Integrarea SharePoint

Integrați chatbotul dvs. AI SmartTalk cu Microsoft SharePoint și OneDrive pentru a sincroniza automat documentele în baza dvs. de cunoștințe. Această integrare permite AI-ului dvs. să acceseze și să proceseze documentele din folderele selectate, făcându-le disponibile pentru răspunsuri inteligente.

Prezentare generală

Integrarea SharePoint vă permite să:

• Conectați contul dvs. SharePoint/OneDrive în siguranță
• Răsfoiți și selectați foldere specifice pentru sincronizare
• Sincronizați documente compatibile (PDF, DOCX, XLSX, etc.) în baza dvs. de cunoștințe
• Programați re-importuri automate folosind fluxuri de lucru SmartFlow
• Procesați documente automat cu vectorizare alimentată de AI

Cerințe preliminare

Înainte de a începe, asigurați-vă că aveți:

• Un cont activ AI SmartTalk
• Acces administrativ la contul dvs. SharePoint/OneDrive
• Cont Microsoft 365 cu acces la SharePoint/OneDrive
• Documente în formate acceptate (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Configurare Pas cu Pas

Pasul 1: Accesați Integrarea SharePoint

1. Conectați-vă la contul dvs. AI SmartTalk
2. Navigați la Administrare → Asistenții mei → [Numele asistentului dvs.]
3. Faceți clic pe Integrarea SharePoint în meniul de integrare
4. Veți vedea pagina de conectare SharePoint cu logo-ul Microsoft SharePoint

Pasul 2: Conectați-vă la Contul Dvs. SharePoint

1. Faceți clic pe butonul Conectare în secțiunea principală
2. Veți fi redirecționat către pagina de autentificare OAuth a Microsoft
3. Conectați-vă cu acreditivii contului dvs. Microsoft 365
4. Acordați permisiunile necesare AI SmartTalk:
   • Acces de citire la site-urile dvs. SharePoint
   • Acces de citire la fișierele dvs. OneDrive
   • Acces la structura folderului și metadatele

Pasul 3: Răsfoiți și Selectați Foldere

Odată conectat, veți vedea o listă de site-uri SharePoint și foldere OneDrive disponibile:

1. Selecția Site-ului: Alegeți din site-urile SharePoint disponibile
2. Răsfoitor de Foldere: Navigați prin structura folderului dvs.
3. Selecția Folderului: Bifați căsuțele de lângă folderele pe care doriți să le sincronizați
4. Previzualizarea Documentelor: Vedeți o previzualizare a fișierelor compatibile din fiecare folder

Tipuri de Fișiere Acceptate: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV și altele

Pasul 4: Configurați Setările de Sincronizare

Pentru fiecare folder selectat, puteți configura:

• Frecvența Sincronizării: O singură dată sau programată
• Filtre de Fișiere: Include/exclude tipuri specifice de fișiere
• Adâncimea Subfolderului: Cât de adânc să scanați pentru documente
• Prioritatea Procesării: Prioritate Mare, Normală sau Mică pentru procesarea AI

Pasul 5: Sincronizare Inițială

1. Faceți clic pe Începeți Sincronizarea pentru a începe importul inițial al documentelor
2. Monitorizați progresul sincronizării în timp real
3. Vizualizați documentele procesate în baza dvs. de cunoștințe
4. Verificați accesibilitatea documentelor prin intermediul asistentului dvs. AI

Sincronizare Automată

Utilizarea SmartFlow pentru Sincronizări Programate

Pentru a configura re-importuri automate ale folderelor SharePoint:

1. Creează un SmartFlow: Navighează la SmartFlow → Creează un Nou Flux de Lucru
2. Adaugă Trigger SharePoint: Selectează "SharePoint" ca sursă de trigger
3. Configurează Acțiunea de Sincronizare: Adaugă acțiunea "SharePoint Sync"
4. Setează Programul: Alege frecvența preferată:
   • Zilnic la ore specifice
   • Săptămânal în zile selectate
   • Lunar în date specifice
   • Intervaluri personalizate

Exemplu de Configurare SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Procesarea Documentelor

Pipeline de Procesare Automată

Când documentele sunt sincronizate, acestea trec printr-un pipeline de procesare automată:

1. Validarea Fișierului: Verificarea integrității fișierului și a compatibilității formatului
2. Extracția Conținutului: Extracția textului și a metadatelor din documente
3. Vectorizarea AI: Conversia conținutului în vectori căutabili
4. Integrarea în Baza de Cunoștințe: Adăugarea în baza de cunoștințe a AI-ului tău
5. Indexare: Facerea conținutului disponibil pentru răspunsurile AI

Tipuri de Documente Suportate

Tip Fișier	Procesare	Note
PDF	✅ Extracție completă de text	Include OCR pentru documente scanate
DOCX	✅ Extracție completă de text și formatare	Păstrează structura documentului
XLSX	✅ Extracție de date	Convertește tabelele în date structurate
PPTX	✅ Extracție de conținut al diapozitivelor	Include notițe pentru prezentatori
TXT	✅ Procesare directă de text	Suport pentru codificarea UTF-8
RTF	✅ Extracție de text formatat	Păstrează formatarea de bază
CSV	✅ Procesare de date tabulare	Detectează automat delimitatoarele

Management și Monitorizare

Dashboard de Statut al Sincronizării

Monitorizează integrarea ta SharePoint prin intermediul dashboard-ului:

• Starea Conexiunii: Sănătatea conexiunii în timp real
• Istoricul Sincronizărilor: Urmărește toate operațiunile de sincronizare
• Numărul de Documente: Totalul documentelor din baza de cunoștințe
• Coada de Procesare: Documente în așteptare pentru procesarea AI
• Jurnalele de Erori: Sincronizări eșuate și probleme de procesare

Managementul Folderelor

• Adaugă Foldere Noi: Selectează foldere suplimentare pentru sincronizare
• Elimină Foldere: Oprește sincronizarea folderelor specifice
• Actualizează Permisiunile: Reîmprospătează token-urile de acces SharePoint
• Statistici de Sincronizare: Vizualizează frecvența sincronizării și numărul documentelor

Depanare

Probleme Comune

Probleme de Conexiune

• Autentificare Eșuată: Reautentificare cu Microsoft
• Permisiune Refuzată: Verificați permisiunile site-ului SharePoint
• Token Expirat: Actualizați conexiunea dvs. OAuth

Probleme de Sincronizare

• Fișierele Nu Se Sincronizează: Verificați compatibilitatea formatului fișierului
• Timeout-uri pentru Fișiere Mari: Verificați limitele de dimensiune a fișierului (max 50MB per fișier)
• Întârzieri în Procesare: Monitorizați coada de procesare AI

Probleme cu Baza de Cunoștințe

• Documente Nefindabile: Verificați starea procesării AI
• Conținut Duplicat: Revizuiți setările de sincronizare pentru comportamentul actualizării
• Metadate Lipsă: Verificați dacă proprietățile documentului sunt accesibile

Rezolvarea Erorilor

1. Verificați Starea Conexiunii: Verificați dacă conexiunea SharePoint este activă
2. Revizuiți Jurnalele de Erori: Verificați mesajele de eroare detaliate
3. Testați Accesul la Fișiere: Asigurați-vă că fișierele sunt accesibile în SharePoint
4. Contactați Suportul: Contactați pentru probleme complexe de integrare

Cele Mai Bune Practici

Organizarea Folderelor

• Foldere de Sincronizare Dedicată: Creați foldere specifice pentru conținutul AI
• Nomenclatură Clară: Folosiți denumiri descriptive pentru foldere și fișiere
• Curățenie Regulată: Îndepărtați documentele învechite din folderele de sincronizare

Managementul Documentelor

• Controlul Versiunilor: Utilizați versiunea SharePoint pentru actualizările documentelor
• Etichete Metadate: Adăugați etichete relevante pentru o mai bună categorizare AI
• Permisiuni de Acces: Asigurați-vă că permisiunile SharePoint sunt corecte

Optimizarea Sincronizării

• Sincronizare Selectivă: Sincronizați doar folderele relevante pentru a evita aglomerarea
• Sincronizări Programate: Utilizați orele de vârf pentru operațiuni mari de sincronizare
• Monitorizați Utilizarea: Urmăriți care documente sunt cele mai accesate de AI

Securitate și Conformitate

Protecția Datelor

• Autentificare OAuth: Securizați autentificarea contului Microsoft
• Acces Doar pentru Citire: AI SmartTalk citește doar documentele, nu le modifică niciodată
• Transmitere Criptată: Toate transferurile de date sunt criptate
• Securitatea Token-ului: Token-urile de acces sunt stocate și gestionate în siguranță

Funcții de Conformitate

• Jurnale de Audit: Urmăriți toate activitățile de sincronizare și acces
• Păstrarea Datelor: Configurați politicile de păstrare a documentelor
• Controale de Acces: Gestionați cine poate configura integrarea SharePoint

Funcții Avansate

Reguli de Procesare Personalizate

• Filtre pentru Fișiere: Excludeți tipuri sau modele specifice de fișiere
• Filtre de Conținut: Săriți documentele pe baza criteriilor de conținut
• Cozi de Prioritate: Stabiliți prioritatea procesării pentru documentele importante

Integrarea cu Alte Servicii

• Declanșatoare SmartFlow: Utilizați modificările SharePoint pentru a declanșa alte fluxuri de lucru
• Notificări prin Email: Primiți alerte pentru finalizările de sincronizare sau erori
• Acces API: Gestionați programatic integrarea SharePoint

Suport și Resurse

Documentație

• Documentația AI SmartTalk
• Ghid de Integrare SharePoint
• Documentația SmartFlow

Suport Tehnic

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Documentație: docs.aismarttalk.tech
• Comunitate: Forum Comunitate

---

Prin urmarea acestui ghid, puteți integra cu succes documentele dumneavoastră SharePoint și OneDrive cu AI SmartTalk, creând o bază de cunoștințe puternică care îmbunătățește capacitățile asistentului dumneavoastră AI cu documentația organizației.