SharePoint Интеграција

Интегрирајте го вашиот AI SmartTalk чатбот со Microsoft SharePoint и OneDrive за автоматско синхронизирање на документи во вашата база на знаење. Оваа интеграција му овозможува на вашиот AI да пристапува и обработува документи од вашите избрани папки, правејќи ги достапни за интелигентни одговори.

Преглед

Интеграцијата со SharePoint ви овозможува да:

• Поврзете вашата SharePoint/OneDrive сметка безбедно
• Прелистате и изберете специфични папки за синхронизација
• Синхронизирате компатибилни документи (PDF, DOCX, XLSX, итн.) во вашата база на знаење
• Планирате автоматски повторни увези користејќи SmartFlow работни текови
• Обработувате документи автоматски со AI-поддржана векторизација

Предуслови

Пред да започнете, осигурајте се дека имате:

• Активна AI SmartTalk сметка
• Административен пристап до вашата SharePoint/OneDrive сметка
• Microsoft 365 сметка со пристап до SharePoint/OneDrive
• Документи во поддржани формати (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, итн.)

Чекор по Чекор Поставување

Чекор 1: Пристап до SharePoint Интеграција

1. Најавете се во вашата AI SmartTalk сметка
2. Навигирајте до Администрација → Мои Асистенти → [Вашето Име на Асистент]
3. Кликнете на SharePoint Интеграција во менито за интеграции
4. Ќе ја видите страницата за поврзување со SharePoint со логото на Microsoft SharePoint

Чекор 2: Поврзете ја вашата SharePoint сметка

1. Кликнете на копчето Поврзи
2. Ќе бидете пренасочени на страницата за OAuth автентикација на Microsoft
3. Најавете се со вашите акредитиви за Microsoft 365 сметка
4. Доделете ги потребните дозволи на AI SmartTalk:
   • Дозвола за читање на вашите SharePoint сајтови
   • Дозвола за читање на вашите OneDrive датотеки
   • Пристап до структурата на папките и метаподатоците

Чекор 3: Прелистување и Избор на Папки

Откако ќе се поврзете, ќе видите список на достапни SharePoint сајтови и OneDrive папки:

1. Избор на Сајт: Изберете од вашите достапни SharePoint сајтови
2. Прелистувач на Папки: Навигирајте низ вашата структура на папки
3. Избор на Папка: Означете ги кутиите до папките што сакате да ги синхронизирате
4. Преглед на Документи: Видете преглед на компатибилни датотеки во секоја папка

Поддржани Типови на Датотеки: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, и повеќе

Чекор 4: Конфигурирање на Параметри за Синхронизација

За секоја избрана папка, можете да конфигурирате:

• Честота на Синхронизација: Еднократно или планирано
• Филтри за Датотеки: Вклучете/исклучете специфични типови на датотеки
• Длабочина на Подпапки: Колку длабоко да се скенира за документи
• Приоритет на Обработка: Висок, Нормален или Низок приоритет за AI обработка

Чекор 5: Иницијална Синхронизација

1. Кликнете на Започнете Синхронизација за да започнете со иницијалниот увоз на документи
2. Следете го напредокот на синхронизацијата во реално време
3. Прегледајте ги обработените документи во вашата база на знаење
4. Потврдете ја достапноста на документите преку вашиот AI асистент

Автоматизирана Синхронизација

Користење на SmartFlow за Планирани Синхронизации

За да поставите автоматски повторни увози на SharePoint папки:

1. Создајте SmartFlow: Навигирајте до SmartFlow → Create New Workflow
2. Додајте SharePoint Триггер: Изберете "SharePoint" како извор на триггер
3. Конфигурирајте Акција за Синхронизација: Додајте ја акцијата "SharePoint Sync"
4. Поставете Редослед: Изберете ја вашата преферирана фреквенција:
   • Дневно во специфични времиња
   • Неделно на избрани денови
   • Месечно на специфични датуми
   • Прилагодливи интервали

Пример за Конфигурација на SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Обработка на Документи

Автоматизирана Обработка на Документи

Кога документите се синхронизираат, тие поминуваат низ автоматизирана обработка:

1. Валидација на Фајлови: Проверка на интегритетот на фајловите и компатибилноста на форматите
2. Екстракција на Содржина: Екстракција на текст и метадата од документите
3. AI Векторизација: Претворање на содржината во пребарливи вектори
4. Интеграција со База на Знаења: Додавање во базата на знаења на вашиот AI
5. Индексирање: Достапност на содржината за одговори од AI

Поддржани Типови на Документи

Тип на Фајл	Обработка	Забелешки
PDF	✅ Комплетна екстракција на текст	Вклучува OCR за скенирани документи
DOCX	✅ Комплетна екстракција на текст и форматирање	Сочувува структура на документот
XLSX	✅ Екстракција на податоци	Претвора табели во структурирани податоци
PPTX	✅ Екстракција на содржина од слайдови	Вклучува белешки за говорници
TXT	✅ Директна обработка на текст	Поддржува UTF-8 кодирање
RTF	✅ Екстракција на форматиран текст	Сочувува основно форматирање
CSV	✅ Обработка на табуларни податоци	Автоматски детектира делители

Управување и Набљудување

Даска за Статус на Синхронизација

Набљудувајте ја вашата SharePoint интеграција преку дашбордот:

• Статус на Поврзување: Здравје на поврзувањето во реално време
• Историја на Синхронизации: Следете ги сите операции за синхронизација
• Број на Документи: Вкупно документи во базата на знаења
• Чекање за Обработка: Документи кои чекаат на обработка од AI
• Логови за Грешки: Неуспешни синхронизации и проблеми со обработка

Управување со Папки

• Додајте Нови Папки: Изберете дополнителни папки за синхронизација
• Отстранете Папки: Престанете со синхронизација на специфични папки
• Ажурирајте Дозволи: Освежете ги токените за пристап на SharePoint
• Статистика за Синхронизација: Прегледајте ја фреквенцијата на синхронизација и бројот на документи

Решавање на проблеми

Чести проблеми

Проблеми со поврзување

• Неуспешна автентикација: Повторно автентификувајте се со Microsoft
• Дозвола одбиена: Проверете ги дозволите на SharePoint сајтот
• Токенот истечен: Освежете ја вашата OAuth врска

Проблеми со синхронизација

• Фајловите не се синхронизираат: Верификувајте ја компатибилноста на форматот на фајловите
• Тайм-аутови за големи фајлови: Проверете ги ограничувањата на големината на фајловите (макс 50MB по фајл)
• Задоцнувања во обработката: Следете ја редицата за обработка на AI

Проблеми со база на знаење

• Документите не се пребарливи: Проверете го статусот на обработката на AI
• Дуплирани содржини: Прегледајте ги поставките за синхронизација за однесување на ажурирање
• Недостасува метаподаток: Верификувајте дека својствата на документот се достапни

Решавање на грешки

1. Проверете го статусот на поврзувањето: Верификувајте дека SharePoint врската е активна
2. Прегледајте ги логовите за грешки: Проверете ги деталните пораки за грешки
3. Тестирајте го пристапот до фајловите: Осигурајте се дека фајловите се достапни во SharePoint
4. Контактирајте поддршка: Обратете се за сложени проблеми со интеграција

Најдобри практики

Организација на папки

• Посебни папки за синхронизација: Создајте специфични папки за AI содржини
• Јасно именување: Користете описни имиња за папки и фајлови
• Редовно чистење: Отстранете застарени документи од папките за синхронизација

Управување со документи

• Контрола на верзии: Користете верзионирање на SharePoint за ажурирања на документи
• Метаподаточни ознаки: Додајте релевантни ознаки за подобра категоризација на AI
• Дозволи за пристап: Осигурајте правилни дозволи на SharePoint

Оптимизација на синхронизацијата

• Селективна синхронизација: Само синхронизирајте релевантни папки за да избегнете неред
• Планирани синхронизации: Користете часови со помал обем за големи операции за синхронизација
• Следете го користењето: Следете кои документи се најмногу достапувани од AI

Безбедност и усогласеност

Заштита на податоци

• OAuth автентикација: Безбедна автентикација на Microsoft сметка
• Пристап само за читање: AI SmartTalk само чита документи, никогаш не модификува
• Шифрирана трансмисија: Сите преноси на податоци се шифрирани
• Безбедност на токените: Токените за пристап се безбедно складирани и управувани

Карактеристики за усогласеност

• Логови за ревизија: Следете ги сите активности за синхронизација и пристап
• Задржување на податоци: Конфигурирајте политики за задржување на документи
• Контроли за пристап: Управувајте кој може да конфигурира интеграција со SharePoint

Напредни карактеристики

Прилагодливи правила за обработка

• Филтри за фајлови: Исклучете специфични типови или образци на фајлови
• Филтри за содржина: Прескокнете документи врз основа на критериуми за содржина
• Приоритетни редици: Поставете приоритет за обработка на важни документи

Интеграција со други услуги

• SmartFlow тригери: Користете промени во SharePoint за да активирате други работни текови
• Е-пошта за известувања: Добијте известувања за завршени синхронизации или грешки
• API пристап: Програмски управувајте со интеграцијата на SharePoint

Поддршка и Ресурси

Документација

• AI SmartTalk Документација
• Водич за Интеграција со SharePoint
• SmartFlow Документација

Техничка Поддршка

• Е-пошта: contact@aismarttalk.tech
• Документација: docs.aismarttalk.tech
• Заедница: Заеднички Форум

---

Следејќи го овој водич, можете успешно да ја интегрирате вашата SharePoint и OneDrive документација со AI SmartTalk, создавајќи моќна база на знаење која ги подобрува способностите на вашиот AI асистент со документацијата на вашата организација.