Zum Haaptinhalt sprangen

SharePoint Integratioun

Integréiert Ären AI SmartTalk Chatbot mat Microsoft SharePoint an OneDrive fir Dokumenter automatesch mat Ärer Wëssensdatenbank ze synchroniséieren. Dës Integratioun erlaabt Ärer KI, op Dokumenter aus Ären ausgewielte Dossierer zuzegräifen an se ze veraarbechten, sou datt se fir intelligente Äntwerten verfügbar sinn.

SharePoint Integration

Iwwerbléck​

D'SharePoint Integratioun erlaabt Iech:

  • Verbannen Äert SharePoint/OneDrive Kont sécher
  • Duerchsichen an auswielen spezifesch Dossierer fir Synchronisatioun
  • Synchroniséieren kompatibel Dokumenter (PDF, DOCX, XLSX, etc.) mat Ärer Wëssensdatenbank
  • Plangen automatesch Re-Imports iwwer SmartFlow Workflows
  • Veraarbechten Dokumenter automatesch mat KI-gestëtzer Vektoriséierung

Viraussetzungen​

Ier Dir ufänkt, stellt sécher datt Dir hutt:

  • Ee aktive AI SmartTalk Kont
  • Administrateur Zougang zu Ärem SharePoint/OneDrive Kont
  • Ee Microsoft 365 Kont mat SharePoint/OneDrive Zougang
  • Dokumenter an ënnerstëtzte Formater (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Schrëtt-fir-Schrëtt Setup​

Schrëtt 1: Zougang op SharePoint Integratioun​

  1. Loggt Iech an Ärem AI SmartTalk Kont un
  2. Navigéiert zu Administratioun → Meng Assistenten → [Numm vun Ärem Assistent]
  3. Klickt op SharePoint Integratioun am Integratiounsmenü
  4. Dir gesitt d'SharePoint Verbindungsseite mat dem Microsoft SharePoint Logo

Schrëtt 2: Verbant Äert SharePoint Kont​

  1. Klickt op de Verbannen Knäppchen am Haaptberäich
  2. Dir gitt zur OAuth Authentifizéierungsseite vu Microsoft weidergeleet
  3. Loggt Iech mat Ären Microsoft 365 Login-Daten un
  4. Gitt AI SmartTalk déi néideg Berechtigungen:
    • Lies-Zougang zu Ären SharePoint Sites
    • Lies-Zougang zu Ären OneDrive Fichieren
    • Zougang zu Dossierstruktur a Metadaten

Schrëtt 3: Dossierer duerchsichen an auswielen​

Nodeem Dir verbonne sidd, gesitt Dir eng Lëscht vu verfügbare SharePoint Sites an OneDrive Dossierer:

  1. Site Auswiel: Wielt aus Ären verfügbare SharePoint Sites
  2. Dossier Browser: Navigéiert duerch Är Dossierstruktur
  3. Dossier Auswiel: Aktivéiert d'Kontrollkëschte neben de Dossierer déi Dir synchroniséiere wëllt
  4. Dokument Virlag: Gesitt eng Virlag vu kompatiblen Dateien an all Dossier

Ënnerstëtzte Dateitypen: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV an méi

Schrëtt 4: Synchronisatiounsastellungen konfiguréieren​

Fir all ausgewielte Dossier kënnt Dir konfiguréieren:

  • Synchronisatiounsfrequenz: Eemol oder geplangt
  • Dateifilter: Bestëmmte Dateitypen in-/ausschléissen
  • Ënnerdossier Déift: Wéi déif fir Dokumenter ze scannen
  • Veraarbechtungsprioritéit: Héich, normal oder niddreg Prioritéit fir KI Veraarbechtung

Schrëtt 5: Éischt Synchronisatioun​

  1. Klickt op Synchronisatioun starten fir den éischte Dokumentimport ze starten
  2. Iwwerwaacht de Synchronisatiounsfortschrëtt an Echtzäit
  3. Kuckt veraarbecht Dokumenter an Ärer Wëssensdatenbank
  4. Iwwerpréift Dokumentzougang iwwer Ären KI Assistent

Automatiséiert Synchronisatioun​

Benotzung vu SmartFlow fir geplangte Synchronisatiounen​

Fir automatesch Re-Imports vu SharePoint Dossierer opzestellen:

  1. SmartFlow erstellen: Navigéiert zu SmartFlow → Neie Workflow erstellen
  2. SharePoint Trigger addéieren: Wielt "SharePoint" als Triggerquell
  3. Synchronisatiounsaktioun konfiguréieren: Addéiert d'"SharePoint Synchronisatioun" Aktioun
  4. Zäitplang festleeën: Wielt Är gewënschte Frequenz:
    • Deeglech zu bestëmmte Stonnen
    • Wochentlech un ausgewielte Deeg
    • Méintlech un bestëmmte Daten
    • Benotzerdefinéiert Intervalle

SmartFlow Konfiguratiounsbeispill​

Workflow: SharePoint Auto Synchronisatioun
Trigger: Geplangt (Deeglech um 2:00 Auer)
Aktiounen:
  - SharePoint Synchronisatioun:
      Dossierer: ["/Dokumenter/Firma", "/Gedeelt/Rapporten"]
      Nei Dateien veraarbechten: true
      Bestoend aktualiséieren: false
      Bei Ofschloss benoriichtegen: true

Dokumentveraarbechtung​

Automatesch Veraarbechtungspipeline​

Wann Dokumenter synchroniséiert ginn, duerchlafen se eng automatesch Veraarbechtungspipeline:

  1. Dateivalidéierung: Iwwerpréifung vun Dateiintegritéit a Formatkompatibilitéit
  2. Inhalts-Extraktioun: Extraktioun vu Text a Metadaten aus Dokumenter
  3. KI Vektoriséierung: Konversioun vu Inhalter an duerchsichbar Vektoren
  4. Wëssensdatenbank Integratioun: Addéieren zur Wëssensdatenbank vun Ärer KI
  5. Indexéierung: Inhalt fir KI Äntwerten verfügbar maachen

Ënnerstëtzte Dokumenttypen​

DateitypVeraarbechtungNotizen
PDF✅ Vollstänneg TextextraktiounEnthält OCR fir gescannt Dokumenter
DOCX✅ Vollstännegen Text a FormatéierungBehält Dokumentstruktur
XLSX✅ DatenextraktiounKonvertéiert Tabellen an strukturéiert Daten
PPTX✅ Folieninhalt-ExtraktiounEnthält Spriechernote
TXT✅ Direkt TextveraarbechtungUTF-8 Kodéierung ënnerstëtzt
RTF✅ Formatéiert TextextraktiounBehält grondsätzlech Formatéierung
CSV✅ TabellendatenveraarbechtungAutomatesch Trennererkennung

Verwaltung an Iwwerwaachung​

Synchronisatiounsstatus Dashboard​

Iwwerwaacht Är SharePoint Integratioun iwwer d'Dashboard:

  • Verbindungsstatus: Echtzäit Verbindungsgesondheet
  • Synchronisatiounsverlaf: Verfolgung vun alle Synchronisatiounsoperatiounen
  • Dokumentzuel: Gesamtzuel vun Dokumenter an der Wëssensdatenbank
  • Veraarbechtungswarteschleng: Dokumenter déi op KI Veraarbechtung waarden
  • Feelerprotokoller: Fehlgeschloe Synchronisatiounen a Veraarbechtungsproblemer

Dossierverwaltung​

  • Nei Dossierer addéieren: Zousätzlech Dossierer fir Synchronisatioun auswielen
  • Dossierer ewechhuelen: Synchronisatioun vu bestëmmte Dossierer stoppen
  • Berechtigungen aktualiséieren: SharePoint Zougangstoken aktualiséieren
  • Synchronisatiounsstatistiken: Synchronisatiounsfrequenz a Dokumentzuel uweisen

Feelerbehebung​

Heefeg Problemer​

Verbindungsproblemer​

  • Authentifizéierung fehlgeschloe: Erëm bei Microsoft authentifizéieren
  • Berechtigung verwéigert: SharePoint Site Berechtigungen iwwerpréifen
  • Token ofgelaf: OAuth Verbindung erneieren

Synchronisatiounsproblemer​

  • Dateien ginn net synchroniséiert: Dateiformatkompatibilitéit iwwerpréifen
  • Grouss Datei Timeouts: Dateigréisstelimiten iwwerpréifen (max. 50MB pro Datei)
  • Veraarbechtungsverzéierungen: KI Veraarbechtungswarteschleng iwwerwaachen

Wëssensdatenbank Problemer​

  • Dokumenter net duerchsichbar: KI Veraarbechtungsstatus iwwerpréifen
  • Duebelten Inhalt: Synchronisatiounsastellungen fir Update Verhalen iwwerpréifen
  • Feelend Metadaten: Sécherstellen datt Dokumenteegeschaften zougänglech sinn

Feelerbehebung​

  1. Verbindungsstatus iwwerpréifen: Sécherstellen datt SharePoint Verbindung aktiv ass
  2. Feelerprotokoller iwwerpréifen: Detailléiert Fehlermeldungen iwwerpréifen
  3. Dateizougang testen: Sécherstellen datt Dateien an SharePoint zougänglech sinn
  4. Support kontaktéieren: Bei komplexe Integratiounsproblemer Hëllef sichen

Best Practices​

Dossierorganisatioun​

  • Dedizéiert Synchronisatiounsdossierer: Spezifesch Dossierer fir KI Inhalter erstellen
  • Klar Benennung: Beschreiwend Dossier- a Dateinimm benotzen
  • Regelméisseg Opraumung: Veraltet Dokumenter aus Synchronisatiounsdossierer ewechhuelen

Dokumentverwaltung​

  • Versiounskontrol: SharePoint Versiounéierung fir Dokumentaktualiséierungen benotzen
  • Metadaten Tags: Relevante Tags fir besser KI Kategoriséierung addéieren
  • Zougangsberechtigungen: Angemessene SharePoint Berechtigungen sécherstellen

Synchronisatiounsoptiméierung​

  • Selektiv Synchronisatioun: Nëmme relevant Dossierer synchroniséieren fir Unuerdnung ze vermeiden
  • Geplangte Synchronisatiounen: Schwachlastzäiten fir grouss Synchronisatiounsoperatiounen benotzen
  • Benotzung iwwerwaachen: Verfolgen wéi Dokumenter am dackste vun der KI ofgeruff ginn

Sécherheet a Compliance​

Datenschutz​

  • OAuth Authentifizéierung: Sécher Microsoft Kont Authentifizéierung
  • Nëmme-Lies-Zougang: AI SmartTalk liest nëmme Dokumenter, modifizéiert se ni
  • Verschlësselt Iwwerdroung: All Dateniwwerdroungen sinn verschlësselt
  • Token Sécherheet: Zougangstoken ginn sécher gespäichert a verwalt

Compliance Funktiounen​

  • Audit Protokoller: Verfolgung vun alle Synchronisatiouns- a Zougangsaktivitéiten
  • Datenaufbewaarung: Dokumentaufbewaarungsrichtlinien konfiguréieren
  • Zougangskontrollen: Verwalten wien SharePoint Integratioun konfiguréiere kann

Erweidert Funktiounen​

Benotzerdefinéiert Veraarbechtungsregelen​

  • Dateifilter: Bestëmmte Dateitypen oder Mustere ausschléissen
  • Inhaltsfilter: Dokumenter baséiert op Inhaltskriterien iwwersprangen
  • Prioritéitswarteschleng: Veraarbechtungsprioritéit fir wichteg Dokumenter festleeën

Integratioun mat anere Servicer​

  • SmartFlow Trigger: SharePoint Ännerungen benotzen fir aner Workflows auszeléisen
  • E-Mail Benoriichtegungen: Benoriichtegungen fir ofgeschloss Synchronisatiounen oder Feeler kréien
  • API Zougang: SharePoint Integratioun programmatesch verwalten

Support a Ressourcen​

Dokumentatioun​

Technesche Support​

Duerch Befolgung vun dëser Anweisung kënnt Dir Är SharePoint- an OneDrive-Dokumenter erfollegräich mat AI SmartTalk integréieren an eng leeschtungsstark Wëssensdatenbank erstellen, déi d'Fäegkeete vun Ärem KI-Assistent mat der Dokumentatioun vun Ärer Organisatioun erweidert.