Google Drive

Synchroniseer documenten van Google Drive in uw AI SmartTalk kennisdatabase en automatiseer bestandsbewerkingen met SmartFlow-acties. Vergelijkbaar met SharePoint, maar voor Google Workspace-gebruikers.

---

Overzicht

De Google Drive-integratie stelt u in staat om:

• Verbinding te maken met uw Google Drive via veilige OAuth
• Documenten van geselecteerde mappen naar uw kennisdatabase te synchroniseren
• Google Docs, Sheets, PDF's en meer te verwerken
• Bestandsbewerkingen te automatiseren met SmartFlow-acties

---

Vereisten

Voordat u begint, zorg ervoor dat u:

• Een actieve AI SmartTalk-account heeft
• Een Google-account met toegang tot Google Drive
• Mappen heeft met documenten die u wilt synchroniseren

---

Stapsgewijze Setup

Stap 1: Verbind uw Google-account

1. Log in op uw AI SmartTalk-account
2. Navigeer naar Instellingen → Integraties
3. Zoek Google Drive en klik op Verbinden
4. Het Google OAuth-venster opent
5. Selecteer uw Google-account
6. Beoordeel en accepteer de machtigingen

Vereiste machtigingen: AI SmartTalk vraagt om alleen-lezen toegang tot uw Drive-bestanden. We wijzigen of verwijderen nooit uw documenten.

Stap 2: Blader en selecteer mappen

Na autorisatie ziet u uw Drive-structuur:

1. Mijn Drive: Uw persoonlijke bestanden
2. Gedeelde schijven: Team schijven waartoe u toegang heeft
3. Gedeeld met mij: Bestanden die anderen hebben gedeeld

Navigeer en selecteer mappen om te synchroniseren:

• Klik op mappen om uit te vouwen
• Vink vakjes aan om mappen voor synchronisatie te selecteren
• Zie bestandaantallen voor elke map

Stap 3: Configureer synchronisatie-instellingen

Instelling	Beschrijving
Inclusief submappen	Synchroniseer geneste mappen recursief
Bestandstypen	Filter op type (Docs, Sheets, PDF's, enz.)
Synchronisatiefrequentie	Eenmalig of gepland

Stap 4: Start initiële synchronisatie

1. Klik op Start Synchronisatie
2. AI SmartTalk downloadt en verwerkt documenten
3. Voortgangsbalk toont status
4. Documenten verschijnen in uw Kennis sectie

Stap 5: Verifieer de import

1. Ga naar Kennis in AI SmartTalk
2. Documenten worden weergegeven met het Google Drive-pictogram
3. Test uw AI door te vragen naar de inhoud van het document

---

Ondersteunde Bestandstypen

Bestandstype	Verwerking
Google Docs	✅ Volledige tekstextractie
Google Sheets	✅ Celgegevens en structuur
Google Slides	✅ Tekstinhoud van dia's
PDF	✅ Tekstextractie + OCR
Word (.docx)	✅ Volledige tekst en opmaak
Excel (.xlsx)	✅ Tabelgegevens
PowerPoint (.pptx)	✅ Dia-inhoud
Platte tekst (.txt)	✅ Directe import
CSV	✅ Gestructureerde gegevens
Afbeeldingen	❌ Niet verwerkt (tenzij OCR is ingeschakeld)

---

SmartFlow Acties

Google Drive exporteert krachtige SmartFlow-acties voor bestandsautomatisering:

Beschikbare Acties

Actie	Beschrijving	Parameters
Sync Folder	Start map synchronisatie	folder_id
Upload File	Upload nieuw bestand	folder_id, file_content, file_name
Create Folder	Maak nieuwe map aan	parent_id, folder_name
Get File	Haal bestandsinhoud op	file_id
List Files	Lijst mapinhoud	folder_id, file_type
Search Files	Zoek op naam/informatie	query, folder_id

Voorbeeld: Document Synchronisatie op Schema

Synchroniseer automatisch uw documentatiemap dagelijks:

Workflow: Google Drive Dagelijkse Synchronisatie
Trigger: Gepland (Dagelijks om 3:00 AM)
Acties:
  - Google Drive - Sync Folder:
      Folder ID: 1ABC123xyz...
      Include Subfolders: true
  - E-mail Notificatie:
      Aan: admin@company.com
      Onderwerp: Drive synchronisatie voltooid

Voorbeeld: Upload Rapport vanuit SmartFlow

Genereer en upload automatisch een rapport:

Trigger: Gepland (Maandelijks op de 1e)
Acties:
  1. Genereer Rapport:
       Type: Maandelijkse Samenvatting
       Formaat: PDF
  2. Google Drive - Upload File:
       Map: Rapporten/Maandelijks
       Bestandsnaam: rapport-{{current_month}}.pdf
       Inhoud: {{generated_report}}
  3. Stuur E-mail:
       Onderwerp: Maandelijks rapport geüpload
       Inhoud: "Rapport beschikbaar in Google Drive"

---

Gebruikscases

Bedrijfsdocumentatie

Synchroniseer interne documenten voor teamvragen:

• "Wat is ons vakantiebeleid?"
• "Waar kan ik de merk richtlijnen vinden?"
• "Vat het Q3 strategie document samen"

Verkoop & Marketing

Houd AI up-to-date met de nieuwste materialen:

• "Wat staat er in onze laatste pitchdeck?"
• "Vind het prijsblad"
• "Welke case studies hebben we?"

HR & Onboarding

Beantwoord vragen van medewerkers:

• "Hoe dien ik onkosten in?"
• "Wat is het proces voor prestatiebeoordelingen?"
• "Vind het medewerkershandboek"

Technische Documentatie

Synchroniseer technische specificaties en handleidingen:

• "Wat zijn de API-specificaties?"
• "Vind de documentatie van het architectuurdiagram"
• "Hoe implementeren we in productie?"

---

Synchronisatiegedrag

Automatische Synchronisatie

Wanneer ingeschakeld, controleert AI SmartTalk periodiek:

• Op nieuwe bestanden in geselecteerde mappen
• Bijgewerkte documenten
• Verwijderde bestanden uit de kennisdatabase

Handmatige Synchronisatie

Forceer een onmiddellijke verversing:

1. Ga naar Instellingen → Integraties → Google Drive
2. Klik op Synchroniseer Nu

Incrementele Updates

Alleen gewijzigde bestanden worden opnieuw verwerkt:

• Nieuwe bestanden → Toegevoegd
• Gewijzigde bestanden → Bijgewerkt
• Verwijderde bestanden → Verwijderd

---

Vergelijking: Google Drive vs SharePoint

Kenmerk	Google Drive	SharePoint
OAuth-configuratie	✅	✅
Mapselectie	✅	✅
Automatische synchronisatie	✅	✅
SmartFlow-acties	✅	Binnenkort beschikbaar
Ondersteuning van native formaten	Google Docs/Sheets	Office-formaten

Opmerking: Kies op basis van de primaire productiviteitssuite van uw organisatie. Beide bieden vergelijkbare mogelijkheden voor kennisynchronisatie.

---

Probleemoplossing

Verbindingsproblemen

Probleem	Oplossing
"Toegang geweigerd"	Herautoriseer met Google OAuth
"Map niet zichtbaar"	Controleer de deelrechten van de map
"Token verlopen"	Klik op Herverbinden om te vernieuwen

Synchronisatieproblemen

Probleem	Oplossing
Bestanden ontbreken	Controleer of bestanden in geselecteerde mappen staan
Oude inhoud	Klik op Nu synchroniseren om te vernieuwen
Grote bestanden traag	Grote documenten hebben meer tijd nodig om te verwerken

Inhouds kwaliteit

Probleem	Oplossing
Gescande PDF's leeg	Schakel OCR in de instellingen in
Opmaak verloren	Verwacht bij platte tekstextractie
Bladen verstoord	Controleer of bladen complexe opmaak hebben

---

Beheren van de Verbinding

Actie	Hoe
Mappen toevoegen	Bewerk verbinding → Selecteer meer mappen
Mappen verwijderen	Vink mappen uit om te stoppen met synchroniseren
Account wijzigen	Koppel los, verbind vervolgens met een ander account
Ontkoppelen	Instellingen → Integraties → Google Drive → Ontkoppelen

Waarschuwing: Ontkoppelen verwijdert alle gesynchroniseerde inhoud uit uw kennisdatabase.

---

Beveiliging & Privacy

Toestemmingen

• AI SmartTalk vraagt om alleen-lezen toegang
• We wijzigen, verwijderen of delen uw bestanden nooit
• Toegang kan op elk moment worden ingetrokken in de instellingen van uw Google-account

Gegevensverwerking

• Documenten worden verwerkt en gevectoriseerd
• Originele bestanden blijven in uw Drive
• Verwerkte inhoud wordt veilig opgeslagen in AI SmartTalk

Naleving

• OAuth 2.0 voor veilige authenticatie
• Geen inloggegevens opgeslagen (token-gebaseerd)
• Auditlogs beschikbaar voor alle synchronisatieactiviteiten

---

Beste Praktijken

1. Organiseer voor synchronisatie: Maak speciale mappen voor AI-inhoud
2. Gebruik beschrijvende namen: Duidelijke bestandsnamen helpen AI de context te begrijpen
3. Houd documenten actueel: Verouderde documenten = verouderde AI-antwoorden
4. Beperk de synchronisatieomvang: Synchroniseer alleen wat uw AI nodig heeft
5. Regelmatige audits: Controleer gesynchroniseerde inhoud periodiek

---

Gerelateerde Documentatie

• Integraties Overzicht
• SharePoint Integratie — Voor Microsoft 365-gebruikers
• SmartFlow Acties
• Kennisdatabase Beheer