SharePoint Integracija

Integrirajte svoj AI SmartTalk chatbot sa Microsoft SharePoint i OneDrive kako biste automatski sinkronizirali dokumente sa vašom bazom znanja. Ova integracija omogućava vašem AI-u pristup i obradu dokumenata iz odabranih mapa, čineći ih dostupnim za inteligentne odgovore.

Pregled

SharePoint integracija vam omogućava da:

• Povežete svoj SharePoint/OneDrive račun sigurno
• Pretražujete i odaberete specifične mape za sinkronizaciju
• Sinkronizujete kompatibilne dokumente (PDF, DOCX, XLSX, itd.) sa vašom bazom znanja
• Planirate automatske ponovne uvoze koristeći SmartFlow radne tokove
• Obradite dokumente automatski uz pomoć AI-pokretane vektorizacije

Preduslovi

Prije nego što počnete, osigurajte da imate:

• Aktivni AI SmartTalk račun
• Administrativni pristup svom SharePoint/OneDrive računu
• Microsoft 365 račun sa pristupom SharePoint/OneDrive
• Dokumente u podržanim formatima (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, itd.)

Postupak Postavljanja

Korak 1: Pristup SharePoint Integraciji

1. Prijavite se na svoj AI SmartTalk račun
2. Idite na Administracija → Moji Asistenti → [Ime Vašeg Asistenta]
3. Kliknite na SharePoint Integracija u meniju integracija
4. Vidjet ćete stranicu za povezivanje sa SharePoint-om sa Microsoft SharePoint logotipom

Korak 2: Povežite Svoj SharePoint Račun

1. Kliknite na dugme Poveži u glavnom dijelu
2. Bit ćete preusmjereni na Microsoftovu OAuth stranicu za autentifikaciju
3. Prijavite se sa svojim Microsoft 365 računom
4. Dajte potrebne dozvole AI SmartTalk-u:
   • Pristup čitanju vaših SharePoint sajtova
   • Pristup čitanju vaših OneDrive datoteka
   • Pristup strukturi mapa i metapodacima

Korak 3: Pretražujte i Odaberite Mape

Jednom kada se povežete, vidjet ćete listu dostupnih SharePoint sajtova i OneDrive mapa:

1. Odabir Sajta: Odaberite iz dostupnih SharePoint sajtova
2. Pretraživač Mapa: Navigirajte kroz strukturu vaših mapa
3. Odabir Mapa: Označite kutije pored mapa koje želite sinkronizovati
4. Pregled Dokumenata: Pogledajte pregled kompatibilnih datoteka u svakoj mapi

Podržani Tipovi Datoteka: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, i više

Korak 4: Konfigurirajte Postavke Sinkronizacije

Za svaku odabranu mapu, možete konfigurirati:

• Frekvenciju Sinkronizacije: Jednokratno ili planirano
• Filtere Datoteka: Uključite/isključite specifične tipove datoteka
• Dubinu Podmapa: Koliko duboko skenirati za dokumente
• Prioritet Obrade: Visok, Normalan ili Nizak prioritet za AI obradu

Korak 5: Početna Sinkronizacija

1. Kliknite Započni Sinkronizaciju da započnete inicijalni uvoz dokumenata
2. Pratite napredak sinkronizacije u stvarnom vremenu
3. Pregledajte obrađene dokumente u vašoj bazi znanja
4. Potvrdite dostupnost dokumenata putem vašeg AI asistenta

Automatizovana Sinhronizacija

Korištenje SmartFlow-a za Zakazane Sinhronizacije

Da biste postavili automatske ponovne uvoze SharePoint foldera:

1. Kreirajte SmartFlow: Idite na SmartFlow → Kreiraj novi radni tok
2. Dodajte SharePoint Okidač: Odaberite "SharePoint" kao izvor okidača
3. Konfigurišite Akciju Sinhronizacije: Dodajte akciju "SharePoint Sinhronizacija"
4. Postavite Raspored: Odaberite vašu preferiranu učestalost:
   • Dnevno u određeno vrijeme
   • Nedeljno na odabranim danima
   • Mjesečno na određene datume
   • Prilagođeni intervali

Primjer Konfiguracije SmartFlow-a

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Obrada Dokumenata

Automatska Obrada

Kada se dokumenti sinhronizuju, prolaze kroz automatsku obradu:

1. Validacija Datoteka: Provjera integriteta datoteka i kompatibilnosti formata
2. Ekstrakcija Sadržaja: Ekstrakcija teksta i metapodataka iz dokumenata
3. AI Vektorizacija: Pretvaranje sadržaja u pretražive vektore
4. Integracija sa Bazom Znanja: Dodavanje u bazu znanja vašeg AI-a
5. Indeksiranje: Omogućavanje sadržaja za AI odgovore

Podržani Tipovi Dokumenata

Tip Datoteke	Obrada	Napomene
PDF	✅ Ekstrakcija punog teksta	Uključuje OCR za skenirane dokumente
DOCX	✅ Ekstrakcija punog teksta i formatiranja	Očuva strukturu dokumenta
XLSX	✅ Ekstrakcija podataka	Pretvara tabele u strukturirane podatke
PPTX	✅ Ekstrakcija sadržaja slajdova	Uključuje beleške predavača
TXT	✅ Direktna obrada teksta	Podržano UTF-8 kodiranje
RTF	✅ Ekstrakcija formatiranog teksta	Očuva osnovno formatiranje
CSV	✅ Obrada tabelarnih podataka	Automatski detektuje delimitere

Upravljanje i Praćenje

Kontrolna Tabla Statusa Sinhronizacije

Pratite vašu SharePoint integraciju putem kontrolne table:

• Status Povezivanja: Zdravlje veze u realnom vremenu
• Istorija Sinhronizacije: Praćenje svih operacija sinhronizacije
• Broj Dokumenata: Ukupan broj dokumenata u bazi znanja
• Red Obrade: Dokumenti koji čekaju obradu AI-a
• Dnevnici Grešaka: Neuspjele sinhronizacije i problemi sa obradom

Upravljanje Folderima

• Dodajte Nove Foldere: Odaberite dodatne foldere za sinhronizaciju
• Uklonite Foldere: Prestanite sa sinhronizacijom određenih foldera
• Ažurirajte Dozvole: Osvježite SharePoint pristupne tokene
• Statistika Sinhronizacije: Prikaz učestalosti sinhronizacije i broja dokumenata

Rješavanje problema

Uobičajeni problemi

Problemi s povezivanjem

• Neuspjela autentifikacija: Ponovno se autentifikujte s Microsoftom
• Odbijena dozvola: Provjerite dozvole SharePoint stranice
• Token istekao: Osvježite svoju OAuth vezu

Problemi sa sinhronizacijom

• Datoteke se ne sinhronizuju: Provjerite kompatibilnost formata datoteka
• Timeout za velike datoteke: Provjerite ograničenja veličine datoteka (maks 50MB po datoteci)
• Kašnjenja u obradi: Pratite AI red za obradu

Problemi s bazom znanja

• Dokumenti nisu pretraživi: Provjerite status obrade AI-a
• Dupli sadržaj: Pregledajte postavke sinhronizacije za ponašanje ažuriranja
• Nedostajući metapodaci: Provjerite da su svojstva dokumenata dostupna

Rješavanje grešaka

1. Provjerite status veze: Provjerite da je SharePoint veza aktivna
2. Pregledajte dnevnike grešaka: Provjerite detaljne poruke grešaka
3. Testirajte pristup datotekama: Osigurajte da su datoteke dostupne u SharePoint-u
4. Kontaktirajte podršku: Obratite se za složene probleme integracije

Najbolje prakse

Organizacija foldera

• Posvećeni folderi za sinhronizaciju: Kreirajte specifične foldere za AI sadržaj
• Jasno imenovanje: Koristite opisna imena foldera i datoteka
• Redovno čišćenje: Uklonite zastarjele dokumente iz foldera za sinhronizaciju

Upravljanje dokumentima

• Kontrola verzija: Koristite SharePoint verzionisanje za ažuriranje dokumenata
• Metapodaci: Dodajte relevantne oznake za bolju kategorizaciju AI-a
• Dozvole za pristup: Osigurajte odgovarajuće SharePoint dozvole

Optimizacija sinhronizacije

• Selektivna sinhronizacija: Sinhronizujte samo relevantne foldere kako biste izbjegli nered
• Planirane sinhronizacije: Koristite vanpikovne sate za velike operacije sinhronizacije
• Pratite korištenje: Pratite koji su dokumenti najviše korišteni od strane AI-a

Sigurnost i usklađenost

Zaštita podataka

• OAuth autentifikacija: Osigurana autentifikacija Microsoft računa
• Pristup samo za čitanje: AI SmartTalk samo čita dokumente, nikada ne mijenja
• Enkriptovana transmisija: Sva razmjena podataka je enkriptovana
• Sigurnost tokena: Pristupni tokeni su sigurno pohranjeni i upravljani

Karakteristike usklađenosti

• Dnevnici revizije: Pratite sve aktivnosti sinhronizacije i pristupa
• Zadržavanje podataka: Konfigurišite politike zadržavanja dokumenata
• Kontrole pristupa: Upravljajte ko može konfigurisati SharePoint integraciju

Napredne karakteristike

Prilagođena pravila obrade

• Filteri za datoteke: Isključite specifične tipove ili obrasce datoteka
• Filteri sadržaja: Preskočite dokumente na osnovu kriterija sadržaja
• Prioritetni redovi: Postavite prioritet obrade za važne dokumente

Integracija s drugim uslugama

• SmartFlow okidači: Koristite promjene u SharePoint-u za pokretanje drugih radnih tokova
• Email obavijesti: Dobijajte obavijesti o završetku sinhronizacije ili greškama
• API pristup: Programatski upravljajte SharePoint integracijom

Podrška i Resursi

Dokumentacija

• AI SmartTalk Dokumentacija
• Vodič za Integraciju sa SharePoint-om
• SmartFlow Dokumentacija

Tehnička Podrška

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentacija: docs.aismarttalk.tech
• Zajednica: Forum Zajednice

---

Prateći ovaj vodič, možete uspješno integrirati svoje SharePoint i OneDrive dokumente sa AI SmartTalk, stvarajući moćnu bazu znanja koja poboljšava sposobnosti vašeg AI asistenta s dokumentacijom vaše organizacije.