Intégration SharePoint

Intégrez votre chatbot AI SmartTalk avec Microsoft SharePoint et OneDrive pour synchroniser automatiquement les documents avec votre base de connaissances. Cette intégration permet à votre IA d'accéder et de traiter des documents provenant de vos dossiers sélectionnés, les rendant disponibles pour des réponses intelligentes.

Aperçu

L'intégration SharePoint vous permet de :

• Connecter votre compte SharePoint/OneDrive de manière sécurisée
• Parcourir et sélectionner des dossiers spécifiques pour la synchronisation
• Synchroniser des documents compatibles (PDF, DOCX, XLSX, etc.) avec votre base de connaissances
• Planifier des ré-importations automatiques à l'aide des workflows SmartFlow
• Traiter des documents automatiquement grâce à la vectorisation alimentée par l'IA

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir :

• Un compte AI SmartTalk actif
• Un accès administratif à votre compte SharePoint/OneDrive
• Un compte Microsoft 365 avec accès à SharePoint/OneDrive
• Des documents dans des formats pris en charge (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Configuration étape par étape

Étape 1 : Accéder à l'intégration SharePoint

1. Connectez-vous à votre compte AI SmartTalk
2. Accédez à Administration → Mes Assistants → [Nom de Votre Assistant]
3. Cliquez sur Intégration SharePoint dans le menu des intégrations
4. Vous verrez la page de connexion SharePoint avec le logo Microsoft SharePoint

Étape 2 : Connecter votre compte SharePoint

1. Cliquez sur le bouton Connecter dans la section principale
2. Vous serez redirigé vers la page d'authentification OAuth de Microsoft
3. Connectez-vous avec les identifiants de votre compte Microsoft 365
4. Accordez les autorisations nécessaires à AI SmartTalk :
   • Accès en lecture à vos sites SharePoint
   • Accès en lecture à vos fichiers OneDrive
   • Accès à la structure des dossiers et aux métadonnées

Étape 3 : Parcourir et sélectionner des dossiers

Une fois connecté, vous verrez une liste de sites SharePoint et de dossiers OneDrive disponibles :

1. Sélection de Site : Choisissez parmi vos sites SharePoint disponibles
2. Navigateur de Dossiers : Parcourez votre structure de dossiers
3. Sélection de Dossier : Cochez les cases à côté des dossiers que vous souhaitez synchroniser
4. Aperçu des Documents : Voir un aperçu des fichiers compatibles dans chaque dossier

Types de Fichiers Pris en Charge : PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, et plus

Étape 4 : Configurer les paramètres de synchronisation

Pour chaque dossier sélectionné, vous pouvez configurer :

• Fréquence de Synchronisation : Une fois ou planifiée
• Filtres de Fichiers : Inclure/exclure des types de fichiers spécifiques
• Profondeur des Sous-dossiers : À quelle profondeur scanner pour les documents
• Priorité de Traitement : Haute, Normale ou Basse priorité pour le traitement par l'IA

Étape 5 : Synchronisation Initiale

1. Cliquez sur Démarrer la Synchronisation pour commencer l'importation initiale des documents
2. Surveillez la progression de la synchronisation en temps réel
3. Consultez les documents traités dans votre base de connaissances
4. Vérifiez l'accessibilité des documents via votre assistant IA

Synchronisation Automatisée

Utilisation de SmartFlow pour des Synchronisations Planifiées

Pour configurer des réimportations automatiques de dossiers SharePoint :

1. Créer un SmartFlow : Accédez à SmartFlow → Créer un Nouveau Workflow
2. Ajouter un Déclencheur SharePoint : Sélectionnez "SharePoint" comme source de déclenchement
3. Configurer l'Action de Synchronisation : Ajoutez l'action "Synchronisation SharePoint"
4. Définir le Calendrier : Choisissez votre fréquence préférée :
   • Quotidiennement à des heures spécifiques
   • Hebdomadairement les jours sélectionnés
   • Mensuellement à des dates spécifiques
   • Intervalles personnalisés

Exemple de Configuration SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Traitement de Documents

Pipeline de Traitement Automatique

Lorsque les documents sont synchronisés, ils passent par un pipeline de traitement automatisé :

1. Validation de Fichiers : Vérifiez l'intégrité des fichiers et la compatibilité des formats
2. Extraction de Contenu : Extraire le texte et les métadonnées des documents
3. Vectorisation AI : Convertir le contenu en vecteurs recherchables
4. Intégration à la Base de Connaissances : Ajouter à la base de connaissances de votre IA
5. Indexation : Rendre le contenu disponible pour les réponses de l'IA

Types de Documents Pris en Charge

Type de Fichier	Traitement	Remarques
PDF	✅ Extraction de texte intégral	Inclut l'OCR pour les documents scannés
DOCX	✅ Extraction de texte intégral et mise en forme	Préserve la structure du document
XLSX	✅ Extraction de données	Convertit les tableaux en données structurées
PPTX	✅ Extraction de contenu des diapositives	Inclut les notes du présentateur
TXT	✅ Traitement direct du texte	Encodage UTF-8 pris en charge
RTF	✅ Extraction de texte formaté	Préserve la mise en forme de base
CSV	✅ Traitement de données tabulaires	Détecte automatiquement les délimiteurs

Gestion et Suivi

Tableau de Bord de Statut de Synchronisation

Surveillez votre intégration SharePoint via le tableau de bord :

• Statut de Connexion : Santé de la connexion en temps réel
• Historique de Synchronisation : Suivez toutes les opérations de synchronisation
• Nombre de Documents : Total des documents dans la base de connaissances
• File d'Attente de Traitement : Documents en attente de traitement par l'IA
• Journaux d'Erreur : Synchronisations échouées et problèmes de traitement

Gestion des Dossiers

• Ajouter de Nouveaux Dossiers : Sélectionnez des dossiers supplémentaires pour la synchronisation
• Supprimer des Dossiers : Arrêter la synchronisation de dossiers spécifiques
• Mettre à Jour les Autorisations : Rafraîchir les jetons d'accès SharePoint
• Statistiques de Synchronisation : Voir la fréquence de synchronisation et le nombre de documents

Dépannage

Problèmes Courants

Problèmes de Connexion

• Échec d'Authentification : Ré-authentifiez-vous avec Microsoft
• Permission Refusée : Vérifiez les permissions du site SharePoint
• Jeton Expiré : Rafraîchissez votre connexion OAuth

Problèmes de Synchronisation

• Fichiers Non Synchronisés : Vérifiez la compatibilité des formats de fichiers
• Délai d'Attente pour Fichiers Lourds : Vérifiez les limites de taille de fichier (max 50 Mo par fichier)
• Retards de Traitement : Surveillez la file d'attente de traitement de l'IA

Problèmes de Base de Connaissances

• Documents Non Recherchables : Vérifiez l'état de traitement de l'IA
• Contenu Dupliqué : Passez en revue les paramètres de synchronisation pour le comportement de mise à jour
• Métadonnées Manquantes : Vérifiez que les propriétés des documents sont accessibles

Résolution des Erreurs

1. Vérifiez l'État de Connexion : Vérifiez que la connexion SharePoint est active
2. Examinez les Journaux d'Erreurs : Vérifiez les messages d'erreur détaillés
3. Testez l'Accès aux Fichiers : Assurez-vous que les fichiers sont accessibles dans SharePoint
4. Contactez le Support : Contactez pour des problèmes d'intégration complexes

Meilleures Pratiques

Organisation des Dossiers

• Dossiers de Synchronisation Dédiés : Créez des dossiers spécifiques pour le contenu de l'IA
• Nommage Clair : Utilisez des noms de dossiers et de fichiers descriptifs
• Nettoyage Régulier : Supprimez les documents obsolètes des dossiers de synchronisation

Gestion des Documents

• Contrôle de Version : Utilisez la gestion des versions de SharePoint pour les mises à jour de documents
• Étiquettes de Métadonnées : Ajoutez des étiquettes pertinentes pour une meilleure catégorisation par l'IA
• Permissions d'Accès : Assurez-vous que les permissions SharePoint sont appropriées

Optimisation de la Synchronisation

• Synchronisation Sélective : Ne synchronisez que les dossiers pertinents pour éviter l'encombrement
• Synchronisations Planifiées : Utilisez des heures creuses pour les opérations de synchronisation importantes
• Surveillez l'Utilisation : Suivez quels documents sont les plus consultés par l'IA

Sécurité et Conformité

Protection des Données

• Authentification OAuth : Sécurisez l'authentification du compte Microsoft
• Accès en Lecture Seule : AI SmartTalk ne fait que lire les documents, jamais les modifier
• Transmission Chiffrée : Tous les transferts de données sont chiffrés
• Sécurité des Jetons : Les jetons d'accès sont stockés et gérés de manière sécurisée

Fonctionnalités de Conformité

• Journaux d'Audit : Suivez toutes les activités de synchronisation et d'accès
• Conservation des Données : Configurez des politiques de conservation des documents
• Contrôles d'Accès : Gérez qui peut configurer l'intégration SharePoint

Fonctionnalités Avancées

Règles de Traitement Personnalisées

• Filtres de Fichiers : Excluez des types ou des modèles de fichiers spécifiques
• Filtres de Contenu : Ignorez les documents en fonction de critères de contenu
• Files d'Attente Prioritaires : Définissez la priorité de traitement pour les documents importants

Intégration avec D'autres Services

• Déclencheurs SmartFlow : Utilisez les changements SharePoint pour déclencher d'autres flux de travail
• Notifications par Email : Recevez des alertes pour les complétions de synchronisation ou les erreurs
• Accès API : Gérez l'intégration SharePoint par programmation

Support et Ressources

Documentation

• Documentation AI SmartTalk
• Guide d'Intégration SharePoint
• Documentation SmartFlow

Support Technique

• Email : contact@aismarttalk.tech
• Documentation : docs.aismarttalk.tech
• Communauté : Forum Communautaire

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En suivant ce guide, vous pouvez intégrer avec succès vos documents SharePoint et OneDrive avec AI SmartTalk, créant ainsi une base de connaissances puissante qui améliore les capacités de votre assistant AI avec la documentation de votre organisation.