Sari la conținutul principal

Integrarea SharePoint

Integrați chatbot-ul dvs. AI SmartTalk cu Microsoft SharePoint și OneDrive pentru a sincroniza automat documentele în baza dvs. de cunoștințe. Această integrare permite AI-ului dvs. să acceseze și să proceseze documente din folderele selectate, făcându-le disponibile pentru răspunsuri inteligente.

Integrarea SharePoint

Prezentare generală​

Integrarea SharePoint vă permite să:

  • Conectați contul dvs. SharePoint/OneDrive în siguranță
  • Răsfoiți și selectați foldere specifice pentru sincronizare
  • Sincronizați documente compatibile (PDF, DOCX, XLSX, etc.) în baza dvs. de cunoștințe
  • Programați re-importuri automate folosind fluxuri de lucru SmartFlow
  • Procesați documente automat cu vectorizare alimentată de AI

Cerințe preliminare​

Înainte de a începe, asigurați-vă că aveți:

  • Un cont activ AI SmartTalk
  • Acces administrativ la contul dvs. SharePoint/OneDrive
  • Cont Microsoft 365 cu acces la SharePoint/OneDrive
  • Documente în formate acceptate (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Configurare Pas cu Pas​

Pasul 1: Accesați Integrarea SharePoint​

  1. Conectați-vă la contul dvs. AI SmartTalk
  2. Navigați la Administrare → Asistenții mei → [Numele asistentului dvs.]
  3. Faceți clic pe Integrarea SharePoint în meniul de integrare
  4. Veți vedea pagina de conectare SharePoint cu logo-ul Microsoft SharePoint

Pasul 2: Conectați Contul Dvs. SharePoint​

  1. Faceți clic pe butonul Conectare în secțiunea principală
  2. Veți fi redirecționat către pagina de autentificare OAuth a Microsoft
  3. Conectați-vă cu acreditivile contului dvs. Microsoft 365
  4. Acordați permisiunile necesare AI SmartTalk:
    • Acces de citire la site-urile dvs. SharePoint
    • Acces de citire la fișierele dvs. OneDrive
    • Acces la structura folderelor și la metadate

Pasul 3: Răsfoiți și Selectați Foldere​

Odată conectat, veți vedea o listă de site-uri SharePoint disponibile și foldere OneDrive:

  1. Selecția site-ului: Alegeți din site-urile SharePoint disponibile
  2. Răsfoitor de foldere: Navigați prin structura folderelor dvs.
  3. Selecția folderului: Bifați căsuțele de lângă folderele pe care doriți să le sincronizați
  4. Previzualizarea documentelor: Vedeți o previzualizare a fișierelor compatibile din fiecare folder

Tipuri de fișiere acceptate: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV și altele

Pasul 4: Configurați Setările de Sincronizare​

Pentru fiecare folder selectat, puteți configura:

  • Frecvența de sincronizare: Odată sau programată
  • Filtre de fișiere: Include/exclude tipuri specifice de fișiere
  • Adâncimea subfolderelor: Cât de adânc să scanați pentru documente
  • Prioritatea procesării: Prioritate mare, normală sau mică pentru procesarea AI

Pasul 5: Sincronizare Inițială​

  1. Faceți clic pe Începeți Sincronizarea pentru a începe importul inițial de documente
  2. Monitorizați progresul sincronizării în timp real
  3. Vizualizați documentele procesate în baza dvs. de cunoștințe
  4. Verificați accesibilitatea documentelor prin intermediul asistentului dvs. AI

Sincronizare Automată​

Utilizarea SmartFlow pentru Sincronizări Programate​

Pentru a configura re-importuri automate ale folderelor SharePoint:

  1. Creează un SmartFlow: Navighează la SmartFlow → Creează un Nou Flux de Lucru
  2. Adaugă Trigger SharePoint: Selectează "SharePoint" ca sursă de trigger
  3. Configurează Acțiunea de Sincronizare: Adaugă acțiunea "SharePoint Sync"
  4. Setează Programul: Alege frecvența preferată:
    • Zilnic la ore specifice
    • Săptămânal în zilele selectate
    • Lunar în date specifice
    • Intervaluri personalizate

Exemplu de Configurare SmartFlow​

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Procesarea Documentelor​

Pipeline de Procesare Automată​

Când documentele sunt sincronizate, acestea trec printr-un pipeline de procesare automată:

  1. Validarea Fișierului: Verifică integritatea fișierului și compatibilitatea formatului
  2. Extracția Conținutului: Extrage textul și metadatele din documente
  3. Vectorizarea AI: Convertește conținutul în vectori căutabili
  4. Integrarea în Baza de Cunoștințe: Adaugă în baza de cunoștințe a AI-ului tău
  5. Indexare: Face conținutul disponibil pentru răspunsurile AI

Tipuri de Documente Suportate​

Tip FișierProcesareNote
PDF✅ Extracție completă de textInclude OCR pentru documente scanate
DOCX✅ Extracție completă de text și formatarePăstrează structura documentului
XLSX✅ Extracție de dateConvertește tabelele în date structurate
PPTX✅ Extracție de conținut pentru slide-uriInclude notițe pentru prezentatori
TXT✅ Procesare directă a textuluiSuport pentru codificarea UTF-8
RTF✅ Extracție de text formatatPăstrează formatarea de bază
CSV✅ Procesare de date tabulareDetectează automat delimitatoarele

Management și Monitorizare​

Dashboard de Statut al Sincronizării​

Monitorizează integrarea ta SharePoint prin intermediul dashboard-ului:

  • Starea Conexiunii: Sănătatea conexiunii în timp real
  • Istoricul Sincronizărilor: Urmărește toate operațiunile de sincronizare
  • Numărul de Documente: Total documente în baza de cunoștințe
  • Coada de Procesare: Documente care așteaptă procesarea AI
  • Jurnalele de Erori: Sincronizări eșuate și probleme de procesare

Managementul Folderelor​

  • Adaugă Folderi Noi: Selectează foldere suplimentare pentru sincronizare
  • Elimină Foldere: Oprește sincronizarea unor foldere specifice
  • Actualizează Permisiunile: Refresh token-urile de acces SharePoint
  • Statistici de Sincronizare: Vizualizează frecvența sincronizării și numărul de documente

Depanare​

Probleme Comune​

Probleme de Conexiune​

  • Autentificare Eșuată: Re-autentificare cu Microsoft
  • Permisiune Refuzată: Verificați permisiunile site-ului SharePoint
  • Token Expirat: Actualizați conexiunea dvs. OAuth

Probleme de Sincronizare​

  • Fișierele Nu Se Sincronizează: Verificați compatibilitatea formatului fișierului
  • Timeout-uri pentru Fișiere Mari: Verificați limitele de dimensiune a fișierului (max 50MB pe fișier)
  • Întârzieri în Procesare: Monitorizați coada de procesare AI

Probleme cu Baza de Cunoștințe​

  • Documente Neselectabile: Verificați starea procesării AI
  • Conținut Duplicat: Revizuiți setările de sincronizare pentru comportamentul de actualizare
  • Metadate Lipsă: Verificați dacă proprietățile documentului sunt accesibile

Rezolvarea Erorilor​

  1. Verificați Starea Conexiunii: Verificați dacă conexiunea SharePoint este activă
  2. Revizuiți Jurnalele de Erori: Verificați mesajele de eroare detaliate
  3. Testați Accesul la Fișiere: Asigurați-vă că fișierele sunt accesibile în SharePoint
  4. Contactați Suportul: Contactați pentru probleme complexe de integrare

Cele Mai Bune Practici​

Organizarea Folderelor​

  • Foldere de Sincronizare Dedicată: Creați foldere specifice pentru conținutul AI
  • Nomenclatură Clară: Utilizați denumiri descriptive pentru foldere și fișiere
  • Curățenie Regulată: Îndepărtați documentele învechite din folderele de sincronizare

Managementul Documentelor​

  • Controlul Versiunilor: Utilizați versiunea SharePoint pentru actualizările documentelor
  • Etichete Metadate: Adăugați etichete relevante pentru o mai bună categorizare AI
  • Permisiuni de Acces: Asigurați-vă că permisiunile SharePoint sunt corecte

Optimizarea Sincronizării​

  • Sincronizare Selectivă: Sincronizați doar folderele relevante pentru a evita aglomerarea
  • Sincronizări Programate: Utilizați orele de vârf pentru operațiuni mari de sincronizare
  • Monitorizați Utilizarea: Urmăriți care documente sunt cele mai accesate de AI

Securitate și Conformitate​

Protecția Datelor​

  • Autentificare OAuth: Autentificare sigură a contului Microsoft
  • Acces Doar Citire: AI SmartTalk citește doar documentele, niciodată nu le modifică
  • Transmitere Criptată: Toate transferurile de date sunt criptate
  • Securitatea Token-urilor: Token-urile de acces sunt stocate și gestionate în siguranță

Funcții de Conformitate​

  • Jurnale de Audit: Urmăriți toate activitățile de sincronizare și acces
  • Păstrarea Datelor: Configurați politicile de păstrare a documentelor
  • Controale de Acces: Gestionați cine poate configura integrarea SharePoint

Funcții Avansate​

Reguli de Procesare Personalizate​

  • Filtre de Fișiere: Excludeți tipuri sau modele specifice de fișiere
  • Filtre de Conținut: Săriți documentele pe baza criteriilor de conținut
  • Cozi de Prioritate: Stabiliți prioritatea de procesare pentru documentele importante

Integrarea cu Alte Servicii​

  • Declanșatoare SmartFlow: Utilizați modificările SharePoint pentru a declanșa alte fluxuri de lucru
  • Notificări prin Email: Primiți alerte pentru finalizările de sincronizare sau erori
  • Acces API: Gestionați programatic integrarea SharePoint

Suport și Resurse​

Documentație​

Suport Tehnic​

Prin urmarea acestui ghid, puteți integra cu succes documentele dumneavoastră SharePoint și OneDrive cu AI SmartTalk, creând o bază de cunoștințe puternică care îmbunătățește capacitățile asistentului dumneavoastră AI cu documentația organizației.

Pregătit să îmbunătățești
experiența utilizatorului?

Lansează asistenți AI care încântă clienții și se scalază odată cu afacerea ta.

Conform GDPR
Începeți încercarea gratuităAccesați Backoffice