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Integração do SharePoint

Integre seu chatbot AI SmartTalk com o Microsoft SharePoint e OneDrive para sincronizar automaticamente documentos com sua base de conhecimento. Essa integração permite que sua IA acesse e processe documentos das pastas selecionadas, tornando-os disponíveis para respostas inteligentes.

Integração do SharePoint

Visão Geral​

A integração do SharePoint permite que você:

  • Conecte sua conta do SharePoint/OneDrive de forma segura
  • Navegue e selecione pastas específicas para sincronização
  • Sincronize documentos compatíveis (PDF, DOCX, XLSX, etc.) com sua base de conhecimento
  • Agende reimportações automáticas usando fluxos de trabalho do SmartFlow
  • Processe documentos automaticamente com vetorização impulsionada por IA

Pré-requisitos​

Antes de começar, certifique-se de que você possui:

  • Uma conta ativa do AI SmartTalk
  • Acesso administrativo à sua conta do SharePoint/OneDrive
  • Conta do Microsoft 365 com acesso ao SharePoint/OneDrive
  • Documentos em formatos suportados (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Passo a Passo para Configuração​

Passo 1: Acessar a Integração do SharePoint​

  1. Faça login na sua conta do AI SmartTalk
  2. Navegue até Administração → Meus Assistentes → [Seu Nome de Assistente]
  3. Clique em Integração do SharePoint no menu de integrações
  4. Você verá a página de conexão do SharePoint com o logo do Microsoft SharePoint

Passo 2: Conectar Sua Conta do SharePoint​

  1. Clique no botão Conectar na seção principal
  2. Você será redirecionado para a página de autenticação OAuth da Microsoft
  3. Faça login com suas credenciais da conta Microsoft 365
  4. Conceda as permissões necessárias ao AI SmartTalk:
    • Acesso de leitura aos seus sites do SharePoint
    • Acesso de leitura aos seus arquivos do OneDrive
    • Acesso à estrutura de pastas e metadados

Passo 3: Navegar e Selecionar Pastas​

Uma vez conectado, você verá uma lista de sites do SharePoint e pastas do OneDrive disponíveis:

  1. Seleção de Site: Escolha entre seus sites do SharePoint disponíveis
  2. Navegador de Pastas: Navegue pela sua estrutura de pastas
  3. Seleção de Pasta: Marque as caixas ao lado das pastas que você deseja sincronizar
  4. Pré-visualização de Documentos: Veja uma pré-visualização dos arquivos compatíveis em cada pasta

Tipos de Arquivo Suportados: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV e mais

Passo 4: Configurar Configurações de Sincronização​

Para cada pasta selecionada, você pode configurar:

  • Frequência de Sincronização: Uma vez ou agendada
  • Filtros de Arquivo: Incluir/excluir tipos de arquivo específicos
  • Profundidade de Subpasta: Quão profundo escanear para documentos
  • Prioridade de Processamento: Alta, Normal ou Baixa prioridade para processamento de IA

Passo 5: Sincronização Inicial​

  1. Clique em Iniciar Sincronização para começar a importação inicial do documento
  2. Monitore o progresso da sincronização em tempo real
  3. Veja os documentos processados em sua base de conhecimento
  4. Verifique a acessibilidade dos documentos através do seu assistente de IA

Sincronização Automática​

Usando SmartFlow para Sincronizações Agendadas​

Para configurar re-importações automáticas de pastas do SharePoint:

  1. Criar um SmartFlow: Navegue até SmartFlow → Criar Novo Fluxo de Trabalho
  2. Adicionar Gatilho do SharePoint: Selecione "SharePoint" como a fonte do gatilho
  3. Configurar Ação de Sincronização: Adicione a ação "Sincronização do SharePoint"
  4. Definir Agenda: Escolha sua frequência preferida:
    • Diariamente em horários específicos
    • Semanalmente em dias selecionados
    • Mensalmente em datas específicas
    • Intervalos personalizados

Exemplo de Configuração do SmartFlow​

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Processamento de Documentos​

Pipeline de Processamento Automático​

Quando os documentos são sincronizados, eles passam por um pipeline de processamento automatizado:

  1. Validação de Arquivo: Verificar a integridade do arquivo e a compatibilidade de formato
  2. Extração de Conteúdo: Extrair texto e metadados dos documentos
  3. Vetorização de IA: Converter conteúdo em vetores pesquisáveis
  4. Integração com a Base de Conhecimento: Adicionar à base de conhecimento da sua IA
  5. Indexação: Tornar o conteúdo disponível para respostas da IA

Tipos de Documentos Suportados​

Tipo de ArquivoProcessamentoNotas
PDF✅ Extração de texto completoInclui OCR para documentos digitalizados
DOCX✅ Texto completo e formataçãoPreserva a estrutura do documento
XLSX✅ Extração de dadosConverte tabelas em dados estruturados
PPTX✅ Extração de conteúdo dos slidesInclui notas do apresentador
TXT✅ Processamento direto de textoCodificação UTF-8 suportada
RTF✅ Extração de texto formatadoPreserva formatação básica
CSV✅ Processamento de dados tabularesDetecta automaticamente delimitadores

Gestão e Monitoramento​

Painel de Status de Sincronização​

Monitore sua integração com o SharePoint através do painel:

  • Status da Conexão: Saúde da conexão em tempo real
  • Histórico de Sincronização: Acompanhe todas as operações de sincronização
  • Contagem de Documentos: Total de documentos na base de conhecimento
  • Fila de Processamento: Documentos aguardando processamento de IA
  • Logs de Erro: Sincronizações falhadas e problemas de processamento

Gestão de Pastas​

  • Adicionar Novas Pastas: Selecione pastas adicionais para sincronização
  • Remover Pastas: Pare de sincronizar pastas específicas
  • Atualizar Permissões: Atualize os tokens de acesso do SharePoint
  • Estatísticas de Sincronização: Veja a frequência de sincronização e contagens de documentos

Solução de Problemas​

Problemas Comuns​

Problemas de Conexão​

  • Autenticação Falhou: Reautentique-se com a Microsoft
  • Permissão Negada: Verifique as permissões do site SharePoint
  • Token Expirado: Atualize sua conexão OAuth

Problemas de Sincronização​

  • Arquivos Não Sincronizando: Verifique a compatibilidade do formato do arquivo
  • Timeouts de Arquivo Grande: Verifique os limites de tamanho do arquivo (máx. 50MB por arquivo)
  • Atrasos no Processamento: Monitore a fila de processamento de IA

Problemas da Base de Conhecimento​

  • Documentos Não Pesquisáveis: Verifique o status do processamento de IA
  • Conteúdo Duplicado: Revise as configurações de sincronização para o comportamento de atualização
  • Metadados Ausentes: Verifique se as propriedades do documento são acessíveis

Resolução de Erros​

  1. Verifique o Status da Conexão: Verifique se a conexão com o SharePoint está ativa
  2. Revise os Logs de Erros: Verifique mensagens de erro detalhadas
  3. Teste o Acesso ao Arquivo: Certifique-se de que os arquivos são acessíveis no SharePoint
  4. Entre em Contato com o Suporte: Entre em contato para problemas de integração complexos

Melhores Práticas​

Organização de Pastas​

  • Pastas de Sincronização Dedicadas: Crie pastas específicas para conteúdo de IA
  • Nomenclatura Clara: Use nomes descritivos para pastas e arquivos
  • Limpeza Regular: Remova documentos desatualizados das pastas de sincronização

Gerenciamento de Documentos​

  • Controle de Versão: Use o versionamento do SharePoint para atualizações de documentos
  • Tags de Metadados: Adicione tags relevantes para melhor categorização da IA
  • Permissões de Acesso: Garanta permissões adequadas no SharePoint

Otimização de Sincronização​

  • Sincronização Seletiva: Sincronize apenas pastas relevantes para evitar desordem
  • Sincronizações Agendadas: Use horários de menor movimento para grandes operações de sincronização
  • Monitorar Uso: Acompanhe quais documentos são mais acessados pela IA

Segurança e Conformidade​

Proteção de Dados​

  • Autenticação OAuth: Autenticação segura de conta Microsoft
  • Acesso Somente Leitura: AI SmartTalk apenas lê documentos, nunca modifica
  • Transmissão Criptografada: Toda transferência de dados é criptografada
  • Segurança de Token: Tokens de acesso são armazenados e gerenciados de forma segura

Recursos de Conformidade​

  • Registros de Auditoria: Rastrear todas as atividades de sincronização e acesso
  • Retenção de Dados: Configurar políticas de retenção de documentos
  • Controles de Acesso: Gerenciar quem pode configurar a integração do SharePoint

Recursos Avançados​

Regras de Processamento Personalizadas​

  • Filtros de Arquivo: Excluir tipos de arquivo ou padrões específicos
  • Filtros de Conteúdo: Ignorar documentos com base em critérios de conteúdo
  • Filas de Prioridade: Definir prioridade de processamento para documentos importantes

Integração com Outros Serviços​

  • Gatilhos SmartFlow: Usar alterações do SharePoint para acionar outros fluxos de trabalho
  • Notificações por Email: Receber alertas para conclusões de sincronização ou erros
  • Acesso à API: Gerenciar programaticamente a integração com o SharePoint

Suporte e Recursos​

Documentação​

Suporte Técnico​

Ao seguir este guia, você pode integrar com sucesso seus documentos do SharePoint e OneDrive com o AI SmartTalk, criando uma base de conhecimento poderosa que aprimora as capacidades do seu assistente de IA com a documentação da sua organização.