SharePoint интеграция

Интегрирайте вашия AI SmartTalk чатбот с Microsoft SharePoint и OneDrive, за да синхронизирате автоматично документи с вашата база знания. Тази интеграция позволява на вашия AI да получава достъп и да обработва документи от избраните от вас папки, което ги прави налични за интелигентни отговори.

Преглед

Интеграцията с SharePoint ви позволява да:

• Свържете вашия SharePoint/OneDrive акаунт сигурно
• Прегледате и изберете конкретни папки за синхронизация
• Синхронизирате съвместими документи (PDF, DOCX, XLSX и др.) с вашата база знания
• Планирате автоматични повторни импорти с помощта на SmartFlow работни потоци
• Обработвате документи автоматично с AI-базирана векторизация

Предварителни условия

Преди да започнете, уверете се, че имате:

• Активен AI SmartTalk акаунт
• Административен достъп до вашия SharePoint/OneDrive акаунт
• Microsoft 365 акаунт с достъп до SharePoint/OneDrive
• Документи в поддържани формати (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT и др.)

Стъпка по стъпка настройка

Стъпка 1: Достъп до SharePoint интеграция

1. Влезте в своя AI SmartTalk акаунт
2. Навигирайте до Администрация → Моите асистенти → [Името на вашия асистент]
3. Кликнете върху SharePoint интеграция в менюто за интеграции
4. Ще видите страницата за свързване с SharePoint с логото на Microsoft SharePoint

Стъпка 2: Свържете вашия SharePoint акаунт

1. Кликнете върху бутона Свържи се в основната секция
2. Ще бъдете пренасочени към страницата за удостоверяване на Microsoft OAuth
3. Влезте с вашите данни за вход в Microsoft 365 акаунта
4. Дайте необходимите разрешения на AI SmartTalk:
   • Достъп за четене до вашите SharePoint сайтове
   • Достъп за четене до вашите OneDrive файлове
   • Достъп до структурата на папките и метаданни

Стъпка 3: Прегледайте и изберете папки

След свързването ще видите списък с налични SharePoint сайтове и OneDrive папки:

1. Избор на сайт: Изберете от наличните си SharePoint сайтове
2. Преглед на папки: Навигирайте през структурата на папките
3. Избор на папка: Поставете отметки до папките, които искате да синхронизирате
4. Преглед на документи: Вижте предварителен преглед на съвместимите файлове във всяка папка

Поддържани файлови типове: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV и др.

Стъпка 4: Конфигуриране на настройки за синхронизация

За всяка избрана папка можете да конфигурирате:

• Честота на синхронизация: Еднократно или планирано
• Филтри за файлове: Включване/изключване на конкретни файлови типове
• Дълбочина на подпапките: Колко дълбоко да се сканира за документи
• Приоритет на обработка: Висок, Нормален или Нисък приоритет за AI обработка

Стъпка 5: Начална синхронизация

1. Кликнете върху Започнете синхронизация за да започнете първоначалния импорт на документи
2. Наблюдавайте напредъка на синхронизацията в реално време
3. Прегледайте обработените документи в вашата база знания
4. Потвърдете достъпността на документите чрез вашия AI асистент

Автоматизирана Синхронизация

Използване на SmartFlow за Планирани Синхронизации

За да настроите автоматични повторни импорти на папки от SharePoint:

1. Създайте SmartFlow: Навигирайте до SmartFlow → Създаване на нов работен поток
2. Добавете тригер за SharePoint: Изберете "SharePoint" като източник на тригера
3. Конфигурирайте действие за синхронизация: Добавете действието "SharePoint Sync"
4. Настройте график: Изберете предпочитаната си честота:
   • Всекидневно в определени часове
   • Седмично в избрани дни
   • Месечно в определени дати
   • Персонализирани интервали

Пример за Конфигурация на SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Обработка на Документи

Автоматизирана Обработваща Линия

Когато документите се синхронизират, те преминават през автоматизирана обработваща линия:

1. Валидиране на файлове: Проверка на целостта на файла и съвместимостта на формата
2. Извличане на съдържание: Извличане на текст и метаданни от документите
3. AI Векторизация: Преобразуване на съдържанието в търсими вектори
4. Интеграция в База Знания: Добавяне към базата знания на вашия AI
5. Индексиране: Направете съдържанието достъпно за отговори от AI

Поддържани Типове Документи

Тип Файл	Обработка	Бележки
PDF	✅ Пълно извличане на текст	Включва OCR за сканирани документи
DOCX	✅ Пълно извличане на текст и форматиране	Запазва структурата на документа
XLSX	✅ Извличане на данни	Преобразува таблици в структурирани данни
PPTX	✅ Извличане на съдържание от слайдове	Включва бележки на говорителя
TXT	✅ Директна обработка на текст	Поддържа UTF-8 кодиране
RTF	✅ Извличане на форматиран текст	Запазва основното форматиране
CSV	✅ Обработка на таблични данни	Автоматично разпознава разделители

Управление и Наблюдение

Табло за Статус на Синхронизация

Наблюдавайте интеграцията на SharePoint чрез таблото:

• Статус на връзката: Здраве на връзката в реално време
• История на синхронизацията: Проследяване на всички операции по синхронизация
• Брой Документи: Общо документи в базата знания
• Опашка за Обработка: Документи, чакащи обработка от AI
• Логове за Грешки: Неуспешни синхронизации и проблеми с обработката

Управление на Папки

• Добавяне на Нови Папки: Изберете допълнителни папки за синхронизация
• Премахване на Папки: Спиране на синхронизацията на конкретни папки
• Актуализиране на Разрешения: Освежаване на токени за достъп до SharePoint
• Статистика за Синхронизация: Преглед на честотата на синхронизация и брой документи

Отстраняване на проблеми

Често срещани проблеми

Проблеми с връзката

• Неуспешна автентикация: Повторна автентикация с Microsoft
• Отказан достъп: Проверете разрешенията на SharePoint сайта
• Изтекъл токен: Обновете вашата OAuth връзка

Проблеми със синхронизацията

• Файловете не се синхронизират: Проверете съвместимостта на файловия формат
• Тайм-аут на големи файлове: Проверете лимитите на размера на файловете (макс. 50MB на файл)
• Закъснения в обработката: Наблюдавайте опашката за обработка на AI

Проблеми с базата знания

• Документите не са търсими: Проверете статуса на обработката на AI
• Дублирано съдържание: Прегледайте настройките за синхронизация за поведение при актуализация
• Липсваща метаданни: Уверете се, че свойствата на документа са достъпни

Решаване на грешки

1. Проверете статуса на връзката: Уверете се, че връзката с SharePoint е активна
2. Прегледайте журналите за грешки: Проверете подробните съобщения за грешки
3. Тествайте достъпа до файлове: Уверете се, че файловете са достъпни в SharePoint
4. Свържете се с поддръжката: Обърнете се за сложни интеграционни проблеми

Най-добри практики

Организация на папките

• Специализирани папки за синхронизация: Създайте специфични папки за AI съдържание
• Ясно именуване: Използвайте описателни имена на папки и файлове
• Редовно почистване: Премахвайте остарели документи от папките за синхронизация

Управление на документи

• Контрол на версиите: Използвайте версиониране на SharePoint за актуализации на документи
• Метаданни тагове: Добавете релевантни тагове за по-добра категоризация от AI
• Разрешения за достъп: Уверете се, че разрешенията на SharePoint са правилни

Оптимизация на синхронизацията

• Изборна синхронизация: Синхронизирайте само релевантни папки, за да избегнете безпорядък
• Планирани синхронизации: Използвайте часове с ниска натовареност за големи операции по синхронизация
• Наблюдавайте използването: Проследявайте кои документи са най-достъпвани от AI

Сигурност и съответствие

Защита на данните

• OAuth автентикация: Сигурна автентикация на Microsoft акаунт
• Достъп само за четене: AI SmartTalk само чете документи, никога не модифицира
• Шифрована предаване: Всички трансфери на данни са шифровани
• Сигурност на токените: Токените за достъп се съхраняват и управляват сигурно

Функции за съответствие

• Журнали за одит: Проследявайте всички дейности по синхронизация и достъп
• Запазване на данни: Конфигурирайте политики за запазване на документи
• Контроли за достъп: Управлявайте кой може да конфигурира интеграцията на SharePoint

Разширени функции

Персонализирани правила за обработка

• Филтри за файлове: Изключете специфични типове файлове или шаблони
• Филтри за съдържание: Пропускайте документи на базата на критерии за съдържание
• Приоритетни опашки: Задайте приоритет за обработка на важни документи

Интеграция с други услуги

• Тригери на SmartFlow: Използвайте промените в SharePoint, за да задействате други работни потоци
• Имейл известия: Получавайте известия за завършване на синхронизации или грешки
• API достъп: Програмно управлявайте интеграцията на SharePoint

Поддръжка и ресурси

Документация

• Документация на AI SmartTalk
• Ръководство за интеграция с SharePoint
• Документация на SmartFlow

Техническа поддръжка

• Имейл: contact@aismarttalk.tech
• Документация: docs.aismarttalk.tech
• Общество: Форум на общността

---

Следвайки това ръководство, можете успешно да интегрирате вашите документи от SharePoint и OneDrive с AI SmartTalk, създавайки мощна база от знания, която подобрява възможностите на вашия AI асистент с документацията на вашата организация.