SharePoint Integrasjon
Integrer din AI SmartTalk chatbot med Microsoft SharePoint og OneDrive for automatisk synkronisering av dokumenter til din kunnskapsbase. Denne integrasjonen lar din AI få tilgang til og behandle dokumenter fra de valgte mappene, og gjør dem tilgjengelige for intelligente svar.
Oversikt
SharePoint-integrasjonen gjør det mulig for deg å:
- Koble til din SharePoint/OneDrive-konto sikkert
- Bla gjennom og velge spesifikke mapper for synkronisering
- Synkronisere kompatible dokumenter (PDF, DOCX, XLSX, osv.) til din kunnskapsbase
- Planlegge automatisk re-import ved hjelp av SmartFlow arbeidsflyter
- Behandle dokumenter automatisk med AI-drevet vektorisering
Forutsetninger
Før du begynner, må du sørge for at du har:
- En aktiv AI SmartTalk-konto
- Administrativ tilgang til din SharePoint/OneDrive-konto
- Microsoft 365-konto med tilgang til SharePoint/OneDrive
- Dokumenter i støttede formater (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, osv.)
Trinn-for-trinn Oppsett
Trinn 1: Tilgang til SharePoint Integrasjon
- Logg inn på din AI SmartTalk-konto
- Naviger til Administrasjon → Mine Assistenter → [Ditt Assistentnavn]
- Klikk på SharePoint Integrasjon i integrasjonsmenyen
- Du vil se SharePoint-tilkoblingssiden med Microsoft SharePoint-logoen
Trinn 2: Koble til Din SharePoint Konto
- Klikk på Koble til-knappen i hovedseksjonen
- Du vil bli omdirigert til Microsofts OAuth autentiseringsside
- Logg inn med dine Microsoft 365-kontoinformasjon
- Gi de nødvendige tillatelsene til AI SmartTalk:
- Lesetilgang til dine SharePoint-nettsteder
- Lesetilgang til dine OneDrive-filer
- Tilgang til mappestruktur og metadata
Trinn 3: Bla gjennom og Velg Mapper
Når du er tilkoblet, vil du se en liste over tilgjengelige SharePoint-nettsteder og OneDrive-mapper:
- Valg av Nettsted: Velg fra dine tilgjengelige SharePoint-nettsteder
- Mapper: Naviger gjennom mappestrukturen din
- Valg av Mapper: Kryss av boksene ved siden av mappene du ønsker å synkronisere
- Dokumentforhåndsvisning: Se en forhåndsvisning av kompatible filer i hver mappe
Støttede Filtyper: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, og mer
Trinn 4: Konfigurer Synkroniseringsinnstillinger
For hver valgt mappe kan du konfigurere:
- Synkroniseringsfrekvens: Én gang eller planlagt
- Filfiltre: Inkludere/ekskludere spesifikke filtyper
- Undermappe Dybde: Hvor dypt det skal skannes etter dokumenter
- Behandlingsprioritet: Høy, Normal, eller Lav prioritet for AI-behandling
Trinn 5: Første Synkronisering
- Klikk på Start Synkronisering for å begynne den første dokumentimporten
- Overvåk synkroniseringsprosessen i sanntid
- Se behandlede dokumenter i din kunnskapsbase
- Bekreft dokumenttilgjengelighet gjennom din AI-assistent
Automatisk Synkronisering
Bruke SmartFlow for Planlagte Synkroniseringer
For å sette opp automatisk re-importering av SharePoint-mapper:
- Opprett en SmartFlow: Naviger til SmartFlow → Opprett Ny Arbeidsflyt
- Legg til SharePoint Utløser: Velg "SharePoint" som utløserkilde
- Konfigurer Synkroniseringshandling: Legg til "SharePoint Sync" handling
- Sett Opp Plan: Velg din foretrukne frekvens:
- Daglig på spesifikke tidspunkter
- Ukentlig på valgte dager
- Månedlig på spesifikke datoer
- Tilpassede intervaller
Eksempel på SmartFlow Konfigurasjon
Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
- SharePoint Sync:
Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
Process New Files: true
Update Existing: false
Notify on Completion: true
Dokumentbehandling
Automatisk Behandlingspipeline
Når dokumenter synkroniseres, går de gjennom en automatisk behandlingspipeline:
- Filvalidering: Sjekk filintegritet og formatkompatibilitet
- Innholdsekstraksjon: Ekstraher tekst og metadata fra dokumenter
- AI Vektorisering: Konverter innhold til søkbare vektorer
- Integrering med Kunnskapsbase: Legg til i din AI's kunnskapsbase
- Indeksering: Gjør innhold tilgjengelig for AI-responser
Støttede Dokumenttyper
| Filtype | Behandling | Notater |
|---|---|---|
| ✅ Full tekstuttrekking | Inkluderer OCR for skannede dokumenter | |
| DOCX | ✅ Full tekst og formatering | Bevarer dokumentstruktur |
| XLSX | ✅ Datauttrekking | Konverterer tabeller til strukturert data |
| PPTX | ✅ Innholdsekstraksjon fra lysbilder | Inkluderer talernotater |
| TXT | ✅ Direkte tekstbehandling | UTF-8 koding støttet |
| RTF | ✅ Formaterte tekstuttrekking | Bevarer grunnleggende formatering |
| CSV | ✅ Tabulær databehandling | Oppdager automatisk avgrensere |
Administrasjon og Overvåking
Synkroniseringsstatus Dashboard
Overvåk din SharePoint-integrasjon gjennom dashbordet:
- Tilkoblingsstatus: Sanntids tilkoblingshelse
- Synkroniseringshistorikk: Spor alle synkroniseringsoperasjoner
- Dokumentantall: Totalt antall dokumenter i kunnskapsbasen
- Behandlingskø: Dokumenter som venter på AI-behandling
- Feillogger: Mislykkede synkroniseringer og behandlingsproblemer
Mappeadministrasjon
- Legg til Nye Mapper: Velg flere mapper for synkronisering
- Fjern Mapper: Stopp synkronisering av spesifikke mapper
- Oppdater Tillatelser: Oppdater SharePoint-tilgangstokener
- Synkroniseringsstatistikk: Vis synkroniseringsfrekvens og dokumentantall
Feilsøking
Vanlige problemer
Tilkoblingsproblemer
- Autentisering mislyktes: Re-autentiser med Microsoft
- Tillatelse nektet: Sjekk SharePoint-nettstedets tillatelser
- Token utløpt: Oppdater din OAuth-tilkobling
Synkroniseringsproblemer
- Filer synkroniseres ikke: Bekreft filformatkompatibilitet
- Timeout for store filer: Sjekk filstørrelsesgrenser (maks 50MB per fil)
- Behandlingsforsinkelser: Overvåk AI-behandlingskøen
Kunnskapsbaseproblemer
- Dokumenter ikke søkbare: Sjekk AI-behandlingsstatus
- Duplisert innhold: Gå gjennom synkroniseringsinnstillinger for oppdateringsatferd
- Mangler metadata: Bekreft at dokumentegenskaper er tilgjengelige
Feilretting
- Sjekk tilkoblingsstatus: Bekreft at SharePoint-tilkoblingen er aktiv
- Gå gjennom feillogger: Sjekk detaljerte feilmeldinger
- Test filtilgang: Sørg for at filer er tilgjengelige i SharePoint
- Kontakt support: Ta kontakt for komplekse integrasjonsproblemer
Beste praksis
Mappestruktur
- Dedikerte synkroniseringsmapper: Opprett spesifikke mapper for AI-innhold
- Klar navngivning: Bruk beskrivende mapper og filnavn
- Regelmessig opprydding: Fjern utdaterte dokumenter fra synkroniseringsmapper
Dokumenthåndtering
- Versjonskontroll: Bruk SharePoint-versjonering for dokumentoppdateringer
- Metadata-tags: Legg til relevante tags for bedre AI-kategorisering
- Tilgangstillatelser: Sørg for riktige SharePoint-tillatelser
Synkroniseringoptimalisering
- Selektiv synkronisering: Synkroniser kun relevante mapper for å unngå rot
- Planlagte synkroniseringer: Bruk lavtrafikkperioder for store synkroniseringsoperasjoner
- Overvåk bruk: Spor hvilke dokumenter som er mest tilgjengelige for AI
Sikkerhet og samsvar
Databeskyttelse
- OAuth-autentisering: Sikre autentisering av Microsoft-konto
- Skrivebeskyttet tilgang: AI SmartTalk leser kun dokumenter, endrer aldri
- Kryptert overføring: All datatransport er kryptert
- Token-sikkerhet: Tilgangstokener lagres og administreres sikkert
Samsvarsfunksjoner
- Revisjonslogger: Spor alle synkroniserings- og tilgangsaktiviteter
- Databevaring: Konfigurer dokumentbevaringspolitikker
- Tilgangskontroller: Administrer hvem som kan konfigurere SharePoint-integrasjon
Avanserte funksjoner
Egne behandlingsregler
- Filfiltre: Ekskluder spesifikke filtyper eller mønstre
- Innholdsfiltre: Hopp over dokumenter basert på innholdskriterier
- Prioritetskøer: Sett behandlingsprioritet for viktige dokumenter
Integrasjon med andre tjenester
- SmartFlow-utløsere: Bruk SharePoint-endringer for å utløse andre arbeidsflyter
- E-postvarsler: Få varsler om fullførte synkroniseringer eller feil
- API-tilgang: Administrer SharePoint-integrasjon programmessig
Support og Ressurser
Dokumentasjon
Teknisk Støtte
- E-post: contact@aismarttalk.tech
- Dokumentasjon: docs.aismarttalk.tech
- Fellesskap: Fellesskapsforum
Ved å følge denne guiden kan du vellykket integrere dokumentene dine fra SharePoint og OneDrive med AI SmartTalk, og skape en kraftig kunnskapsbase som forbedrer AI-assistentens evner med dokumentasjonen fra din organisasjon.