Google Drive

Synkronisera dokument från Google Drive till din AI SmartTalk kunskapsbas och automatisera filoperationer med SmartFlow-åtgärder. Liknande SharePoint, men för Google Workspace-användare.

---

Översikt

Google Drive-integrationen gör det möjligt för dig att:

• Ansluta ditt Google Drive via säker OAuth
• Synkronisera dokument från valda mappar till din kunskapsbas
• Bearbeta Google Docs, Sheets, PDF-filer och mer
• Automatisera filoperationer med SmartFlow-åtgärder

---

Förutsättningar

Innan du börjar, se till att du har:

• Ett aktivt AI SmartTalk-konto
• Ett Google-konto med åtkomst till Google Drive
• Mappar som innehåller dokument du vill synkronisera

---

Steg-för-steg-installation

Steg 1: Anslut ditt Google-konto

1. Logga in på ditt AI SmartTalk-konto
2. Navigera till Inställningar → Integrationer
3. Hitta Google Drive och klicka på Anslut
4. Google OAuth-fönster öppnas
5. Välj ditt Google-konto
6. Granska och acceptera behörigheter

Begärda behörigheter: AI SmartTalk begär skrivskyddad åtkomst till dina Drive-filer. Vi ändrar eller tar aldrig bort dina dokument.

Steg 2: Bläddra och välj mappar

Efter auktorisering kommer du att se din Drive-struktur:

1. Min Drive: Dina personliga filer
2. Delade enheter: Teamenheter som du har åtkomst till
3. Delat med mig: Filer som andra har delat

Navigera och välj mappar att synkronisera:

• Klicka på mappar för att expandera
• Markera kryssrutor för att välja mappar för synkronisering
• Se filantal för varje mapp

Steg 3: Konfigurera synkroniseringsinställningar

Inställning	Beskrivning
Inkludera undermappar	Synkronisera nästlade mappar rekursivt
Filtyper	Filtrera efter typ (Docs, Sheets, PDF, etc.)
Synkroniseringsfrekvens	Engångs- eller schemalagd

Steg 4: Starta initial synkronisering

1. Klicka på Starta synkronisering
2. AI SmartTalk laddar ner och bearbetar dokument
3. En statusindikator visar framsteg
4. Dokumenten visas i din Kunskap-sektion

Steg 5: Verifiera importen

1. Gå till Kunskap i AI SmartTalk
2. Dokumenten visas med Google Drive-ikon
3. Testa din AI genom att fråga om dokumentinnehåll

---

Stödda filtyper

Filtyp	Bearbetning
Google Docs	✅ Fullständig textutvinning
Google Sheets	✅ Celldata och struktur
Google Slides	✅ Textinnehåll på bilder
PDF	✅ Textutvinning + OCR
Word (.docx)	✅ Fullständig text och formatering
Excel (.xlsx)	✅ Tabulär data
PowerPoint (.pptx)	✅ Innehåll på bilder
Ren text (.txt)	✅ Direkt import
CSV	✅ Strukturerad data
Bilder	❌ Inte bearbetade (om inte OCR är aktiverat)

---

SmartFlow Actions

Google Drive exporterar kraftfulla SmartFlow-åtgärder för filautomatisering:

Tillgängliga Åtgärder

Åtgärd	Beskrivning	Parametrar
Synkronisera Mapp	Utlös mappsynkronisering	folder_id
Ladda Upp Fil	Ladda upp ny fil	folder_id, file_content, file_name
Skapa Mapp	Skapa ny mapp	parent_id, folder_name
Hämta Fil	Hämta filinnehåll	file_id
Lista Filer	Lista mappinnehåll	folder_id, file_type
Sök Filer	Sök efter namn/innehåll	query, folder_id

Exempel: Dokument Synkronisering enligt Schema

Synkronisera automatiskt din dokumentationsmapp dagligen:

Workflow: Google Drive Daglig Synkronisering
Trigger: Schemalagd (Dagligen kl. 03:00)
Actions:
  - Google Drive - Synkronisera Mapp:
      Mapp-ID: 1ABC123xyz...
      Inkludera Undermappar: true
  - E-postnotifikation:
      Till: admin@company.com
      Ämne: Synkronisering av Drive slutförd

Exempel: Ladda Upp Rapport från SmartFlow

Generera och ladda upp en rapport automatiskt:

Trigger: Schemalagd (Månatligen den 1:a)
Actions:
  1. Generera Rapport:
       Typ: Månatlig Sammanfattning
       Format: PDF
  2. Google Drive - Ladda Upp Fil:
       Mapp: Rapporter/Månatliga
       Filnamn: rapport-{{current_month}}.pdf
       Innehåll: {{generated_report}}
  3. Skicka E-post:
       Ämne: Månatlig rapport uppladdad
       Innehåll: "Rapport tillgänglig i Google Drive"

---

Användningsfall

Företagsdokumentation

Synkronisera interna dokument för teamfrågor:

• "Vad är vår semesterpolicy?"
• "Var kan jag hitta varumärkesriktlinjerna?"
• "Sammanfatta Q3-strategidokumentet"

Försäljning & Marknadsföring

Håll AI uppdaterad med senaste material:

• "Vad finns i vår senaste pitchdeck?"
• "Hitta prissättningsbladet"
• "Vilka fallstudier har vi?"

HR & Onboarding

Svara på anställdas frågor:

• "Hur lämnar jag in utgifter?"
• "Vad är processen för prestationsbedömningar?"
• "Hitta medarbetarhandboken"

Teknisk Dokumentation

Synkronisera tekniska specifikationer och guider:

• "Vad är API-specifikationerna?"
• "Hitta dokumenten för arkitekturdiagram"
• "Hur distribuerar vi till produktion?"

---

Synkroniseringsbeteende

Automatisk Synkronisering

När den är aktiverad, kontrollerar AI SmartTalk regelbundet:

• Efter nya filer i valda mappar
• Uppdaterar modifierade dokument
• Tar bort raderade filer från kunskapsbasen

Manuell Synkronisering

Tvinga en omedelbar uppdatering:

1. Gå till Inställningar → Integrationer → Google Drive
2. Klicka på Synkronisera Nu

Inkrementella Uppdateringar

Endast ändrade filer bearbetas på nytt:

• Nya filer → Lagt till
• Modifierade filer → Uppdaterade
• Raderade filer → Borttagna

---

Jämförelse: Google Drive vs SharePoint

Funktion	Google Drive	SharePoint
OAuth-inställning	✅	✅
Mappval	✅	✅
Automatisk synkronisering	✅	✅
SmartFlow-åtgärder	✅	Kommer snart
Stöd för inbyggda format	Google Docs/Sheets	Office-format

Notera: Välj baserat på din organisations primära produktivitetsverktyg. Båda erbjuder liknande kunskapssynkroniseringsmöjligheter.

---

Felsökning

Anslutningsproblem

Problem	Lösning
"Åtkomst nekad"	Återautorisera med Google OAuth
"Mapp syns inte"	Kontrollera mappens delningsbehörigheter
"Token har gått ut"	Klicka på Återanslut för att uppdatera

Synkroniseringsproblem

Problem	Lösning
Filer saknas	Verifiera att filerna finns i valda mappar
Gammalt innehåll	Klicka på Synkronisera nu för att uppdatera
Stora filer långsamma	Stora dokument tar längre tid att bearbeta

Innehållskvalitet

Problem	Lösning
Skannade PDF-filer tomma	Aktivera OCR i inställningarna
Formatering förlorad	Förväntat vid extraktion av ren text
Ark garbled	Kontrollera om ark har komplex formatering

---

Hantera anslutningen

Åtgärd	Hur
Lägg till mappar	Redigera anslutning → Välj fler mappar
Ta bort mappar	Avmarkera mappar för att stoppa synkronisering
Byt konto	Koppla bort, koppla sedan med ett annat konto
Koppla bort	Inställningar → Integrationer → Google Drive → Koppla bort

Varning: Att koppla bort tar bort allt synkroniserat innehåll från din kunskapsbas.

---

Säkerhet & Integritet

Behörigheter

• AI SmartTalk begär endast läsbehörighet
• Vi modifierar, raderar eller delar aldrig dina filer
• Åtkomst kan återkallas när som helst i inställningarna för Google-kontot

Datahantering

• Dokument bearbetas och vektoriseras
• Originalfiler förblir i din Drive
• Bearbetat innehåll lagras säkert i AI SmartTalk

Efterlevnad

• OAuth 2.0 för säker autentisering
• Inga autentiseringsuppgifter lagras (token-baserat)
• Granskningsloggar finns tillgängliga för alla synkroniseringsaktiviteter

---

Bästa praxis

1. Organisera för synkronisering: Skapa dedikerade mappar för AI-innehåll
2. Använd beskrivande namn: Klara filnamn hjälper AI att förstå sammanhang
3. Håll dokument aktuella: Föråldrade dokument = föråldrade AI-svar
4. Begränsa synkroniseringsomfång: Synkronisera endast vad din AI behöver
5. Regelbundna granskningar: Granska synkroniserat innehåll regelbundet

---

Relaterad dokumentation

• Översikt över integrationer
• SharePoint-integration — För Microsoft 365-användare
• SmartFlow-åtgärder
• Hantera kunskapsbas