SharePoint Integratsioon
Integreerige oma AI SmartTalk vestlusrobot Microsoft SharePointi ja OneDrive'iga, et automaatselt sünkroonida dokumente oma teadmistebaasi. See integratsioon võimaldab teie AI-l pääseda juurde ja töödelda dokumente valitud kaustadest, muutes need kergesti kättesaadavaks intelligentsete vastuste jaoks.
Ülevaade
SharePointi integratsioon võimaldab teil:
- Ühenduda oma SharePoint/OneDrive kontoga turvaliselt
- Sirvida ja valida konkreetseid kaustu sünkroonimiseks
- Sünkroonida ühilduvaid dokumente (PDF, DOCX, XLSX jne) oma teadmistebaasi
- Planeerida automaatseid uuesti importimisi SmartFlow töövoogude abil
- Töötleda dokumente automaatselt AI-põhise vektoreerimisega
Eeltingimused
Enne alustamist veenduge, et teil on:
- Aktiivne AI SmartTalk konto
- Administratiivne juurdepääs oma SharePoint/OneDrive kontole
- Microsoft 365 konto, millel on SharePoint/OneDrive juurdepääs
- Dokumente toetavates formaatides (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT jne)
Samm-sammult seadistamine
Samm 1: Juurdepääs SharePoint Integratsioonile
- Logige sisse oma AI SmartTalk kontole
- Liikuge Haldus → Minu assistendid → [Teie assistendi nimi]
- Klõpsake integratsioonide menüüs SharePoint Integratsioon
- Näete SharePointi ühenduse lehte koos Microsoft SharePointi logoga
Samm 2: Ühendage oma SharePoint konto
- Klõpsake peamise sektsiooni Ühenda nuppu
- Teid suunatakse Microsofti OAuth autentimise lehele
- Logige sisse oma Microsoft 365 konto mandaadiga
- Andke AI SmartTalkile vajalikud õigused:
- Lugemisõigus teie SharePointi saitidele
- Lugemisõigus teie OneDrive'i failidele
- Juurdepääs kaustastruktuurile ja metaandmetele
Samm 3: Sirvige ja valige kaustad
Pärast ühenduse loomist näete saadavalolevate SharePointi saitide ja OneDrive'i kaustade loendit:
- Saidivalik: Valige oma saadavalolevatest SharePointi saitidest
- Kaustade sirvimine: Liikuge oma kaustastruktuuris
- Kausta valik: Märkige ruudud kaustade kõrval, mida soovite sünkroonida
- Dokumendi eelvaade: Vaadake eelvaadet ühilduvatest failidest igas kaustas
Toetatud failitüübid: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV jne
Samm 4: Konfigureerige sünkroonimise seaded
Iga valitud kausta jaoks saate konfigureerida:
- Sünkroonimise sagedus: Ühekordne või ajastatud
- Failifiltrid: Lisage/välistage konkreetsed failitüübid
- Alamkausta sügavus: Kui sügavale dokumentide otsimiseks skaneerida
- Töötlemise prioriteet: Kõrge, normaalne või madal prioriteet AI töötlemiseks
Samm 5: Algne sünkroonimine
- Klõpsake Alusta sünkroonimist, et alustada algset dokumendi importimist
- Jälgige sünkroonimise edenemist reaalajas
- Vaadake töödeldud dokumente oma teadmistebaasis
- Kontrollige dokumentide kättesaadavust oma AI assistendi kaudu
Automatiseeritud Sünkroniseerimine
SmartFlow kasutamine ajastatud sünkroonimiseks
Automaatsete SharePoint kaustade uuesti importide seadistamiseks:
- Loo SmartFlow: Mine SmartFlow → Loo uus töövoog
- Lisa SharePointi käivitaja: Valige "SharePoint" käivitajaks
- Konfigureeri sünkrooni toiming: Lisa "SharePoint Sync" toiming
- Seadista ajakava: Valige oma eelistatud sagedus:
- Igapäevaselt kindlatel kellaaegadel
- Iganädalaselt valitud päevadel
- Iga kuu kindlatel kuupäevadel
- Kohandatud intervallid
SmartFlow konfigureerimise näide
Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
- SharePoint Sync:
Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
Process New Files: true
Update Existing: false
Notify on Completion: true
Dokumentide töötlemine
Automaatne töötlemise toru
Kui dokumendid sünkroniseeritakse, läbivad nad automaatse töötlemise toru:
- Faili valideerimine: Kontrollige faili terviklikkust ja formaadi ühilduvust
- Sisu ekstraktsioon: Ekstraktige tekst ja metaandmed dokumentidest
- AI vektoreerimine: Muutke sisu otsitavateks vektoriteks
- Teadmistebaasi integreerimine: Lisage oma AI teadmistebaasi
- Indekseerimine: Tehke sisu AI vastuste jaoks kättesaadavaks
Toetatud dokumendi tüübid
| Failitüüp | Töötlemine | Märkused |
|---|---|---|
| ✅ Täisteksti ekstraktsioon | Sisaldab OCR-i skaneeritud dokumentide jaoks | |
| DOCX | ✅ Täisteksti ja vormindamine | Säilitab dokumendi struktuuri |
| XLSX | ✅ Andmete ekstraktsioon | Muudab tabelid struktureeritud andmeteks |
| PPTX | ✅ Slideshow sisu ekstraktsioon | Sisaldab esitleja märkmeid |
| TXT | ✅ Otsene teksti töötlemine | UTF-8 kodeering toetatud |
| RTF | ✅ Vormindatud teksti ekstraktsioon | Säilitab põhivorminduse |
| CSV | ✅ Tabelandmete töötlemine | Automaatne eraldajate tuvastamine |
Halduse ja jälgimise
Sünkrooni oleku armatuurlaud
Jälgige oma SharePointi integreerimist armatuurlaudade kaudu:
- Ühenduse olek: Reaalajas ühenduse tervis
- Sünkrooni ajalugu: Jälgige kõiki sünkrooni toiminguid
- Dokumentide arv: Kokku dokumente teadmistebaasis
- Töötlemise järjekord: Dokumendid, mis ootavad AI töötlemist
- Vea logid: Ebaõnnestunud sünkroonid ja töötlemise probleemid
Kaustade haldamine
- Lisa uusi kaustu: Valige täiendavad kaustad sünkroniseerimiseks
- Eemalda kaustad: Lõpetage konkreetsete kaustade sünkroniseerimine
- Uuenda õigusi: Uuendage SharePointi juurdepääsu tokenid
- Sünkrooni statistika: Vaadake sünkrooni sagedust ja dokumentide arvu
Tõrkeotsing
Levinud probleemid
Ühenduse probleemid
- Autentimine ebaõnnestus: Autentige end uuesti Microsoftiga
- Luba keelatud: Kontrollige SharePointi saidi õigusi
- Token aegunud: Uuendage oma OAuth-ühendus
Sünkroonimise probleemid
- Failid ei sünkroonita: Kontrollige failivormingu ühilduvust
- Suured failid aeguvad: Kontrollige failide suuruse piire (max 50MB faili kohta)
- Töötlemise viivitused: Jälgige AI töötlemise järjekorda
Teadmistebaasi probleemid
- Dokumendid ei ole otsitavad: Kontrollige AI töötlemise staatust
- Korduv sisu: Vaadake üle sünkroonimise seaded uuendamise käitumise jaoks
- Puuduvad metaandmed: Kontrollige, kas dokumendi omadused on ligipääsetavad
Veateade lahendamine
- Kontrollige ühenduse staatust: Veenduge, et SharePointi ühendus on aktiivne
- Vaadake üle vealogid: Kontrollige üksikasjalikke veateateid
- Testige failide ligipääsu: Veenduge, et failid on SharePointis ligipääsetavad
- Võtke ühendust toega: Pöörduge keerukate integreerimisprobleemide korral
Parimad tavad
Kaustade korraldamine
- Pühendatud sünkroonimiskaustad: Looge spetsiifilised kaustad AI sisu jaoks
- Selge nimetamine: Kasutage kirjeldavaid kausta ja faili nimesid
- Regulaarne puhastus: Eemaldage aegunud dokumendid sünkroonimiskaustadest
Dokumendi haldamine
- Versioonihaldus: Kasutage SharePointi versioonihaldust dokumentide uuendamiseks
- Metaandmete sildid: Lisage asjakohased sildid parema AI kategoriseerimise jaoks
- Ligipääsu õigused: Veenduge, et SharePointi õigused on õiged
Sünkroonimise optimeerimine
- Valikuline sünkroonimine: Sünkroonige ainult asjakohased kaustad, et vältida segadust
- Ajastatud sünkroonimised: Kasutage suurt sünkroonimist madala liiklusega tundidel
- Kasutuse jälgimine: Jälgige, milliseid dokumente AI kõige rohkem kasutab
Turvalisus ja vastavus
Andmekaitse
- OAuth autentimine: Turvaline Microsofti konto autentimine
- Ainult lugemise ligipääs: AI SmartTalk loeb ainult dokumente, ei muuda kunagi
- Krüpteeritud edastamine: Kõik andmeedastused on krüpteeritud
- Tokeni turvalisus: Ligipääsutokenid on turvaliselt salvestatud ja hallatud
Vastavuse omadused
- Auditilogid: Jälgige kõiki sünkroonimis- ja ligipääsutegevusi
- Andmete säilitamine: Konfigureerige dokumentide säilitamise poliitikad
- Ligipääsukontrollid: Hallake, kes saab SharePointi integreerimist konfigureerida
Täiustatud omadused
Kohandatud töötlemise reeglid
- Failifiltrid: Välistage spetsiifilised failitüübid või mustrid
- Sisu filtrid: Jätke dokumendid vahele sisu kriteeriumide alusel
- Prioriteet järjekorrad: Seadke töötlemise prioriteet olulistele dokumentidele
Integreerimine teiste teenustega
- SmartFlow käivitajad: Kasutage SharePointi muudatusi teiste töövoogude käivitamiseks
- E-posti teavitused: Saage teateid sünkroonimise lõpetamise või vigade kohta
- API ligipääs: Halda SharePointi integreerimist programmiliselt
Tugi ja Ressursid
Dokumentatsioon
Tehniline Tugi
- E-post: contact@aismarttalk.tech
- Dokumentatsioon: docs.aismarttalk.tech
- Kogukond: Kogukonna Foorum
Järgides seda juhendit, saate edukalt integreerida oma SharePointi ja OneDrive'i dokumendid AI SmartTalkiga, luues võimsa teadmistebaasi, mis täiustab teie AI assistendi võimeid teie organisatsiooni dokumentatsiooniga.