SharePoint Integrácia

Integrujte svoj AI SmartTalk chatbot s Microsoft SharePoint a OneDrive na automatickú synchronizáciu dokumentov do vašej znalostnej bázy. Táto integrácia umožňuje vášmu AI prístup a spracovanie dokumentov z vybraných priečinkov, čím ich sprístupňuje pre inteligentné odpovede.

Prehľad

Integrácia SharePoint vám umožňuje:

• Pripojiť svoj účet SharePoint/OneDrive bezpečne
• Prehliadať a vybrať konkrétne priečinky na synchronizáciu
• Synchronizovať kompatibilné dokumenty (PDF, DOCX, XLSX, atď.) do vašej znalostnej bázy
• Naplánovať automatické opätovné importy pomocou SmartFlow pracovných postupov
• Spracovať dokumenty automaticky s AI-poháňanou vektorizáciou

Požiadavky

Predtým, než začnete, uistite sa, že máte:

• Aktívny účet AI SmartTalk
• Administrátorský prístup k svojmu účtu SharePoint/OneDrive
• Účet Microsoft 365 s prístupom k SharePoint/OneDrive
• Dokumenty v podporovaných formátoch (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, atď.)

Krok za krokom nastavenie

Krok 1: Prístup k integrácii SharePoint

1. Prihláste sa do svojho účtu AI SmartTalk
2. Prejdite na Administrácia → Moji asistenti → [Názov vášho asistenta]
3. Kliknite na Integrácia SharePoint v menu integrácií
4. Uvidíte stránku pripojenia SharePoint s logom Microsoft SharePoint

Krok 2: Pripojte svoj účet SharePoint

1. Kliknite na tlačidlo Pripojiť v hlavnej sekcii
2. Budete presmerovaní na stránku autentifikácie OAuth spoločnosti Microsoft
3. Prihláste sa pomocou poverení svojho účtu Microsoft 365
4. Udeľte potrebné povolenia AI SmartTalk:
   • Prístup na čítanie k vašim SharePoint stránkam
   • Prístup na čítanie k súborom OneDrive
   • Prístup k štruktúre priečinkov a metadátam

Krok 3: Prehliadajte a vyberte priečinky

Po pripojení uvidíte zoznam dostupných SharePoint stránok a priečinkov OneDrive:

1. Výber stránky: Vyberte z dostupných SharePoint stránok
2. Prehliadač priečinkov: Prejdite cez štruktúru svojich priečinkov
3. Výber priečinka: Zaškrtnite políčka vedľa priečinkov, ktoré chcete synchronizovať
4. Náhľad dokumentov: Zobrazte náhľad kompatibilných súborov v každom priečinku

Podporované typy súborov: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV a ďalšie

Krok 4: Konfigurácia nastavení synchronizácie

Pre každý vybraný priečinok môžete nakonfigurovať:

• Frekvencia synchronizácie: Jednorazová alebo naplánovaná
• Filtre súborov: Zahrnúť/vylúčiť konkrétne typy súborov
• Hĺbka podpriečinkov: Ako hlboko skenovať pre dokumenty
• Priorita spracovania: Vysoká, Normálna alebo Nízka priorita pre spracovanie AI

Krok 5: Počiatočná synchronizácia

1. Kliknite na Spustiť synchronizáciu na začatie počiatočného importu dokumentov
2. Sledujte priebeh synchronizácie v reálnom čase
3. Zobrazte spracované dokumenty vo svojej znalostnej báze
4. Overte prístupnosť dokumentov prostredníctvom svojho AI asistenta

Automatizovaná synchronizácia

Používanie SmartFlow pre plánované synchronizácie

Na nastavenie automatických opätovných importov priečinkov SharePoint:

1. Vytvorte SmartFlow: Prejdite na SmartFlow → Vytvoriť nový pracovný tok
2. Pridajte spúšťač SharePoint: Vyberte "SharePoint" ako zdroj spúšťača
3. Konfigurujte akciu synchronizácie: Pridajte akciu "SharePoint Sync"
4. Nastavte plán: Vyberte si preferovanú frekvenciu:
   • Denne v konkrétnych časoch
   • Týždenne v zvolených dňoch
   • Mesačne v konkrétnych dátumoch
   • Vlastné intervaly

Príklad konfigurácie SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Spracovanie dokumentov

Automatizovaný spracovateľský pipeline

Keď sú dokumenty synchronizované, prechádzajú automatizovaným spracovateľským pipeline:

1. Validácia súborov: Skontrolujte integritu súboru a kompatibilitu formátu
2. Extrakcia obsahu: Extrahujte text a metadata z dokumentov
3. AI vektorizácia: Preveďte obsah na vyhľadávateľné vektory
4. Integrácia do znalostnej bázy: Pridajte do znalostnej bázy vášho AI
5. Indexovanie: Sprístupnite obsah pre odpovede AI

Podporované typy dokumentov

Typ súboru	Spracovanie	Poznámky
PDF	✅ Extrakcia plného textu	Zahrnuté OCR pre skenované dokumenty
DOCX	✅ Extrakcia plného textu a formátovania	Zachováva štruktúru dokumentu
XLSX	✅ Extrakcia údajov	Prevod tabuliek na štruktúrované údaje
PPTX	✅ Extrakcia obsahu snímok	Zahrnuté poznámky rečníka
TXT	✅ Priame spracovanie textu	Podporované kódovanie UTF-8
RTF	✅ Extrakcia formátovaného textu	Zachováva základné formátovanie
CSV	✅ Spracovanie tabuľkových údajov	Automaticky detekuje oddeľovače

Správa a monitorovanie

Dashboard stavu synchronizácie

Sledujte svoju integráciu SharePoint prostredníctvom dashboardu:

• Stav pripojenia: Zdravie pripojenia v reálnom čase
• História synchronizácie: Sledovanie všetkých synchronizačných operácií
• Počet dokumentov: Celkový počet dokumentov v znalostnej báze
• Spracovateľská fronta: Dokumenty čakajúce na spracovanie AI
• Chybové protokoly: Zlyhané synchronizácie a problémy so spracovaním

Správa priečinkov

• Pridať nové priečinky: Vyberte ďalšie priečinky na synchronizáciu
• Odstrániť priečinky: Zastavte synchronizáciu konkrétnych priečinkov
• Aktualizovať oprávnenia: Obnovte prístupové tokeny SharePoint
• Štatistiky synchronizácie: Zobraziť frekvenciu synchronizácie a počty dokumentov

Odstraňovanie problémov

Bežné problémy

Problémy s pripojením

• Neúspešná autentifikácia: Znovu sa autentifikujte pomocou Microsoft
• Prístup zamietnutý: Skontrolujte povolenia na stránke SharePoint
• Token vypršaný: Obnovte svoje OAuth pripojenie

Problémy so synchronizáciou

• Súbory sa nesynchronizujú: Overte kompatibilitu formátu súborov
• Časové limity pre veľké súbory: Skontrolujte limity veľkosti súborov (max 50MB na súbor)
• Zdržania pri spracovaní: Sledujte frontu spracovania AI

Problémy s databázou znalostí

• Dokumenty nie sú vyhľadateľné: Skontrolujte stav spracovania AI
• Duplicitný obsah: Skontrolujte nastavenia synchronizácie pre správanie aktualizácie
• Chýbajúce metadata: Overte, či sú vlastnosti dokumentu prístupné

Riešenie chýb

1. Skontrolujte stav pripojenia: Overte, či je pripojenie k SharePoint aktívne
2. Skontrolujte chybové protokoly: Skontrolujte podrobné chybové správy
3. Otestujte prístup k súborom: Uistite sa, že súbory sú prístupné v SharePoint
4. Kontaktujte podporu: Obráťte sa na podporu pri zložitých integračných problémoch

Najlepšie praktiky

Organizácia priečinkov

• Vyhradené synchronizačné priečinky: Vytvorte konkrétne priečinky pre obsah AI
• Jasné názvy: Používajte popisné názvy priečinkov a súborov
• Pravidelná údržba: Odstráňte zastarané dokumenty z synchronizačných priečinkov

Správa dokumentov

• Verziová kontrola: Používajte verziovanie SharePoint pre aktualizácie dokumentov
• Metadata tagy: Pridajte relevantné tagy pre lepšiu kategorizáciu AI
• Prístupové povolenia: Zabezpečte správne povolenia v SharePoint

Optimalizácia synchronizácie

• Selektívna synchronizácia: Synchronizujte iba relevantné priečinky, aby ste predišli neporiadku
• Plánované synchronizácie: Používajte hodiny mimo špičky pre veľké synchronizačné operácie
• Sledujte používanie: Sledujte, ktoré dokumenty sú najviac prístupné AI

Bezpečnosť a súlad

Ochrana údajov

• OAuth autentifikácia: Zabezpečená autentifikácia účtu Microsoft
• Prístup iba na čítanie: AI SmartTalk iba číta dokumenty, nikdy ich nemodifikuje
• Šifrovaný prenos: Všetok prenos údajov je šifrovaný
• Bezpečnosť tokenov: Prístupové tokeny sú bezpečne uložené a spravované

Funkcie súladu

• Auditné protokoly: Sledujte všetky synchronizačné a prístupové aktivity
• Zásady uchovávania údajov: Konfigurujte zásady uchovávania dokumentov
• Prístupové kontroly: Spravujte, kto môže konfigurovať integráciu SharePoint

Pokročilé funkcie

Vlastné pravidlá spracovania

• Filtre súborov: Vylúčte konkrétne typy súborov alebo vzory
• Filtre obsahu: Preskočte dokumenty na základe kritérií obsahu
• Prioritné fronty: Nastavte prioritu spracovania pre dôležité dokumenty

Integrácia s inými službami

• SmartFlow spúšťače: Použite zmeny v SharePoint na spustenie iných pracovných tokov
• Emailové upozornenia: Získajte upozornenia na dokončenie synchronizácie alebo chyby
• API prístup: Programovo spravujte integráciu SharePoint

Podpora a zdroje

Dokumentácia

• AI SmartTalk Dokumentácia
• Príručka pre integráciu SharePoint
• SmartFlow Dokumentácia

Technická podpora

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentácia: docs.aismarttalk.tech
• Komunita: Fórum komunity

---

Dodržiavaním tejto príručky môžete úspešne integrovať vaše dokumenty SharePoint a OneDrive s AI SmartTalk, čím vytvoríte mocnú databázu znalostí, ktorá zvyšuje schopnosti vášho AI asistenta s dokumentáciou vašej organizácie.