SharePoint Integráció

Integrálja AI SmartTalk chatbotját a Microsoft SharePoint és OneDrive szolgáltatásokkal, hogy automatikusan szinkronizálja a dokumentumokat a tudásbázisába. Ez az integráció lehetővé teszi az AI számára, hogy hozzáférjen és feldolgozza a kiválasztott mappák dokumentumait, így intelligens válaszokhoz elérhetővé válnak.

Áttekintés

A SharePoint integráció lehetővé teszi, hogy:

• Csatlakozzon a SharePoint/OneDrive fiókjához biztonságosan
• Böngésszen és válasszon ki konkrét mappákat a szinkronizáláshoz
• Szinkronizálja a kompatibilis dokumentumokat (PDF, DOCX, XLSX, stb.) a tudásbázisába
• Ütemezze az automatikus újraimportálásokat a SmartFlow munkafolyamatok segítségével
• Feldolgozza a dokumentumokat automatikusan AI-alapú vektorizálással

Előfeltételek

Mielőtt elkezdené, győződjön meg arról, hogy rendelkezik:

• Aktív AI SmartTalk fiókkal
• Adminisztrátori hozzáféréssel a SharePoint/OneDrive fiókjához
• Microsoft 365 fiókkal, amely hozzáférést biztosít a SharePoint/OneDrive-hoz
• Támogatott formátumú dokumentumokkal (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, stb.)

Lépésről lépésre történő beállítás

1. lépés: Hozzáférés a SharePoint Integrációhoz

1. Jelentkezzen be AI SmartTalk fiókjába
2. Navigáljon a Kezelés → Saját Asszisztenseim → [Az Ön Asszisztense Neve] menüpontra
3. Kattintson a SharePoint Integráció lehetőségre az integrációs menüben
4. Megjelenik a SharePoint kapcsolat oldal a Microsoft SharePoint logójával

2. lépés: Csatlakozás a SharePoint Fiókjához

1. Kattintson a Csatlakozás gombra a fő szakaszban
2. Átirányítják a Microsoft OAuth hitelesítési oldalára
3. Jelentkezzen be Microsoft 365 fiókjának hitelesítő adataival
4. Adja meg a szükséges engedélyeket az AI SmartTalk számára:
   • Olvasási hozzáférés a SharePoint webhelyeihez
   • Olvasási hozzáférés a OneDrive fájlaihoz
   • Hozzáférés a mappastruktúrához és a metaadatokhoz

3. lépés: Mappák Böngészése és Kiválasztása

Miután csatlakozott, megjelenik a rendelkezésre álló SharePoint webhelyek és OneDrive mappák listája:

1. Webhely Kiválasztás: Válasszon a rendelkezésre álló SharePoint webhelyek közül
2. Mappa Böngésző: Navigáljon a mappastruktúrában
3. Mappa Kiválasztás: Jelölje be a szinkronizálni kívánt mappák melletti négyzeteket
4. Dokumentum Előnézet: Tekintse meg a kompatibilis fájlok előnézetét minden mappában

Támogatott Fájl Típusok: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, és még sok más

4. lépés: Szinkronizálási Beállítások Konfigurálása

Minden kiválasztott mappa esetében konfigurálhatja:

• Szinkronizálás Gyakorisága: Egyszeri vagy ütemezett
• Fájl Szűrők: Konkrét fájltípusok belefoglalása/kizárása
• Almappa Mélység: Milyen mélyen keressen dokumentumokat
• Feldolgozási Prioritás: Magas, Normál vagy Alacsony prioritás az AI feldolgozásához

5. lépés: Kezdeti Szinkronizálás

1. Kattintson a Szinkronizálás Indítása gombra a kezdeti dokumentumimportálás megkezdéséhez
2. Figyelje a szinkronizálás előrehaladását valós időben
3. Tekintse meg a feldolgozott dokumentumokat a tudásbázisában
4. Ellenőrizze a dokumentumok hozzáférhetőségét az AI asszisztensén keresztül

Automatizált Szinkronizáció

A SmartFlow használata ütemezett szinkronizálásokhoz

Az automatikus újraimportálások beállításához a SharePoint mappákhoz:

1. Hozzon létre egy SmartFlow-t: Navigáljon a SmartFlow → Új munkafolyamat létrehozása menüpontra
2. Adjon hozzá SharePoint Trigger-t: Válassza a "SharePoint" lehetőséget mint trigger forrást
3. Konfigurálja a szinkronizálási műveletet: Adja hozzá a "SharePoint Sync" műveletet
4. Állítsa be az ütemezést: Válassza ki a kívánt gyakoriságot:
   • Napi meghatározott időpontokban
   • Hetente kiválasztott napokon
   • Havonta meghatározott dátumokon
   • Egyedi időközökben

SmartFlow konfigurációs példa

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Dokumentumfeldolgozás

Automatikus Feldolgozási Pipeline

Amikor a dokumentumok szinkronizálódnak, egy automatizált feldolgozási pipeline-on mennek keresztül:

1. Fájl érvényesítés: Ellenőrizze a fájl integritását és formátum kompatibilitását
2. Tartalom kinyerés: Kinyeri a szöveget és a metaadatokat a dokumentumokból
3. AI Vektorizálás: A tartalmat kereshető vektorokká alakítja
4. Tudásbázis integráció: Hozzáadja az AI tudásbázisához
5. Indexelés: A tartalom elérhetővé tétele az AI válaszaihoz

Támogatott dokumentumtípusok

Fájl típus	Feldolgozás	Megjegyzések
PDF	✅ Teljes szöveg kinyerés	Tartalmaz OCR-t a beolvasott dokumentumokhoz
DOCX	✅ Teljes szöveg és formázás	Megőrzi a dokumentum struktúráját
XLSX	✅ Adatkinyerés	A táblázatokat strukturált adatokra alakítja
PPTX	✅ Diatartalom kinyerés	Tartalmazza a beszélői jegyzeteket
TXT	✅ Közvetlen szövegfeldolgozás	UTF-8 kódolás támogatott
RTF	✅ Formázott szöveg kinyerés	Megőrzi az alapvető formázást
CSV	✅ Táblázatos adatfeldolgozás	Automatikusan észleli a határolókat

Kezelés és Figyelés

Szinkronizálási állapot irányítópult

Kövesse nyomon a SharePoint integrációját az irányítópulton:

• Kapcsolat állapot: Valós idejű kapcsolat egészség
• Szinkronizálási előzmények: Kövesse nyomon az összes szinkronizálási műveletet
• Dokumentumok száma: Összes dokumentum a tudásbázisban
• Feldolgozási sor: Dokumentumok, amelyek AI feldolgozásra várnak
• Hiba naplók: Sikertelen szinkronizálások és feldolgozási problémák

Mappa kezelés

• Új mappák hozzáadása: Válasszon ki további mappákat a szinkronizáláshoz
• Mappák eltávolítása: Állítsa le bizonyos mappák szinkronizálását
• Engedélyek frissítése: Frissítse a SharePoint hozzáférési tokeneket
• Szinkronizálási statisztikák: Tekintse meg a szinkronizálás gyakoriságát és a dokumentumok számát

Hibaelhárítás

Gyakori problémák

Kapcsolati problémák

• Hitelesítés sikertelen: Újra hitelesítse magát a Microsofttal
• Hozzáférés megtagadva: Ellenőrizze a SharePoint webhely engedélyeit
• Token lejárt: Frissítse az OAuth kapcsolatát

Szinkronizálási problémák

• Fájlok nem szinkronizálódnak: Ellenőrizze a fájlformátum kompatibilitását
• Nagy fájl időtúllépések: Ellenőrizze a fájlméret korlátokat (max 50MB fájlonként)
• Feldolgozási késedelmek: Figyelje az AI feldolgozási sorát

Tudásbázis problémák

• Dokumentumok nem kereshetők: Ellenőrizze az AI feldolgozási állapotát
• Duplikált tartalom: Tekintse át a szinkronizálási beállításokat a frissítési viselkedéshez
• Hiányzó metaadatok: Ellenőrizze, hogy a dokumentum tulajdonságai hozzáférhetők-e

Hibaelhárítás

1. Ellenőrizze a kapcsolat állapotát: Ellenőrizze, hogy a SharePoint kapcsolat aktív-e
2. Tekintse át a hibanaplókat: Ellenőrizze a részletes hibaüzeneteket
3. Tesztelje a fájlhozzáférést: Győződjön meg róla, hogy a fájlok hozzáférhetők a SharePointban
4. Lépjen kapcsolatba a támogatással: Forduljon a támogatáshoz összetett integrációs problémák esetén

Legjobb gyakorlatok

Mappa szervezés

• Külön szinkronizáló mappák: Hozzon létre specifikus mappákat az AI tartalom számára
• Világos elnevezés: Használjon leíró mappa- és fájlneveket
• Rendszeres takarítás: Távolítsa el a régi dokumentumokat a szinkronizáló mappákból

Dokumentumkezelés

• Verziókezelés: Használja a SharePoint verziókezelését a dokumentumfrissítésekhez
• Metaadat címkék: Adjon releváns címkéket a jobb AI kategorizálás érdekében
• Hozzáférési engedélyek: Biztosítsa a megfelelő SharePoint engedélyeket

Szinkronizálás optimalizálása

• Szelektív szinkronizálás: Csak a releváns mappákat szinkronizálja a rendetlenség elkerülése érdekében
• Ütemezett szinkronizálások: Használja a csúcsidőn kívüli órákat a nagy szinkronizálási műveletekhez
• Használat figyelése: Kövesse nyomon, hogy mely dokumentumokat használja leggyakrabban az AI

Biztonság és megfelelőség

Adatvédelem

• OAuth hitelesítés: Biztosítja a Microsoft fiók hitelesítését
• Csak olvasási hozzáférés: Az AI SmartTalk csak olvassa a dokumentumokat, soha nem módosítja azokat
• Titkosított átvitel: Minden adatátvitel titkosítva van
• Token biztonság: A hozzáférési tokenek biztonságosan tárolva és kezelve vannak

Megfelelőségi funkciók

• Audit naplók: Kövesse nyomon az összes szinkronizálási és hozzáférési tevékenységet
• Adatmegőrzés: Konfigurálja a dokumentummegőrzési irányelveket
• Hozzáférési vezérlés: Kezelje, hogy ki konfigurálhatja a SharePoint integrációt

Fejlett funkciók

Egyedi feldolgozási szabályok

• Fájl szűrők: Kizárhat bizonyos fájltípusokat vagy mintákat
• Tartalom szűrők: Hagyja figyelmen kívül a dokumentumokat a tartalmi kritériumok alapján
• Prioritási sorok: Állítson be feldolgozási prioritást a fontos dokumentumok számára

Integráció más szolgáltatásokkal

• SmartFlow események: Használja a SharePoint változásait más munkafolyamatok elindítására
• E-mail értesítések: Kapjon értesítéseket a szinkronizálás befejezéséről vagy hibáiról
• API hozzáférés: Programozottan kezelje a SharePoint integrációt

Támogatás és Erőforrások

Dokumentáció

• AI SmartTalk Dokumentáció
• SharePoint Integrációs Útmutató
• SmartFlow Dokumentáció

Műszaki Támogatás

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentáció: docs.aismarttalk.tech
• Közösség: Közösségi Fórum

---

Ezen útmutató követésével sikeresen integrálhatja SharePoint és OneDrive dokumentumait az AI SmartTalk-kal, létrehozva egy erőteljes tudásbázist, amely javítja az AI asszisztens képességeit a szervezete dokumentációjával.