SharePoint-integraatio

Integroi AI SmartTalk -chatbotisi Microsoft SharePointin ja OneDriven kanssa, jotta voit automaattisesti synkronoida asiakirjat tietopohjaasi. Tämä integraatio mahdollistaa AI:si pääsyn ja asiakirjojen käsittelyn valituista kansioista, jolloin ne ovat saatavilla älykkäitä vastauksia varten.

Yleiskatsaus

SharePoint-integraatio mahdollistaa sinulle:

• Yhdistäminen SharePoint/OneDrive-tiliisi turvallisesti
• Selaaminen ja tiettyjen kansioiden valitseminen synkronointia varten
• Synkronointi yhteensopivia asiakirjoja (PDF, DOCX, XLSX jne.) tietopohjaasi
• Aikatauluttaminen automaattisia uudelleen tuontia SmartFlow-työnkulkujen avulla
• Asiakirjojen käsittely automaattisesti AI-pohjaisella vektorisoinnilla

Esivaatimukset

Ennen aloittamista varmista, että sinulla on:

• Aktiivinen AI SmartTalk -tili
• Hallintaoikeus SharePoint/OneDrive-tilillesi
• Microsoft 365 -tili, jolla on pääsy SharePointiin/OneDriveen
• Asiakirjat tuetuissa muodoissa (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT jne.)

Vaiheittainen asennus

Vaihe 1: Pääsy SharePoint-integraatioon

1. Kirjaudu AI SmartTalk -tilillesi
2. Siirry kohtaan Hallinta → Omat avustajat → [Avustajasi nimi]
3. Napsauta SharePoint-integraatio -valintaa integraatiovalikossa
4. Näet SharePoint-yhteyssivun Microsoft SharePoint -logolla

Vaihe 2: Yhdistä SharePoint-tilisi

1. Napsauta Yhdistä-painiketta pääosiossa
2. Sinut ohjataan Microsoftin OAuth-todennussivulle
3. Kirjaudu sisään Microsoft 365 -tilisi tunnuksilla
4. Anna tarvittavat oikeudet AI SmartTalkille:
   • Lukuoikeus SharePoint-sivustoihisi
   • Lukuoikeus OneDrive-tiedostoihisi
   • Pääsy kansiorakenteeseen ja metadataan

Vaihe 3: Selaa ja valitse kansioita

Kun olet yhdistetty, näet luettelon saatavilla olevista SharePoint-sivustoista ja OneDrive-kansioista:

1. Sivuston valinta: Valitse käytettävissä olevista SharePoint-sivustoista
2. Kansioselain: Selaa kansiorakennettasi
3. Kansioiden valinta: Valitse valintaruudut niiden kansioiden vierestä, jotka haluat synkronoida
4. Asiakirjan esikatselu: Näe yhteensopivien tiedostojen esikatselu jokaisessa kansiossa

Tuetut tiedostotyypit: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV ja muita

Vaihe 4: Synkronointiasetusten määrittäminen

Jokaiselle valitulle kansiolle voit määrittää:

• Synkronointitiheys: Kertaluonteinen tai aikataulutettu
• Tiedostosuodattimet: Sisällytä/poista tietyt tiedostotyypit
• Alikansioiden syvyys: Kuinka syvälle asiakirjoja skannataan
• Käsittelyprioriteetti: Korkea, Normaali tai Matala prioriteetti AI-käsittelylle

Vaihe 5: Alkuperäinen synkronointi

1. Napsauta Aloita synkronointi aloittaaksesi alkuperäisen asiakirjaimportin
2. Seuraa synkronointiprosessia reaaliajassa
3. Tarkastele käsiteltyjä asiakirjoja tietopohjassasi
4. Varmista asiakirjojen saatavuus AI-avustajasi kautta

Automaattinen Synkronointi

SmartFlow'n Käyttäminen Aikataulutettuihin Synkronointeihin

Aseta SharePoint-kansioiden automaattiset uudelleen tuonnit:

1. Luo SmartFlow: Siirry kohtaan SmartFlow → Luo uusi työnkulku
2. Lisää SharePoint Trigger: Valitse "SharePoint" laukaisulähteeksi
3. Määritä Synkronointitoiminto: Lisää "SharePoint Sync" -toiminto
4. Aseta Aikataulu: Valitse haluamasi taajuus:
   • Päivittäin tietyillä kellonajoilla
   • Viikoittain valituilla päivillä
   • Kuukausittain tietyillä päivämäärillä
   • Mukautetut väliin

SmartFlow'n Määrittelyesimerkki

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Asiakirjojen Käsittely

Automaattinen Käsittelyputki

Kun asiakirjat synkronoidaan, ne kulkevat automaattisen käsittelyputken läpi:

1. Tiedoston Vahvistus: Tarkista tiedoston eheys ja muotoyhteensopivuus
2. Sisällön Poiminta: Poimi teksti ja metatiedot asiakirjoista
3. AI Vektorisointi: Muunna sisältö hakukelpoisiksi vektoreiksi
4. Tietopankkiin Integrointi: Lisää AI:n tietopankkiin
5. Indeksointi: Tee sisältö saataville AI-vastauksille

Tuetut Asiakirjatyyppit

Tiedostotyyppi	Käsittely	Huomiot
PDF	✅ Koko tekstin poiminta	Sisältää OCR-skannatuista asiakirjoista
DOCX	✅ Koko tekstin ja muotoilun poiminta	Säilyttää asiakirjan rakenteen
XLSX	✅ Datan poiminta	Muuntaa taulukot rakenteiseksi dataksi
PPTX	✅ Dia-sisällön poiminta	Sisältää esityksen muistiinpanot
TXT	✅ Suora tekstinkäsittely	UTF-8-koodaus tuettu
RTF	✅ Muotoillun tekstin poiminta	Säilyttää perusmuotoilun
CSV	✅ Taulukkomuotoisen datan käsittely	Tunnistaa automaattisesti erotinmerkit

Hallinta ja Seuranta

Synkronointitilanne Dashboard

Seuraa SharePoint-integraatiotasi hallintapaneelin kautta:

• Yhteyden Tila: Reaaliaikainen yhteyden terveys
• Synkronointihistoria: Seuraa kaikkia synkronointitoimia
• Asiakirjamäärä: Yhteensä asiakirjoja tietopankissa
• Käsittelyjonot: Asiakirjat, jotka odottavat AI-käsittelyä
• Virhelokit: Epäonnistuneet synkronoinnit ja käsittelyongelmat

Kansion Hallinta

• Lisää Uusia Kansioita: Valitse lisäkansioita synkronointia varten
• Poista Kansioita: Lopeta tiettyjen kansioiden synkronointi
• Päivitä Oikeudet: Päivitä SharePointin käyttöoikeustunnukset
• Synkronointitilastot: Tarkastele synkronointitaajuutta ja asiakirjamääriä

Vianetsintä

Yleisimmät ongelmat

Yhteysongelmat

• Vahvistus epäonnistui: Vahvista tili Microsoftilla uudelleen
• Käyttöoikeus evätty: Tarkista SharePoint-sivuston käyttöoikeudet
• Token vanhentunut: Päivitä OAuth-yhteytesi

Synkronointiongelmat

• Tiedostoja ei synkronoida: Varmista tiedostomuotojen yhteensopivuus
• Suuret tiedostoaikakatkaisut: Tarkista tiedostokokorajat (max 50MB per tiedosto)
• Käsittelyviiveet: Seuraa AI-käsittelyjonoa

Tietopankki-ongelmat

• Asiakirjat eivät ole haettavissa: Tarkista AI-käsittelyn tila
• Kaksoissisältö: Tarkista synkronointiasetukset päivityskäyttäytymiselle
• Puuttuva metadata: Varmista, että asiakirjatiedot ovat saatavilla

Virheiden ratkaiseminen

1. Tarkista yhteyden tila: Varmista, että SharePoint-yhteys on aktiivinen
2. Tarkista virhelokit: Katso yksityiskohtaisia virheilmoituksia
3. Testaa tiedostojen käyttöoikeus: Varmista, että tiedostot ovat saatavilla SharePointissa
4. Ota yhteyttä tukeen: Ota yhteyttä monimutkaisissa integraatio-ongelmissa

Parhaat käytännöt

Kansion organisointi

• Erityiset synkronointikansiot: Luo erityisiä kansioita AI-sisällölle
• Selkeä nimeäminen: Käytä kuvaavia kansio- ja tiedostonimiä
• Säännöllinen siivous: Poista vanhentuneet asiakirjat synkronointikansioista

Asiakirjahallinta

• Versiohallinta: Käytä SharePointin versiointia asiakirjapäivityksille
• Metadatamerkit: Lisää asiaankuuluvia merkkejä paremman AI-luokittelun vuoksi
• Käyttöoikeudet: Varmista asianmukaiset SharePoint-käyttöoikeudet

Synkronoinnin optimointi

• Valikoiva synkronointi: Synkronoi vain asiaankuuluvat kansiot häiriöiden välttämiseksi
• Aikataulutetut synkronoinnit: Käytä hiljaisia tunteja suurille synkronointitoimille
• Seuraa käyttöä: Seuraa, mitkä asiakirjat ovat eniten AI:n käyttämät

Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus

Datan suojaus

• OAuth-vahvistus: Varmista Microsoft-tilin vahvistus
• Vain luku -käyttöoikeus: AI SmartTalk vain lukee asiakirjoja, ei koskaan muokkaa
• Salattu siirto: Kaikki tietosiirrot ovat salattuja
• Tokenin turvallisuus: Käyttöoikeustokenit tallennetaan ja hallitaan turvallisesti

Vaatimustenmukaisuustoiminnot

• Audit-lokit: Seuraa kaikkia synkronointi- ja käyttötoimintoja
• Datan säilytys: Määritä asiakirjojen säilytyskäytännöt
• Käyttöoikeuden hallinta: Hallitse, kuka voi määrittää SharePoint-integraation

Edistyneet ominaisuudet

Mukautetut käsittelysäännöt

• Tiedostosuodattimet: Poista tietyt tiedostotyypit tai -mallit
• Sisältösuodattimet: Ohita asiakirjat sisällön kriteerien perusteella
• Prioriteettijonot: Aseta käsittelyn prioriteetti tärkeille asiakirjoille

Integraatio muiden palveluiden kanssa

• SmartFlow-laajennukset: Käytä SharePoint-muutoksia muiden työnkulkujen käynnistämiseen
• Sähköpostihälytykset: Saat ilmoituksia synkronoinnin valmistumisesta tai virheistä
• API-käyttöoikeus: Hallitse SharePoint-integraatiota ohjelmallisesti

Tuki ja resurssit

Dokumentaatio

• AI SmartTalk Dokumentaatio
• SharePoint Integraatio-opas
• SmartFlow Dokumentaatio

Tekninen tuki

• Sähköposti: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentaatio: docs.aismarttalk.tech
• Yhteisö: Yhteisöfoorumi

---

Seuraamalla tätä opasta voit onnistuneesti integroida SharePoint- ja OneDrive-dokumenttisi AI SmartTalkiin, luoden tehokkaan tietopankin, joka parantaa AI-avustajasi kykyjä organisaatiosi dokumentaation avulla.