• Profondità delle Sottocartelle: Quanto in profondità scansionare per i documenti
• Priorità di Elaborazione: Alta, Normale o Bassa priorità per l'elaborazione AI

Passo 5: Sincronizzazione Iniziale

1. Clicca su Avvia Sincronizzazione per iniziare l'importazione iniziale dei documenti
2. Monitora il progresso della sincronizzazione in tempo reale
3. Visualizza i documenti elaborati nella tua base di conoscenza
4. Verifica l'accessibilità dei documenti tramite il tuo assistente AI

Sincronizzazione Automatica

Utilizzo di SmartFlow per Sincronizzazioni Programmate

Per impostare re-importazioni automatiche delle cartelle di SharePoint:

1. Crea un SmartFlow: Naviga su SmartFlow → Crea Nuovo Workflow
2. Aggiungi Trigger di SharePoint: Seleziona "SharePoint" come sorgente del trigger
3. Configura l'Azione di Sincronizzazione: Aggiungi l'azione "Sincronizzazione SharePoint"
4. Imposta il Programma: Scegli la tua frequenza preferita:
   • Giornaliera a orari specifici
   • Settimanale in giorni selezionati
   • Mensile in date specifiche
   • Intervalli personalizzati

Esempio di Configurazione di SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Elaborazione Documenti

Pipeline di Elaborazione Automatica

Quando i documenti vengono sincronizzati, passano attraverso una pipeline di elaborazione automatica:

1. Validazione del File: Controlla l'integrità del file e la compatibilità del formato
2. Estrazione del Contenuto: Estrai testo e metadati dai documenti
3. Vettorizzazione AI: Converti il contenuto in vettori ricercabili
4. Integrazione nella Knowledge Base: Aggiungi alla knowledge base della tua AI
5. Indicizzazione: Rendi il contenuto disponibile per le risposte dell'AI

Tipi di Documenti Supportati

Tipo di File	Elaborazione	Note
PDF	✅ Estrazione del testo completo	Include OCR per documenti scansionati
DOCX	✅ Estrazione del testo completo e formattazione	Preserva la struttura del documento
XLSX	✅ Estrazione dei dati	Converte le tabelle in dati strutturati
PPTX	✅ Estrazione del contenuto delle diapositive	Include note del relatore
TXT	✅ Elaborazione diretta del testo	Codifica UTF-8 supportata
RTF	✅ Estrazione del testo formattato	Preserva la formattazione di base
CSV	✅ Elaborazione dei dati tabulari	Rileva automaticamente i delimitatori

Gestione e Monitoraggio

Dashboard dello Stato di Sincronizzazione

Monitora la tua integrazione con SharePoint attraverso la dashboard:

• Stato della Connessione: Salute della connessione in tempo reale
• Storico delle Sincronizzazioni: Traccia tutte le operazioni di sincronizzazione
• Conteggio Documenti: Documenti totali nella knowledge base
• Coda di Elaborazione: Documenti in attesa di elaborazione da parte dell'AI
• Log degli Errori: Sincronizzazioni e problemi di elaborazione falliti

Gestione delle Cartelle

• Aggiungi Nuove Cartelle: Seleziona cartelle aggiuntive per la sincronizzazione
• Rimuovi Cartelle: Interrompi la sincronizzazione di cartelle specifiche
• Aggiorna Permessi: Aggiorna i token di accesso di SharePoint
• Statistiche di Sincronizzazione: Visualizza la frequenza di sincronizzazione e i conteggi dei documenti

Risoluzione dei Problemi

Problemi Comuni

Problemi di Connessione

• Autenticazione Fallita: Riautenticati con Microsoft
• Permesso Negato: Controlla i permessi del sito SharePoint
• Token Scaduto: Aggiorna la tua connessione OAuth

Problemi di Sincronizzazione

• File Non Sincronizzati: Verifica la compatibilità del formato dei file
• Timeout per File di Grandi Dimensioni: Controlla i limiti di dimensione dei file (max 50MB per file)
• Ritardi di Elaborazione: Monitora la coda di elaborazione AI

Problemi della Base di Conoscenza

• Documenti Non Ricercabili: Controlla lo stato di elaborazione AI
• Contenuto Duplicato: Rivedi le impostazioni di sincronizzazione per il comportamento degli aggiornamenti
• Metadata Mancanti: Verifica che le proprietà del documento siano accessibili

Risoluzione degli Errori

1. Controlla lo Stato della Connessione: Verifica che la connessione a SharePoint sia attiva
2. Rivedi i Log degli Errori: Controlla i messaggi di errore dettagliati
3. Testa l'Accesso ai File: Assicurati che i file siano accessibili in SharePoint
4. Contatta il Supporto: Rivolgiti per problemi complessi di integrazione

Migliori Pratiche

Organizzazione delle Cartelle

• Cartelle di Sincronizzazione Dedicata: Crea cartelle specifiche per i contenuti AI
• Nomenclatura Chiara: Usa nomi descrittivi per cartelle e file
• Pulizia Regolare: Rimuovi documenti obsoleti dalle cartelle di sincronizzazione

Gestione dei Documenti

• Controllo delle Versioni: Usa la versioning di SharePoint per gli aggiornamenti dei documenti
• Tag Metadata: Aggiungi tag pertinenti per una migliore categorizzazione AI
• Permessi di Accesso: Assicurati che i permessi di SharePoint siano corretti

Ottimizzazione della Sincronizzazione

• Sincronizzazione Selettiva: Sincronizza solo le cartelle rilevanti per evitare disordine
• Sincronizzazioni Programmate: Usa orari non di punta per operazioni di sincronizzazione di grandi dimensioni
• Monitora l'Uso: Tieni traccia di quali documenti sono più accessibili da AI

Sicurezza e Conformità

Protezione dei Dati

• Autenticazione OAuth: Sicurezza nell'autenticazione dell'account Microsoft
• Accesso in Sola Lettura: AI SmartTalk legge solo documenti, non modifica mai
• Trasmissione Cifrata: Tutti i trasferimenti di dati sono criptati
• Sicurezza dei Token: I token di accesso sono memorizzati e gestiti in modo sicuro

Funzionalità di Conformità

• Log di Audit: Traccia tutte le attività di sincronizzazione e accesso
• Conservazione dei Dati: Configura le politiche di conservazione dei documenti
• Controlli di Accesso: Gestisci chi può configurare l'integrazione di SharePoint

Funzionalità Avanzate

Regole di Elaborazione Personalizzate

• Filtri per File: Escludi specifici tipi o modelli di file
• Filtri per Contenuto: Salta documenti in base a criteri di contenuto
• Code di Priorità: Imposta la priorità di elaborazione per documenti importanti

Integrazione con Altri Servizi

• Trigger SmartFlow: Usa le modifiche di SharePoint per attivare altri flussi di lavoro
• Notifiche Email: Ricevi avvisi per completamenti di sincronizzazione o errori
• Accesso API: Gestisci programmaticamente l'integrazione di SharePoint

Supporto e Risorse

Documentazione

• Documentazione di AI SmartTalk
• Guida all'Integrazione di SharePoint
• Documentazione di SmartFlow

Supporto Tecnico

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Documentazione: docs.aismarttalk.tech
• Comunità: Forum della Comunità

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Seguendo questa guida, puoi integrare con successo i tuoi documenti di SharePoint e OneDrive con AI SmartTalk, creando una potente base di conoscenza che migliora le capacità del tuo assistente AI con la documentazione della tua organizzazione.