SharePoint-Integration

Integrieren Sie Ihren AI SmartTalk-Chatbot mit Microsoft SharePoint und OneDrive, um Dokumente automatisch mit Ihrer Wissensdatenbank zu synchronisieren. Diese Integration ermöglicht es Ihrer KI, auf Dokumente aus Ihren ausgewählten Ordnern zuzugreifen und diese zu verarbeiten, wodurch sie für intelligente Antworten verfügbar gemacht werden.

Übersicht

Die SharePoint-Integration ermöglicht Ihnen:

• Verbinden Sie Ihr SharePoint/OneDrive-Konto sicher
• Durchsuchen und auswählen spezifischer Ordner zur Synchronisation
• Synchronisieren Sie kompatible Dokumente (PDF, DOCX, XLSX usw.) mit Ihrer Wissensdatenbank
• Planen Sie automatische Neuimporte mit SmartFlow-Workflows
• Verarbeiten Sie Dokumente automatisch mit KI-gestützter Vektorisierung

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie:

• Ein aktives AI SmartTalk-Konto haben
• Administrativen Zugriff auf Ihr SharePoint/OneDrive-Konto haben
• Ein Microsoft 365-Konto mit Zugriff auf SharePoint/OneDrive haben
• Dokumente in unterstützten Formaten (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT usw.) vorliegen

Schritt-für-Schritt-Setup

Schritt 1: Zugriff auf die SharePoint-Integration

1. Melden Sie sich bei Ihrem AI SmartTalk-Konto an
2. Navigieren Sie zu Administration → Meine Assistenten → [Ihr Assistentenname]
3. Klicken Sie im Integrationsmenü auf SharePoint-Integration
4. Sie sehen die SharePoint-Verbindungsseite mit dem Microsoft SharePoint-Logo

Schritt 2: Verbinden Sie Ihr SharePoint-Konto

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden im Hauptbereich
2. Sie werden zur OAuth-Authentifizierungsseite von Microsoft weitergeleitet
3. Melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365-Kontodaten an
4. Gewähren Sie die erforderlichen Berechtigungen an AI SmartTalk:
   • Lesezugriff auf Ihre SharePoint-Websites
   • Lesezugriff auf Ihre OneDrive-Dateien
   • Zugriff auf die Ordnerstruktur und Metadaten

Schritt 3: Durchsuchen und Auswählen von Ordnern

Sobald Sie verbunden sind, sehen Sie eine Liste der verfügbaren SharePoint-Websites und OneDrive-Ordner:

1. Standortauswahl: Wählen Sie aus Ihren verfügbaren SharePoint-Websites
2. Ordnerbrowser: Navigieren Sie durch Ihre Ordnerstruktur
3. Ordnerauswahl: Aktivieren Sie die Kästchen neben den Ordnern, die Sie synchronisieren möchten
4. Dokumentenvorschau: Sehen Sie eine Vorschau der kompatiblen Dateien in jedem Ordner

Unterstützte Dateitypen: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV und mehr

Schritt 4: Synchronisationseinstellungen konfigurieren

Für jeden ausgewählten Ordner können Sie konfigurieren:

• Synchronisationsfrequenz: Einmalig oder geplant
• Dateifilter: Bestimmte Dateitypen ein- oder ausschließen
• Unterordner-Tiefe: Wie tief nach Dokumenten gesucht werden soll
• Verarbeitungspriorität: Hohe, normale oder niedrige Priorität für die KI-Verarbeitung

Schritt 5: Erstmalige Synchronisation

1. Klicken Sie auf Synchronisation starten, um den ersten Dokumentenimport zu beginnen
2. Überwachen Sie den Synchronisationsfortschritt in Echtzeit
3. Sehen Sie die verarbeiteten Dokumente in Ihrer Wissensdatenbank
4. Überprüfen Sie die Zugänglichkeit der Dokumente über Ihren KI-Assistenten

Automatisierte Synchronisierung

Verwendung von SmartFlow für geplante Synchronisierungen

Um automatische Neuerimporte von SharePoint-Ordnern einzurichten:

1. Erstellen Sie einen SmartFlow: Navigieren Sie zu SmartFlow → Neuen Workflow erstellen
2. SharePoint-Trigger hinzufügen: Wählen Sie "SharePoint" als Triggerquelle aus
3. Synchronisationsaktion konfigurieren: Fügen Sie die Aktion "SharePoint Sync" hinzu
4. Zeitplan festlegen: Wählen Sie Ihre bevorzugte Häufigkeit:
   • Täglich zu bestimmten Zeiten
   • Wöchentlich an ausgewählten Tagen
   • Monatlich an bestimmten Daten
   • Benutzerdefinierte Intervalle

Beispiel für die SmartFlow-Konfiguration

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Geplant (Täglich um 2:00 Uhr)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Dokumentenverarbeitung

Automatische Verarbeitungs-Pipeline

Wenn Dokumente synchronisiert werden, durchlaufen sie eine automatisierte Verarbeitungs-Pipeline:

1. Dateivalidierung: Überprüfen Sie die Dateiintegrität und Formatkompatibilität
2. Inhaltsextraktion: Extrahieren Sie Text und Metadaten aus Dokumenten
3. AI-Vektorisierung: Konvertieren Sie Inhalte in durchsuchbare Vektoren
4. Wissensdatenbank-Integration: Fügen Sie Ihrer KI-Wissensdatenbank hinzu
5. Indizierung: Machen Sie Inhalte für KI-Antworten verfügbar

Unterstützte Dokumenttypen

Dateityp	Verarbeitung	Anmerkungen
PDF	✅ Vollständige Textextraktion	Beinhaltet OCR für gescannte Dokumente
DOCX	✅ Vollständige Text- und Formatierung	Bewahrt die Dokumentstruktur
XLSX	✅ Datenextraktion	Konvertiert Tabellen in strukturierte Daten
PPTX	✅ Folieninhalts-Extraktion	Beinhaltet Referentennotizen
TXT	✅ Direkte Textverarbeitung	UTF-8-Codierung unterstützt
RTF	✅ Formatierte Textextraktion	Bewahrt grundlegende Formatierungen
CSV	✅ Tabellarische Datenverarbeitung	Erkennt Trennzeichen automatisch

Verwaltung und Überwachung

Dashboard für den Synchronisierungsstatus

Überwachen Sie Ihre SharePoint-Integration über das Dashboard:

• Verbindungsstatus: Echtzeit-Verbindungsstatus
• Synchronisierungsverlauf: Verfolgen Sie alle Synchronisierungsoperationen
• Dokumentenanzahl: Gesamtanzahl der Dokumente in der Wissensdatenbank
• Verarbeitungswarteschlange: Dokumente, die auf die KI-Verarbeitung warten
• Fehlerprotokolle: Fehlgeschlagene Synchronisierungen und Verarbeitungsprobleme

Ordnerverwaltung

• Neue Ordner hinzufügen: Wählen Sie zusätzliche Ordner zur Synchronisierung aus
• Ordner entfernen: Stoppen Sie die Synchronisierung bestimmter Ordner
• Berechtigungen aktualisieren: Aktualisieren Sie die SharePoint-Zugriffstoken
• Synchronisierungsstatistiken: Anzeigen der Synchronisierungsfrequenz und Dokumentenzahlen

Fehlersuche

Häufige Probleme

Verbindungsprobleme

• Authentifizierung fehlgeschlagen: Melden Sie sich erneut bei Microsoft an
• Zugriff verweigert: Überprüfen Sie die Berechtigungen der SharePoint-Website
• Token abgelaufen: Aktualisieren Sie Ihre OAuth-Verbindung

Synchronisierungsprobleme

• Dateien werden nicht synchronisiert: Überprüfen Sie die Kompatibilität des Dateiformats
• Zeitüberschreitungen bei großen Dateien: Überprüfen Sie die Dateigrößenbeschränkungen (max. 50 MB pro Datei)
• Verzögerungen bei der Verarbeitung: Überwachen Sie die KI-Verarbeitungsschlange

Wissensdatenbankprobleme

• Dokumente nicht durchsuchbar: Überprüfen Sie den Status der KI-Verarbeitung
• Doppelte Inhalte: Überprüfen Sie die Synchronisierungseinstellungen für das Aktualisierungsverhalten
• Fehlende Metadaten: Stellen Sie sicher, dass die Dokumenteigenschaften zugänglich sind

Fehlerbehebung

1. Verbindungsstatus überprüfen: Stellen Sie sicher, dass die SharePoint-Verbindung aktiv ist
2. Fehlerprotokolle überprüfen: Überprüfen Sie die detaillierten Fehlermeldungen
3. Dateizugriff testen: Stellen Sie sicher, dass Dateien in SharePoint zugänglich sind
4. Support kontaktieren: Wenden Sie sich bei komplexen Integrationsproblemen an den Support

Best Practices

Ordnerorganisation

• Dedizierte Synchronisierungsordner: Erstellen Sie spezifische Ordner für KI-Inhalte
• Klare Benennung: Verwenden Sie beschreibende Ordner- und Dateinamen
• Regelmäßige Bereinigung: Entfernen Sie veraltete Dokumente aus den Synchronisierungsordnern

Dokumentenmanagement

• Versionskontrolle: Verwenden Sie die Versionsverwaltung von SharePoint für Dokumentaktualisierungen
• Metadaten-Tags: Fügen Sie relevante Tags für eine bessere KI-Kategorisierung hinzu
• Zugriffsberechtigungen: Stellen Sie sicher, dass die richtigen SharePoint-Berechtigungen vorhanden sind

Synchronisierungsoptimierung

• Selektive Synchronisierung: Synchronisieren Sie nur relevante Ordner, um Unordnung zu vermeiden
• Geplante Synchronisierungen: Nutzen Sie Zeiten außerhalb der Spitzenlast für große Synchronisierungsoperationen
• Nutzung überwachen: Verfolgen Sie, welche Dokumente am häufigsten von der KI abgerufen werden

Sicherheit und Compliance

Datenschutz

• OAuth-Authentifizierung: Sichere Authentifizierung des Microsoft-Kontos
• Nur-Lese-Zugriff: AI SmartTalk liest nur Dokumente, ändert sie jedoch niemals
• Verschlüsselte Übertragung: Alle Datenübertragungen sind verschlüsselt
• Token-Sicherheit: Zugriffstoken werden sicher gespeichert und verwaltet

Compliance-Funktionen

• Audit-Protokolle: Verfolgen Sie alle Synchronisierungs- und Zugriffsaktivitäten
• Datenaufbewahrung: Konfigurieren Sie Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung
• Zugriffskontrollen: Verwalten Sie, wer die SharePoint-Integration konfigurieren kann

Erweiterte Funktionen

Benutzerdefinierte Verarbeitungsregeln

• Dateifilter: Schließen Sie spezifische Dateitypen oder -muster aus
• Inhaltsfilter: Überspringen Sie Dokumente basierend auf Inhaltskriterien
• Prioritätswarteschlangen: Legen Sie die Verarbeitungspriorität für wichtige Dokumente fest

Integration mit anderen Diensten

• SmartFlow-Trigger: Verwenden Sie Änderungen in SharePoint, um andere Workflows auszulösen
• E-Mail-Benachrichtigungen: Erhalten Sie Benachrichtigungen über Abschluss oder Fehler bei der Synchronisierung
• API-Zugriff: Verwenden Sie programmgesteuerten Zugriff zur Verwaltung der SharePoint-Integration

Unterstützung und Ressourcen

Dokumentation

• AI SmartTalk Dokumentation
• SharePoint Integrationshandbuch
• SmartFlow Dokumentation

Technischer Support

• E-Mail: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentation: docs.aismarttalk.tech
• Gemeinschaft: Community-Forum

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Durch die Befolgung dieses Leitfadens können Sie Ihre SharePoint- und OneDrive-Dokumente erfolgreich mit AI SmartTalk integrieren und eine leistungsstarke Wissensdatenbank erstellen, die die Fähigkeiten Ihres KI-Assistenten mit der Dokumentation Ihrer Organisation verbessert.