Integração com SharePoint

Integre seu chatbot AI SmartTalk com o Microsoft SharePoint e OneDrive para sincronizar automaticamente documentos com sua base de conhecimento. Esta integração permite que sua IA acesse e processe documentos das pastas selecionadas, tornando-os disponíveis para respostas inteligentes.

Visão Geral

A integração com o SharePoint permite que você:

• Conecte sua conta do SharePoint/OneDrive de forma segura
• Navegue e selecione pastas específicas para sincronização
• Sincronize documentos compatíveis (PDF, DOCX, XLSX, etc.) com sua base de conhecimento
• Programe reimportações automáticas usando fluxos de trabalho SmartFlow
• Processe documentos automaticamente com vetorização impulsionada por IA

Pré-requisitos

Antes de começar, certifique-se de que você possui:

• Uma conta ativa do AI SmartTalk
• Acesso administrativo à sua conta do SharePoint/OneDrive
• Conta Microsoft 365 com acesso ao SharePoint/OneDrive
• Documentos em formatos suportados (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Configuração Passo a Passo

Passo 1: Acessar a Integração com SharePoint

1. Faça login na sua conta do AI SmartTalk
2. Navegue até Administração → Meus Assistentes → [Nome do Seu Assistente]
3. Clique em Integração com SharePoint no menu de integrações
4. Você verá a página de conexão do SharePoint com o logotipo do Microsoft SharePoint

Passo 2: Conectar Sua Conta do SharePoint

1. Clique no botão Conectar na seção principal
2. Você será redirecionado para a página de autenticação OAuth da Microsoft
3. Faça login com suas credenciais da conta Microsoft 365
4. Conceda as permissões necessárias ao AI SmartTalk:
   • Acesso de leitura aos seus sites do SharePoint
   • Acesso de leitura aos seus arquivos do OneDrive
   • Acesso à estrutura de pastas e metadados

Passo 3: Navegar e Selecionar Pastas

Uma vez conectado, você verá uma lista de sites do SharePoint e pastas do OneDrive disponíveis:

1. Seleção de Site: Escolha entre seus sites do SharePoint disponíveis
2. Navegador de Pastas: Navegue pela sua estrutura de pastas
3. Seleção de Pasta: Marque as caixas ao lado das pastas que você deseja sincronizar
4. Pré-visualização de Documentos: Veja uma pré-visualização dos arquivos compatíveis em cada pasta

Tipos de Arquivos Suportados: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, e mais

Passo 4: Configurar Configurações de Sincronização

Para cada pasta selecionada, você pode configurar:

• Frequência de Sincronização: Uma vez ou programada
• Filtros de Arquivo: Incluir/excluir tipos de arquivo específicos
• Profundidade de Subpasta: Quão profundo escanear para documentos
• Prioridade de Processamento: Alta, Normal ou Baixa prioridade para processamento de IA

Passo 5: Sincronização Inicial

1. Clique em Iniciar Sincronização para começar a importação inicial de documentos
2. Monitore o progresso da sincronização em tempo real
3. Visualize documentos processados em sua base de conhecimento
4. Verifique a acessibilidade dos documentos através do seu assistente de IA

Sincronização Automatizada

Usando SmartFlow para Sincronizações Agendadas

Para configurar reimportações automáticas de pastas do SharePoint:

1. Criar um SmartFlow: Navegue até SmartFlow → Criar Novo Fluxo de Trabalho
2. Adicionar Gatilho do SharePoint: Selecione "SharePoint" como a fonte do gatilho
3. Configurar Ação de Sincronização: Adicione a ação "Sincronização do SharePoint"
4. Definir Agenda: Escolha sua frequência preferida:
   • Diariamente em horários específicos
   • Semanalmente em dias selecionados
   • Mensalmente em datas específicas
   • Intervalos personalizados

Exemplo de Configuração do SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Processamento de Documentos

Pipeline de Processamento Automático

Quando os documentos são sincronizados, eles passam por um pipeline de processamento automatizado:

1. Validação de Arquivo: Verifique a integridade do arquivo e a compatibilidade de formato
2. Extração de Conteúdo: Extraia texto e metadados dos documentos
3. Vetorização de IA: Converta o conteúdo em vetores pesquisáveis
4. Integração com a Base de Conhecimento: Adicione à base de conhecimento da sua IA
5. Indexação: Torne o conteúdo disponível para respostas da IA

Tipos de Documentos Suportados

Tipo de Arquivo	Processamento	Notas
PDF	✅ Extração de texto completo	Inclui OCR para documentos digitalizados
DOCX	✅ Extração de texto completo e formatação	Preserva a estrutura do documento
XLSX	✅ Extração de dados	Converte tabelas em dados estruturados
PPTX	✅ Extração de conteúdo de slides	Inclui notas do apresentador
TXT	✅ Processamento direto de texto	Codificação UTF-8 suportada
RTF	✅ Extração de texto formatado	Preserva formatação básica
CSV	✅ Processamento de dados tabulares	Detecta automaticamente delimitadores

Gerenciamento e Monitoramento

Painel de Status de Sincronização

Monitore sua integração com o SharePoint através do painel:

• Status da Conexão: Saúde da conexão em tempo real
• Histórico de Sincronização: Acompanhe todas as operações de sincronização
• Contagem de Documentos: Total de documentos na base de conhecimento
• Fila de Processamento: Documentos aguardando processamento pela IA
• Logs de Erro: Sincronizações falhadas e problemas de processamento

Gerenciamento de Pastas

• Adicionar Novas Pastas: Selecione pastas adicionais para sincronização
• Remover Pastas: Pare de sincronizar pastas específicas
• Atualizar Permissões: Atualize tokens de acesso do SharePoint
• Estatísticas de Sincronização: Veja a frequência de sincronização e contagens de documentos

Solução de Problemas

Problemas Comuns

Problemas de Conexão

• Autenticação Falhou: Reautentique-se com a Microsoft
• Permissão Negada: Verifique as permissões do site SharePoint
• Token Expirado: Atualize sua conexão OAuth

Problemas de Sincronização

• Arquivos Não Sincronizando: Verifique a compatibilidade do formato do arquivo
• Timeouts de Arquivos Grandes: Verifique os limites de tamanho de arquivo (máx. 50MB por arquivo)
• Atrasos no Processamento: Monitore a fila de processamento da IA

Problemas da Base de Conhecimento

• Documentos Não Pesquisáveis: Verifique o status do processamento da IA
• Conteúdo Duplicado: Revise as configurações de sincronização para o comportamento de atualização
• Metadados Ausentes: Verifique se as propriedades do documento estão acessíveis

Resolução de Erros

1. Verifique o Status da Conexão: Verifique se a conexão com o SharePoint está ativa
2. Revise os Logs de Erro: Verifique mensagens de erro detalhadas
3. Teste o Acesso ao Arquivo: Garanta que os arquivos sejam acessíveis no SharePoint
4. Entre em Contato com o Suporte: Procure ajuda para problemas complexos de integração

Melhores Práticas

Organização de Pastas

• Pastas de Sincronização Dedicadas: Crie pastas específicas para conteúdo da IA
• Nomenclatura Clara: Use nomes descritivos para pastas e arquivos
• Limpeza Regular: Remova documentos desatualizados das pastas de sincronização

Gerenciamento de Documentos

• Controle de Versão: Use a versionamento do SharePoint para atualizações de documentos
• Tags de Metadados: Adicione tags relevantes para melhor categorização pela IA
• Permissões de Acesso: Garanta permissões adequadas no SharePoint

Otimização de Sincronização

• Sincronização Seletiva: Sincronize apenas pastas relevantes para evitar desordem
• Sincronizações Agendadas: Utilize horários fora de pico para grandes operações de sincronização
• Monitore o Uso: Acompanhe quais documentos são mais acessados pela IA

Segurança e Conformidade

Proteção de Dados

• Autenticação OAuth: Autenticação segura da conta Microsoft
• Acesso Somente Leitura: A IA SmartTalk apenas lê documentos, nunca modifica
• Transmissão Criptografada: Toda transferência de dados é criptografada
• Segurança do Token: Tokens de acesso são armazenados e gerenciados de forma segura

Recursos de Conformidade

• Logs de Auditoria: Rastreie todas as atividades de sincronização e acesso
• Retenção de Dados: Configure políticas de retenção de documentos
• Controles de Acesso: Gerencie quem pode configurar a integração com o SharePoint

Recursos Avançados

Regras de Processamento Personalizadas

• Filtros de Arquivo: Exclua tipos ou padrões de arquivo específicos
• Filtros de Conteúdo: Pule documentos com base em critérios de conteúdo
• Filas de Prioridade: Defina prioridade de processamento para documentos importantes

Integração com Outros Serviços

• Gatilhos SmartFlow: Use alterações no SharePoint para acionar outros fluxos de trabalho
• Notificações por Email: Receba alertas para conclusões de sincronização ou erros
• Acesso à API: Gerencie programaticamente a integração com o SharePoint

Suporte e Recursos

Documentação

• Documentação do AI SmartTalk
• Guia de Integração do SharePoint
• Documentação do SmartFlow

Suporte Técnico

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Documentação: docs.aismarttalk.tech
• Comunidade: Fórum da Comunidade

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Ao seguir este guia, você pode integrar com sucesso seus documentos do SharePoint e OneDrive com o AI SmartTalk, criando uma base de conhecimento poderosa que aprimora as capacidades do seu assistente de IA com a documentação da sua organização.