SharePoint интеграция

Интегрирайте вашия AI SmartTalk чатбот с Microsoft SharePoint и OneDrive, за да синхронизирате автоматично документи с вашата база знания. Тази интеграция позволява на вашия AI да получава достъп и да обработва документи от избраните от вас папки, като ги прави достъпни за интелигентни отговори.

Преглед

Интеграцията с SharePoint ви позволява да:

• Свържете вашия SharePoint/OneDrive акаунт сигурно
• Прегледате и изберете специфични папки за синхронизация
• Синхронизирате съвместими документи (PDF, DOCX, XLSX и др.) с вашата база знания
• Планирате автоматични повторни импорти с помощта на SmartFlow работни потоци
• Обработвате документи автоматично с AI-базирана векторизация

Изисквания

Преди да започнете, уверете се, че имате:

• Активен AI SmartTalk акаунт
• Административен достъп до вашия SharePoint/OneDrive акаунт
• Microsoft 365 акаунт с достъп до SharePoint/OneDrive
• Документи в поддържани формати (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT и др.)

Стъпка по стъпка настройка

Стъпка 1: Достъп до SharePoint интеграция

1. Влезте в своя AI SmartTalk акаунт
2. Отидете на Администрация → Моите асистенти → [Името на вашия асистент]
3. Щракнете върху SharePoint интеграция в менюто за интеграции
4. Ще видите страницата за свързване с SharePoint с логото на Microsoft SharePoint

Стъпка 2: Свържете вашия SharePoint акаунт

1. Щракнете върху бутона Свържи се в основния раздел
2. Ще бъдете пренасочени към страницата за удостоверяване на Microsoft OAuth
3. Влезте с вашите данни за Microsoft 365 акаунт
4. Дайте необходимите разрешения на AI SmartTalk:
   • Достъп за четене до вашите SharePoint сайтове
   • Достъп за четене до вашите OneDrive файлове
   • Достъп до структурата на папките и метаданните

Стъпка 3: Прегледайте и изберете папки

След като се свържете, ще видите списък с налични SharePoint сайтове и OneDrive папки:

1. Избор на сайт: Изберете от наличните SharePoint сайтове
2. Преглед на папки: Навигирайте през структурата на папките
3. Избор на папки: Отметнете квадратчетата до папките, които искате да синхронизирате
4. Предварителен преглед на документи: Вижте предварителен преглед на съвместимите файлове във всяка папка

Поддържани файлови типове: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV и др.

Стъпка 4: Конфигуриране на настройки за синхронизация

За всяка избрана папка можете да конфигурирате:

• Честота на синхронизация: Еднократно или по график
• Филтри за файлове: Включване/изключване на специфични файлови типове
• Дълбочина на подпапките: Колко дълбоко да се сканира за документи
• Приоритет на обработка: Висок, Нормален или Нисък приоритет за AI обработка

Стъпка 5: Начална синхронизация

1. Щракнете върху Започнете синхронизация за да започнете първоначалния импорт на документи
2. Наблюдавайте напредъка на синхронизацията в реално време
3. Прегледайте обработените документи във вашата база знания
4. Проверете достъпността на документите чрез вашия AI асистент

Автоматизирана синхронизация

Използване на SmartFlow за планирани синхронизации

За да настроите автоматични повторни импорти на папки от SharePoint:

1. Създайте SmartFlow: Навигирайте до SmartFlow → Създаване на нов работен процес
2. Добавете тригер за SharePoint: Изберете "SharePoint" като източник на тригера
3. Конфигурирайте действие за синхронизация: Добавете действието "SharePoint Sync"
4. Настройте график: Изберете предпочитаната си честота:
   • Всекидневно в определени часове
   • Седмично в избрани дни
   • Месечно в определени дати
   • Персонализирани интервали

Пример за конфигурация на SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Обработка на документи

Автоматизирана обработка на документи

Когато документите са синхронизирани, те преминават през автоматизирана обработка:

1. Валидиране на файлове: Проверка на целостта на файла и съвместимостта на формата
2. Извличане на съдържание: Извличане на текст и метаданни от документите
3. AI векторизация: Преобразуване на съдържанието в търсими вектори
4. Интеграция в база знания: Добавяне към базата знания на вашия AI
5. Индексиране: Направете съдържанието достъпно за отговори от AI

Поддържани типове документи

Тип файл	Обработка	Забележки
PDF	✅ Пълно извличане на текст	Включва OCR за сканирани документи
DOCX	✅ Пълно извличане на текст и форматиране	Запазва структурата на документа
XLSX	✅ Извличане на данни	Преобразува таблици в структурирани данни
PPTX	✅ Извличане на съдържание от слайдове	Включва бележки на говорителя
TXT	✅ Директна обработка на текст	Поддържа UTF-8 кодиране
RTF	✅ Извличане на форматиран текст	Запазва основното форматиране
CSV	✅ Обработка на таблични данни	Автоматично открива разделители

Управление и мониторинг

Табло за статус на синхронизацията

Наблюдавайте интеграцията си с SharePoint чрез таблото:

• Статус на връзката: Здраве на връзката в реално време
• История на синхронизацията: Проследяване на всички операции по синхронизация
• Брой документи: Общо документи в базата знания
• Опашка за обработка: Документи, чакащи обработка от AI
• Логове за грешки: Неуспешни синхронизации и проблеми с обработката

Управление на папки

• Добавяне на нови папки: Изберете допълнителни папки за синхронизация
• Премахване на папки: Спиране на синхронизацията на конкретни папки
• Актуализиране на разрешения: Освежаване на токени за достъп до SharePoint
• Статистика за синхронизация: Преглед на честотата на синхронизация и брой документи

Отстраняване на проблеми

Чести проблеми

Проблеми с връзката

• Неуспешна автентикация: Повторна автентикация с Microsoft
• Отказан достъп: Проверете разрешенията на SharePoint сайта
• Изтекъл токен: Обновете вашата OAuth връзка

Проблеми със синхронизацията

• Файловете не се синхронизират: Проверете съвместимостта на файловия формат
• Тайм аутове за големи файлове: Проверете лимитите за размер на файловете (макс 50MB на файл)
• Закъснения в обработката: Наблюдавайте опашката за обработка на AI

Проблеми с базата знания

• Документите не са търсими: Проверете статуса на обработката на AI
• Дублирано съдържание: Прегледайте настройките за синхронизация за поведение при актуализация
• Липсваща метаданни: Уверете се, че свойствата на документа са достъпни

Решаване на грешки

1. Проверете статуса на връзката: Уверете се, че връзката с SharePoint е активна
2. Прегледайте логовете за грешки: Проверете подробните съобщения за грешки
3. Тествайте достъпа до файловете: Уверете се, че файловете са достъпни в SharePoint
4. Свържете се с поддръжката: Обърнете се за сложни интеграционни проблеми

Най-добри практики

Организация на папките

• Посветени папки за синхронизация: Създайте специфични папки за AI съдържание
• Ясно именуване: Използвайте описателни имена на папки и файлове
• Редовно почистване: Премахвайте остарели документи от папките за синхронизация

Управление на документи

• Контрол на версиите: Използвайте версиониране на SharePoint за актуализации на документи
• Метаданни тагове: Добавете релевантни тагове за по-добра категоризация от AI
• Разрешения за достъп: Уверете се, че разрешенията на SharePoint са правилни

Оптимизация на синхронизацията

• Селективна синхронизация: Синхронизирайте само релевантни папки, за да избегнете безпорядък
• Планирани синхронизации: Използвайте извънпикови часове за големи операции по синхронизация
• Наблюдавайте използването: Проследявайте кои документи са най-достъпвани от AI

Сигурност и съответствие

Защита на данните

• OAuth автентикация: Сигурна автентикация на Microsoft акаунт
• Достъп само за четене: AI SmartTalk само чете документи, никога не модифицира
• Шифрована предаване: Всички преноси на данни са шифровани
• Сигурност на токените: Достъпните токени се съхраняват и управляват сигурно

Функции за съответствие

• Аудитни логове: Проследявайте всички дейности по синхронизация и достъп
• Запазване на данни: Конфигурирайте политики за запазване на документи
• Контроли за достъп: Управлявайте кой може да конфигурира интеграцията на SharePoint

Разширени функции

Персонализирани правила за обработка

• Филтри за файлове: Изключете специфични типове файлове или шаблони
• Филтри за съдържание: Пропускайте документи на базата на критерии за съдържание
• Приоритетни опашки: Задайте приоритет за обработка на важни документи

Интеграция с други услуги

• Тригери на SmartFlow: Използвайте промени в SharePoint, за да задействате други работни потоци
• Имейл известия: Получавайте известия за завършване на синхронизация или грешки
• API достъп: Програмно управлявайте интеграцията на SharePoint

Поддръжка и ресурси

Документация

• AI SmartTalk Документация
• Ръководство за интеграция с SharePoint
• SmartFlow Документация

Техническа поддръжка

• Имейл: contact@aismarttalk.tech
• Документация: docs.aismarttalk.tech
• Общество: Форум на общността

---

Следвайки това ръководство, можете успешно да интегрирате вашите документи от SharePoint и OneDrive с AI SmartTalk, създавайки мощна база от знания, която подобрява възможностите на вашия AI асистент с документацията на вашата организация.