Integracja SharePoint
Zintegruj swojego chatbota AI SmartTalk z Microsoft SharePoint i OneDrive, aby automatycznie synchronizować dokumenty z Twoją bazą wiedzy. Ta integracja pozwala Twojemu AI na dostęp i przetwarzanie dokumentów z wybranych folderów, co umożliwia inteligentne odpowiedzi.
Przegląd
Integracja SharePoint umożliwia:
- Połączenie Twojego konta SharePoint/OneDrive w sposób bezpieczny
- Przeglądanie i wybieranie konkretnych folderów do synchronizacji
- Synchronizowanie kompatybilnych dokumentów (PDF, DOCX, XLSX itp.) z Twoją bazą wiedzy
- Planowanie automatycznych ponownych importów za pomocą przepływów pracy SmartFlow
- Automatyczne przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem wektoryzacji opartej na AI
Wymagania wstępne
Zanim zaczniesz, upewnij się, że masz:
- Aktywne konto AI SmartTalk
- Dostęp administracyjny do swojego konta SharePoint/OneDrive
- Konto Microsoft 365 z dostępem do SharePoint/OneDrive
- Dokumenty w obsługiwanych formatach (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT itp.)
Instrukcja krok po kroku
Krok 1: Uzyskaj dostęp do integracji SharePoint
- Zaloguj się na swoje konto AI SmartTalk
- Przejdź do Administracja → Moi asystenci → [Nazwa Twojego Asystenta]
- Kliknij na Integracja SharePoint w menu integracji
- Zobaczysz stronę połączenia SharePoint z logo Microsoft SharePoint
Krok 2: Połącz swoje konto SharePoint
- Kliknij przycisk Połącz w głównym obszarze
- Zostaniesz przekierowany na stronę autoryzacji OAuth Microsoftu
- Zaloguj się za pomocą danych logowania do swojego konta Microsoft 365
- Przyznaj niezbędne uprawnienia dla AI SmartTalk:
- Dostęp do odczytu Twoich witryn SharePoint
- Dostęp do odczytu plików OneDrive
- Dostęp do struktury folderów i metadanych
Krok 3: Przeglądaj i wybieraj foldery
Po połączeniu zobaczysz listę dostępnych witryn SharePoint i folderów OneDrive:
- Wybór witryny: Wybierz z dostępnych witryn SharePoint
- Przeglądarka folderów: Nawiguj przez swoją strukturę folderów
- Wybór folderów: Zaznacz pola obok folderów, które chcesz synchronizować
- Podgląd dokumentów: Zobacz podgląd kompatybilnych plików w każdym folderze
Obsługiwane typy plików: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV i inne
Krok 4: Skonfiguruj ustawienia synchronizacji
Dla każdego wybranego folderu możesz skonfigurować:
- Częstotliwość synchronizacji: Jednorazowo lub zaplanowana
- Filtry plików: Włącz/wyłącz konkretne typy plików
- Głębokość podfolderów: Jak głęboko skanować w poszukiwaniu dokumentów
- Priorytet przetwarzania: Wysoki, Normalny lub Niski priorytet dla przetwarzania AI
Krok 5: Inicjalna synchronizacja
- Kliknij Rozpocznij synchronizację, aby rozpocząć początkowy import dokumentów
- Monitoruj postęp synchronizacji w czasie rzeczywistym
- Zobacz przetworzone dokumenty w swojej bazie wiedzy
- Zweryfikuj dostępność dokumentów przez swojego asystenta AI
Automatyczna Synchronizacja
Używanie SmartFlow do Zaplanowanych Synchronizacji
Aby skonfigurować automatyczne ponowne importowanie folderów SharePoint:
- Utwórz SmartFlow: Przejdź do SmartFlow → Utwórz Nowy Workflow
- Dodaj Wyzwalacz SharePoint: Wybierz "SharePoint" jako źródło wyzwalacza
- Skonfiguruj Akcję Synchronizacji: Dodaj akcję "SharePoint Sync"
- Ustaw Harmonogram: Wybierz preferowaną częstotliwość:
- Codziennie o określonych porach
- Cotygodniowo w wybrane dni
- Co miesiąc w określonych datach
- Niestandardowe interwały
Przykład Konfiguracji SmartFlow
Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
- SharePoint Sync:
Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
Process New Files: true
Update Existing: false
Notify on Completion: true
Przetwarzanie Dokumentów
Automatyczna Linia Przetwarzania
Gdy dokumenty są synchronizowane, przechodzą przez automatyczną linię przetwarzania:
- Walidacja Plików: Sprawdzenie integralności pliku i zgodności formatu
- Ekstrakcja Treści: Ekstrakcja tekstu i metadanych z dokumentów
- Wektoryzacja AI: Konwersja treści na wektory możliwe do przeszukiwania
- Integracja z Bazą Wiedzy: Dodanie do bazy wiedzy AI
- Indeksowanie: Udostępnienie treści dla odpowiedzi AI
Obsługiwane Typy Dokumentów
| Typ Pliku | Przetwarzanie | Uwagi |
|---|---|---|
| ✅ Ekstrakcja pełnego tekstu | Zawiera OCR dla zeskanowanych dokumentów | |
| DOCX | ✅ Ekstrakcja pełnego tekstu i formatowania | Zachowuje strukturę dokumentu |
| XLSX | ✅ Ekstrakcja danych | Konwertuje tabele na dane strukturalne |
| PPTX | ✅ Ekstrakcja treści slajdów | Zawiera notatki prelegenta |
| TXT | ✅ Bezpośrednie przetwarzanie tekstu | Obsługuje kodowanie UTF-8 |
| RTF | ✅ Ekstrakcja sformatowanego tekstu | Zachowuje podstawowe formatowanie |
| CSV | ✅ Przetwarzanie danych tabelarycznych | Automatycznie wykrywa delimitery |
Zarządzanie i Monitorowanie
Panel Statusu Synchronizacji
Monitoruj swoją integrację z SharePoint za pomocą panelu:
- Status Połączenia: Stan zdrowia połączenia w czasie rzeczywistym
- Historia Synchronizacji: Śledzenie wszystkich operacji synchronizacji
- Liczba Dokumentów: Łączna liczba dokumentów w bazie wiedzy
- Kolejka Przetwarzania: Dokumenty oczekujące na przetwarzanie przez AI
- Dzienniki Błędów: Nieudane synchronizacje i problemy z przetwarzaniem
Zarządzanie Folderami
- Dodaj Nowe Foldery: Wybierz dodatkowe foldery do synchronizacji
- Usuń Foldery: Zatrzymaj synchronizację wybranych folderów
- Zaktualizuj Uprawnienia: Odśwież tokeny dostępu do SharePoint
- Statystyki Synchronizacji: Zobacz częstotliwość synchronizacji i liczby dokumentów
Rozwiązywanie problemów
Typowe problemy
Problemy z połączeniem
- Nieudana autoryzacja: Ponownie autoryzuj się za pomocą Microsoft
- Odmowa dostępu: Sprawdź uprawnienia do witryny SharePoint
- Token wygasł: Odśwież swoje połączenie OAuth
Problemy z synchronizacją
- Pliki nie synchronizują się: Zweryfikuj zgodność formatu plików
- Przekroczenie czasu dla dużych plików: Sprawdź limity rozmiaru plików (maks. 50MB na plik)
- Opóźnienia w przetwarzaniu: Monitoruj kolejkę przetwarzania AI
Problemy z bazą wiedzy
- Dokumenty nie do wyszukiwania: Sprawdź status przetwarzania AI
- Zduplikowana zawartość: Przejrzyj ustawienia synchronizacji dotyczące zachowania aktualizacji
- Brakujące metadane: Zweryfikuj, czy właściwości dokumentu są dostępne
Rozwiązywanie błędów
- Sprawdź status połączenia: Zweryfikuj, czy połączenie z SharePoint jest aktywne
- Przejrzyj dzienniki błędów: Sprawdź szczegółowe komunikaty o błędach
- Przetestuj dostęp do plików: Upewnij się, że pliki są dostępne w SharePoint
- Skontaktuj się z pomocą techniczną: Skontaktuj się w przypadku złożonych problemów z integracją
Najlepsze praktyki
Organizacja folderów
- Dedykowane foldery synchronizacji: Twórz konkretne foldery dla treści AI
- Jasne nazewnictwo: Używaj opisowych nazw folderów i plików
- Regularne czyszczenie: Usuwaj przestarzałe dokumenty z folderów synchronizacji
Zarządzanie dokumentami
- Kontrola wersji: Używaj wersjonowania SharePoint do aktualizacji dokumentów
- Tagi metadanych: Dodawaj odpowiednie tagi dla lepszej kategoryzacji AI
- Uprawnienia dostępu: Upewnij się, że uprawnienia w SharePoint są odpowiednie
Optymalizacja synchronizacji
- Selektywna synchronizacja: Synchronizuj tylko istotne foldery, aby uniknąć bałaganu
- Zaplanowane synchronizacje: Używaj godzin poza szczytem do dużych operacji synchronizacji
- Monitorowanie użycia: Śledź, które dokumenty są najczęściej przeglądane przez AI
Bezpieczeństwo i zgodność
Ochrona danych
- Autoryzacja OAuth: Bezpieczna autoryzacja konta Microsoft
- Dostęp tylko do odczytu: AI SmartTalk tylko odczytuje dokumenty, nigdy ich nie modyfikuje
- Szyfrowana transmisja: Wszystkie transfery danych są szyfrowane
- Bezpieczeństwo tokenów: Tokeny dostępu są bezpiecznie przechowywane i zarządzane
Funkcje zgodności
- Dzienniki audytu: Śledź wszystkie działania synchronizacji i dostępu
- Zachowanie danych: Skonfiguruj polityki przechowywania dokumentów
- Kontrola dostępu: Zarządzaj tym, kto może konfigurować integrację SharePoint
Zaawansowane funkcje
Niestandardowe zasady przetwarzania
- Filtry plików: Wyklucz konkretne typy plików lub wzory
- Filtry treści: Pomijaj dokumenty na podstawie kryteriów treści
- Kolejki priorytetowe: Ustaw priorytet przetwarzania dla ważnych dokumentów
Integracja z innymi usługami
- Wyzwalacze SmartFlow: Użyj zmian w SharePoint do wyzwalania innych przepływów pracy
- Powiadomienia e-mail: Otrzymuj powiadomienia o zakończeniu synchronizacji lub błędach
- Dostęp do API: Programowo zarządzaj integracją SharePoint
Wsparcie i zasoby
Dokumentacja
Wsparcie techniczne
- Email: contact@aismarttalk.tech
- Dokumentacja: docs.aismarttalk.tech
- Społeczność: Forum społecznościowe
Postępując zgodnie z tym przewodnikiem, możesz skutecznie zintegrować swoje dokumenty SharePoint i OneDrive z AI SmartTalk, tworząc potężną bazę wiedzy, która wzbogaca możliwości Twojego asystenta AI o dokumentację Twojej organizacji.