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Intégration SharePoint

Intégrez votre chatbot AI SmartTalk avec Microsoft SharePoint et OneDrive pour synchroniser automatiquement des documents vers votre base de connaissances. Cette intégration permet à votre IA d'accéder et de traiter des documents depuis vos dossiers sélectionnés, les rendant disponibles pour des réponses intelligentes.

Intégration SharePoint

Vue d'ensemble​

L'intégration SharePoint vous permet de :

  • Connecter votre compte SharePoint/OneDrive de manière sécurisée
  • Parcourir et sélectionner des dossiers spécifiques pour la synchronisation
  • Synchroniser des documents compatibles (PDF, DOCX, XLSX, etc.) vers votre base de connaissances
  • Planifier des re-imports automatiques via les workflows SmartFlow
  • Traiter les documents automatiquement avec la vectorisation alimentée par l'IA

Prérequis​

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir :

  • Un compte AI SmartTalk actif
  • Un accès administratif à votre compte SharePoint/OneDrive
  • Un compte Microsoft 365 avec accès SharePoint/OneDrive
  • Des documents dans des formats pris en charge (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Configuration étape par étape​

Étape 1 : Accéder à l'intégration SharePoint​

  1. Connectez-vous à votre compte AI SmartTalk
  2. Naviguez vers Administration → Mes assistants → [Nom de votre assistant]
  3. Cliquez sur Intégration SharePoint dans le menu des intégrations
  4. Vous verrez la page de connexion SharePoint avec le logo Microsoft SharePoint

Étape 2 : Connecter votre compte SharePoint​

  1. Cliquez sur le bouton Connecter dans la section principale
  2. Vous serez redirigé vers la page d'authentification OAuth de Microsoft
  3. Connectez-vous avec vos identifiants Microsoft 365
  4. Accordez les permissions nécessaires à AI SmartTalk :
    • Accès en lecture à vos sites SharePoint
    • Accès en lecture à vos fichiers OneDrive
    • Accès à la structure des dossiers et aux métadonnées

Étape 3 : Parcourir et sélectionner les dossiers​

Une fois connecté, vous verrez une liste des sites SharePoint et dossiers OneDrive disponibles :

  1. Sélection de site : Choisissez parmi vos sites SharePoint disponibles
  2. Navigateur de dossiers : Parcourez votre structure de dossiers
  3. Sélection de dossiers : Cochez les cases à côté des dossiers que vous souhaitez synchroniser
  4. Aperçu des documents : Voir un aperçu des fichiers compatibles dans chaque dossier

Types de fichiers pris en charge : PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, et plus

Étape 4 : Configurer les paramètres de synchronisation​

Pour chaque dossier sélectionné, vous pouvez configurer :

  • Fréquence de synchronisation : Une seule fois ou planifiée
  • Filtres de fichiers : Inclure/exclure des types de fichiers spécifiques
  • Profondeur des sous-dossiers : Jusqu'où scanner pour les documents
  • Priorité de traitement : Haute, Normale ou Faible priorité pour le traitement IA

Étape 5 : Synchronisation initiale​

  1. Cliquez sur Démarrer la synchronisation pour commencer l'import initial des documents
  2. Surveillez le progrès de la synchronisation en temps réel
  3. Consultez les documents traités dans votre base de connaissances
  4. Vérifiez l'accessibilité des documents via votre assistant IA

Synchronisation automatisée​

Utilisation de SmartFlow pour les synchronisations planifiées​

Pour configurer des re-imports automatiques des dossiers SharePoint :

  1. Créer un SmartFlow : Naviguez vers SmartFlow → Créer un nouveau workflow
  2. Ajouter un déclencheur SharePoint : Sélectionnez "SharePoint" comme source de déclenchement
  3. Configurer l'action de synchronisation : Ajoutez l'action "Synchronisation SharePoint"
  4. Définir la planification : Choisissez votre fréquence préférée :
    • Quotidien à des heures spécifiques
    • Hebdomadaire les jours sélectionnés
    • Mensuel à des dates spécifiques
    • Intervalles personnalisés

Exemple de configuration SmartFlow​

Workflow: Synchronisation automatique SharePoint
Déclencheur: Planifié (Quotidien à 2h00)
Actions:
  - Synchronisation SharePoint:
      Dossiers: ["/Documents/Entreprise", "/Partagé/Rapports"]
      Traiter les nouveaux fichiers: true
      Mettre à jour les existants: false
      Notifier à la fin: true

Traitement des documents​

Pipeline de traitement automatique​

Lorsque les documents sont synchronisés, ils passent par un pipeline de traitement automatique :

  1. Validation des fichiers : Vérifier l'intégrité et la compatibilité des formats
  2. Extraction du contenu : Extraire le texte et les métadonnées des documents
  3. Vectorisation IA : Convertir le contenu en vecteurs recherchables
  4. Intégration à la base de connaissances : Ajouter à la base de connaissances de votre IA
  5. Indexation : Rendre le contenu disponible pour les réponses IA

Types de documents pris en charge​

Type de fichierTraitementNotes
PDF✅ Extraction complète du texteInclut l'OCR pour les documents scannés
DOCX✅ Texte complet et formatagePréserve la structure du document
XLSX✅ Extraction des donnéesConvertit les tableaux en données structurées
PPTX✅ Extraction du contenu des diapositivesInclut les notes du présentateur
TXT✅ Traitement direct du texteEncodage UTF-8 pris en charge
RTF✅ Extraction du texte formatéPréserve le formatage de base
CSV✅ Traitement des données tabulairesDétection automatique des délimiteurs

Gestion et surveillance​

Tableau de bord de statut de synchronisation​

Surveillez votre intégration SharePoint via le tableau de bord :

  • Statut de connexion : Santé de la connexion en temps réel
  • Historique de synchronisation : Suivre toutes les opérations de synchronisation
  • Nombre de documents : Total des documents dans la base de connaissances
  • File d'attente de traitement : Documents en attente de traitement IA
  • Journaux d'erreurs : Synchronisations échouées et problèmes de traitement

Gestion des dossiers​

  • Ajouter de nouveaux dossiers : Sélectionner des dossiers supplémentaires pour la synchronisation
  • Supprimer des dossiers : Arrêter la synchronisation de dossiers spécifiques
  • Mettre à jour les permissions : Actualiser les jetons d'accès SharePoint
  • Statistiques de synchronisation : Voir la fréquence de synchronisation et le nombre de documents

Dépannage​

Problèmes courants​

Problèmes de connexion​

  • Échec d'authentification : Ré-authentifier avec Microsoft
  • Permission refusée : Vérifier les permissions du site SharePoint
  • Jeton expiré : Actualiser votre connexion OAuth

Problèmes de synchronisation​

  • Fichiers non synchronisés : Vérifier la compatibilité des formats de fichiers
  • Timeouts de gros fichiers : Vérifier les limites de taille de fichier (max 50MB par fichier)
  • Retards de traitement : Surveiller la file d'attente de traitement IA

Problèmes de base de connaissances​

  • Documents non recherchables : Vérifier le statut de traitement IA
  • Contenu dupliqué : Examiner les paramètres de synchronisation pour le comportement de mise à jour
  • Métadonnées manquantes : Vérifier que les propriétés des documents sont accessibles

Résolution des erreurs​

  1. Vérifier le statut de connexion : Vérifier que la connexion SharePoint est active
  2. Examiner les journaux d'erreurs : Vérifier les messages d'erreur détaillés
  3. Tester l'accès aux fichiers : S'assurer que les fichiers sont accessibles dans SharePoint
  4. Contacter le support : Faire appel au support pour les problèmes d'intégration complexes

Bonnes pratiques​

Organisation des dossiers​

  • Dossiers de synchronisation dédiés : Créer des dossiers spécifiques pour le contenu IA
  • Nommage clair : Utiliser des noms descriptifs pour les dossiers et fichiers
  • Nettoyage régulier : Supprimer les documents obsolètes des dossiers de synchronisation

Gestion des documents​

  • Contrôle de version : Utiliser le versioning SharePoint pour les mises à jour de documents
  • Balises de métadonnées : Ajouter des balises pertinentes pour une meilleure catégorisation IA
  • Permissions d'accès : S'assurer des permissions SharePoint appropriées

Optimisation de la synchronisation​

  • Synchronisation sélective : Ne synchroniser que les dossiers pertinents pour éviter l'encombrement
  • Synchronisations planifiées : Utiliser les heures creuses pour les opérations de synchronisation importantes
  • Surveiller l'utilisation : Suivre quels documents sont le plus consultés par l'IA

Sécurité et conformité​

Protection des données​

  • Authentification OAuth : Authentification sécurisée du compte Microsoft
  • Accès en lecture seule : AI SmartTalk ne fait que lire les documents, ne les modifie jamais
  • Transmission chiffrée : Tous les transferts de données sont chiffrés
  • Sécurité des jetons : Les jetons d'accès sont stockés et gérés de manière sécurisée

Fonctionnalités de conformité​

  • Journaux d'audit : Suivre toutes les activités de synchronisation et d'accès
  • Rétention des données : Configurer les politiques de rétention des documents
  • Contrôles d'accès : Gérer qui peut configurer l'intégration SharePoint

Fonctionnalités avancées​

Règles de traitement personnalisées​

  • Filtres de fichiers : Exclure des types de fichiers ou des modèles spécifiques
  • Filtres de contenu : Ignorer les documents basés sur des critères de contenu
  • Files d'attente de priorité : Définir la priorité de traitement pour les documents importants

Intégration avec d'autres services​

  • Déclencheurs SmartFlow : Utiliser les changements SharePoint pour déclencher d'autres workflows
  • Notifications par email : Recevoir des alertes pour les synchronisations terminées ou les erreurs
  • Accès API : Gérer programmatiquement l'intégration SharePoint

Support et ressources​

Documentation​

Support technique​

En suivant ce guide, vous pouvez intégrer avec succès vos documents SharePoint et OneDrive avec AI SmartTalk, créant une base de connaissances puissante qui améliore les capacités de votre assistant IA avec la documentation de votre organisation.