Integración de SharePoint

Integra tu chatbot AI SmartTalk con Microsoft SharePoint y OneDrive para sincronizar automáticamente documentos en tu base de conocimientos. Esta integración permite que tu IA acceda y procese documentos de las carpetas seleccionadas, haciéndolos disponibles para respuestas inteligentes.

Descripción general

La integración de SharePoint te permite:

• Conectar tu cuenta de SharePoint/OneDrive de forma segura
• Navegar y seleccionar carpetas específicas para la sincronización
• Sincronizar documentos compatibles (PDF, DOCX, XLSX, etc.) a tu base de conocimientos
• Programar reimportaciones automáticas utilizando flujos de trabajo de SmartFlow
• Procesar documentos automáticamente con vectorización impulsada por IA

Requisitos previos

Antes de comenzar, asegúrate de tener:

• Una cuenta activa de AI SmartTalk
• Acceso administrativo a tu cuenta de SharePoint/OneDrive
• Cuenta de Microsoft 365 con acceso a SharePoint/OneDrive
• Documentos en formatos compatibles (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Configuración paso a paso

Paso 1: Acceder a la Integración de SharePoint

1. Inicia sesión en tu cuenta de AI SmartTalk
2. Navega a Administración → Mis Asistentes → [Nombre de Tu Asistente]
3. Haz clic en Integración de SharePoint en el menú de integraciones
4. Verás la página de conexión de SharePoint con el logo de Microsoft SharePoint

Paso 2: Conectar Tu Cuenta de SharePoint

1. Haz clic en el botón Conectar en la sección principal
2. Serás redirigido a la página de autenticación OAuth de Microsoft
3. Inicia sesión con las credenciales de tu cuenta de Microsoft 365
4. Concede los permisos necesarios a AI SmartTalk:
   • Acceso de lectura a tus sitios de SharePoint
   • Acceso de lectura a tus archivos de OneDrive
   • Acceso a la estructura de carpetas y metadatos

Paso 3: Navegar y Seleccionar Carpetas

Una vez conectado, verás una lista de sitios de SharePoint y carpetas de OneDrive disponibles:

1. Selección de Sitio: Elige entre tus sitios de SharePoint disponibles
2. Explorador de Carpetas: Navega a través de tu estructura de carpetas
3. Selección de Carpetas: Marca las casillas junto a las carpetas que deseas sincronizar
4. Vista Previa de Documentos: Ve una vista previa de los archivos compatibles en cada carpeta

Tipos de Archivos Soportados: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, y más

Paso 4: Configurar Ajustes de Sincronización

Para cada carpeta seleccionada, puedes configurar:

• Frecuencia de Sincronización: Una vez o programada
• Filtros de Archivos: Incluir/excluir tipos de archivos específicos
• Profundidad de Subcarpetas: Qué tan profundo escanear para documentos
• Prioridad de Procesamiento: Alta, Normal o Baja prioridad para el procesamiento de IA

Paso 5: Sincronización Inicial

1. Haz clic en Iniciar Sincronización para comenzar la importación inicial de documentos
2. Monitorea el progreso de la sincronización en tiempo real
3. Ve los documentos procesados en tu base de conocimientos
4. Verifica la accesibilidad de los documentos a través de tu asistente de IA

Sincronización Automática

Uso de SmartFlow para Sincronizaciones Programadas

Para configurar re-importaciones automáticas de carpetas de SharePoint:

1. Crear un SmartFlow: Navega a SmartFlow → Crear Nuevo Flujo de Trabajo
2. Agregar Disparador de SharePoint: Selecciona "SharePoint" como la fuente del disparador
3. Configurar Acción de Sincronización: Agrega la acción "Sincronización de SharePoint"
4. Establecer Horario: Elige tu frecuencia preferida:
   • Diaria a horas específicas
   • Semanal en días seleccionados
   • Mensual en fechas específicas
   • Intervalos personalizados

Ejemplo de Configuración de SmartFlow

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Procesamiento de Documentos

Pipeline de Procesamiento Automático

Cuando los documentos son sincronizados, pasan por un pipeline de procesamiento automatizado:

1. Validación de Archivos: Verificar la integridad del archivo y la compatibilidad de formato
2. Extracción de Contenido: Extraer texto y metadatos de los documentos
3. Vectorización AI: Convertir el contenido en vectores buscables
4. Integración de Base de Conocimientos: Agregar a la base de conocimientos de tu AI
5. Indexación: Hacer el contenido disponible para las respuestas de la AI

Tipos de Documentos Soportados

Tipo de Archivo	Procesamiento	Notas
PDF	✅ Extracción de texto completo	Incluye OCR para documentos escaneados
DOCX	✅ Extracción de texto completo y formato	Preserva la estructura del documento
XLSX	✅ Extracción de datos	Convierte tablas a datos estructurados
PPTX	✅ Extracción de contenido de diapositivas	Incluye notas del presentador
TXT	✅ Procesamiento de texto directo	Soporte para codificación UTF-8
RTF	✅ Extracción de texto formateado	Preserva el formato básico
CSV	✅ Procesamiento de datos tabulares	Detecta automáticamente delimitadores

Gestión y Monitoreo

Panel de Estado de Sincronización

Monitorea tu integración de SharePoint a través del panel:

• Estado de Conexión: Salud de la conexión en tiempo real
• Historial de Sincronización: Rastrear todas las operaciones de sincronización
• Conteo de Documentos: Total de documentos en la base de conocimientos
• Cola de Procesamiento: Documentos en espera de procesamiento por la AI
• Registros de Errores: Sincronizaciones fallidas y problemas de procesamiento

Gestión de Carpetas

• Agregar Nuevas Carpetas: Seleccionar carpetas adicionales para sincronización
• Eliminar Carpetas: Dejar de sincronizar carpetas específicas
• Actualizar Permisos: Actualizar tokens de acceso de SharePoint
• Estadísticas de Sincronización: Ver frecuencia de sincronización y conteos de documentos

Solución de Problemas

Problemas Comunes

Problemas de Conexión

• Autenticación Fallida: Reautentíquese con Microsoft
• Permiso Denegado: Verifique los permisos del sitio de SharePoint
• Token Expirado: Actualice su conexión OAuth

Problemas de Sincronización

• Archivos No Sincronizados: Verifique la compatibilidad del formato de archivo
• Timeouts de Archivos Grandes: Verifique los límites de tamaño de archivo (máx. 50MB por archivo)
• Retrasos en el Procesamiento: Monitoree la cola de procesamiento de IA

Problemas de Base de Conocimiento

• Documentos No Buscables: Verifique el estado del procesamiento de IA
• Contenido Duplicado: Revise la configuración de sincronización para el comportamiento de actualización
• Metadatos Faltantes: Verifique que las propiedades del documento sean accesibles

Resolución de Errores

1. Verificar Estado de Conexión: Verifique que la conexión a SharePoint esté activa
2. Revisar Registros de Errores: Consulte los mensajes de error detallados
3. Probar Acceso a Archivos: Asegúrese de que los archivos sean accesibles en SharePoint
4. Contactar Soporte: Comuníquese para problemas de integración complejos

Mejores Prácticas

Organización de Carpetas

• Carpetas de Sincronización Dedicadas: Cree carpetas específicas para contenido de IA
• Nombres Claros: Utilice nombres descriptivos para carpetas y archivos
• Limpieza Regular: Elimine documentos obsoletos de las carpetas de sincronización

Gestión de Documentos

• Control de Versiones: Utilice la versionado de SharePoint para actualizaciones de documentos
• Etiquetas de Metadatos: Agregue etiquetas relevantes para una mejor categorización de IA
• Permisos de Acceso: Asegúrese de que los permisos de SharePoint sean adecuados

Optimización de Sincronización

• Sincronización Selectiva: Sincronice solo carpetas relevantes para evitar desorden
• Sincronizaciones Programadas: Utilice horas fuera de pico para operaciones de sincronización grandes
• Monitorear Uso: Haga un seguimiento de qué documentos son los más accedidos por IA

Seguridad y Cumplimiento

Protección de Datos

• Autenticación OAuth: Asegure la autenticación de la cuenta de Microsoft
• Acceso Solo de Lectura: AI SmartTalk solo lee documentos, nunca modifica
• Transmisión Encriptada: Todas las transferencias de datos están encriptadas
• Seguridad de Tokens: Los tokens de acceso se almacenan y gestionan de manera segura

Características de Cumplimiento

• Registros de Auditoría: Realice un seguimiento de todas las actividades de sincronización y acceso
• Retención de Datos: Configure políticas de retención de documentos
• Controles de Acceso: Gestione quién puede configurar la integración de SharePoint

Características Avanzadas

Reglas de Procesamiento Personalizadas

• Filtros de Archivos: Excluya tipos o patrones de archivo específicos
• Filtros de Contenido: Omitir documentos según criterios de contenido
• Colas de Prioridad: Establezca prioridad de procesamiento para documentos importantes

Integración con Otros Servicios

• Disparadores de SmartFlow: Utilice cambios en SharePoint para activar otros flujos de trabajo
• Notificaciones por Correo Electrónico: Reciba alertas para finalizaciones de sincronización o errores
• Acceso a API: Gestione programáticamente la integración de SharePoint

Soporte y Recursos

Documentación

• Documentación de AI SmartTalk
• Guía de Integración de SharePoint
• Documentación de SmartFlow

Soporte Técnico

• Correo Electrónico: contact@aismarttalk.tech
• Documentación: docs.aismarttalk.tech
• Comunidad: Foro de la Comunidad

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Al seguir esta guía, podrás integrar con éxito tus documentos de SharePoint y OneDrive con AI SmartTalk, creando una poderosa base de conocimientos que mejora las capacidades de tu asistente de IA con la documentación de tu organización.