SharePoint Integráció

Integrálja AI SmartTalk chatbotját a Microsoft SharePoint és OneDrive szolgáltatásokkal, hogy automatikusan szinkronizálja a dokumentumokat a tudásbázisába. Ez az integráció lehetővé teszi az AI számára, hogy hozzáférjen és feldolgozza a kiválasztott mappákban található dokumentumokat, így intelligens válaszokhoz elérhetők lesznek.

Áttekintés

A SharePoint integráció lehetővé teszi, hogy:

• Csatlakozzon a SharePoint/OneDrive fiókjához biztonságosan
• Böngésszen és válasszon ki konkrét mappákat a szinkronizáláshoz
• Szinkronizálja a kompatibilis dokumentumokat (PDF, DOCX, XLSX, stb.) a tudásbázisába
• Ütemezze az automatikus újraimportálásokat a SmartFlow munkafolyamatok segítségével
• Feldolgozza a dokumentumokat automatikusan AI-alapú vektorizálással

Előfeltételek

Mielőtt elkezdené, győződjön meg arról, hogy rendelkezik:

• Aktív AI SmartTalk fiókkal
• Adminisztrátori hozzáféréssel a SharePoint/OneDrive fiókjához
• Microsoft 365 fiókkal SharePoint/OneDrive hozzáféréssel
• Támogatott formátumú dokumentumokkal (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, stb.)

Lépésről lépésre történő beállítás

1. lépés: Lépjen be a SharePoint Integrációba

1. Jelentkezzen be AI SmartTalk fiókjába
2. Navigáljon a Kezelés → Saját Asszisztensek → [Az Ön Asszisztense Neve] menüpontra
3. Kattintson a SharePoint Integráció lehetőségre az integrációs menüben
4. Megjelenik a SharePoint kapcsolat oldal a Microsoft SharePoint logójával

2. lépés: Csatlakoztassa SharePoint Fiókját

1. Kattintson a Csatlakozás gombra a fő szakaszban
2. Átirányítják a Microsoft OAuth hitelesítési oldalára
3. Jelentkezzen be Microsoft 365 fiókjának hitelesítő adataival
4. Adja meg a szükséges engedélyeket az AI SmartTalk számára:
   • Olvasási hozzáférés a SharePoint webhelyeihez
   • Olvasási hozzáférés a OneDrive fájlaihoz
   • Hozzáférés a mappastruktúrához és a metaadatokhoz

3. lépés: Böngésszen és Válasszon Mappákat

Miután csatlakozott, egy elérhető SharePoint webhelyek és OneDrive mappák listáját fogja látni:

1. Webhely Kiválasztása: Válasszon az elérhető SharePoint webhelyei közül
2. Mappa Böngésző: Navigáljon a mappastruktúrában
3. Mappa Kiválasztás: Jelölje be a szinkronizálni kívánt mappák melletti négyzeteket
4. Dokumentum Előnézet: Tekintse meg a kompatibilis fájlok előnézetét minden mappában

Támogatott Fájl Típusok: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, és még sok más

4. lépés: Szinkronizálási Beállítások Konfigurálása

Minden kiválasztott mappa esetében konfigurálhatja:

• Szinkronizálás Gyakorisága: Egyszeri vagy ütemezett
• Fájl Szűrők: Konkrét fájltípusok belefoglalása/kizárása
• Almappa Mélység: Milyen mélyen keressen a dokumentumok között
• Feldolgozási Prioritás: Magas, Normál vagy Alacsony prioritás az AI feldolgozás számára

5. lépés: Kezdeti Szinkronizálás

1. Kattintson a Szinkronizálás Indítása gombra a kezdeti dokumentumimportálás megkezdéséhez
2. Figyelje a szinkronizálás előrehaladását valós időben
3. Tekintse meg a feldolgozott dokumentumokat a tudásbázisában
4. Ellenőrizze a dokumentumok hozzáférhetőségét az AI asszisztensén keresztül

Automatizált Szinkronizáció

A SmartFlow használata ütemezett szinkronizálásokhoz

Az automatikus SharePoint mappák újraimportálásának beállításához:

1. Hozzon létre egy SmartFlow-t: Navigáljon a SmartFlow → Új munkafolyamat létrehozása lehetőséghez
2. Adjon hozzá SharePoint kiváltót: Válassza a "SharePoint" lehetőséget mint kiváltó forrást
3. Konfigurálja a szinkronizálási műveletet: Adja hozzá a "SharePoint Sync" műveletet
4. Állítsa be az ütemezést: Válassza ki a preferált gyakoriságot:
   • Naponta meghatározott időpontokban
   • Hetente kiválasztott napokon
   • Havonta meghatározott dátumokon
   • Egyedi időintervallumok

SmartFlow konfigurációs példa

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Dokumentumfeldolgozás

Automatikus Feldolgozási Pipeline

Amikor a dokumentumok szinkronizálva vannak, egy automatizált feldolgozási pipeline-on mennek keresztül:

1. Fájl érvényesítés: Ellenőrizze a fájl integritását és formátumkompatibilitását
2. Tartalom kinyerés: Kinyeri a szöveget és a metaadatokat a dokumentumokból
3. AI Vektorizálás: A tartalmat kereshető vektorokká alakítja
4. Tudásbázis integráció: Hozzáad a mesterséges intelligencia tudásbázisához
5. Indexelés: A tartalom elérhetővé tétele az AI válaszaihoz

Támogatott dokumentumtípusok

Fájl típusa	Feldolgozás	Megjegyzések
PDF	✅ Teljes szöveg kinyerés	Tartalmaz OCR-t a beolvasott dokumentumokhoz
DOCX	✅ Teljes szöveg és formázás	Megőrzi a dokumentum szerkezetét
XLSX	✅ Adatkinyerés	A táblázatokat strukturált adatokra alakítja
PPTX	✅ Diatartalom kinyerés	Tartalmazza a beszélői jegyzeteket
TXT	✅ Közvetlen szövegfeldolgozás	UTF-8 kódolás támogatott
RTF	✅ Formázott szöveg kinyerés	Megőrzi az alapvető formázást
CSV	✅ Táblázatos adatok feldolgozása	Automatikusan észleli a határolókat

Kezelés és Figyelés

Szinkronizálási állapot irányítópult

Kövesse nyomon SharePoint integrációját az irányítópulton keresztül:

• Kapcsolat állapota: Valós idejű kapcsolat egészségi állapot
• Szinkronizálási előzmények: Kövesse nyomon az összes szinkronizálási műveletet
• Dokumentumok száma: Összes dokumentum a tudásbázisban
• Feldolgozási várólista: Dokumentumok, amelyek mesterséges intelligencia feldolgozásra várnak
• Hiba naplók: Sikertelen szinkronizálások és feldolgozási problémák

Mappa kezelés

• Új mappák hozzáadása: Válasszon ki további mappákat a szinkronizáláshoz
• Mappák eltávolítása: Állítsa le bizonyos mappák szinkronizálását
• Engedélyek frissítése: Frissítse a SharePoint hozzáférési tokeneket
• Szinkronizálási statisztikák: Tekintse meg a szinkronizálás gyakoriságát és a dokumentumok számát

Hibaelhárítás

Gyakori Problémák

Kapcsolati Problémák

• Hitelesítés Sikertelen: Újra hitelesítse magát a Microsofttal
• Hozzáférés Megtagadva: Ellenőrizze a SharePoint webhely engedélyeit
• Token Lejárt: Frissítse az OAuth kapcsolatát

Szinkronizálási Problémák

• Fájlok Nincs Szinkronizálva: Ellenőrizze a fájlformátum kompatibilitását
• Nagy Fájl Időtúllépések: Ellenőrizze a fájlméret korlátokat (max 50MB fájlonként)
• Feldolgozási Késedelmek: Figyelje az AI feldolgozási sorát

Tudásbázis Problémák

• Dokumentumok Nem Kereshetők: Ellenőrizze az AI feldolgozási állapotát
• Duplikált Tartalom: Tekintse át a szinkronizálási beállításokat a frissítési viselkedéshez
• Hiányzó Metaadatok: Ellenőrizze, hogy a dokumentum tulajdonságai hozzáférhetők-e

Hibaelhárítás

1. Ellenőrizze a Kapcsolat Állapotát: Ellenőrizze, hogy a SharePoint kapcsolat aktív-e
2. Tekintse Át a Hiba Naplókat: Ellenőrizze a részletes hibaüzeneteket
3. Tesztelje a Fájl Hozzáférést: Győződjön meg arról, hogy a fájlok hozzáférhetők a SharePointban
4. Lépjen Kapcsolatba a Támogatással: Forduljon segítségért összetett integrációs problémák esetén

Legjobb Gyakorlatok

Mappa Szervezés

• Külön Szinkronizáló Mappák: Hozzon létre specifikus mappákat az AI tartalom számára
• Tiszta Elnevezés: Használjon leíró mappa- és fájlneveket
• Rendszeres Takarítás: Távolítsa el a régi dokumentumokat a szinkronizáló mappákból

Dokumentumkezelés

• Verziókezelés: Használja a SharePoint verziókezelését a dokumentumfrissítésekhez
• Metaadat Címkék: Adjon releváns címkéket a jobb AI kategorizálás érdekében
• Hozzáférési Engedélyek: Biztosítsa a megfelelő SharePoint engedélyeket

Szinkronizálás Optimalizálása

• Szelektív Szinkronizálás: Csak a releváns mappákat szinkronizálja a rendetlenség elkerülése érdekében
• Ütemezett Szinkronizálás: Használja a csúcsidőn kívüli órákat nagy szinkronizálási műveletekhez
• Használat Figyelése: Kövesse nyomon, hogy mely dokumentumokat használja leggyakrabban az AI

Biztonság és Megfelelőség

Adatvédelem

• OAuth Hitelesítés: Biztosítja a Microsoft fiók hitelesítését
• Csak Olvasási Hozzáférés: Az AI SmartTalk csak olvassa a dokumentumokat, soha nem módosítja azokat
• Titkosított Átvitel: Minden adatátvitel titkosítva van
• Token Biztonság: A hozzáférési tokenek biztonságosan tárolva és kezelve vannak

Megfelelőségi Funkciók

• Audit Naplók: Kövesse nyomon az összes szinkronizálási és hozzáférési tevékenységet
• Adatmegőrzés: Állítsa be a dokumentummegőrzési politikákat
• Hozzáférési Szabályozás: Kezelje, hogy ki konfigurálhatja a SharePoint integrációt

Fejlett Funkciók

Egyedi Feldolgozási Szabályok

• Fájl Szűrők: Kizárhat bizonyos fájltípusokat vagy mintákat
• Tartalom Szűrők: Hagyja figyelmen kívül a dokumentumokat a tartalmi kritériumok alapján
• Prioritási Sorok: Állítson be feldolgozási prioritást fontos dokumentumok számára

Integráció Más Szolgáltatásokkal

• SmartFlow Trigger-ek: Használja a SharePoint változásokat más munkafolyamatok elindítására
• Email Értesítések: Kapjon értesítéseket a szinkronizálás befejezéséről vagy hibákról
• API Hozzáférés: Programozottan kezelje a SharePoint integrációt

Támogatás és Források

Dokumentáció

• AI SmartTalk Dokumentáció
• SharePoint Integrációs Útmutató
• SmartFlow Dokumentáció

Technikai Támogatás

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentáció: docs.aismarttalk.tech
• Közösség: Közösségi Fórum

---

Ezen útmutató követésével sikeresen integrálhatja SharePoint és OneDrive dokumentumait az AI SmartTalk-kal, létrehozva egy erőteljes tudásbázist, amely javítja AI asszisztense képességeit a szervezete dokumentációjával.