Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο

SharePoint Integration

Ενσωματώστε το chatbot AI SmartTalk σας με το Microsoft SharePoint και το OneDrive για να συγχρονίσετε αυτόματα έγγραφα στη βάση γνώσεών σας. Αυτή η ενσωμάτωση επιτρέπει στο AI σας να έχει πρόσβαση και να επεξεργάζεται έγγραφα από τους επιλεγμένους φακέλους σας, καθιστώντας τα διαθέσιμα για έξυπνες απαντήσεις.

SharePoint Integration

Overview​

Η ενσωμάτωση SharePoint σας επιτρέπει να:

  • Συνδέσετε τον λογαριασμό σας SharePoint/OneDrive με ασφάλεια
  • Περιηγηθείτε και επιλέξετε συγκεκριμένους φακέλους για συγχρονισμό
  • Συγχρονίσετε συμβατά έγγραφα (PDF, DOCX, XLSX, κ.λπ.) στη βάση γνώσεών σας
  • Προγραμματίσετε αυτόματες επανεισαγωγές χρησιμοποιώντας ροές εργασίας SmartFlow
  • Επεξεργαστείτε έγγραφα αυτόματα με την τεχνολογία AI-powered vectorization

Prerequisites​

Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε:

  • Έναν ενεργό λογαριασμό AI SmartTalk
  • Διαχειριστική πρόσβαση στον λογαριασμό σας SharePoint/OneDrive
  • Λογαριασμό Microsoft 365 με πρόσβαση στο SharePoint/OneDrive
  • Έγγραφα σε υποστηριζόμενες μορφές (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, κ.λπ.)

Step-by-Step Setup​

Step 1: Access SharePoint Integration​

  1. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας AI SmartTalk
  2. Μεταβείτε στο Διαχείριση → Οι Βοηθοί Μου → [Όνομα Βοηθού σας]
  3. Κάντε κλικ στην Ενσωμάτωση SharePoint στο μενού ενσωματώσεων
  4. Θα δείτε τη σελίδα σύνδεσης SharePoint με το λογότυπο του Microsoft SharePoint

Step 2: Connect Your SharePoint Account​

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί Σύνδεση στην κύρια ενότητα
  2. Θα ανακατευθυνθείτε στη σελίδα αυθεντικοποίησης OAuth της Microsoft
  3. Συνδεθείτε με τα διαπιστευτήρια του λογαριασμού σας Microsoft 365
  4. Δώστε τις απαραίτητες άδειες στο AI SmartTalk:
    • Πρόσβαση ανάγνωσης στους ιστότοπους SharePoint σας
    • Πρόσβαση ανάγνωσης στα αρχεία OneDrive σας
    • Πρόσβαση στη δομή φακέλων και στα μεταδεδομένα

Step 3: Browse and Select Folders​

Αφού συνδεθείτε, θα δείτε μια λίστα με διαθέσιμους ιστότοπους SharePoint και φακέλους OneDrive:

  1. Επιλογή Ιστότοπου: Επιλέξτε από τους διαθέσιμους ιστότοπους SharePoint σας
  2. Περιηγητής Φακέλων: Περιηγηθείτε στη δομή των φακέλων σας
  3. Επιλογή Φακέλου: Ελέγξτε τα κουτάκια δίπλα στους φακέλους που θέλετε να συγχρονίσετε
  4. Προεπισκόπηση Εγγράφου: Δείτε μια προεπισκόπηση των συμβατών αρχείων σε κάθε φάκελο

Υποστηριζόμενοι Τύποι Αρχείων: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, και άλλα

Step 4: Configure Sync Settings​

Για κάθε επιλεγμένο φάκελο, μπορείτε να ρυθμίσετε:

  • Συχνότητα Συγχρονισμού: Μια φορά ή προγραμματισμένη
  • Φίλτρα Αρχείων: Συμπερίληψη/εξαίρεση συγκεκριμένων τύπων αρχείων
  • Βάθος Υποφακέλων: Πόσο βαθιά να σαρώσετε για έγγραφα
  • Προτεραιότητα Επεξεργασίας: Υψηλή, Κανονική ή Χαμηλή προτεραιότητα για την επεξεργασία AI

Step 5: Initial Sync​

  1. Κάντε κλικ στο Έναρξη Συγχρονισμού για να ξεκινήσετε την αρχική εισαγωγή εγγράφων
  2. Παρακολουθήστε την πρόοδο του συγχρονισμού σε πραγματικό χρόνο
  3. Δείτε τα επεξεργασμένα έγγραφα στη βάση γνώσεών σας
  4. Επαληθεύστε την προσβασιμότητα των εγγράφων μέσω του AI βοηθού σας

Αυτοματοποιημένη Συγχρονισμός​

Χρήση του SmartFlow για Προγραμματισμένες Συγχρονίσεις​

Για να ρυθμίσετε αυτόματες επαναφορτώσεις φακέλων SharePoint:

  1. Δημιουργία SmartFlow: Μεταβείτε στο SmartFlow → Δημιουργία Νέου Ροής Εργασίας
  2. Προσθήκη Ενεργοποίησης SharePoint: Επιλέξτε "SharePoint" ως πηγή ενεργοποίησης
  3. Ρύθμιση Δράσης Συγχρονισμού: Προσθέστε τη δράση "SharePoint Sync"
  4. Ρύθμιση Προγράμματος: Επιλέξτε την προτιμώμενη συχνότητα:
    • Καθημερινά σε συγκεκριμένες ώρες
    • Εβδομαδιαία σε επιλεγμένες ημέρες
    • Μηνιαία σε συγκεκριμένες ημερομηνίες
    • Προσαρμοσμένα διαστήματα

Παράδειγμα Ρύθμισης SmartFlow​

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Επεξεργασία Εγγράφων​

Αυτόματη Ροή Επεξεργασίας​

Όταν συγχρονίζονται έγγραφα, περνούν από μια αυτοματοποιημένη ροή επεξεργασίας:

  1. Επικύρωση Αρχείου: Έλεγχος ακεραιότητας αρχείου και συμβατότητας μορφής
  2. Εξαγωγή Περιεχομένου: Εξαγωγή κειμένου και μεταδεδομένων από έγγραφα
  3. AI Διανυσματοποίηση: Μετατροπή περιεχομένου σε αναζητήσιμα διανύσματα
  4. Ενσωμάτωση Βάσης Γνώσεων: Προσθήκη στη βάση γνώσεων του AI σας
  5. Ευρετηρίαση: Διαθεσιμότητα περιεχομένου για απαντήσεις AI

Υποστηριζόμενοι Τύποι Εγγράφων​

Τύπος ΑρχείουΕπεξεργασίαΣημειώσεις
PDF✅ Πλήρης εξαγωγή κειμένουΠεριλαμβάνει OCR για σαρωμένα έγγραφα
DOCX✅ Πλήρης εξαγωγή κειμένου και μορφοποίησηςΔιατηρεί τη δομή του εγγράφου
XLSX✅ Εξαγωγή δεδομένωνΜετατρέπει πίνακες σε δομημένα δεδομένα
PPTX✅ Εξαγωγή περιεχομένου διαφανειώνΠεριλαμβάνει σημειώσεις ομιλητή
TXT✅ Άμεση επεξεργασία κειμένουΥποστηρίζεται κωδικοποίηση UTF-8
RTF✅ Εξαγωγή μορφοποιημένου κειμένουΔιατηρεί βασική μορφοποίηση
CSV✅ Επεξεργασία ταμπular δεδομένωνΑυτόματη ανίχνευση διαχωριστικών

Διαχείριση και Παρακολούθηση​

Πίνακας Κατάστασης Συγχρονισμού​

Παρακολουθήστε την ενσωμάτωσή σας με το SharePoint μέσω του πίνακα ελέγχου:

  • Κατάσταση Σύνδεσης: Υγεία σύνδεσης σε πραγματικό χρόνο
  • Ιστορικό Συγχρονισμού: Παρακολούθηση όλων των λειτουργιών συγχρονισμού
  • Αριθμός Εγγράφων: Συνολικά έγγραφα στη βάση γνώσεων
  • Ουρά Επεξεργασίας: Έγγραφα που περιμένουν επεξεργασία από το AI
  • Καταγραφές Σφαλμάτων: Αποτυχίες συγχρονισμού και ζητήματα επεξεργασίας

Διαχείριση Φακέλων​

  • Προσθήκη Νέων Φακέλων: Επιλέξτε επιπλέον φακέλους για συγχρονισμό
  • Αφαίρεση Φακέλων: Σταματήστε τον συγχρονισμό συγκεκριμένων φακέλων
  • Ενημέρωση Δικαιωμάτων: Ανανεώστε τα διαπιστευτήρια πρόσβασης του SharePoint
  • Στατιστικά Συγχρονισμού: Δείτε τη συχνότητα συγχρονισμού και τους αριθμούς εγγράφων

Αντιμετώπιση Προβλημάτων​

Συχνά Προβλήματα​

Προβλήματα Σύνδεσης​

  • Αποτυχία Αυθεντικοποίησης: Επαναλάβετε την αυθεντικοποίηση με τη Microsoft
  • Άδεια Αρνηθείσα: Ελέγξτε τις άδειες του ιστότοπου SharePoint
  • Λήξη Διακριτικού: Ανανεώστε τη σύνδεση OAuth σας

Προβλήματα Συγχρονισμού​

  • Αρχεία που δεν Συγχρονίζονται: Επαληθεύστε τη συμβατότητα μορφής αρχείου
  • Χρονικά Όρια Μεγάλων Αρχείων: Ελέγξτε τα όρια μεγέθους αρχείου (μέγιστο 50MB ανά αρχείο)
  • Καθυστερήσεις Επεξεργασίας: Παρακολουθήστε την ουρά επεξεργασίας AI

Προβλήματα Βάσης Γνώσεων​

  • Έγγραφα που δεν είναι Αναζητήσιμα: Ελέγξτε την κατάσταση επεξεργασίας AI
  • Διπλότυπο Περιεχόμενο: Εξετάστε τις ρυθμίσεις συγχρονισμού για τη συμπεριφορά ενημέρωσης
  • Απουσία Μεταδεδομένων: Επαληθεύστε ότι οι ιδιότητες του εγγράφου είναι προσβάσιμες

Επίλυση Σφαλμάτων​

  1. Ελέγξτε την Κατάσταση Σύνδεσης: Επαληθεύστε ότι η σύνδεση SharePoint είναι ενεργή
  2. Εξετάστε τα Σφάλματα Καταγραφής: Ελέγξτε τα λεπτομερή μηνύματα σφάλματος
  3. Δοκιμάστε την Πρόσβαση σε Αρχεία: Βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία είναι προσβάσιμα στο SharePoint
  4. Επικοινωνήστε με την Υποστήριξη: Επικοινωνήστε για σύνθετα ζητήματα ενσωμάτωσης

Καλές Πρακτικές​

Οργάνωση Φακέλων​

  • Αφιερωμένοι Φάκελοι Συγχρονισμού: Δημιουργήστε συγκεκριμένους φακέλους για περιεχόμενο AI
  • Καθαρή Ονοματολογία: Χρησιμοποιήστε περιγραφικά ονόματα φακέλων και αρχείων
  • Τακτικός Καθαρισμός: Αφαιρέστε παλιά έγγραφα από τους φακέλους συγχρονισμού

Διαχείριση Εγγράφων​

  • Έλεγχος Εκδόσεων: Χρησιμοποιήστε την εκδοχή του SharePoint για ενημερώσεις εγγράφων
  • Ετικέτες Μεταδεδομένων: Προσθέστε σχετικές ετικέτες για καλύτερη κατηγοριοποίηση AI
  • Άδειες Πρόσβασης: Διασφαλίστε τις κατάλληλες άδειες στο SharePoint

Βελτιστοποίηση Συγχρονισμού​

  • Επιλεκτικός Συγχρονισμός: Συγχρονίστε μόνο σχετικούς φακέλους για να αποφύγετε την ακαταστασία
  • Προγραμματισμένοι Συγχρονισμοί: Χρησιμοποιήστε ώρες εκτός αιχμής για μεγάλες λειτουργίες συγχρονισμού
  • Παρακολούθηση Χρήσης: Παρακολουθήστε ποια έγγραφα έχουν την περισσότερη πρόσβαση από το AI

Ασφάλεια και Συμμόρφωση​

Προστασία Δεδομένων​

  • Αυθεντικοποίηση OAuth: Ασφαλής αυθεντικοποίηση λογαριασμού Microsoft
  • Πρόσβαση Μόνο για Ανάγνωση: Το AI SmartTalk διαβάζει μόνο έγγραφα, ποτέ δεν τα τροποποιεί
  • Κρυπτογραφημένη Μεταφορά: Όλη η μεταφορά δεδομένων είναι κρυπτογραφημένη
  • Ασφάλεια Διακριτικών: Τα διακριτικά πρόσβασης αποθηκεύονται και διαχειρίζονται με ασφάλεια

Χαρακτηριστικά Συμμόρφωσης​

  • Καταγραφές Ελέγχου: Παρακολουθήστε όλες τις δραστηριότητες συγχρονισμού και πρόσβασης
  • Διατήρηση Δεδομένων: Ρυθμίστε πολιτικές διατήρησης εγγράφων
  • Έλεγχοι Πρόσβασης: Διαχειριστείτε ποιος μπορεί να ρυθμίσει την ενσωμάτωση SharePoint

Προηγμένα Χαρακτηριστικά​

Προσαρμοσμένοι Κανόνες Επεξεργασίας​

  • Φίλτρα Αρχείων: Εξαιρέστε συγκεκριμένους τύπους ή μοτίβα αρχείων
  • Φίλτρα Περιεχομένου: Παραλείψτε έγγραφα με βάση κριτήρια περιεχομένου
  • Ουρές Προτεραιότητας: Ρυθμίστε την προτεραιότητα επεξεργασίας για σημαντικά έγγραφα

Ενσωμάτωση με Άλλες Υπηρεσίες​

  • Triggers SmartFlow: Χρησιμοποιήστε τις αλλαγές του SharePoint για να ενεργοποιήσετε άλλες ροές εργασίας
  • Ειδοποιήσεις μέσω Email: Λάβετε ειδοποιήσεις για ολοκλήρωση συγχρονισμού ή σφάλματα
  • Πρόσβαση API: Διαχειριστείτε προγραμματισμένα την ενσωμάτωσή σας με το SharePoint

Υποστήριξη και Πόροι​

Τεκμηρίωση​

Τεχνική Υποστήριξη​

Ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό, μπορείτε να ενσωματώσετε με επιτυχία τα έγγραφα SharePoint και OneDrive με το AI SmartTalk, δημιουργώντας μια ισχυρή βάση γνώσεων που ενισχύει τις δυνατότητες του AI βοηθού σας με την τεκμηρίωση της οργάνωσής σας.

Έτοιμοι να αναβαθμίσετε την
εμπειρία χρήστη σας;

Αναπτύξτε AI βοηθούς που ενθουσιάζουν τους πελάτες και κλιμακώνονται με την επιχείρησή σας.

Συμμόρφωση με GDPR
Ξεκινήστε Δωρεάν ΔοκιμήΠρόσβαση στο Backoffice