Integrimi i SharePoint

Integroni chatbot-in tuaj AI SmartTalk me Microsoft SharePoint dhe OneDrive për të sinkronizuar automatikisht dokumentet në bazën tuaj të njohurive. Ky integrim lejon që AI juaj të aksesojë dhe procesojë dokumentet nga dosjet e zgjedhura, duke i bërë ato të disponueshme për përgjigje inteligjente.

Përmbledhje

Integrimi i SharePoint ju mundëson të:

• Lidhni llogarinë tuaj të SharePoint/OneDrive në mënyrë të sigurt
• Shfletoni dhe zgjidhni dosje specifike për sinkronizim
• Sinkronizoni dokumentet e përshtatshme (PDF, DOCX, XLSX, etj.) në bazën tuaj të njohurive
• Planifikoni ri-importime automatike duke përdorur punflow-t e SmartFlow
• Procesoni dokumentet automatikisht me vektorizim të fuqizuar nga AI

Kushtet e Nevojshme

Para se të filloni, sigurohuni që keni:

• Një llogari aktive AI SmartTalk
• Qasje administrative në llogarinë tuaj të SharePoint/OneDrive
• Llogari Microsoft 365 me akses në SharePoint/OneDrive
• Dokumente në formate të mbështetura (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etj.)

Hapat për Konfigurim

Hapi 1: Qasja në Integrimin e SharePoint

1. Hyni në llogarinë tuaj AI SmartTalk
2. Shkoni te Administrimi → Asistentët e Mi → [Emri i Asistentit Tuaj]
3. Klikoni në Integrimi i SharePoint në menunë e integrimeve
4. Do të shihni faqen e lidhjes së SharePoint me logon e Microsoft SharePoint

Hapi 2: Lidhni Llogarinë Tuaj të SharePoint

1. Klikoni butonin Lidhni në seksionin kryesor
2. Do të ridrejtoheni në faqen e autentifikimit OAuth të Microsoft
3. Hyni me kredencialet e llogarisë tuaj Microsoft 365
4. Jepni lejet e nevojshme për AI SmartTalk:
   • Qasje për të lexuar në sitet tuaja të SharePoint
   • Qasje për të lexuar në skedarët tuaj të OneDrive
   • Qasje në strukturën e dosjeve dhe metadatat

Hapi 3: Shfletoni dhe Zgjidhni Dosjet

Pasi të lidheni, do të shihni një listë të sitëve të disponueshëm të SharePoint dhe dosjeve të OneDrive:

1. Zgjedhja e Sitet: Zgjidhni nga sitet tuaja të disponueshme të SharePoint
2. Shfletuesi i Dosjeve: Shkoni përmes strukturës së dosjeve tuaja
3. Zgjedhja e Dosjeve: Kontrolloni kutitë pranë dosjeve që dëshironi të sinkronizoni
4. Paraprak i Dokumenteve: Shihni një paraprak të skedarëve të përshtatshëm në secilën dosje

Llojet e Skedarëve të Mbështetur: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, dhe më shumë

Hapi 4: Konfiguroni Cilësimet e Sinkronizimit

Për secilën dosje të zgjedhur, mund të konfiguroni:

• Frekuenca e Sinkronizimit: Një herë ose e planifikuar
• Filtrat e Skedarëve: Përfshini/ekskludoni lloje specifike skedarësh
• Thellësia e Nën-dosjeve: Sa thellë të skanohet për dokumente
• Prioriteti i Procesimit: Prioritet i Lartë, Normal, ose i Ulët për procesimin nga AI

Hapi 5: Sinkronizimi Fillestar

1. Klikoni Filloni Sinkronizimin për të filluar importimin fillestar të dokumenteve
2. Monitoroni progresin e sinkronizimit në kohë reale
3. Shihni dokumentet e procesuara në bazën tuaj të njohurive
4. Verifikoni aksesin në dokumente përmes asistentit tuaj AI

Sinkronizimi i Automatizuar

Përdorimi i SmartFlow për Sinkronizime të Planifikuara

Për të vendosur ri-importime automatike të dosjeve SharePoint:

1. Krijoni një SmartFlow: Shkoni te SmartFlow → Krijo një Fluks të Ri
2. Shtoni Nxitësin SharePoint: Zgjidhni "SharePoint" si burimin e nxitësit
3. Konfiguroni Veprimin e Sinkronizimit: Shtoni veprimin "SharePoint Sync"
4. Caktoni Orarin: Zgjidhni frekuencën tuaj të preferuar:
   • Çdo ditë në kohë specifike
   • Çdo javë në ditë të zgjedhura
   • Çdo muaj në data specifike
   • Intervale të personalizuara

Shembulli i Konfigurimit të SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Procesimi i Dokumenteve

Pipeline i Procesimit Automatik

Kur dokumentet sinkronizohen, ato kalojnë në një pipeline të automatizuar të procesimit:

1. Validimi i Skedarëve: Kontrolloni integritetin e skedarëve dhe përputhshmërinë e formatit
2. Ekstraktimi i Përmbajtjes: Ekstraktoni tekstin dhe metadatat nga dokumentet
3. Vektorizimi i AI: Shndërroni përmbajtjen në vektorë të kërkueshëm
4. Integrimi i Bazës së Njohurive: Shtoni në bazën e njohurive të AI tuaj
5. Indeksimi: Bëni përmbajtjen të disponueshme për përgjigjet e AI

Llojet e Dokumenteve të Mbështetura

Lloji i Skedarit	Procesimi	Shënime
PDF	✅ Ekstraktimi i tekstit të plotë	Përfshin OCR për dokumentet e skanuara
DOCX	✅ Ekstraktimi i tekstit dhe formatimit	Ruaj strukturen e dokumentit
XLSX	✅ Ekstraktimi i të dhënave	Shndërron tabelat në të dhëna të strukturuara
PPTX	✅ Ekstraktimi i përmbajtjes së slajdeve	Përfshin shënime për folësin
TXT	✅ Procesimi i drejtpërdrejtë të tekstit	Mbështetet kodimi UTF-8
RTF	✅ Ekstraktimi i tekstit të formatuar	Ruaj formatimin bazik
CSV	✅ Procesimi i të dhënave tabelare	Zbulon automatikisht ndarësit

Menaxhimi dhe Monitorimi

Paneli i Statusit të Sinkronizimit

Monitoroni integrimin tuaj të SharePoint përmes panelit:

• Statusi i Lidhjes: Shëndeti i lidhjes në kohë reale
• Historia e Sinkronizimit: Ndjekni të gjitha operacionet e sinkronizimit
• Numri i Dokumenteve: Dokumentet totale në bazën e njohurive
• Radhitja e Procesimit: Dokumentet që presin procesimin nga AI
• Regjistrat e Gabimeve: Sinkronizimet e dështuara dhe problemet e procesimit

Menaxhimi i Dosjeve

• Shtoni Dosje të Reja: Zgjidhni dosje shtesë për sinkronizim
• Hiqni Dosjet: Ndalo sinkronizimin e dosjeve specifike
• Përditësoni Lejet: Rifreskoni token e aksesit të SharePoint
• Statistikat e Sinkronizimit: Shikoni frekuencën e sinkronizimit dhe numrat e dokumenteve

Zgjidhja e Problemeve

Problemet e Zakonshme

Problemet e Lidhjes

• Autentifikimi Dështoi: Riautentifikohuni me Microsoft
• Leja e Refuzuar: Kontrolloni lejet e faqes SharePoint
• Tokeni Skadoi: Rifreskoni lidhjen tuaj OAuth

Problemet e Sinkronizimit

• Skedarët Nuk Po Sinkronizohen: Verifikoni përputhshmërinë e formatit të skedarëve
• Kohët e Pritjes për Skedarë të Mëdhenj: Kontrolloni kufijtë e madhësisë së skedarëve (maks 50MB për skedar)
• Vonesa në Procesim: Monitoroni radhën e përpunimit të AI

Problemet e Bazës së Njohurive

• Dokumentet Nuk Janë të Kërkueshme: Kontrolloni statusin e përpunimit të AI
• Përmbajtje Dublike: Rishikoni cilësimet e sinkronizimit për sjelljen e përditësimit
• Metadatë e Humbur: Verifikoni që pronat e dokumentit janë të aksesueshme

Zgjidhja e Gabimeve

1. Kontrolloni Statusin e Lidhjes: Verifikoni që lidhja me SharePoint është aktive
2. Rishikoni Logët e Gabimeve: Kontrolloni mesazhet e detajuara të gabimeve
3. Testoni Qasjen në Skedarë: Sigurohuni që skedarët janë të aksesueshëm në SharePoint
4. Kontaktoni Mbështetje: Arrini për çështje komplekse të integrimit

Praktikat më të Mira

Organizimi i Dosjeve

• Dosje të Dedikuara për Sinkronizim: Krijoni dosje specifike për përmbajtjen e AI
• Emërim të Qartë: Përdorni emra për dosje dhe skedarë përshkrues
• Pastrim të Rregullt: Hiqni dokumentet e vjetra nga dosjet e sinkronizimit

Menaxhimi i Dokumenteve

• Kontrolli i Versioneve: Përdorni versionimin e SharePoint për përditësimet e dokumenteve
• Etiketat e Metadatës: Shtoni etiketa përkatëse për kategorizim më të mirë nga AI
• Lejet e Qasjes: Sigurohuni që lejet e SharePoint janë të duhura

Optimizimi i Sinkronizimit

• Sinkronizim Selekiv: Vetëm sinkronizoni dosjet përkatëse për të shmangur kaosin
• Sinkronizime të Planifikuara: Përdorni orët e papikuara për operacione të mëdha sinkronizimi
• Monitoroni Përdorimin: Ndjekni cilat dokumente janë më të aksesueshme nga AI

Siguria dhe Përputhshmëria

Mbrojtja e të Dhënave

• Autentifikimi OAuth: Siguroni autentifikimin e llogarisë Microsoft
• Qasje Vetëm për Lexim: AI SmartTalk vetëm lexon dokumentet, kurrë nuk i modifikon
• Transmetim i Kriptuar: Të gjitha transferimet e të dhënave janë të kriptuara
• Siguria e Tokenit: Tokenet e aksesit ruhen dhe menaxhohen në mënyrë të sigurt

Karakteristikat e Përputhshmërisë

• Logët e Auditit: Ndjekni të gjitha aktivitetet e sinkronizimit dhe qasjes
• Ruajtja e të Dhënave: Konfiguroni politikat e ruajtjes së dokumenteve
• Kontrolli i Qasjes: Menaxhoni kush mund të konfigurojë integrimin e SharePoint

Karakteristikat Avancuara

Rregullat e Përpunimit të Personalizuara

• Filtër të Skedarëve: Përjashtoni lloje ose modele specifike skedarësh
• Filtër të Përmbajtjes: Anashkaloni dokumentet bazuar në kriteret e përmbajtjes
• Radhë Prioriteti: Vendosni prioritetin e përpunimit për dokumentet e rëndësishme

Integrimi me Shërbime të Tjera

• Nxitësit e SmartFlow: Përdorni ndryshimet në SharePoint për të nxitur flukse të tjera pune
• Njoftime me Email: Merrni alarme për përfundimet e sinkronizimit ose gabimet
• Qasja në API: Menaxhoni programatikisht integrimin e SharePoint

Mbështetje dhe Burime

Dokumentacioni

• Dokumentacioni i AI SmartTalk
• Udhëzuesi i Integrimit me SharePoint
• Dokumentacioni i SmartFlow

Mbështetje Teknike

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentacioni: docs.aismarttalk.tech
• Komuniteti: Forumi i Komunitetit

---

Duke ndjekur këtë udhëzues, ju mund të integroni me sukses dokumentet tuaja të SharePoint dhe OneDrive me AI SmartTalk, duke krijuar një bazë të fuqishme njohurish që përmirëson aftësitë e ndihmësit tuaj AI me dokumentacionin e organizatës suaj.