Google Drive
Синхронизирајте документи од Google Drive во вашата AI SmartTalk база на знаење и автомати зирајте ги операциите со датотеки со SmartFlow акции. Слично на SharePoint, но за корисниците на Google Workspace.
Преглед
Интеграцијата со Google Drive ви овозможува:
- Поврзете го вашиот Google Drive преку безбедна OAuth
- Синхронизирајте документи од избрани папки во вашата база на знаење
- Обработувајте Google Docs, Sheets, PDFs и повеќе
- Автоматизирајте операции со датотеки со SmartFlow акции
Предуслови
Пред да започнете, осигурајте се дека имате:
- Активен AI SmartTalk акаунт
- Google акаунт со пристап до Google Drive
- Папки кои содржат документи што сакате да ги синхронизирате
Поставување чекор по чекор
Чекор 1: Поврзете го вашиот Google акаунт
- Најавете се во вашиот AI SmartTalk акаунт
- Оди на Поставки → Интеграции
- Најдете Google Drive и кликнете Поврзи
- Отвора се прозорецот за Google OAuth
- Изберете го вашиот Google акаунт
- Прегледајте и прифатете ги дозволите
Барани дозволи: AI SmartTalk бара само за читање пристап до вашите Drive датотеки. Никогаш не модифицираме или бришеме ваши документи.
Чекор 2: Прелистувајте и изберете папки
По авторизацијата, ќе ја видите структурата на вашиот Drive:
- Мој Drive: Вашите лични датотеки
- Споделени Drive: Тимски Drive на кои имате пристап
- Споделено со мене: Датотеки што ги споделиле други
Навигирајте и изберете папки за синхронизација:
- Кликнете на папките за да ги проширите
- Означете ги кутиите за да изберете папки за синхронизација
- Види ги бројките на датотеки за секоја папка
Чекор 3: Конфигурирајте ги поставките за синхронизација
| Поставки | Опис |
|---|---|
| Вклучи под-папки | Синхронизирајте ги вложените папки рекурсивно |
| Типови на датотеки | Филтрирајте по тип (Docs, Sheets, PDFs, итн.) |
| Честота на синхронизација | Еднократно или распоредено |
Чекор 4: Започнете со иницијална синхронизација
- Кликнете Започнете синхронизација
- AI SmartTalk презема и обработува документи
- Лентата за напредок покажува статус
- Документите се појавуваат во вашиот дел Знаење
Чекор 5: Потврдете ја увозот
- Оди на Знаење во AI SmartTalk
- Документите се прикажуваат со иконата на Google Drive
- Тестирајте ја вашата AI прашувајќи за содржината на документот
Поддржани типови на датотеки
| Тип на датотека | Обработка |
|---|---|
| Google Docs | ✅ Полно извлекување на текст |
| Google Sheets | ✅ Податоци и структура на клетки |
| Google Slides | ✅ Содржина на текст на слайдови |
| ✅ Извлекување на текст + OCR | |
| Word (.docx) | ✅ Полно текстуално и форматирање |
| Excel (.xlsx) | ✅ Табуларни податоци |
| PowerPoint (.pptx) | ✅ Содржина на слайдови |
| Обична текстуална (.txt) | ✅ Директен увоз |
| CSV | ✅ Структурирани податоци |
| Слики | ❌ Не се обработуваат (освен ако не е овозможен OCR) |
SmartFlow Акции
Google Drive извлекува моќни SmartFlow акции за автоматизација на фајлови:
Достапни Акции
| Акција | Опис | Параметри |
|---|---|---|
| Синхр онизирај Папка | Активирај синхронизација на папка | folder_id |
| Качи Фајл | Качи нов фајл | folder_id, file_content, file_name |
| Создај Папка | Создај нова папка | parent_id, folder_name |
| Добиј Фајл | Извлечи содржина на фајл | file_id |
| Листирај Фајлови | Листирај содржина на папка | folder_id, file_type |
| Пребарај Фајлови | Пребарај по име/содржина | query, folder_id |
Пример: Синхронизација на Документи по Распоред
Автоматски синхронизирај ја папката за документација дневно:
Workflow: Google Drive Daily Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 3:00 AM)
Actions:
- Google Drive - Sync Folder:
Folder ID: 1ABC123xyz...
Include Subfolders: true
- Email Notification:
To: admin@company.com
Subject: Drive sync completed
Пример: Качи Извештај од SmartFlow
Генерирај и качи извештај автоматски:
Trigger: Scheduled (Monthly on 1st)
Actions:
1. Generate Report:
Type: Monthly Summary
Format: PDF
2. Google Drive - Upload File:
Folder: Reports/Monthly
File Name: report-{{current_month}}.pdf
Content: {{generated_report}}
3. Send Email:
Subject: Monthly report uploaded
Body: "Report available in Google Drive"
Случаји на Употреба
Документација на Компанијата
Синхронизирај внатрешни документи за прашања на тимот:
- "Која е нашата политика за одмори?"
- "Каде можам да ги најдам упатствата за брендот?"
- "Сумирај го документот за стратегија за Q3"
Продажба и Марке тинг
Држи AI ажуриран со најновите материјали:
- "Што има во нашиот последен предлог?"
- "Најди ја ценовната листа"
- "Кои студии на случаи имаме?"
HR и Вработување
Одговори на прашања на вработените:
- "Како да поднесам трошоци?"
- "Кој е процесот за преглед на перформанси?"
- "Најди го раководството за вработени"
Техничка Документација
Синхронизирај технички спецификации и упатства:
- "Кои се спецификациите на API?"
- "Најди ги документите за архитектонската шема"
- "Како да распоредиме во продукција?"
Понашање на Синхронизација
Автоматска Синхронизација
Кога е овозможена, AI SmartTalk периодично:
- Проверува за нови фајлови во избраните папки
- Ажурира изменети документи
- Отстранува избришани фајлови од базата на знаење
Рачна Синхронизација
Принудете веднаш освежување:
- Оди на Settings → Integrations → Google Drive
- Кликнете Sync Now
Инкрементални Ажурирања
Само променетите фајлови се повторно обработуваат:
- Нови фајлови → Додадени
- Изменети фајлови → Ажурирани
- Избришани фајлови → Отстранети
Споредба: Google Drive vs SharePoint
| Карактеристика | Google Drive | SharePoint |
|---|---|---|
| OAuth конфигурација | ✅ | ✅ |
| Избор на папки | ✅ | ✅ |
| Авто-синхронизација | ✅ | ✅ |
| SmartFlow акции | ✅ | Во скоро време |
| Поддршка за нативни формати | Google Docs/Sheets | Office формати |
Забелешка: Изберете врз основа на основниот производствен пакет на вашата организација. Двете нудат слични способности за синхронизација на знаења.
Решавање на проблеми
Проблеми со конекцијата
| Проблем | Решение |
|---|---|
| "Пристапот е одбиен" | Повторно авторизирајте со Google OAuth |
| "Папката не е видлива" | Проверете ги дозволите за споделување на папката |
| "Токенот истече" | Кликнете на Поврзи се повторно за да освежите |
Проблеми со синхронизацијата
| Проблем | Решение |
|---|---|
| Файлови недостасуваат | Потврдете дека файловите се во избраните папки |
| Старо содржина | Кликнете на Синхронизирај сега за да освежите |
| Големи файлови бавни | Големите документи траат подолго за обработка |
Квалитет на содржината
| Проблем | Решение |
|---|---|
| Скенирани PDFs празни | Вклучете OCR во поставките |
| Форматирањето изгубено | Очекувано за извлекување на обичен текст |
| Листови измешани | Проверете дали листовите имаат сложено форматирање |
Управување со конекцијата
| Акција | Како |
|---|---|
| Додај папки | Уредете ја конекцијата → Изберете повеќе папки |
| Отстрани папки | Означете ги папките за да престанете со синхронизација |
| Промени сметка | Исклучете, потоа поврзете со различна сметка |
| Исклучи | Поставки → Интеграции → Google Drive → Исклучи |
Внимание: Исклучувањето ги отстранува сите синхронизирани содржини од вашата база на знаења.
Безбедност и приватност
Дозволи
- AI SmartTalk бара само за читање пристап
- Никогаш не модифицираме, бришеме или споделуваме ваши файлови
- Пристапот може да биде поништено во секое време во поставките на Google сметката
Обработка на податоци
- Документите се обработуваат и векторизираат
- Оригиналните файлови остануваат во вашиот Drive
- Обработената содржина се чува безбедно во AI SmartTalk
Согласност
- OAuth 2.0 за безбедна автентикација
- Нема зачувани акредитиви (на основа на токен)
- Логови за ревизија се достапни за сите активности на синхронизација
Најдобри практики
- Организирајте за синхронизација: Создајте посебни папки за AI содржина
- Користете описни имиња: Јасни имиња на файлови помагаат на AI да разбере контекст
- Држете документи актуелни: Застарени документи = застарени AI одговори
- Ограничете го опсегот на синхронизација: Синхронизирајте само она што вашето AI му е потребно
- Редовни ревизии: Прегледувајте ја синхронизираната содржина периодично
Поврзана документација
- Преглед на интеграции
- Интеграција со SharePoint — За корисници на Microsoft 365
- SmartFlow акции
- Управување со база на знаења