Google Drive
Sinċronizza d-dokumenti minn Google Drive fil-bażi ta' għarfien AI SmartTalk tiegħek u awtomatizza l-operazzjonijiet tal-fajls bl-azzjonijiet SmartFlow. Simili għal SharePoint, iżda għall-utenti ta' Google Workspace.
Overview
L-integrazzjoni ta' Google Drive tippermetti li:
- Tikkonnettja Google Drive tiegħek permezz ta' OAuth sigur
- Sinċronizza d-dokumenti minn folders magħżula fil-bażi ta' għarfien tiegħek
- Tipproċessa Google Docs, Sheets, PDFs, u aktar
- Tawtomatizza l-operazzjonijiet tal-fajls bl-azzjonijiet SmartFlow
Prerequisites
Qabel ma tibda, żgura li għandek:
- Kont attiv ta' AI SmartTalk
- Kont Google b'aċċess għal Google Drive
- Folders li fihom id-dokumenti li tixtieq sinċronizza
Step-by-Step Setup
Step 1: Connect Your Google Account
- Log in fil-kont tiegħek ta' AI SmartTalk
- Naviga lejn Settings → Integrations
- Sib Google Drive u ikklikkja Connect
- L-windows ta' Google OAuth tiftaħ
- Agħżel il-kont Google tiegħek
- Iċċekkja u aċċetta l-permessi
Permessi mitluba: AI SmartTalk jitlob aċċess ta' qari biss għall-fajls tiegħek fil-Drive. Aħna qatt ma nibdlu jew nieħdu d-dokumenti tiegħek.
Step 2: Browse and Select Folders
Wara l-awtorizzazzjoni, tara l-struttura tal-Drive tiegħek:
- My Drive: Il-fajls personali tiegħek
- Shared Drives: Drives tat-tim li għandek aċċess għalihom
- Shared with me: Fajls li oħrajn qasmu
Naviga u agħżel folders biex sinċronizza:
- Ikklikkja fuq il-folders biex tespandi
- Iċċekkja l-kaxxi biex tagħżel folders għas-sinċronizzazzjoni
- Ara l-għadd tal-fajls għal kull folder
Step 3: Configure Sync Settings
| Setting | Description |
|---|---|
| Include subfolders | Sinċronizza folders imnissla reċursivament |
| File types | Filtra skont it-tip (Docs, Sheets, PDFs, eċċ.) |
| Sync frequency | Waħda jew skedata |
Step 4: Start Initial Sync
- Ikklikkja Start Sync
- AI SmartTalk jitniżżel u jipproċessa d-dokumenti
- Il-barra tal-progress turi l-istatus
- Id-dokumenti jidhru fil-qasam Knowledge tiegħek
Step 5: Verify the Import
- Mur lejn Knowledge f'AI SmartTalk
- Id-dokumenti jidhru bil-ikona ta' Google Drive
- Ittestja l-AI tiegħek billi tistaqsi dwar il-kontenut tad-dokument
Supported File Types
| File Type | Processing |
|---|---|
| Google Docs | ✅ Estrazzjoni ta' test sħiħ |
| Google Sheets | ✅ Data u struttura tal-cellula |
| Google Slides | ✅ Kontenut tat-test tal-slide |
| ✅ Estrazzjoni ta' test + OCR | |
| Word (.docx) | ✅ Test sħiħ u formattazzjoni |
| Excel (.xlsx) | ✅ Data tabulari |
| PowerPoint (.pptx) | ✅ Kontenut tal-slide |
| Plain text (.txt) | ✅ Importazzjoni diretta |
| CSV | ✅ Data strutturata |
| Images | ❌ Mhux ipproċessati (sakemm OCR attivat) |
SmartFlow Actions
Google Drive joffri azzjonijiet b'saħħithom ta' SmartFlow għall-awtomazzjoni tal-fajls:
Azzjonijiet Disponibbli
| Azzjoni | Deskrizzjoni | Parametri |
|---|---|---|
| Sync Folder | Ittella' l-sincronizzazzjoni tal-folder | folder_id |
| Upload File | Ittella' fajl ġdid | folder_id, file_content, file_name |
| Create Folder | Oħloq folder ġdid | parent_id, folder_name |
| Get File | Iġbor il-kontenut tal-fajl | file_id |
| List Files | Elenka l-kontenut tal-folder | folder_id, file_type |
| Search Files | Ixtieq bil-isem/kontenut | query, folder_id |
Eżempju: Sincronizzazzjoni tad-Dokumenti skont il-Programm
Sincronizza awtomatikament il-folder tad-dokumenti tiegħek kuljum:
Workflow: Google Drive Daily Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 3:00 AM)
Actions:
- Google Drive - Sync Folder:
Folder ID: 1ABC123xyz...
Include Subfolders: true
- Email Notification:
To: admin@company.com
Subject: Drive sync completed
Eżempju: Ittella' Rapport minn SmartFlow
Ġenera u ittella' rapport awtomatikament:
Trigger: Scheduled (Monthly on 1st)
Actions:
1. Generate Report:
Type: Monthly Summary
Format: PDF
2. Google Drive - Upload File:
Folder: Reports/Monthly
File Name: report-{{current_month}}.pdf
Content: {{generated_report}}
3. Send Email:
Subject: Monthly report uploaded
Body: "Report available in Google Drive"
Każijiet ta' Użu
Dokumentazzjoni tal-Kumpanija
Sincronizza d-dokumenti interni għall-mistoqsijiet tat-tim:
- "X'inhi l-politika tagħna dwar il-vaganzi?"
- "Fejn nista' nsib il-linji gwida tal-marka?"
- "Ssomma d-dokument tal-strateġija Q3"
Bejgħ & Marketing
Żomm l-AI aġġornat bil-materjali l-aktar ġodda:
- "X'hemm fil-pitch deck tagħna l-aktar ġdid?"
- "Isib il-fajl tal-prezzijiet"
- "X'każijiet ta' studji għandna?"
HR & Onboarding
Iva' mistoqsijiet tal-impjegati:
- "Kif nista' nibgħat spejjeż?"
- "X'inhi l-proċedura għall-evalwazzjonijiet tal-prestazzjoni?"
- "Isib il-handbook tal-impjegati"
Dokumentazzjoni Teknika
Sincronizza l-ispeċifikazzjonijiet tekniki u l-gwidi:
- "X'inhuma l-ispeċifikazzjonijiet tal-API?"
- "Isib id-dokumenti tal-diagramma tal-arkitettura"
- "Kif niddistribwixxu għall-produzzjoni?"
Imġieba ta' Sincronizzazzjoni
Sincronizzazzjoni Awtomatika
Meta attivata, l-AI SmartTalk perjodikament:
- Iċċekkja għal fajls ġodda fil-folders magħżula
- Aġġorna d-dokumenti modifikati
- Iħassar fajls imħassra mill-bażi tal-għarfien
Sincronizzazzjoni Manwali
Forza r-refresh immedjat:
- Mur għal Settings → Integrations → Google Drive
- Ikklikkja Sync Now
Aġġornamenti Incrementali
Biss fajls mibdula huma r-proċessati mill-ġdid:
- Fajls ġodda → Miżjuda
- Fajls modifikati → Aġġornati
- Fajls imħassra → Mħassra
Komparazzjoni: Google Drive vs SharePoint
| Karatteristika | Google Drive | SharePoint |
|---|---|---|
| Setup ta' OAuth | ✅ | ✅ |
| Selezjoni ta' Folders | ✅ | ✅ |
| Auto-sync | ✅ | ✅ |
| Azzjonijiet SmartFlow | ✅ | Ġej dalwaqt |
| Appoġġ għal formati nativi | Google Docs/Sheets | Formati tal-Uffiċċju |
Nota: Agħżel skont is-suit ta' produttività prinċipali tal-organizzazzjoni tiegħek. Iż-żewġ sistemi joffru kapaċitajiet simili ta' sincronizzazzjoni tal-għarfien.
Problemi ta' Soluzzjoni
Problemi ta' Konnessjoni
| Problema | Soluzzjoni |
|---|---|
| "Aċċess miċħud" | Re-authorize bil-Google OAuth |
| "Folder mhux viżibbli" | Iċċekkja l-permessi tal-qsim tal-folder |
| "Token skadut" | Ikklikkja Reconnect biex tgħaqqad mill-ġdid |
Problemi ta' Sincronizzazzjoni
| Problema | Soluzzjoni |
|---|---|
| Fajls nieqsa | Iċċekkja li l-fajls jinsabu fil-folders magħżula |
| Kontenut qadim | Ikklikkja Sync Now biex tgħaqqad mill-ġdid |
| Fajls kbar bil-mod | Dokumenti kbar jieħdu aktar żmien biex jiġu pproċessati |
Kwalità tal-Kontenut
| Problema | Soluzzjoni |
|---|---|
| PDFs skannjati vojt | Attiva l-OCR fil-settings |
| Format mitluf | Mistenni għall-estrazzjoni ta' test sempliċi |
| Sheets maħlula | Iċċekkja jekk is-sheets għandhom formatting kumplessa |
Ġestjoni tal-Konnessjoni
| Azzjoni | Kif |
|---|---|
| Żid folders | Editja l-konnessjoni → Agħżel aktar folders |
| Neħħi folders | Iċċekkja l-folders biex twaqqaf is-sincronizzazzjoni |
| Biddel kont | Ddisconnetti, imbagħad għaqqad ma' kont differenti |
| Ddisconnetti | Settings → Integrations → Google Drive → Ddisconnetti |
Avviż: Id-diskonnessjoni tneħħi l-kontenut kollu sinċronizzat mill-bażi tal-għarfien tiegħek.
Sigurtà u Privatezza
Permessi
- AI SmartTalk titlob aċċess biss għall-qari
- Aħna qatt ma nbiddlu, neħħu, jew naqsmu l-fajls tiegħek
- L-aċċess jista' jiġi revokat fi kwalunkwe ħin fil-settings tal-Kont Google
Ġestjoni tad-Data
- Dokumenti jiġu pproċessati u vetturizzati
- Il-fajls oriġinali jibqgħu fil-Drive tiegħek
- Il-kontenut ipproċessat huwa maħżun b'mod sigur fi AI SmartTalk
Konformità
- OAuth 2.0 għall-autentikazzjoni sigura
- Ebda kredenzjali ma jiġu maħżuna (ibbażat fuq token)
- Logs ta' awditu disponibbli għal kull attivitá ta' sincronizzazzjoni
Prattiċi Aħjar
- Organizza għall-sincronizzazzjoni: Oħloq folders dedikati għall-kontenut AI
- Uża ismijiet deskrittivi: Ismijiet ċari tal-fajls jgħinu lil AI tifhem il-kuntest
- Żomm id-dokumenti attwali: Dokumenti outdated = tweġibiet AI outdated
- Limitaw il-portata tas-sincronizzazzjoni: Sinċronizza biss dak li l-AI tiegħek jeħtieġ
- Audits regolari: Iċċekkja l-kontenut sinċronizzat perjodikament
Dokumentazzjoni Relatata
- Oversight tal-Integrazzjonijiet
- Integrazzjoni SharePoint — Għal utenti Microsoft 365
- Azzjonijiet SmartFlow
- Ġestjoni tal-Bażi tal-Għarfien