SharePoint Integracija

Integrirajte svoj AI SmartTalk chatbot s Microsoft SharePointom i OneDriveom kako biste automatski sinkronizirali dokumente u svoju bazu znanja. Ova integracija omogućuje vašem AI-u pristup i obradu dokumenata iz odabranih mapa, čineći ih dostupnima za inteligentne odgovore.

Pregled

SharePoint integracija omogućuje vam:

• Povezivanje vašeg SharePoint/OneDrive računa na siguran način
• Pregledavanje i odabir specifičnih mapa za sinkronizaciju
• Sinkronizaciju kompatibilnih dokumenata (PDF, DOCX, XLSX, itd.) u vašu bazu znanja
• Planiranje automatskih ponovnih uvoza koristeći SmartFlow radne tokove
• Obradu dokumenata automatski uz pomoć AI-pokretane vektorizacije

Preduvjeti

Prije nego što započnete, osigurajte da imate:

• Aktivni AI SmartTalk račun
• Administrativni pristup svom SharePoint/OneDrive računu
• Microsoft 365 račun s pristupom SharePointu/OneDriveu
• Dokumente u podržanim formatima (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, itd.)

Postupak postavljanja korak po korak

Korak 1: Pristup SharePoint Integraciji

1. Prijavite se u svoj AI SmartTalk račun
2. Idite na Administracija → Moji asistenti → [Ime vašeg asistenta]
3. Kliknite na SharePoint Integracija u izborniku integracija
4. Vidjet ćete stranicu za povezivanje sa SharePointom s logotipom Microsoft SharePoint

Korak 2: Povežite svoj SharePoint račun

1. Kliknite na gumb Poveži u glavnom odjeljku
2. Bit ćete preusmjereni na Microsoftovu OAuth stranicu za autentifikaciju
3. Prijavite se s podacima za prijavu vašeg Microsoft 365 računa
4. Dodijelite potrebne dozvole AI SmartTalku:
   • Pristup čitanju vaših SharePoint stranica
   • Pristup čitanju vaših OneDrive datoteka
   • Pristup strukturi mapa i metapodacima

Korak 3: Pregledavanje i odabir mapa

Nakon povezivanja, vidjet ćete popis dostupnih SharePoint stranica i OneDrive mapa:

1. Odabir stranice: Odaberite iz svojih dostupnih SharePoint stranica
2. Preglednik mapa: Navigirajte kroz svoju strukturu mapa
3. Odabir mapa: Označite okvire pored mapa koje želite sinkronizirati
4. Pregled dokumenata: Pogledajte pregled kompatibilnih datoteka u svakoj mapi

Podržani tipovi datoteka: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV i drugi

Korak 4: Konfiguriranje postavki sinkronizacije

Za svaku odabranu mapu možete konfigurirati:

• Učestalost sinkronizacije: Jednokratno ili prema rasporedu
• Filteri datoteka: Uključite/izuzmite specifične tipove datoteka
• Dubina podmapa: Koliko duboko skenirati za dokumente
• Prioritet obrade: Visoki, Normalni ili Niski prioritet za AI obradu

Korak 5: Početna sinkronizacija

1. Kliknite Započni sinkronizaciju kako biste započeli inicijalni uvoz dokumenata
2. Pratite napredak sinkronizacije u stvarnom vremenu
3. Pregledajte obrađene dokumente u svojoj bazi znanja
4. Provjerite dostupnost dokumenata putem svog AI asistenta

Automatizirana Sinkronizacija

Korištenje SmartFlow-a za Zakazane Sinkronizacije

Za postavljanje automatskog ponovnog uvoza SharePoint mapa:

1. Kreirajte SmartFlow: Idite na SmartFlow → Kreiraj novi radni tok
2. Dodajte SharePoint Okidač: Odaberite "SharePoint" kao izvor okidača
3. Konfigurirajte Akciju Sinkronizacije: Dodajte akciju "SharePoint Sinkronizacija"
4. Postavite Raspored: Odaberite svoju preferiranu učestalost:
   • Dnevno u određeno vrijeme
   • Tjedno na odabrane dane
   • Mjesečno na određene datume
   • Prilagođeni intervali

Primjer Konfiguracije SmartFlow-a

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Obrada Dokumenata

Automatska Obrada Dokumenata

Kada se dokumenti sinkroniziraju, prolaze kroz automatizirani proces obrade:

1. Validacija Datoteka: Provjera integriteta datoteka i kompatibilnosti formata
2. Ekstrakcija Sadržaja: Ekstrakcija teksta i metapodataka iz dokumenata
3. AI Vektorizacija: Pretvaranje sadržaja u pretražive vektore
4. Integracija s Baza Znanja: Dodavanje u bazu znanja vašeg AI-a
5. Indeksiranje: Omogućavanje sadržaja za AI odgovore

Podržani Tipovi Dokumenata

Tip Datoteke	Obrada	Napomene
PDF	✅ Ekstrakcija punog teksta	Uključuje OCR za skenirane dokumente
DOCX	✅ Ekstrakcija punog teksta i formatiranja	Održava strukturu dokumenta
XLSX	✅ Ekstrakcija podataka	Pretvara tablice u strukturirane podatke
PPTX	✅ Ekstrakcija sadržaja slajdova	Uključuje bilješke predavača
TXT	✅ Direktna obrada teksta	Podržava UTF-8 kodiranje
RTF	✅ Ekstrakcija formatiranog teksta	Održava osnovno formatiranje
CSV	✅ Obrada tabličnih podataka	Automatski prepoznaje razdjeljnike

Upravljanje i Praćenje

Nadzorna ploča Statusa Sinkronizacije

Pratite svoju SharePoint integraciju putem nadzorne ploče:

• Status Povezivanja: Zdravlje veze u stvarnom vremenu
• Povijest Sinkronizacije: Praćenje svih operacija sinkronizacije
• Broj Dokumenata: Ukupni dokumenti u bazi znanja
• Red Obrađivanja: Dokumenti koji čekaju obradu AI-a
• Zapisnici Grešaka: Neuspješne sinkronizacije i problemi s obradom

Upravljanje Mapama

• Dodajte Nove Mape: Odaberite dodatne mape za sinkronizaciju
• Uklonite Mape: Prekinite sinkronizaciju određenih mapa
• Ažurirajte Dozvole: Osvježite SharePoint pristupne tokene
• Statistika Sinkronizacije: Pregledajte učestalost sinkronizacije i brojeve dokumenata

Rješavanje problema

Uobičajeni problemi

Problemi s povezivanjem

• Neuspjela autentifikacija: Ponovno se autentificirajte s Microsoftom
• Odbijena dozvola: Provjerite dozvole SharePoint stranice
• Token istekao: Osvježite svoju OAuth vezu

Problemi sa sinkronizacijom

• Datoteke se ne sinkroniziraju: Provjerite kompatibilnost formata datoteka
• Istezanje velikih datoteka: Provjerite ograničenja veličine datoteka (maks 50MB po datoteci)
• Kašnjenja u obradi: Pratite AI red za obradu

Problemi s bazom znanja

• Dokumenti nisu pretraživi: Provjerite status obrade AI-a
• Duplicirani sadržaj: Pregledajte postavke sinkronizacije za ponašanje ažuriranja
• Nedostajući metapodaci: Provjerite jesu li svojstva dokumenata dostupna

Rješavanje pogrešaka

1. Provjerite status veze: Provjerite je li SharePoint veza aktivna
2. Pregledajte zapisnike pogrešaka: Provjerite detaljne poruke o pogreškama
3. Testirajte pristup datotekama: Osigurajte da su datoteke dostupne u SharePointu
4. Kontaktirajte podršku: Obratite se za složene probleme s integracijom

Najbolje prakse

Organizacija mapa

• Posvećene mape za sinkronizaciju: Kreirajte specifične mape za AI sadržaj
• Jasno imenovanje: Koristite opisna imena mapa i datoteka
• Redovito čišćenje: Uklonite zastarjele dokumente iz mapa za sinkronizaciju

Upravljanje dokumentima

• Kontrola verzija: Koristite SharePoint verzioniranje za ažuriranja dokumenata
• Metapodaci: Dodajte relevantne oznake za bolju kategorizaciju AI-a
• Dozvole za pristup: Osigurajte odgovarajuće SharePoint dozvole

Optimizacija sinkronizacije

• Selektivna sinkronizacija: Sinkronizirajte samo relevantne mape kako biste izbjegli nered
• Planirane sinkronizacije: Koristite vrijeme izvan vršnih sati za velike operacije sinkronizacije
• Pratite korištenje: Pratite koje dokumente AI najviše koristi

Sigurnost i usklađenost

Zaštita podataka

• OAuth autentifikacija: Osigurana autentifikacija Microsoft računa
• Pristup samo za čitanje: AI SmartTalk samo čita dokumente, nikada ih ne mijenja
• Enkriptirani prijenos: Sav prijenos podataka je enkriptiran
• Sigurnost tokena: Pristupni tokeni se sigurno pohranjuju i upravljaju

Značajke usklađenosti

• Zapisnici revizije: Pratite sve aktivnosti sinkronizacije i pristupa
• Zadržavanje podataka: Konfigurirajte politike zadržavanja dokumenata
• Kontrole pristupa: Upravite tko može konfigurirati SharePoint integraciju

Napredne značajke

Prilagođena pravila obrade

• Filteri datoteka: Isključite specifične tipove ili obrasce datoteka
• Filteri sadržaja: Preskočite dokumente na temelju kriterija sadržaja
• Prioritetne redove: Postavite prioritet obrade za važne dokumente

Integracija s drugim uslugama

• SmartFlow okidači: Koristite promjene u SharePointu za pokretanje drugih radnih tokova
• Obavijesti putem e-pošte: Primajte obavijesti o završetku sinkronizacije ili pogreškama
• API pristup: Programatski upravljajte SharePoint integracijom

Podrška i resursi

Dokumentacija

• AI SmartTalk Dokumentacija
• Vodič za integraciju SharePointa
• SmartFlow Dokumentacija

Tehnička podrška

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentacija: docs.aismarttalk.tech
• Zajednica: Forum zajednice

---

Slijedeći ovaj vodič, možete uspješno integrirati svoje SharePoint i OneDrive dokumente s AI SmartTalkom, stvarajući moćnu bazu znanja koja poboljšava mogućnosti vašeg AI asistenta s dokumentacijom vaše organizacije.