SharePoint Integration

Integrate your AI SmartTalk chatbot with Microsoft SharePoint and OneDrive to automatically sync documents to your knowledge base. This integration allows your AI to access and process documents from your selected folders, making them available for intelligent responses.

Overview

The SharePoint integration enables you to:

• Connect your SharePoint/OneDrive account securely
• Browse and select specific folders for synchronization
• Sync compatible documents (PDF, DOCX, XLSX, etc.) to your knowledge base
• Schedule automatic re-imports using SmartFlow workflows
• Process documents automatically with AI-powered vectorization

Prerequisites

Before you begin, ensure you have:

• An active AI SmartTalk account
• Administrative access to your SharePoint/OneDrive account
• Microsoft 365 account with SharePoint/OneDrive access
• Documents in supported formats (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Step-by-Step Setup

Step 1: Access SharePoint Integration

1. Log into your AI SmartTalk account
2. Navigate to Administration → My Assistants → [Your Assistant Name]
3. Click on SharePoint Integration in the integrations menu
4. You'll see the SharePoint connection page with the Microsoft SharePoint logo

Step 2: Connect Your SharePoint Account

1. Click the Connect button in the main section
2. You'll be redirected to Microsoft's OAuth authentication page
3. Sign in with your Microsoft 365 account credentials
4. Grant the necessary permissions to AI SmartTalk:
   • Read access to your SharePoint sites
   • Read access to your OneDrive files
   • Access to folder structure and metadata

Step 3: Browse and Select Folders

Once connected, you'll see a list of available SharePoint sites and OneDrive folders:

1. Site Selection: Choose from your available SharePoint sites
2. Folder Browser: Navigate through your folder structure
3. Folder Selection: Check the boxes next to folders you want to sync
4. Document Preview: See a preview of compatible files in each folder

Supported File Types: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, and more

Step 4: Configure Sync Settings

For each selected folder, you can configure:

• Sync Frequency: One-time or scheduled
• File Filters: Include/exclude specific file types
• Subfolder Depth: How deep to scan for documents
• Processing Priority: High, Normal, or Low priority for AI processing

Step 5: Initial Sync

1. Click Start Sync to begin the initial document import
2. Monitor the sync progress in real-time
3. View processed documents in your knowledge base
4. Verify document accessibility through your AI assistant

Sinchronizzazzjoni Awtomatika

Użu ta' SmartFlow għal Sinchronizzazzjonijiet Skedati

Biex tissettja re-imports awtomatiċi ta' folders SharePoint:

1. Oħloq SmartFlow: Naviga lejn SmartFlow → Oħloq Workflow Ġdid
2. Żid Trigger SharePoint: Agħżel "SharePoint" bħala s-sors tat-trigger
3. Ikkomponi Azzjoni ta' Sinchronizzazzjoni: Żid l-azzjoni "SharePoint Sync"
4. Stabbilixxi Skeda: Agħżel il-frekwenza preferita tiegħek:
   • Kuljum f'ħinijiet speċifiċi
   • Kull ġimgħa f'ġranet magħżula
   • Kull xahar f'ħinijiet speċifiċi
   • Intervalli personalizzati

Eżempju ta' Konfigurazzjoni ta' SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Skedat (Kuljum fis-2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Proċessar ta' Dokumenti

Pipeline ta' Proċessar Awtomatiku

Meta d-dokumenti jiġu sinchronizzati, jgħaddu minn pipeline ta' proċessar awtomatiku:

1. Validazzjoni tal-Fajl: Iċċekkja l-integrità u l-kompatibbiltà tal-format tal-fajl
2. Estrazzjoni tal-Kontenut: Estratt it-test u l-metadati mid-dokumenti
3. Vettorizzazzjoni AI: Ikkonverti l-kontenut f'vetturi li jistgħu jiġu mfittxija
4. Integrazjoni tal-Bażi ta' Għarfien: Żid mal-bażi ta' għarfien tal-AI tiegħek
5. Indiċjar: Għamel il-kontenut disponibbli għal risposti tal-AI

Tipi ta' Dokumenti Appoġġjati

Tip ta' Fajl	Proċessar	Nota
PDF	✅ Estrazzjoni ta' test sħiħ	Jinkludi OCR għal dokumenti skanati
DOCX	✅ Estrazzjoni ta' test sħiħ u formattazzjoni	Iżżomm l-istruttura tad-dokument
XLSX	✅ Estrazzjoni ta' data	Ikkonverti t-tables f'data strutturata
PPTX	✅ Estrazzjoni tal-kontenut tal-slajds	Jinkludi noti tal-kelliem
TXT	✅ Proċessar ta' test dirett	Encoding UTF-8 appoġġjat
RTF	✅ Estrazzjoni ta' test imformattat	Iżżomm il-formattazzjoni bażika
CSV	✅ Proċessar ta' data tabulari	Jiddetermina awtomatikament il-limiti

Ġestjoni u Monitoraġġ

Dashboard tal-Istat ta' Sinchronizzazzjoni

Monitora l-integrazzjoni tiegħek ma' SharePoint permezz tal-dashboard:

• Istat tal-Kollazzjoni: Saħħa tal-kollazzjoni f'ħin reali
• Storja ta' Sinchronizzazzjoni: Segwi l-operazzjonijiet kollha ta' sinchronizzazzjoni
• Numru ta' Dokumenti: Totali tad-dokumenti fil-bażi ta' għarfien
• Queue tal-Proċessar: Dokumenti li jistennew il-proċessar tal-AI
• Logs ta' Żball: Sinchronizzazzjonijiet li fallu u problemi fil-proċessar

Ġestjoni tal-Folders

• Żid Folders Ġodda: Agħżel folders addizzjonali għas-sinchronizzazzjoni
• Neħħi Folders: Waqqaf is-sinchronizzazzjoni ta' folders speċifiċi
• Aġġorna l-Awtorizzazzjonijiet: Aġġorna t-tokens ta' aċċess SharePoint
• Statistika tas-Sinchronizzazzjoni: Ara l-frekwenza tas-sinchronizzazzjoni u n-numru ta' dokumenti

Troubleshooting

Common Issues

Connection Problems

• Authentication Failed: Re-authenticate with Microsoft
• Permission Denied: Iċċekkja l-permessi tas-sit SharePoint
• Token Expired: Aġġorna l-konnessjoni OAuth tiegħek

Sync Issues

• Files Not Syncing: Iċċekkja l-kompatibbiltà tal-format tal-fajls
• Large File Timeouts: Iċċekkja l-limiti tal-għadd tal-fajls (max 50MB għal kull fajl)
• Processing Delays: Ikkontrolla l-kju tal-proċessar tal-AI

Knowledge Base Issues

• Documents Not Searchable: Iċċekkja l-istatus tal-proċessar tal-AI
• Duplicate Content: Iċċekkja l-impostazzjonijiet tal-sinkronizzazzjoni għall-imġieba tal-aġġornament
• Missing Metadata: Iċċekkja li l-proprjetajiet tal-fajl huma aċċessibbli

Error Resolution

1. Check Connection Status: Iċċekkja li l-konnessjoni SharePoint hija attiva
2. Review Error Logs: Iċċekkja l-messaġġi ta' żball fid-dettall
3. Test File Access: Assigura li l-fajls huma aċċessibbli f'SharePoint
4. Contact Support: Ikkuntattja għal problemi kumplessi ta' integrazjoni

Best Practices

Folder Organization

• Dedicated Sync Folders: Oħloq folders speċifiċi għall-kontenut tal-AI
• Clear Naming: Uża ismijiet deskrittivi għall-folders u l-fajls
• Regular Cleanup: Neħħi dokumenti obsoleti mill-folders ta' sinkronizzazzjoni

Document Management

• Version Control: Uża l-versioning ta' SharePoint għall-aġġornamenti tad-dokumenti
• Metadata Tags: Żid tags relevanti għall-kategorija aħjar tal-AI
• Access Permissions: Assigura permessi xierqa f'SharePoint

Sync Optimization

• Selective Syncing: Sinkronizza biss il-folders relevanti biex tevita l-kaos
• Scheduled Syncs: Uża l-ħinijiet mhux impenjati għal operazzjonijiet ta' sinkronizzazzjoni kbar
• Monitor Usage: Ikkontrolla liema dokumenti huma l-aktar aċċessati mill-AI

Security and Compliance

Data Protection

• OAuth Authentication: Sigura l-autentikazzjoni tal-kont Microsoft
• Read-Only Access: AI SmartTalk jaqra biss id-dokumenti, qatt ma jbiddel
• Encrypted Transmission: Il-ħruġ tad-dejta kollha huwa encrypted
• Token Security: L-aċċess tokens huma maħżuna u mmexxija b'mod sigur

Compliance Features

• Audit Logs: Ikkontrolla l-attivitajiet kollha ta' sinkronizzazzjoni u aċċess
• Data Retention: Ikkonfigura l-politiki ta' żamma tad-dokumenti
• Access Controls: Immaniġġja min jista' jikkonfigura l-integrazzjoni ta' SharePoint

Advanced Features

Custom Processing Rules

• File Filters: Eskludi tipi jew mudelli speċifiċi ta' fajls
• Content Filters: Iskipja d-dokumenti ibbażati fuq kriterji tal-kontenut
• Priority Queues: Stabbilixxi l-prijorità tal-proċessar għal dokumenti importanti

Integration with Other Services

• SmartFlow Triggers: Uża l-bidliet f'SharePoint biex tikkawża workflows oħra
• Email Notifications: Ikkuntratta avviżi għall-kompletamenti ta' sinkronizzazzjoni jew żbalji
• API Access: Immaniġġja l-integrazzjoni ta' SharePoint b'mod programmatiċi

Appoġġ u Riżorsi

Dokumentazzjoni

• AI SmartTalk Dokumentazzjoni
• Ghid għall-Integrazzjoni ta' SharePoint
• SmartFlow Dokumentazzjoni

Appoġġ Tekniku

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentazzjoni: docs.aismarttalk.tech
• Komunità: Forum tal-Komunità

---

Billi ssegwi dan il-ghid, tista' b'mod suċċess tiintegra d-dokumenti tiegħek ta' SharePoint u OneDrive ma' AI SmartTalk, u toħloq bażi ta' għarfien b'saħħitha li ttejjeb il-kapaċitajiet tal-assistent AI tiegħek bil-dokumentazzjoni tal-organizzazzjoni tiegħek.