Przejdź do głównej zawartości

Integracja SharePoint

Zintegruj swojego chatbota AI SmartTalk z Microsoft SharePoint i OneDrive, aby automatycznie synchronizować dokumenty z twoją bazą wiedzy. Ta integracja pozwala twojemu AI na dostęp do dokumentów z wybranych folderów i ich przetwarzanie, co umożliwia inteligentne odpowiedzi.

Integracja SharePoint

Przegląd​

Integracja SharePoint umożliwia:

  • Bezpieczne połączenie z twoim kontem SharePoint/OneDrive
  • Przeglądanie i wybieranie konkretnych folderów do synchronizacji
  • Synchronizację kompatybilnych dokumentów (PDF, DOCX, XLSX itp.) z twoją bazą wiedzy
  • Planowanie automatycznych ponownych importów za pomocą przepływów pracy SmartFlow
  • Automatyczne przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem wektoryzacji opartej na AI

Prerequisites​

Before you begin, ensure you have:

  • An active AI SmartTalk account
  • Administrative access to your SharePoint/OneDrive account
  • Microsoft 365 account with SharePoint/OneDrive access
  • Documents in supported formats (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Krok po Kroku: Konfiguracja​

Krok 1: Uzyskaj dostęp do integracji SharePoint​

  1. Zaloguj się na swoje konto AI SmartTalk
  2. Przejdź do Administracja → Moi Asystenci → [Nazwa Twojego Asystenta]
  3. Kliknij na Integracja SharePoint w menu integracji
  4. Zobaczysz stronę połączenia SharePoint z logo Microsoft SharePoint

Krok 2: Połącz swoje konto SharePoint​

  1. Kliknij przycisk Połącz w głównej sekcji
  2. Zostaniesz przekierowany na stronę autoryzacji OAuth Microsoftu
  3. Zaloguj się przy użyciu danych logowania do swojego konta Microsoft 365
  4. Przyznaj niezbędne uprawnienia dla AI SmartTalk:
    • Dostęp do odczytu do swoich witryn SharePoint
    • Dostęp do odczytu do swoich plików OneDrive
    • Dostęp do struktury folderów i metadanych

Krok 3: Przeglądaj i Wybierz Foldery​

Po połączeniu zobaczysz listę dostępnych witryn SharePoint i folderów OneDrive:

  1. Wybór Witryny: Wybierz z dostępnych witryn SharePoint
  2. Przeglądarka Folderów: Nawiguj przez swoją strukturę folderów
  3. Wybór Folderów: Zaznacz pola obok folderów, które chcesz synchronizować
  4. Podgląd Dokumentów: Zobacz podgląd kompatybilnych plików w każdym folderze

Obsługiwane Typy Plików: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV i inne

Krok 4: Skonfiguruj Ustawienia Synchronizacji​

Dla każdego wybranego folderu możesz skonfigurować:

  • Częstotliwość Synchronizacji: Jednorazowo lub według harmonogramu
  • Filtry Plików: Włącz/wyłącz konkretne typy plików
  • Głębokość Podfolderów: Jak głęboko skanować w poszukiwaniu dokumentów
  • Priorytet Przetwarzania: Wysoki, Normalny lub Niski priorytet dla przetwarzania AI

Krok 5: Wstępna synchronizacja​

  1. Kliknij Rozpocznij synchronizację, aby rozpocząć wstępny import dokumentów
  2. Monitoruj postęp synchronizacji w czasie rzeczywistym
  3. Zobacz przetworzone dokumenty w swojej bazie wiedzy
  4. Sprawdź dostępność dokumentów za pośrednictwem swojego asystenta AI

Automatyczna Synchronizacja​

Używanie SmartFlow do Zaplanowanych Synchronizacji​

Aby skonfigurować automatyczne ponowne importowanie folderów SharePoint:

  1. Utwórz SmartFlow: Przejdź do SmartFlow → Utwórz Nowy Workflow
  2. Dodaj Wyzwalacz SharePoint: Wybierz "SharePoint" jako źródło wyzwalacza
  3. Skonfiguruj Akcję Synchronizacji: Dodaj akcję "SharePoint Sync"
  4. Ustaw Harmonogram: Wybierz preferowaną częstotliwość:
    • Codziennie o określonych porach
    • Cotygodniowo w wybrane dni
    • Co miesiąc w określonych datach
    • Niestandardowe interwały

Przykład Konfiguracji SmartFlow​

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Przetwarzanie Dokumentów​

Automatyczna Linia Przetwarzania​

Gdy dokumenty są synchronizowane, przechodzą przez zautomatyzowaną linię przetwarzania:

  1. Walidacja Pliku: Sprawdzenie integralności pliku i zgodności formatu
  2. Ekstrakcja Treści: Ekstrakcja tekstu i metadanych z dokumentów
  3. Wektoryzacja AI: Konwersja treści na wektory wyszukiwania
  4. Integracja Bazy Wiedzy: Dodanie do bazy wiedzy Twojego AI
  5. Indeksowanie: Udostępnienie treści dla odpowiedzi AI

Obsługiwane typy dokumentów​

Typ plikuPrzetwarzanieUwagi
PDF✅ Pełne wydobycie tekstuZawiera OCR dla zeskanowanych dokumentów
DOCX✅ Pełne wydobycie tekstu i formatowaniaZachowuje strukturę dokumentu
XLSX✅ Wydobycie danychKonwertuje tabele na dane strukturalne
PPTX✅ Wydobycie treści slajdówZawiera notatki prelegenta
TXT✅ Bezpośrednie przetwarzanie tekstuObsługuje kodowanie UTF-8
RTF✅ Wydobycie sformatowanego tekstuZachowuje podstawowe formatowanie
CSV✅ Przetwarzanie danych tabelarycznychAutomatycznie wykrywa ograniczniki

Zarządzanie i Monitorowanie​

Panel Statusu Synchronizacji​

Monitoruj swoją integrację z SharePoint za pomocą panelu:

  • Status Połączenia: Stan połączenia w czasie rzeczywistym
  • Historia Synchronizacji: Śledź wszystkie operacje synchronizacji
  • Liczba Dokumentów: Łączna liczba dokumentów w bazie wiedzy
  • Kolejka Przetwarzania: Dokumenty oczekujące na przetwarzanie przez AI
  • Dzienniki Błędów: Nieudane synchronizacje i problemy z przetwarzaniem

Zarządzanie Folderami​

  • Dodaj Nowe Foldery: Wybierz dodatkowe foldery do synchronizacji
  • Usuń Foldery: Zatrzymaj synchronizację wybranych folderów
  • Zaktualizuj Uprawnienia: Odśwież tokeny dostępu do SharePoint
  • Statystyki Synchronizacji: Zobacz częstotliwość synchronizacji i liczby dokumentów

Rozwiązywanie problemów​

Typowe problemy​

Problemy z połączeniem​

  • Błąd uwierzytelnienia: Ponownie uwierzytelnij się w Microsoft
  • Odmowa dostępu: Sprawdź uprawnienia do witryny SharePoint
  • Token wygasł: Odśwież swoje połączenie OAuth

Problemy z synchronizacją​

  • Pliki nie synchronizują się: Zweryfikuj zgodność formatu plików
  • Przekroczenie czasu dla dużych plików: Sprawdź limity rozmiaru plików (maks. 50MB na plik)
  • Opóźnienia w przetwarzaniu: Monitoruj kolejkę przetwarzania AI

Problemy z bazą wiedzy​

  • Dokumenty nie są wyszukiwalne: Sprawdź status przetwarzania AI
  • Duplikat treści: Przejrzyj ustawienia synchronizacji dotyczące zachowania aktualizacji
  • Brak metadanych: Zweryfikuj, czy właściwości dokumentu są dostępne

Rozwiązywanie błędów​

  1. Sprawdź status połączenia: Zweryfikuj, czy połączenie z SharePoint jest aktywne
  2. Przejrzyj dzienniki błędów: Sprawdź szczegółowe komunikaty o błędach
  3. Przetestuj dostęp do plików: Upewnij się, że pliki są dostępne w SharePoint
  4. Skontaktuj się z pomocą techniczną: Skontaktuj się w przypadku złożonych problemów z integracją

Najlepsze Praktyki​

Organizacja Folderów​

  • Dedykowane Foldery Synchronizacji: Twórz konkretne foldery dla treści AI
  • Jasne Nazewnictwo: Używaj opisowych nazw folderów i plików
  • Regularne Porządki: Usuwaj przestarzałe dokumenty z folderów synchronizacji

Zarządzanie Dokumentami​

  • Kontrola Wersji: Używaj wersjonowania SharePoint do aktualizacji dokumentów
  • Tagi Metadanych: Dodawaj odpowiednie tagi dla lepszej kategoryzacji AI
  • Uprawnienia Dostępu: Zapewnij odpowiednie uprawnienia w SharePoint

Optymalizacja Synchronizacji​

  • Selektywna Synchronizacja: Synchronizuj tylko istotne foldery, aby uniknąć bałaganu
  • Zaplanuj Synchronizacje: Używaj godzin poza szczytem do dużych operacji synchronizacji
  • Monitorowanie Użytkowania: Śledź, które dokumenty są najczęściej przeglądane przez AI

Bezpieczeństwo i zgodność​

Ochrona danych​

  • OAuth Authentication: Bezpieczna autoryzacja konta Microsoft
  • Read-Only Access: AI SmartTalk tylko odczytuje dokumenty, nigdy ich nie modyfikuje
  • Encrypted Transmission: Wszystkie transfery danych są szyfrowane
  • Token Security: Tokeny dostępu są bezpiecznie przechowywane i zarządzane

Funkcje zgodności​

  • Audit Logs: Śledzenie wszystkich działań synchronizacji i dostępu
  • Data Retention: Konfiguracja polityki przechowywania dokumentów
  • Access Controls: Zarządzanie tym, kto może konfigurować integrację SharePoint

Zaawansowane funkcje​

Niestandardowe zasady przetwarzania​

  • Filtry plików: Wyklucz określone typy plików lub wzorce
  • Filtry treści: Pomijaj dokumenty na podstawie kryteriów treści
  • Kolejki priorytetowe: Ustaw priorytet przetwarzania dla ważnych dokumentów

Integracja z innymi usługami​

  • Wyzwalacze SmartFlow: Użyj zmian w SharePoint, aby uruchomić inne przepływy pracy
  • Powiadomienia e-mail: Otrzymuj powiadomienia o zakończeniu synchronizacji lub błędach
  • Dostęp do API: Programowo zarządzaj integracją z SharePoint

Wsparcie i zasoby​

Dokumentacja​

Wsparcie techniczne​

Postępując zgodnie z tym przewodnikiem, możesz pomyślnie zintegrować swoje dokumenty SharePoint i OneDrive z AI SmartTalk, tworząc potężną bazę wiedzy, która wzbogaca możliwości Twojego asystenta AI o dokumentację Twojej organizacji.