Google Drive
Sinhronizirajte dokumente iz Google Drive v vašo bazo znanja AI SmartTalk in avtomatizirajte operacije z datotekami s pomočjo dejanj SmartFlow. Podobno kot SharePoint, vendar za uporabnike Google Workspace.
Pregled
Integracija Google Drive vam omogoča:
- Povežite svoj Google Drive prek varnega OAuth
- Sinhronizirajte dokumente iz izbranih map v vašo bazo znanja
- Obdelujte Google Docs, Sheets, PDF in še več
- Avtomatizirajte operacije z datotekami s pomočjo dejanj SmartFlow
Predpogoji
Preden začnete, se prepričajte, da imate:
- Aktivno AI SmartTalk račun
- Google račun z dostopom do Google Drive
- Mape, ki vsebujejo dokumente, ki jih želite sinhronizirati
Postopek nastavitve po korakih
Korak 1: Povežite svoj Google račun
- Prijavite se v svoj AI SmartTalk račun
- Pojdite na Nastavitve → Integracije
- Poiščite Google Drive in kliknite Poveži
- Odpre se okno Google OAuth
- Izberite svoj Google račun
- Preglejte in sprejmite dovoljenja
Zahtevana dovoljenja: AI SmartTalk zahteva dostop samo za branje vaših datotek na Drive. Nikoli ne spreminjamo ali brišemo vaših dokumentov.
Korak 2: Prebrskajte in izberite mape
Po avtorizaciji boste videli strukturo vašega Drive:
- Moj Drive: Vaše osebne datoteke
- Skupni pogoni: Timski pogoni, do katerih imate dostop
- Skupno z menoj: Datoteke, ki so jih delili drugi
Prebrskajte in izberite mape za sinhronizacijo:
- Kliknite na mape, da jih razširite
- Označite polja, da izberete mape za sinhronizacijo
- Oglejte si število datotek za vsako mapo
Korak 3: Konfigurirajte nastavitve sinhronizacije
| Nastavitev | Opis |
|---|---|
| Vključi podmape | Sinhronizirajte gnezdene mape rekurzivno |
| Vrste datotek | Filtrirajte po vrsti (Docs, Sheets, PDFs itd.) |
| Frekvenca sinhronizacije | Enkratna ali načrtovana |
Korak 4: Začnite začetno sinhronizacijo
- Kliknite Začni sinhronizacijo
- AI SmartTalk prenese in obdeluje dokumente
- Napredna vrstica prikazuje stanje
- Dokumenti se prikažejo v vašem razdelku Znanje
Korak 5: Preverite uvoz
- Pojdite na Znanje v AI SmartTalk
- Dokumenti se prikažejo z ikono Google Drive
- Preizkusite svoj AI tako, da vprašate o vsebini dokumenta
Podprte vrste datotek
| Vrsta datoteke | Obdelava |
|---|---|
| Google Docs | ✅ Polna ekstrakcija besedila |
| Google Sheets | ✅ Podatki in struktura celic |
| Google Slides | ✅ Vsebina besedila diapozitivov |
| ✅ Ekstrakcija besedila + OCR | |
| Word (.docx) | ✅ Polno besedilo in oblikovanje |
| Excel (.xlsx) | ✅ Tabelarni podatki |
| PowerPoint (.pptx) | ✅ Vsebina diapozitivov |
| Navadno besedilo (.txt) | ✅ Neposreden uvoz |
| CSV | ✅ Strukturalni podatki |
| Slike | ❌ Ni obdelano (razen če je omogočen OCR) |
SmartFlow Dejavnosti
Google Drive izvozi močne SmartFlow dejavnosti za avtomatizacijo datotek:
Razpoložljive Dejavnosti
| Dejavnost | Opis | Parametri |
|---|---|---|
| Sinhroniziraj Mapo | Aktiviraj sinhronizacijo mape | folder_id |
| Naloži Datoteko | Naloži novo datoteko | folder_id, file_content, file_name |
| Ustvari Mapo | Ustvari novo mapo | parent_id, folder_name |
| Pridobi Datoteko | Pridobi vsebino datoteke | file_id |
| Seznam Datotek | Naštej vsebine mape | folder_id, file_type |
| Išči Datoteke | Išči po imenu/vsebini | query, folder_id |
Primer: Sinhronizacija Dokumentov po Urniku
Samodejno sinhronizirajte svojo dokumentacijsko mapo dnevno:
Workflow: Google Drive Dnevna Sinhronizacija
Trigger: Na črtovano (Dnevno ob 3:00)
Dejavnosti:
- Google Drive - Sinhroniziraj Mapo:
ID Mape: 1ABC123xyz...
Vključi Podmape: true
- Obvestilo po Elektronski Pošti:
Na: admin@company.com
Zadeva: Sinhronizacija diska zaključena
Primer: Naloži Poročilo iz SmartFlow
Samodejno generirajte in naložite poročilo:
Trigger: Načrtovano (Mesečno 1. dan)
Dejavnosti:
1. Generiraj Poročilo:
Tip: Mesečni Povzetek
Format: PDF
2. Google Drive - Naloži Datoteko:
Mapa: Poročila/Mesečno
Ime Datoteke: report-{{current_month}}.pdf
Vsebina: {{generated_report}}
3. Pošlji Elektronsko Pošto:
Zadeva: Mesečno poročilo naloženo
Telo: "Poročilo na voljo v Google Drive"
Uporabniški Primeri
Dokumentacija Podjetja
Sinhronizirajte notranje dokumente za vprašanja ekipe:
- "Kakšna je naša politika dopustov?"
- "Kje lahko najdem smernice za blagovno znamko?"
- "Povzemite dokument strategije za Q3"
Prodaja in Trženje
Ohranite AI posodobljenega z najnovejšimi materiali:
- "Kaj je v našem najnovejšem predstavitvenem gradivu?"
- "Najdi cenik"
- "Kakšne študije primerov imamo?"
HR in Uvajanje
Odgovorite na vprašanja zaposlenih:
- "Kako oddam stroške?"
- "Kakšen je postopek za ocenjevanje uspešnosti?"
- "Najdi priročnik za zaposlene"
Tehnična Dokumentacija
Sinhronizirajte tehnične specifikacije in priročnike:
- "Kakšne so specifikacije API?"
- "Najdi dokumente arhitekturnega diagrama"
- "Kako uvedemo v produkcijo?"
Obnašanje Sinhronizacije
Samodejna Sinhronizacija
Ko je omogočeno, AI SmartTalk periodično:
- Preverja nove datoteke v izbranih mapah
- Posodablja spremenjene dokumente
- Odstranjuje izbrisane datoteke iz baze znanja
Ročna Sinhronizacija
Prisilite takojšnje osveževanje:
- Pojdite na Nastavitve → Integracije → Google Drive
- Kliknite Sinhroniziraj Zdaj
Inkrementalne Posodobitve
Obdelane so samo spremenjene datoteke:
- Nove datoteke → Dodane
- Spremenjene datoteke → Posodobljene
- Izbrisane datoteke → Odstranjene
Primerjava: Google Drive vs SharePoint
| Značilnost | Google Drive | SharePoint |
|---|---|---|
| Nastavitev OAuth | ✅ | ✅ |
| Izbira map | ✅ | ✅ |
| Samodejna sinhronizacija | ✅ | ✅ |
| SmartFlow akcije | ✅ | Kmalu na voljo |
| Podpora za nativne formate | Google Docs/Sheets | Office formati |
Opomba: Izberite na podlagi glavne produktivne zbirke vaše organizacije. Obe ponujata podobne zmogljivosti sinhronizacije znanja.
Odpravljanje težav
Težave s povezavo
| Težava | Rešitev |
|---|---|
| "Dostop zavrnjen" | Ponovno avtorizirajte z Google OAuth |
| "Mapa ni vidna" | Preverite dovoljenja za deljenje map |
| "Žeton potekel" | Kliknite Ponovno povezovanje za osvežitev |
Težave s sinhronizacijo
| Težava | Rešitev |
|---|---|
| Manjkajoče datoteke | Preverite, ali so datoteke v izbranih mapah |
| Stara vsebina | Kliknite Sinhroniziraj zdaj za osvežitev |
| Velike datoteke počasne | Veliki dokumenti potrebujejo več časa za obdelavo |
Kakovost vsebine
| Težava | Rešitev |
|---|---|
| Prazni skenirani PDF-ji | Omogočite OCR v nastavitvah |
| Izgubljeno oblikovanje | Pričakovano pri ekstrakciji navadnega besedila |
| Zmešani listi | Preverite, ali imajo listi kompleksno oblikovanje |
Upravljanje s povezavo
| Dejanje | Kako |
|---|---|
| Dodajanje map | Uredite povezavo → Izberite več map |
| Odstranjevanje map | Odkljukajte mape, da prenehate s sinhronizacijo |
| Sprememba računa | Prekini povezavo, nato se povežite z drugim računom |
| Prekini povezavo | Nastavitve → Integracije → Google Drive → Prekini povezavo |
Opozorilo: Prekinitev povezave odstrani vse sinhronizirane vsebine iz vaše zbirke znanja.
Varnost in zasebnost
Dovoljenja
- AI SmartTalk zahteva dostop samo za branje
- Nikoli ne spreminjamo, brišemo ali delimo vaših datotek
- Dostop lahko kadar koli prekličete v nastavitvah Google računa
Obdelava podatkov
- Dokumenti se obdelujejo in vektorizirajo
- Izvirne datoteke ostanejo v vašem Drive
- Obdelana vsebina je shranjena varno v AI SmartTalk
Usklajenost
- OAuth 2.0 za varno avtentikacijo
- Brez shranjenih poverilnic (na osnovi žetona)
- Dnevniki revizij so na voljo za vse aktivnosti sinhronizacije
Najboljše prakse
- Organizirajte za sinhronizacijo: Ustvarite posebne mape za AI vsebino
- Uporabite opisne nazive: Jasni nazivi datotek pomagajo AI razumeti kontekst
- Ohranite dokumente aktualne: Zastareli dokumenti = zastareli odgovori AI
- Omejite obseg sinhronizacije: Sinhronizirajte samo tisto, kar vaš AI potrebuje
- Redne revizije: Periodično pregledujte sinhronizirano vsebino
Sorodna dokumentacija
- Pregled integracij
- Integracija SharePoint — Za uporabnike Microsoft 365
- SmartFlow akcije
- Upravljanje zbirke znanja