SharePoint Integracija

Integrirajte vaš AI SmartTalk chatbot sa Microsoft SharePoint i OneDrive kako biste automatski sinhronizovali dokumente sa vašom bazom znanja. Ova integracija omogućava vašem AI-u da pristupa i obrađuje dokumente iz odabranih foldera, čineći ih dostupnim za inteligentne odgovore.

Pregled

SharePoint integracija vam omogućava da:

• Povežete svoj SharePoint/OneDrive nalog na siguran način
• Pretražujete i odaberete specifične foldere za sinhronizaciju
• Sinhronizujete kompatibilne dokumente (PDF, DOCX, XLSX, itd.) sa vašom bazom znanja
• Planirate automatske ponovne uvoze koristeći SmartFlow radne tokove
• Obrađujete dokumente automatski uz pomoć AI-pokretane vektorizacije

Preduslovi

Pre nego što počnete, osigurajte da imate:

• Aktivni AI SmartTalk nalog
• Administrativni pristup vašem SharePoint/OneDrive nalogu
• Microsoft 365 nalog sa pristupom SharePoint/OneDrive
• Dokumente u podržanim formatima (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, itd.)

Postavljanje korak po korak

Korak 1: Pristup SharePoint Integraciji

1. Prijavite se na vaš AI SmartTalk nalog
2. Idite na Administracija → Moji asistenti → [Ime vašeg asistenta]
3. Kliknite na SharePoint Integracija u meniju integracija
4. Videćete stranicu za povezivanje sa SharePoint-om sa Microsoft SharePoint logotipom

Korak 2: Povežite svoj SharePoint nalog

1. Kliknite na dugme Poveži u glavnom delu
2. Bićete preusmereni na Microsoftovu OAuth stranicu za autentifikaciju
3. Prijavite se sa kredencijalima vašeg Microsoft 365 naloga
4. Dodelite potrebne dozvole AI SmartTalk-u:
   • Pristup za čitanje vaših SharePoint sajtova
   • Pristup za čitanje vaših OneDrive datoteka
   • Pristup strukturi foldera i metapodacima

Korak 3: Pretražujte i odaberite foldere

Kada se povežete, videćete listu dostupnih SharePoint sajtova i OneDrive foldera:

1. Izbor sajta: Izaberite iz dostupnih SharePoint sajtova
2. Pretraživač foldera: Navigirajte kroz strukturu vaših foldera
3. Izbor foldera: Obeležite kutije pored foldera koje želite da sinhronizujete
4. Pregled dokumenata: Pogledajte pregled kompatibilnih datoteka u svakom folderu

Podržani tipovi datoteka: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, i više

Korak 4: Konfigurišite podešavanja sinhronizacije

Za svaki odabrani folder, možete konfigurisati:

• Frekvenciju sinhronizacije: Jednokratno ili planirano
• Filtere datoteka: Uključite/isključite specifične tipove datoteka
• Dubinu podfoldera: Koliko duboko da skenirate za dokumente
• Prioritet obrade: Visok, Normalan ili Nizak prioritet za AI obradu

Korak 5: Početna sinhronizacija

1. Kliknite na Započni sinhronizaciju da započnete inicijalni uvoz dokumenata
2. Pratite napredak sinhronizacije u realnom vremenu
3. Pregledajte obrađene dokumente u vašoj bazi znanja
4. Proverite dostupnost dokumenata putem vašeg AI asistenta

Automatizovana Sinhronizacija

Korišćenje SmartFlow-a za Zakazane Sinhronizacije

Da biste postavili automatske ponovne uvoze SharePoint foldera:

1. Kreirajte SmartFlow: Idite na SmartFlow → Kreirajte Novi Radni Tok
2. Dodajte SharePoint Okidač: Izaberite "SharePoint" kao izvor okidača
3. Konfigurišite Akciju Sinhronizacije: Dodajte akciju "SharePoint Sinhronizacija"
4. Postavite Raspored: Izaberite svoju preferiranu frekvenciju:
   • Dnevno u određeno vreme
   • Nedeljno na odabranim danima
   • Mesečno na određene datume
   • Prilagođeni intervali

Primer Konfiguracije SmartFlow-a

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Obrada Dokumenata

Automatska Obrada

Kada se dokumenti sinhronizuju, prolaze kroz automatsku obradu:

1. Validacija Fajlova: Proverite integritet fajla i kompatibilnost formata
2. Ekstrakcija Sadržaja: Ekstrahujte tekst i metapodatke iz dokumenata
3. AI Vektorizacija: Pretvorite sadržaj u pretražive vektore
4. Integracija u Bazu Znanja: Dodajte u bazu znanja vašeg AI-a
5. Indeksiranje: Učinite sadržaj dostupnim za AI odgovore

Podržani Tipovi Dokumenata

Tip Fajla	Obrada	Napomene
PDF	✅ Ekstrakcija celog teksta	Uključuje OCR za skenirane dokumente
DOCX	✅ Ekstrakcija celog teksta i formatiranje	Održava strukturu dokumenta
XLSX	✅ Ekstrakcija podataka	Pretvara tabele u strukturirane podatke
PPTX	✅ Ekstrakcija sadržaja slajdova	Uključuje beleške predavača
TXT	✅ Direktna obrada teksta	Podržava UTF-8 kodiranje
RTF	✅ Ekstrakcija formatiranog teksta	Održava osnovno formatiranje
CSV	✅ Obrada tabelarnih podataka	Automatski detektuje delimitere

Upravljanje i Praćenje

Kontrolna Tabla Stanja Sinhronizacije

Pratite svoju SharePoint integraciju putem kontrolne table:

• Status Povezivanja: Zdravlje veze u realnom vremenu
• Istorija Sinhronizacije: Pratite sve operacije sinhronizacije
• Broj Dokumenata: Ukupno dokumenata u bazi znanja
• Red za Obradu: Dokumenti koji čekaju obradu od strane AI-a
• Dnevnici Grešaka: Neuspele sinhronizacije i problemi sa obradom

Upravljanje Folderima

• Dodajte Nove Foldere: Izaberite dodatne foldere za sinhronizaciju
• Uklonite Foldere: Prestanite sa sinhronizacijom specifičnih foldera
• Ažurirajte Dozvole: Osvežite SharePoint pristupne tokene
• Statistika Sinhronizacije: Poglejte frekvenciju sinhronizacije i brojeve dokumenata

Rešavanje problema

Česti problemi

Problemi sa povezivanjem

• Neuspešna autentifikacija: Ponovo se autentifikujte sa Microsoft-om
• Odbijena dozvola: Proverite dozvole na SharePoint sajtu
• Token istekao: Osvežite vašu OAuth vezu

Problemi sa sinhronizacijom

• Fajlovi se ne sinhronizuju: Proverite kompatibilnost formata fajlova
• Timeout za velike fajlove: Proverite ograničenja veličine fajlova (maks 50MB po fajlu)
• Kašnjenja u obradi: Pratite AI red za obradu

Problemi sa bazom znanja

• Dokumenti nisu pretraživi: Proverite status obrade AI-a
• Duplirani sadržaj: Pregledajte podešavanja sinhronizacije za ponašanje ažuriranja
• Nedostajući metapodaci: Proverite da li su svojstva dokumenata dostupna

Rešavanje grešaka

1. Proverite status veze: Proverite da li je SharePoint veza aktivna
2. Pregledajte logove grešaka: Proverite detaljne poruke grešaka
3. Testirajte pristup fajlovima: Osigurajte da su fajlovi dostupni na SharePoint-u
4. Kontaktirajte podršku: Obratite se za složene probleme sa integracijom

Najbolje prakse

Organizacija foldera

• Posvećeni sinhronizovani folderi: Kreirajte specifične foldere za AI sadržaj
• Jasno imenovanje: Koristite opisna imena foldera i fajlova
• Redovno čišćenje: Uklonite zastarele dokumente iz sinhronizovanih foldera

Upravljanje dokumentima

• Kontrola verzija: Koristite SharePoint verzionisanje za ažuriranje dokumenata
• Metapodaci oznake: Dodajte relevantne oznake za bolju AI kategorizaciju
• Dozvole za pristup: Osigurajte odgovarajuće SharePoint dozvole

Optimizacija sinhronizacije

• Selektivna sinhronizacija: Sinhronizujte samo relevantne foldere kako biste izbegli nered
• Zakazane sinhronizacije: Koristite vanpeak sate za velike sinhronizacione operacije
• Pratite korišćenje: Pratite koji su dokumenti najviše korišćeni od strane AI-a

Bezbednost i usklađenost

Zaštita podataka

• OAuth autentifikacija: Osigurana autentifikacija Microsoft naloga
• Pristup samo za čitanje: AI SmartTalk samo čita dokumente, nikada ne menja
• Enkriptovana transmisija: Sva prenosa podataka su enkriptovana
• Bezbednost tokena: Pristupni tokeni se sigurno čuvaju i upravljaju njima

Karakteristike usklađenosti

• Audit logovi: Pratite sve aktivnosti sinhronizacije i pristupa
• Zadržavanje podataka: Konfigurišite politike zadržavanja dokumenata
• Kontrole pristupa: Upravite ko može da konfiguriše SharePoint integraciju

Napredne karakteristike

Prilagođena pravila obrade

• Filteri fajlova: Isključite specifične tipove fajlova ili obrasce
• Filteri sadržaja: Preskočite dokumente na osnovu kriterijuma sadržaja
• Prioritetni redovi: Postavite prioritet obrade za važne dokumente

Integracija sa drugim servisima

• SmartFlow okidači: Koristite promene na SharePoint-u da pokrenete druge radne tokove
• Email obaveštenja: Dobijajte obaveštenja o završetku sinhronizacije ili greškama
• API pristup: Programatski upravljajte SharePoint integracijom

Podrška i Resursi

Dokumentacija

• AI SmartTalk Dokumentacija
• Vodič za Integraciju sa SharePoint-om
• SmartFlow Dokumentacija

Tehnička Podrška

• Email: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentacija: docs.aismarttalk.tech
• Zajednica: Forum Zajednice

---

Prateći ovaj vodič, možete uspešno integrisati vaše SharePoint i OneDrive dokumente sa AI SmartTalk-om, stvarajući moćnu bazu znanja koja poboljšava mogućnosti vašeg AI asistenta sa dokumentacijom vaše organizacije.