Liigu peamise sisu juurde

SharePointi integreerimine

Integreerige oma AI SmartTalk vestlusrobot Microsoft SharePointi ja OneDrive'iga, et automaatselt sünkroonida dokumente oma teadmistebaasi. See integreerimine võimaldab teie AI-l pääseda juurde ja töödelda dokumente teie valitud kaustadest, muutes need kergesti kättesaadavaks intelligentsete vastuste jaoks.

SharePointi integreerimine

Ülevaade​

SharePointi integreerimine võimaldab teil:

  • Ühendada oma SharePointi/OneDrive'i konto turvaliselt
  • Sirvida ja valida konkreetseid kaustu sünkroonimiseks
  • Sünkroonida ühilduvaid dokumente (PDF, DOCX, XLSX jne) oma teadmistebaasi
  • Planeerida automaatseid uuesti importimisi SmartFlow töövoogude abil
  • Töötleda dokumente automaatselt AI-põhise vektoriseerimisega

Eeltingimused​

Enne alustamist veenduge, et teil on:

  • Aktiivne AI SmartTalk konto
  • Administratiivne juurdepääs teie SharePoint/OneDrive kontole
  • Microsoft 365 konto, millel on SharePoint/OneDrive juurdepääs
  • Dokumendid toetatud formaatides (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT jne)

Sammuti sammuti​

Sammuti 1: Juurdepääs SharePointi integratsioonile​

  1. Logige sisse oma AI SmartTalki kontole
  2. Liikuge Haldus → Minu assistendid → [Teie assistendi nimi]
  3. Klõpsake integratsioonide menüüs SharePointi integratsioon
  4. Näete SharePointi ühenduse lehte koos Microsoft SharePointi logoga

Sammuti 2: Ühendage oma SharePointi konto​

  1. Klõpsake põhiosas nuppu Ühenda
  2. Teid suunatakse Microsofti OAuth autentimise lehele
  3. Logige sisse oma Microsoft 365 konto mandaadiga
  4. Andke AI SmartTalkile vajalikud õigused:
    • Lugemisõigus teie SharePointi saitidele
    • Lugemisõigus teie OneDrive'i failidele
    • Juurdepääs kaustastruktuurile ja metaandmetele

Samm 3: Sirvi ja Valige Kaustad​

Kui olete ühendatud, näete saadavalolevate SharePointi saitide ja OneDrive'i kaustade loendit:

  1. Saidivalik: Valige oma saadavalolevatest SharePointi saitidest
  2. Kaustade Sirvija: Navigeerige oma kaustastruktuuris
  3. Kaustade Valik: Tõstke esile ruudud kaustade kõrval, mida soovite sünkroonida
  4. Dokumendi Eelvaade: Vaadake eelvaadet ühilduvatest failidest igas kaustas

Toetatud Failitüübid: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV ja palju muud

Samm 4: Konfigureerige Sünkroonimise Seaded​

Iga valitud kausta jaoks saate konfigureerida:

  • Sünkroonimise Sagedus: Ühekordne või ajastatud
  • Failifiltrid: Lisage/ekskludeerige spetsiifilised failitüübid
  • Alamkausta Sügavus: Kui sügavale dokumentide otsimiseks skaneerida
  • Töötlemise Prioriteet: Kõrge, Normaalne või Madal prioriteet AI töötlemiseks

Samm 5: Esialgne sünkroonimine​

  1. Klõpsa Alusta sünkroonimist, et alustada esialgset dokumendi importimist
  2. Jälgi sünkroonimise edenemist reaalajas
  3. Vaata töödeldud dokumente oma teadmistebaasis
  4. Kontrolli dokumentide ligipääsetavust oma AI assistendi kaudu

Automaatne Sünkroniseerimine​

SmartFlow'i Kasutamine Planeeritud Sünkroonimiseks​

Automaatsete uuesti impordite tegemiseks SharePointi kaustadest:

  1. Loo SmartFlow: Liigu SmartFlow → Loo uus töövoog
  2. Lisa SharePointi käivitaja: Vali "SharePoint" käivitajaks
  3. Konfigureeri Sünkrooni Tegevus: Lisa "SharePoint Sünkrooni" tegevus
  4. Seadista Ajakava: Vali oma eelistatud sagedus:
    • Igapäevaselt kindlatel kellaaegadel
    • Iganädalaselt valitud päevadel
    • Ikkakuus kindlatel kuupäevadel
    • Kohandatud ajavahemikud

SmartFlow'i Konfiguratsiooni Näide​

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Dokumentide töötlemine​

Automaatne töötlemise torujuhe​

Kui dokumendid sünkroonitakse, läbivad nad automaatse töötlemise torujuhi:

  1. Faili valideerimine: Kontrollige faili terviklikkust ja formaadi ühilduvust
  2. Sisu ekstraktsioon: Ekstrakteerige tekst ja metaandmed dokumentidest
  3. AI vektoreerimine: Muutke sisu otsitavateks vektoriteks
  4. Teadmistebaasi integreerimine: Lisage oma AI teadmistebaasi
  5. Indekseerimine: Tehke sisu AI vastuste jaoks kättesaadavaks

Toetatud dokumendi tüübid​

FailitüüpTöötlemineMärkused
PDF✅ Täisteksti ekstraktsioonSisaldab OCR-i skaneeritud dokumentide jaoks
DOCX✅ Täisteksti ja vorminduse säilitamineSäilitab dokumendi struktuuri
XLSX✅ Andmete ekstraktsioonMuudab tabelid struktureeritud andmeteks
PPTX✅ Slidisisu ekstraktsioonSisaldab esineja märkmeid
TXT✅ Otsene teksti töötlemineUTF-8 kodeeringu tugi
RTF✅ Vormindatud teksti ekstraktsioonSäilitab põhivormingu
CSV✅ Tabelarvutuse andmete töötlemineAutomaatne eraldajate tuvastamine

Halduse ja Jälgimise​

Sünkroonimise Oleku Armatuurlaud​

Jälgige oma SharePointi integratsiooni armatuurlaud kaudu:

  • Ühenduse Oleku: Reaalajas ühenduse tervis
  • Sünkroonimise Ajalugu: Jälgige kõiki sünkroonimise toiminguid
  • Dokumendi Arv: Kokku dokumente teadmistebaasis
  • Töötlemise Ootejärjekord: Dokumendid, mis ootavad AI töötlemist
  • Viga Logid: Ebaõnnestunud sünkroonimised ja töötlemise probleemid

Kaustade Halduse​

  • Lisa Uued Kaustad: Valige täiendavad kaustad sünkroonimiseks
  • Eemalda Kaustad: Lõpetage konkreetsete kaustade sünkroonimine
  • Uuenda Litsentse: Uuendage SharePointi juurdepääsu tokenid
  • Sünkroonimise Statistika: Vaadake sünkroonimise sagedust ja dokumentide arve

Tõrkeotsing​

Üldised Probleemid​

Ühendusprobleemid​

  • Autentimine ebaõnnestus: Autentige end uuesti Microsoftiga
  • Luba keelatud: Kontrollige SharePointi saidi õigusi
  • Token aegunud: Uuendage oma OAuth-ühendust

Sünkroonimise Probleemid​

  • Failid ei sünkroniseeru: Kontrollige failivormingu ühilduvust
  • Suured failid aeguvad: Kontrollige failide suuruse piire (max 50MB faili kohta)
  • Töötlemise viivitused: Jälgige AI töötlemise järjekorda

Teadmistebaasi Probleemid​

  • Dokumendid ei ole otsitavad: Kontrollige AI töötlemise staatust
  • Korduv sisu: Vaadake üle sünkroonimise seaded uuendamise käitumise jaoks
  • Puuduvad metaandmed: Kontrollige, kas dokumendi omadused on ligipääsetavad

Veateade Lahendamine​

  1. Kontrollige Ühenduse Seisundit: Veenduge, et SharePointi ühendus on aktiivne
  2. Vaadake Ülevaate Vealogisid: Kontrollige üksikasjalikke veateateid
  3. Testige Faili Ligipääsu: Veenduge, et failid on SharePointis ligipääsetavad
  4. Võtke Ühendust Toega: Pöörduge keerukate integratsiooniprobleemide korral abi saamiseks

Parimad Tavad​

Kaustade Organiseerimine​

  • Pühendatud Sünkroonimiskaustad: Looge spetsiifilised kaustad AI sisu jaoks
  • Selge Nimetamine: Kasutage kirjeldavaid kausta ja faili nimesid
  • Regulaarsed Puhastused: Eemaldage aegunud dokumendid sünkroonimiskaustadest

Dokumendi Haldamine​

  • Versioonihaldus: Kasutage SharePointi versioonihaldust dokumentide uuendamiseks
  • Metaandmete Sildid: Lisage asjakohased sildid parema AI kategoriseerimise jaoks
  • Juurdepääsu Õigused: Veenduge, et SharePointi õigused on õiged

Sünkroonimise Optimeerimine​

  • Valikuline Sünkroonimine: Sünkroonige ainult asjakohased kaustad, et vältida segadust
  • Ajastatud Sünkroonimised: Kasutage suurt sünkroonimist madala liiklusega tundidel
  • Kasutuse Jälgimine: Jälgige, milliseid dokumente AI kõige rohkem kasutab

Turvalisus ja vastavus​

Andmekaitse​

  • OAuth autentimine: Turvaline Microsofti konto autentimine
  • Ainult lugemisõigus: AI SmartTalk loeb ainult dokumente, ei muuda kunagi
  • Krüpteeritud edastamine: Kõik andmeedastused on krüpteeritud
  • Tokeni turvalisus: Juurdepääsu tokenid on turvaliselt salvestatud ja hallatud

Vastavuse funktsioonid​

  • Auditilogid: Jälgige kõiki sünkroonimis- ja juurdepääsutegevusi
  • Andmete säilitamine: Konfigureerige dokumentide säilitamise poliitikad
  • Juurdepääsukontrollid: Hallake, kes saab SharePointi integreerimist konfigureerida

Täiustatud Funktsioonid​

Kohandatud Töötlemise Reeglid​

  • Failifiltrid: Välista konkreetsed failitüübid või mustrid
  • Sisu Filtrid: Jäta dokumendid vahele sisu kriteeriumide põhjal
  • Prioriteedi Järjekorrad: Määra töötlemise prioriteet olulistele dokumentidele

Integreerimine Muude Teenustega​

  • SmartFlow Käivitajad: Kasuta SharePointi muudatusi, et käivitada teisi töövooge
  • E-posti Teavitused: Saada teateid sünkroonimise lõpetamise või vigade kohta
  • API Juurdepääs: Halda SharePointi integreerimist programmiliselt

Tugi ja Ressursid​

Dokumentatsioon​

Tehniline Tugi​

Järgides seda juhendit, saate edukalt integreerida oma SharePointi ja OneDrive'i dokumendid AI SmartTalkiga, luues võimsa teadmistebaasi, mis suurendab teie AI assistendi võimekust teie organisatsiooni dokumentatsiooniga.