Google Drive
Synchroniseer documenten van Google Drive in uw AI SmartTalk kennisdatabase en automatiseer bestandsbewerkingen met SmartFlow-acties. Vergelijkbaar met SharePoint, maar voor Google Workspace-gebruikers.
Overzicht
De Google Drive-integratie stelt u in staat om:
- Verbind uw Google Drive via veilige OAuth
- Synchroniseer documenten uit geselecteerde mappen naar uw kennisdatabase
- Verwerk Google Docs, Sheets, PDF's en meer
- Automatiseer bestandsbewerkingen met SmartFlow-acties
Vereisten
Voordat u begint, zorg ervoor dat u:
- Een actief AI SmartTalk-account heeft
- Een Google-account met toegang tot Google Drive
- Mappen heeft met documenten die u wilt synchroniseren
Stapsgewijze Setup
Stap 1: Verbind uw Google-account
- Log in op uw AI SmartTalk-account
- Navigeer naar Instellingen → Integraties
- Zoek Google Drive en klik op Verbind
- Het Google OAuth-venster opent
- Selecteer uw Google-account
- Bekijk en accepteer de machtigingen
Vereiste machtigingen: AI SmartTalk vraagt om alleen-lezen toegang tot uw Drive-bestanden. We wijzigen of verwijderen nooit uw documenten.
Stap 2: Blader en selecteer mappen
Na autorisatie ziet u uw Drive-structuur:
- Mijn Drive: Uw persoonlijke bestanden
- Gedeelde schijven: Team schijven waartoe u toegang heeft
- Gedeeld met mij: Bestanden die anderen hebben gedeeld
Navigeer en selecteer mappen om te synchroniseren:
- Klik op mappen om uit te vouwen
- Vink vakjes aan om mappen voor synchronisatie te selecteren
- Zie het aantal bestanden voor elke map
Stap 3: Configureer synchronisatie-instellingen
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Inclusief submappen | Synchroniseer geneste mappen recursief |
| Bestandstypen | Filter op type (Docs, Sheets, PDF's, enz.) |
| Synchronisatiefrequentie | Eenmalig of gepland |
Stap 4: Start initiële synchronisatie
- Klik op Start Synchronisatie
- AI SmartTalk downloadt en verwerkt documenten
- Voortgangsbalk toont status
- Documenten verschijnen in uw Kennis sectie
Stap 5: Verifieer de import
- Ga naar Kennis in AI SmartTalk
- Documenten worden weergegeven met het Google Drive-pictogram
- Test uw AI door te vragen naar de inhoud van het document
Ondersteunde Bestandstypen
| Bestandstype | Verwerking |
|---|---|
| Google Docs | ✅ Volledige tekstextractie |
| Google Sheets | ✅ Celgegevens en structuur |
| Google Slides | ✅ Tekstinhoud van dia's |
| ✅ Tekstextractie + OCR | |
| Word (.docx) | ✅ Volledige tekst en opmaak |
| Excel (.xlsx) | ✅ Tabelgegevens |
| PowerPoint (.pptx) | ✅ Dia-inhoud |
| Platte tekst (.txt) | ✅ Directe import |
| CSV | ✅ Gestructureerde gegevens |
| Afbeeldingen | ❌ Niet verwerkt (tenzij OCR ingeschakeld) |
SmartFlow Acties
Google Drive exporteert krachtige SmartFlow-acties voor bestandsautomatisering:
Beschikbare Acties
| Actie | Beschrijving | Parameters |
|---|---|---|
| Map Synchroniseren | Trigger map synchronisatie | folder_id |
| Bestand Uploaden | Upload nieuw bestand | folder_id, file_content, file_name |
| Map Aanmaken | Maak nieuwe map aan | parent_id, folder_name |
| Bestand Ophalen | Haal bestandsinhoud op | file_id |
| Bestanden Lijsten | Lijst mapinhoud | folder_id, file_type |
| Bestanden Zoeken | Zoek op naam/informatie | query, folder_id |
Voorbeeld: Document Synchronisatie op Schema
Synchroniseer automatisch uw documentatiemap dagelijks:
Workflow: Google Drive Dagelijkse Synchronisatie
Trigger: Gepland (Dagelijks om 3:00 AM)
Acties:
- Google Drive - Map Synchroniseren:
Map ID: 1ABC123xyz...
Inclusief Submappen: true
- E-mail Notificatie:
Aan: [email protected]
Onderwerp: Drive synchronisatie voltooid
Voorbeeld: Rapport Uploaden vanuit SmartFlow
Genereer en upload een rapport automatisch:
Trigger: Gepland (Maandelijks op de 1e)
Acties:
1. Rapport Genereren:
Type: Maandelijkse Samenvatting
Formaat: PDF
2. Google Drive - Bestand Uploaden:
Map: Rapporten/Maandelijks
Bestandsnaam: rapport-{{current_month}}.pdf
Inhoud: {{generated_report}}
3. E-mail Verzenden:
Onderwerp: Maandelijks rapport geüpload
Inhoud: "Rapport beschikbaar in Google Drive"
Gebruikscases
Bedrijfsdocumentatie
Synchroniseer interne documenten voor teamvragen:
- "Wat is ons vakantiebeleid?"
- "Waar kan ik de merk richtlijnen vinden?"
- "Vat het Q3-strategiedocument samen"
Verkoop & Marketing
Houd AI up-to-date met de laatste materialen:
- "Wat staat er in onze laatste pitchdeck?"
- "Vind de prijsblad"
- "Welke casestudy's hebben we?"
HR & Onboarding
Beantwoord vragen van werknemers:
- "Hoe dien ik onkosten in?"
- "Wat is het proces voor prestatiebeoordelingen?"
- "Vind het werknemershandboek"
Technische Documentatie
Synchroniseer technische specificaties en handleidingen:
- "Wat zijn de API-specificaties?"
- "Vind de documentatie van het architectuurdiagram"
- "Hoe implementeren we in productie?"
Synchronisatiegedrag
Automatische Synchronisatie
Wanneer ingeschakeld, controleert AI SmartTalk periodiek:
- Op nieuwe bestanden in geselecteerde mappen
- Bijgewerkte documenten
- Verwijderde bestanden uit de kennisbasis
Handmatige Synchronisatie
Forceer een onmiddellijke verversing:
- Ga naar Instellingen → Integraties → Google Drive
- Klik op Nu Synchroniseren
Incrementele Updates
Alleen gewijzigde bestanden worden opnieuw verwerkt:
- Nieuwe bestanden → Toegevoegd
- Gewijzigde bestanden → Bijgewerkt
- Verwijderde bestanden → Verwijderd
Vergelijking: Google Drive vs SharePoint
| Kenmerk | Google Drive | SharePoint |
|---|---|---|
| OAuth-configuratie | ✅ | ✅ |
| Mapselectie | ✅ | ✅ |
| Automatische synchronisatie | ✅ | ✅ |
| SmartFlow-acties | ✅ | Binnenkort beschikbaar |
| Ondersteuning van native formaten | Google Docs/Sheets | Office-formaten |
Opmerking: Kies op basis van de primaire productiviteitssuite van uw organisatie. Beide bieden vergelijkbare kennis-synchronisatiemogelijkheden.
Probleemoplossing
Verbindingsproblemen
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| "Toegang geweigerd" | Herautoriseer met Google OAuth |
| "Map niet zichtbaar" | Controleer de deelrechten van de map |
| "Token verlopen" | Klik op Verbinden om te vernieuwen |
Synchronisatieproblemen
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Bestanden ontbreken | Controleer of bestanden in geselecteerde mappen staan |
| Oude inhoud | Klik op Nu synchroniseren om te vernieuwen |
| Grote bestanden traag | Grote documenten duren langer om te verwerken |
Inhoudskwaliteit
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Gescande PDF's leeg | Schakel OCR in de instellingen in |
| Opmaak verloren | Verwacht bij platte tekstextractie |
| Bladen verstoord | Controleer of bladen complexe opmaak hebben |
Beheren van de Verbinding
| Actie | Hoe |
|---|---|
| Mappen toevoegen | Bewerk verbinding → Selecteer meer mappen |
| Mappen verwijderen | Vink mappen uit om te stoppen met synchroniseren |
| Account wijzigen | Koppel los, verbind vervolgens met een ander account |
| Ontkoppelen | Instellingen → Integraties → Google Drive → Ontkoppelen |
Waarschuwing: Ontkoppelen verwijdert alle gesynchroniseerde inhoud uit uw kennisdatabase.
Beveiliging & Privacy
Machtigingen
- AI SmartTalk vraagt om alleen-lezen toegang
- We wijzigen, verwijderen of delen uw bestanden nooit
- Toegang kan te allen tijde worden ingetrokken in de instellingen van uw Google-account
Gegevensverwerking
- Documenten worden verwerkt en gevectoriseerd
- Originele bestanden blijven in uw Drive
- Verwerkte inhoud wordt veilig opgeslagen in AI SmartTalk
Naleving
- OAuth 2.0 voor veilige authenticatie
- Geen inloggegevens opgeslagen (token-gebaseerd)
- Auditlogs beschikbaar voor alle synchronisatieactiviteiten
Best Practices
- Organiseer voor synchronisatie: Maak speciale mappen voor AI-inhoud
- Gebruik beschrijvende namen: Duidelijke bestandsnamen helpen AI de context te begrijpen
- Houd documenten actueel: Verouderde documenten = verouderde AI-antwoorden
- Beperk de synchronisatieomvang: Synchroniseer alleen wat uw AI nodig heeft
- Regelmatige audits: Controleer gesynchroniseerde inhoud periodiek
Gerelateerde Documentatie
- Integraties Overzicht
- SharePoint Integratie — Voor Microsoft 365-gebruikers
- SmartFlow Acties
- Kennisbankbeheer