SharePoint Integracija

Integrirajte svoj AI SmartTalk chatbot s Microsoft SharePointom i OneDriveom kako biste automatski sinkronizirali dokumente u svoju bazu znanja. Ova integracija omogućuje vašem AI-u pristup i obradu dokumenata iz odabranih mapa, čineći ih dostupnima za inteligentne odgovore.

Pregled

Integracija SharePoint omogućuje vam da:

• Povežete svoj SharePoint/OneDrive račun sigurno
• Pretražujete i odaberete specifične mape za sinkronizaciju
• Sinkronizirate kompatibilne dokumente (PDF, DOCX, XLSX, itd.) u svoju bazu znanja
• Planirate automatske ponovne uvoze koristeći SmartFlow radne tokove
• Obradite dokumente automatski uz AI-podržanu vektorizaciju

Preduvjeti

Prije nego što započnete, osigurajte da imate:

• Aktivni AI SmartTalk račun
• Administrativni pristup svom SharePoint/OneDrive računu
• Microsoft 365 račun s pristupom SharePointu/OneDriveu
• Dokumente u podržanim formatima (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, itd.)

Korak-po-korak Postavljanje

Korak 1: Pristupite SharePoint Integraciji

1. Prijavite se u svoj AI SmartTalk račun
2. Idite na Administracija → Moji Asistenti → [Ime Vašeg Asistenta]
3. Kliknite na SharePoint Integracija u izborniku integracija
4. Vidjet ćete stranicu za povezivanje sa SharePointom s logotipom Microsoft SharePointa

Korak 2: Povežite Svoj SharePoint Račun

1. Kliknite na Poveži gumb u glavnom odjeljku
2. Bit ćete preusmjereni na Microsoftovu OAuth stranicu za autentifikaciju
3. Prijavite se sa svojim Microsoft 365 računom
4. Dodijelite potrebne dozvole AI SmartTalku:
   • Pristup čitanju vaših SharePoint stranica
   • Pristup čitanju vaših OneDrive datoteka
   • Pristup strukturi mapa i metapodacima

Korak 3: Pretražite i Odaberite Mape

Nakon povezivanja, vidjet ćete popis dostupnih SharePoint stranica i OneDrive mapa:

1. Odabir Stranice: Odaberite iz svojih dostupnih SharePoint stranica
2. Pregled Mapa: Navigirajte kroz svoju strukturu mapa
3. Odabir Mapa: Označite okvire pored mapa koje želite sinkronizirati
4. Pregled Dokumenata: Pogledajte pregled kompatibilnih datoteka u svakoj mapi

Podržani Tipovi Datoteka: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, i više

Korak 4: Konfigurirajte Postavke Sinkronizacije

Za svaku odabranu mapu možete konfigurirati:

• Frekvencija Sinkronizacije: Jednokratno ili planirano
• Filteri Datoteka: Uključite/izostavite specifične tipove datoteka
• Dubina Podmapa: Koliko duboko skenirati za dokumente
• Prioritet Obrade: Visok, Normalan ili Nizak prioritet za AI obradu

Korak 5: Početna Sinkronizacija

1. Kliknite Započni Sinkronizaciju kako biste započeli inicijalni uvoz dokumenata
2. Pratite napredak sinkronizacije u stvarnom vremenu
3. Pregledajte obrađene dokumente u svojoj bazi znanja
4. Provjerite dostupnost dokumenata putem svog AI asistenta

Automatizirana Sinkronizacija

Korištenje SmartFlow-a za Planirane Sinkronizacije

Za postavljanje automatskog ponovnog uvoza SharePoint mapa:

1. Kreirajte SmartFlow: Idite na SmartFlow → Kreiraj Novi Radni Tok
2. Dodajte SharePoint Okidač: Odaberite "SharePoint" kao izvor okidača
3. Konfigurirajte Akciju Sinkronizacije: Dodajte akciju "SharePoint Sinkronizacija"
4. Postavite Raspored: Odaberite svoju preferiranu učestalost:
   • Dnevno u određeno vrijeme
   • Tjedno na odabrane dane
   • Mjesečno na određene datume
   • Prilagođeni intervali

Primjer Konfiguracije SmartFlow-a

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Obrada Dokumenata

Automatski Procesni Cjevovod

Kada se dokumenti sinkroniziraju, prolaze kroz automatski procesni cjevovod:

1. Validacija Datoteka: Provjera integriteta datoteka i kompatibilnosti formata
2. Ekstrakcija Sadržaja: Ekstrakcija teksta i metapodataka iz dokumenata
3. AI Vektorizacija: Pretvaranje sadržaja u pretražive vektore
4. Integracija s Baza Znanja: Dodavanje u bazu znanja vašeg AI-a
5. Indeksiranje: Omogućavanje sadržaja za AI odgovore

Podržani Tipovi Dokumenata

Tip Datoteke	Obrada	Napomene
PDF	✅ Ekstrakcija punog teksta	Uključuje OCR za skenirane dokumente
DOCX	✅ Ekstrakcija punog teksta i formatiranja	Održava strukturu dokumenta
XLSX	✅ Ekstrakcija podataka	Pretvara tablice u strukturirane podatke
PPTX	✅ Ekstrakcija sadržaja slajdova	Uključuje bilješke predavača
TXT	✅ Izravna obrada teksta	Podržava UTF-8 kodiranje
RTF	✅ Ekstrakcija formatiranog teksta	Održava osnovno formatiranje
CSV	✅ Obrada tabličnih podataka	Automatski otkriva razdjeljnike

Upravljanje i Praćenje

Kontrolna Tabla Statusa Sinkronizacije

Pratite svoju SharePoint integraciju putem kontrolne table:

• Status Povezivanja: Zdravlje veze u stvarnom vremenu
• Povijest Sinkronizacije: Praćenje svih operacija sinkronizacije
• Broj Dokumenata: Ukupni dokumenti u bazi znanja
• Red čekanja za Obradu: Dokumenti koji čekaju obradu AI-a
• Zapisnici Grešaka: Neuspjele sinkronizacije i problemi s obradom

Upravljanje Mapama

• Dodajte Nove Mape: Odaberite dodatne mape za sinkronizaciju
• Uklonite Mape: Prestanite sa sinkronizacijom specifičnih mapa
• Ažurirajte Dozvole: Osvježite SharePoint pristupne tokene
• Statistika Sinkronizacije: Pregledajte učestalost sinkronizacije i brojeve dokumenata

Rješavanje problema

Česti problemi

Problemi s povezivanjem

• Neuspjela autentifikacija: Ponovno se autentificirajte s Microsoftom
• Odbijena dozvola: Provjerite dozvole na SharePoint stranici
• Token istekao: Osvježite svoju OAuth vezu

Problemi sa sinkronizacijom

• Datoteke se ne sinkroniziraju: Provjerite kompatibilnost formata datoteka
• Vremenska ograničenja za velike datoteke: Provjerite ograničenja veličine datoteka (maks 50MB po datoteci)
• Kašnjenja u obradi: Pratite AI red za obradu

Problemi s bazom znanja

• Dokumenti nisu pretraživi: Provjerite status obrade AI-a
• Duplicirani sadržaj: Pregledajte postavke sinkronizacije za ponašanje ažuriranja
• Nedostajući metapodaci: Provjerite jesu li svojstva dokumenata dostupna

Rješavanje grešaka

1. Provjerite status veze: Provjerite je li SharePoint veza aktivna
2. Pregledajte zapisnike grešaka: Provjerite detaljne poruke o greškama
3. Testirajte pristup datotekama: Osigurajte da su datoteke dostupne u SharePointu
4. Kontaktirajte podršku: Obratite se za složene probleme s integracijom

Najbolje prakse

Organizacija mapa

• Posvećene mape za sinkronizaciju: Kreirajte specifične mape za AI sadržaj
• Jasno imenovanje: Koristite opisne nazive mapa i datoteka
• Redovito čišćenje: Uklonite zastarjele dokumente iz mapa za sinkronizaciju

Upravljanje dokumentima

• Kontrola verzija: Koristite SharePoint verzioniranje za ažuriranja dokumenata
• Metapodaci: Dodajte relevantne oznake za bolju kategorizaciju AI-a
• Dozvole za pristup: Osigurajte ispravne SharePoint dozvole

Optimizacija sinkronizacije

• Selektivna sinkronizacija: Sinkronizirajte samo relevantne mape kako biste izbjegli nered
• Zakazane sinkronizacije: Koristite izvanpikovske sate za velike operacije sinkronizacije
• Pratite korištenje: Pratite koji su dokumenti najviše korišteni od strane AI-a

Sigurnost i usklađenost

Zaštita podataka

• OAuth autentifikacija: Sigurna autentifikacija Microsoft računa
• Pristup samo za čitanje: AI SmartTalk samo čita dokumente, nikada ih ne mijenja
• Šifrirani prijenos: Svi prijenosi podataka su šifrirani
• Sigurnost tokena: Pristupni tokeni se sigurno pohranjuju i upravljaju njima

Značajke usklađenosti

• Zapisnici revizije: Pratite sve aktivnosti sinkronizacije i pristupa
• Zadržavanje podataka: Konfigurirajte politike zadržavanja dokumenata
• Kontrole pristupa: Upravljajte tko može konfigurirati SharePoint integraciju

Napredne značajke

Prilagođena pravila obrade

• Filtri za datoteke: Isključite određene tipove ili obrasce datoteka
• Filtri sadržaja: Preskočite dokumente na temelju kriterija sadržaja
• Prioritetne redove: Postavite prioritet obrade za važne dokumente

Integracija s drugim uslugama

• SmartFlow okidači: Koristite promjene na SharePointu za pokretanje drugih radnih tokova
• Obavijesti putem e-pošte: Primajte obavijesti o završetku sinkronizacije ili greškama
• API pristup: Programatski upravljajte SharePoint integracijom

Podrška i resursi

Dokumentacija

• AI SmartTalk Dokumentacija
• Vodič za integraciju sa SharePointom
• SmartFlow Dokumentacija

Tehnička podrška

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentacija: docs.aismarttalk.tech
• Zajednica: Forum zajednice

---

Slijedeći ovaj vodič, možete uspješno integrirati svoje SharePoint i OneDrive dokumente s AI SmartTalk, stvarajući moćnu bazu znanja koja poboljšava mogućnosti vašeg AI asistenta s dokumentacijom vaše organizacije.