SharePoint Integratie
Integreer je AI SmartTalk chatbot met Microsoft SharePoint en OneDrive om documenten automatisch te synchroniseren met je kennisbank. Deze integratie stelt je AI in staat om documenten uit je geselecteerde mappen te openen en te verwerken, waardoor ze beschikbaar zijn voor intelligente antwoorden.
Overzicht
De SharePoint-integratie stelt je in staat om:
- Verbinding te maken met je SharePoint/OneDrive-account op een veilige manier
- Bladeren en specifieke mappen voor synchronisatie te selecteren
- Synchroniseren van compatibele documenten (PDF, DOCX, XLSX, enz.) naar je kennisbank
- Inplannen van automatische her-importen met behulp van SmartFlow-workflows
- Documenten automatisch te verwerken met AI-gestuurde vectorisatie
Vereisten
Voordat je begint, zorg ervoor dat je:
- Een actief AI SmartTalk-account hebt
- Beheerdersrechten hebt voor je SharePoint/OneDrive-account
- Een Microsoft 365-account hebt met toegang tot SharePoint/OneDrive
- Documenten in ondersteunde indelingen hebt (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, enz.)
Stapsgewijze Setup
Stap 1: Toegang tot SharePoint-integratie
- Log in op uw AI SmartTalk-account
- Navigeer naar Administratie → Mijn Assistenten → [Uw Assistent Naam]
- Klik op SharePoint-integratie in het integratiemenu
- U ziet de SharePoint-verbinding pagina met het Microsoft SharePoint-logo
Stap 2: Verbind uw SharePoint-account
- Klik op de Verbinden knop in het hoofdgedeelte
- U wordt doorgestuurd naar de OAuth-authenticatiepagina van Microsoft
- Meld u aan met uw Microsoft 365-accountgegevens
- Geef de benodigde machtigingen aan AI SmartTalk:
- Leestoegang tot uw SharePoint-sites
- Leestoegang tot uw OneDrive-bestanden
- Toegang tot de mappenstructuur en metadata
Stap 3: Blader en Selecteer Mappen
Zodra je bent verbonden, zie je een lijst van beschikbare SharePoint-sites en OneDrive-mappen:
- Site Selectie: Kies uit je beschikbare SharePoint-sites
- Map Blader: Navigeer door je mappenstructuur
- Map Selectie: Vink de vakjes aan naast de mappen die je wilt synchroniseren
- Document Voorbeeld: Bekijk een voorbeeld van compatibele bestanden in elke map
Ondersteunde Bestandsformaten: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, en meer
Stap 4: Configureer Synchronisatie Instellingen
Voor elke geselecteerde map kun je configureren:
- Synchronisatie Frequentie: Eenmalig of gepland
- Bestand Filters: Inclusief/exclusief specifieke bestandsformaten
- Submap Diepte: Hoe diep te scannen naar documenten
- Verwerkingsprioriteit: Hoge, Normale of Lage prioriteit voor AI-verwerking
Stap 5: Initiële Synchronisatie
- Klik op Start Synchronisatie om de initiële documentimport te beginnen
- Volg de synchronisatievoortgang in realtime
- Bekijk verwerkte documenten in je kennisbank
- Verifieer de toegankelijkheid van documenten via je AI-assistent
Geautomatiseerde Synchronisatie
Gebruik SmartFlow voor Geplande Synchronisaties
Om automatische herimporten van SharePoint-mappen in te stellen:
- Maak een SmartFlow: Navigeer naar SmartFlow → Nieuwe Workflow Aanmaken
- Voeg SharePoint Trigger Toe: Selecteer "SharePoint" als de triggerbron
- Configureer Synchronisatie Actie: Voeg de "SharePoint Synchronisatie" actie toe
- Stel Schema In: Kies je voorkeur voor frequentie:
- Dagelijks op specifieke tijden
- Wekelijks op geselecteerde dagen
- Maandelijks op specifieke data
- Aangepaste intervallen
Voorbeeld van SmartFlow Configuratie
Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Gepland (Dagelijks om 2:00 AM)
Actions:
- SharePoint Sync:
Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
Process New Files: true
Update Existing: false
Notify on Completion: true
Documentverwerking
Automatische Verwerkingspipeline
Wanneer documenten gesynchroniseerd worden, doorlopen ze een geautomatiseerde verwerkingspipeline:
- Bestandsvalidatie: Controleer de integriteit en compatibiliteit van het formaat van het bestand
- Inhoudsextractie: Extraheer tekst en metadata uit documenten
- AI-Vectorkonversie: Zet inhoud om in doorzoekbare vectoren
- Integratie van de Kennisbank: Voeg toe aan de kennisbank van je AI
- Indexering: Maak inhoud beschikbaar voor AI-antwoorden
Ondersteunde Documenttypes
| Bestands type | Verwerking | Opmerkingen |
|---|---|---|
| ✅ Volledige tekstextractie | Inclusief OCR voor gescande documenten | |
| DOCX | ✅ Volledige tekst en opmaak | Behoudt de documentstructuur |
| XLSX | ✅ Gegevensextractie | Converteert tabellen naar gestructureerde gegevens |
| PPTX | ✅ Dia-inhoud extractie | Inclusief spreker notities |
| TXT | ✅ Directe tekstverwerking | UTF-8 codering ondersteund |
| RTF | ✅ Geformatteerde tekstextractie | Behoudt basisopmaak |
| CSV | ✅ Tabulaire gegevensverwerking | Auto-detecteert scheidingstekens |
Beheer en Monitoring
Synchronisatie Status Dashboard
Bewaken uw SharePoint-integratie via het dashboard:
- Verbindingsstatus: Real-time verbinding gezondheid
- Synchronisatiegeschiedenis: Volg alle synchronisatie-operaties
- Documenten Telling: Totaal aantal documenten in de kennisbank
- Verwerkingswachtrij: Documenten die wachten op AI-verwerking
- Foutlogboeken: Mislukte synchronisaties en verwerkingsproblemen
Mapbeheer
- Nieuwe Mappen Toevoegen: Selecteer extra mappen voor synchronisatie
- Mappen Verwijderen: Stop met synchroniseren van specifieke mappen
- Machtigingen Bijwerken: Vernieuw SharePoint-toegangstokens
- Synchronisatie Statistieken: Bekijk synchronisatiefrequentie en documententellingen
Probleemoplossing
Veelvoorkomende Problemen
Verbindingsproblemen
- Authenticatie Mislukt: Her-authenticeren met Microsoft
- Toegang Geweigerd: Controleer de machtigingen van de SharePoint-site
- Token Verlopen: Vernieuw je OAuth-verbinding
Synchronisatieproblemen
- Bestanden Synchroniseren Niet: Controleer de compatibiliteit van het bestandsformaat
- Time-outs bij Grote Bestanden: Controleer de bestandsgrootte limieten (max 50MB per bestand)
- Vertragingen bij Verwerking: Houd de AI-verwerkingswachtrij in de gaten
Kennisbankproblemen
- Documenten Niet Doorzoekbaar: Controleer de status van de AI-verwerking
- Dubbele Inhoud: Controleer de synchronisatie-instellingen voor updategedrag
- Ontbrekende Metadata: Verifieer of documenteigenschappen toegankelijk zijn
Foutoplossing
- Controleer de Verbindingsstatus: Verifieer of de SharePoint-verbinding actief is
- Bekijk Foutlogboeken: Controleer gedetailleerde foutmeldingen
- Test Bestands Toegang: Zorg ervoor dat bestanden toegankelijk zijn in SharePoint
- Neem Contact op met Ondersteuning: Neem contact op voor complexe integratieproblemen
Best Practices
Folder Organization
- Dedicated Sync Folders: Maak specifieke mappen voor AI-inhoud
- Clear Naming: Gebruik beschrijvende mappen- en bestandsnamen
- Regular Cleanup: Verwijder verouderde documenten uit synchronisatiemappen
Document Management
- Version Control: Gebruik SharePoint-versiebeheer voor documentupdates
- Metadata Tags: Voeg relevante tags toe voor betere AI-categorisatie
- Access Permissions: Zorg voor de juiste SharePoint-machtigingen
Sync Optimization
- Selective Syncing: Synchroniseer alleen relevante mappen om rommel te voorkomen
- Scheduled Syncs: Gebruik daluren voor grote synchronisatiebewerkingen
- Monitor Usage: Houd bij welke documenten het meest door AI worden geraadpleegd
Beveiliging en Naleving
Gegevensbescherming
- OAuth-authenticatie: Veilige Microsoft-accountauthenticatie
- Alleen-lezen Toegang: AI SmartTalk leest alleen documenten, wijzigt nooit
- Versleutelde Overdracht: Alle gegevensoverdracht is versleuteld
- Tokenbeveiliging: Toegangstokens worden veilig opgeslagen en beheerd
Nalevingsfuncties
- Auditlogs: Volg alle synchronisatie- en toegang activiteiten
- Gegevensbewaring: Configureer documentbewaringsbeleid
- Toegangscontroles: Beheer wie SharePoint-integratie kan configureren
Geavanceerde Functies
Aangepaste Verwerkingsregels
- Bestandfilters: Sluit specifieke bestandstypen of patronen uit
- Inhoudsfilters: Sla documenten over op basis van inhoudcriteria
- Prioriteitswachtrijen: Stel verwerkingsprioriteit in voor belangrijke documenten
Integratie met Andere Diensten
- SmartFlow Triggers: Gebruik SharePoint-wijzigingen om andere workflows te activeren
- E-mailmeldingen: Ontvang meldingen voor synchronisatievoltooiingen of fouten
- API-toegang: Beheer SharePoint-integratie programmatisch
Ondersteuning en Bronnen
Documentatie
Technische Ondersteuning
- E-mail: contact@aismarttalk.tech
- Documentatie: docs.aismarttalk.tech
- Gemeenschap: Gemeenschapsforum
Door deze gids te volgen, kunt u uw SharePoint- en OneDrive-documenten succesvol integreren met AI SmartTalk, waardoor een krachtige kennisbasis ontstaat die de mogelijkheden van uw AI-assistent verbetert met de documentatie van uw organisatie.