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Integración de SharePoint

Integra tu chatbot AI SmartTalk con Microsoft SharePoint y OneDrive para sincronizar automáticamente documentos con tu base de conocimientos. Esta integración permite que tu IA acceda y procese documentos de las carpetas seleccionadas, haciéndolos disponibles para respuestas inteligentes.

Integración de SharePoint

Descripción general​

La integración de SharePoint te permite:

  • Conectar tu cuenta de SharePoint/OneDrive de forma segura
  • Navegar y seleccionar carpetas específicas para la sincronización
  • Sincronizar documentos compatibles (PDF, DOCX, XLSX, etc.) con tu base de conocimientos
  • Programar reimportaciones automáticas utilizando flujos de trabajo de SmartFlow
  • Procesar documentos automáticamente con vectorización impulsada por IA

Prerequisitos​

Antes de comenzar, asegúrate de tener:

  • Una cuenta activa de AI SmartTalk
  • Acceso administrativo a tu cuenta de SharePoint/OneDrive
  • Cuenta de Microsoft 365 con acceso a SharePoint/OneDrive
  • Documentos en formatos compatibles (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, etc.)

Configuración Paso a Paso​

Paso 1: Acceder a la Integración de SharePoint​

  1. Inicia sesión en tu cuenta de AI SmartTalk
  2. Navega a Administración → Mis Asistentes → [Nombre de Tu Asistente]
  3. Haz clic en Integración de SharePoint en el menú de integraciones
  4. Verás la página de conexión de SharePoint con el logo de Microsoft SharePoint

Paso 2: Conectar Tu Cuenta de SharePoint​

  1. Haz clic en el botón Conectar en la sección principal
  2. Serás redirigido a la página de autenticación OAuth de Microsoft
  3. Inicia sesión con las credenciales de tu cuenta de Microsoft 365
  4. Concede los permisos necesarios a AI SmartTalk:
    • Acceso de lectura a tus sitios de SharePoint
    • Acceso de lectura a tus archivos de OneDrive
    • Acceso a la estructura de carpetas y metadatos

Paso 3: Navegar y Seleccionar Carpetas​

Una vez conectado, verás una lista de sitios de SharePoint disponibles y carpetas de OneDrive:

  1. Selección de Sitio: Elige entre tus sitios de SharePoint disponibles
  2. Explorador de Carpetas: Navega a través de tu estructura de carpetas
  3. Selección de Carpetas: Marca las casillas junto a las carpetas que deseas sincronizar
  4. Vista Previa de Documentos: Ve una vista previa de los archivos compatibles en cada carpeta

Tipos de Archivos Soportados: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV, y más

Paso 4: Configurar Ajustes de Sincronización​

Para cada carpeta seleccionada, puedes configurar:

  • Frecuencia de Sincronización: Una sola vez o programada
  • Filtros de Archivos: Incluir/excluir tipos de archivos específicos
  • Profundidad de Subcarpetas: Qué tan profundo escanear para documentos
  • Prioridad de Procesamiento: Alta, Normal, o Baja prioridad para el procesamiento de IA

Paso 5: Sincronización Inicial​

  1. Haz clic en Iniciar Sincronización para comenzar la importación inicial del documento
  2. Monitorea el progreso de la sincronización en tiempo real
  3. Visualiza los documentos procesados en tu base de conocimientos
  4. Verifica la accesibilidad del documento a través de tu asistente de IA

Sincronización Automática​

Usando SmartFlow para Sincronizaciones Programadas​

Para configurar reimportaciones automáticas de carpetas de SharePoint:

  1. Crear un SmartFlow: Navega a SmartFlow → Crear Nuevo Flujo de Trabajo
  2. Agregar Disparador de SharePoint: Selecciona "SharePoint" como la fuente del disparador
  3. Configurar Acción de Sincronización: Agrega la acción "Sincronización de SharePoint"
  4. Establecer Horario: Elige tu frecuencia preferida:
    • Diaria a horas específicas
    • Semanal en días seleccionados
    • Mensual en fechas específicas
    • Intervalos personalizados

Ejemplo de Configuración de SmartFlow​

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Procesamiento de Documentos​

Pipeline de Procesamiento Automático​

Cuando los documentos se sincronizan, pasan por un pipeline de procesamiento automatizado:

  1. Validación de Archivos: Verificar la integridad del archivo y la compatibilidad de formato
  2. Extracción de Contenido: Extraer texto y metadatos de los documentos
  3. Vectorización de IA: Convertir el contenido en vectores buscables
  4. Integración a la Base de Conocimientos: Añadir a la base de conocimientos de tu IA
  5. Indexación: Hacer el contenido disponible para las respuestas de la IA

Tipos de Documentos Soportados​

Tipo de ArchivoProcesamientoNotas
PDF✅ Extracción de texto completoIncluye OCR para documentos escaneados
DOCX✅ Texto completo y formatoPreserva la estructura del documento
XLSX✅ Extracción de datosConvierte tablas a datos estructurados
PPTX✅ Extracción de contenido de diapositivasIncluye notas del presentador
TXT✅ Procesamiento de texto directoSoporte para codificación UTF-8
RTF✅ Extracción de texto formateadoPreserva el formato básico
CSV✅ Procesamiento de datos tabularesDetecta automáticamente los delimitadores

Gestión y Monitoreo​

Tablero de Estado de Sincronización​

Monitorea tu integración de SharePoint a través del tablero:

  • Estado de Conexión: Salud de conexión en tiempo real
  • Historial de Sincronización: Rastrear todas las operaciones de sincronización
  • Conteo de Documentos: Total de documentos en la base de conocimientos
  • Cola de Procesamiento: Documentos en espera de procesamiento por IA
  • Registros de Errores: Sincronizaciones fallidas y problemas de procesamiento

Gestión de Carpetas​

  • Agregar Nuevas Carpetas: Seleccionar carpetas adicionales para sincronizar
  • Eliminar Carpetas: Dejar de sincronizar carpetas específicas
  • Actualizar Permisos: Refrescar tokens de acceso de SharePoint
  • Estadísticas de Sincronización: Ver frecuencia de sincronización y conteos de documentos

Solución de Problemas​

Problemas Comunes​

Problemas de Conexión​

  • Autenticación Fallida: Reautentíquese con Microsoft
  • Permiso Denegado: Verifique los permisos del sitio de SharePoint
  • Token Expirado: Actualice su conexión OAuth

Problemas de Sincronización​

  • Archivos No Sincronizados: Verifique la compatibilidad del formato de archivo
  • Time-outs de Archivos Grandes: Verifique los límites de tamaño de archivo (máx. 50MB por archivo)
  • Retrasos en el Procesamiento: Monitoree la cola de procesamiento de IA

Problemas de Base de Conocimientos​

  • Documentos No Buscables: Verifique el estado del procesamiento de IA
  • Contenido Duplicado: Revise la configuración de sincronización para el comportamiento de actualización
  • Metadatos Faltantes: Verifique que las propiedades del documento sean accesibles

Resolución de Errores​

  1. Verifique el Estado de la Conexión: Asegúrese de que la conexión a SharePoint esté activa
  2. Revise los Registros de Errores: Consulte los mensajes de error detallados
  3. Pruebe el Acceso a Archivos: Asegúrese de que los archivos sean accesibles en SharePoint
  4. Contacte Soporte: Comuníquese para problemas de integración complejos

Mejores Prácticas​

Organización de Carpetas​

  • Carpetas de Sincronización Dedicadas: Crea carpetas específicas para contenido de IA
  • Nombres Claros: Usa nombres descriptivos para carpetas y archivos
  • Limpieza Regular: Elimina documentos obsoletos de las carpetas de sincronización

Gestión de Documentos​

  • Control de Versiones: Utiliza la versionado de SharePoint para actualizaciones de documentos
  • Etiquetas de Metadatos: Agrega etiquetas relevantes para una mejor categorización de IA
  • Permisos de Acceso: Asegura los permisos adecuados en SharePoint

Optimización de Sincronización​

  • Sincronización Selectiva: Sincroniza solo carpetas relevantes para evitar desorden
  • Sincronizaciones Programadas: Usa horas de baja actividad para operaciones de sincronización grandes
  • Monitorear Uso: Rastrea qué documentos son los más accedidos por IA

Seguridad y Cumplimiento​

Protección de Datos​

  • Autenticación OAuth: Autenticación segura de cuentas de Microsoft
  • Acceso Solo de Lectura: AI SmartTalk solo lee documentos, nunca modifica
  • Transmisión Encriptada: Todas las transferencias de datos están encriptadas
  • Seguridad de Tokens: Los tokens de acceso se almacenan y gestionan de forma segura

Funciones de Cumplimiento​

  • Registros de Auditoría: Rastrear todas las actividades de sincronización y acceso
  • Retención de Datos: Configurar políticas de retención de documentos
  • Controles de Acceso: Gestionar quién puede configurar la integración de SharePoint

Características Avanzadas​

Reglas de Procesamiento Personalizadas​

  • Filtros de Archivos: Excluir tipos de archivos o patrones específicos
  • Filtros de Contenido: Omitir documentos basados en criterios de contenido
  • Colas de Prioridad: Establecer prioridad de procesamiento para documentos importantes

Integración con Otros Servicios​

  • Disparadores de SmartFlow: Utilizar cambios en SharePoint para activar otros flujos de trabajo
  • Notificaciones por Correo Electrónico: Recibir alertas por finalizaciones de sincronización o errores
  • Acceso a la API: Gestionar programáticamente la integración con SharePoint

Soporte y Recursos​

Documentación​

Soporte Técnico​

Al seguir esta guía, podrás integrar con éxito tus documentos de SharePoint y OneDrive con AI SmartTalk, creando una base de conocimientos poderosa que mejora las capacidades de tu asistente de IA con la documentación de tu organización.