SharePoint Entegrasyonu

AI SmartTalk chatbot'unuzu Microsoft SharePoint ve OneDrive ile entegre ederek belgelerinizi bilgi tabanınıza otomatik olarak senkronize edin. Bu entegrasyon, AI'nızın seçtiğiniz klasörlerden belgeleri erişmesine ve işlemesine olanak tanır, böylece akıllı yanıtlar için kullanılabilir hale gelir.

Genel Bakış

SharePoint entegrasyonu, size şunları sağlar:

• Bağlanın SharePoint/OneDrive hesabınıza güvenli bir şekilde
• Göz atın ve senkronizasyon için belirli klasörleri seçin
• Senkronize edin uyumlu belgeleri (PDF, DOCX, XLSX, vb.) bilgi tabanınıza
• Planlayın otomatik yeniden içe aktarmalar için SmartFlow iş akışlarını kullanarak
• İşleyin belgeleri otomatik olarak AI destekli vektörizasyon ile

Gereksinimler

Başlamadan önce, aşağıdakilere sahip olduğunuzdan emin olun:

• Aktif bir AI SmartTalk hesabı
• SharePoint/OneDrive hesabınıza yönetici erişimi
• SharePoint/OneDrive erişimi olan bir Microsoft 365 hesabı
• Desteklenen formatlarda belgeler (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, vb.)

Adım Adım Kurulum

Adım 1: SharePoint Entegrasyonuna Erişim

1. AI SmartTalk hesabınıza giriş yapın
2. Yönetim → Asistanlarım → [Asistan Adınız] yolunu izleyin
3. Entegrasyonlar menüsünde SharePoint Entegrasyonu üzerine tıklayın
4. Microsoft SharePoint logosu ile SharePoint bağlantı sayfasını göreceksiniz

Adım 2: SharePoint Hesabınızı Bağlayın

1. Ana bölümdeki Bağlan butonuna tıklayın
2. Microsoft'un OAuth kimlik doğrulama sayfasına yönlendirileceksiniz
3. Microsoft 365 hesabı kimlik bilgileri ile oturum açın
4. AI SmartTalk'a gerekli izinleri verin:
   • SharePoint sitelerinize okuma erişimi
   • OneDrive dosyalarınıza okuma erişimi
   • Klasör yapısına ve meta verilere erişim

Adım 3: Klasörleri Göz Atın ve Seçin

Bağlandıktan sonra, mevcut SharePoint siteleri ve OneDrive klasörlerinin bir listesini göreceksiniz:

1. Site Seçimi: Mevcut SharePoint sitelerinizden birini seçin
2. Klasör Gözatıcı: Klasör yapınızda gezinin
3. Klasör Seçimi: Senkronize etmek istediğiniz klasörlerin yanındaki kutuları işaretleyin
4. Belge Önizlemesi: Her klasördeki uyumlu dosyaların önizlemesini görün

Desteklenen Dosya Türleri: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV ve daha fazlası

Adım 4: Senkronizasyon Ayarlarını Yapılandırın

Seçilen her klasör için aşağıdakileri yapılandırabilirsiniz:

• Senkronizasyon Sıklığı: Tek seferlik veya planlı
• Dosya Filtreleri: Belirli dosya türlerini dahil etme/dışlama
• Alt Klasör Derinliği: Belgeleri taramak için ne kadar derinlikte
• İşleme Önceliği: AI işlemesi için Yüksek, Normal veya Düşük öncelik

Adım 5: İlk Senkronizasyon

1. İlk belge içe aktarmaya başlamak için Senkronize Etmeye Başla butonuna tıklayın
2. Senkronizasyon ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izleyin
3. İşlenmiş belgeleri bilgi tabanınızda görüntüleyin
4. Belgelerin erişilebilirliğini AI asistanınız aracılığıyla doğrulayın

Otomatik Senkronizasyon

Planlı Senkronizasyon için SmartFlow Kullanımı

SharePoint klasörlerinin otomatik yeniden içe aktarımını ayarlamak için:

1. Bir SmartFlow Oluşturun: SmartFlow → Yeni İş Akışı Oluştur yolunu izleyin
2. SharePoint Tetikleyici Ekleyin: Tetikleyici kaynağı olarak "SharePoint"i seçin
3. Senkronizasyon Eylemini Yapılandırın: "SharePoint Senkronizasyonu" eylemini ekleyin
4. Programı Ayarlayın: Tercih ettiğiniz sıklığı seçin:
   • Belirli saatlerde günlük
   • Seçilen günlerde haftalık
   • Belirli tarihlerde aylık
   • Özel aralıklar

SmartFlow Konfigürasyon Örneği

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Belge İşleme

Otomatik İşleme Hattı

Belgeler senkronize edildiğinde, otomatik bir işleme hattından geçer:

1. Dosya Doğrulama: Dosya bütünlüğünü ve format uyumluluğunu kontrol edin
2. İçerik Çıkarma: Belgelerden metin ve meta verileri çıkarın
3. AI Vektörleştirme: İçeriği aranabilir vektörlere dönüştürün
4. Bilgi Tabanı Entegrasyonu: AI'nın bilgi tabanına ekleyin
5. İndeksleme: İçeriği AI yanıtları için kullanılabilir hale getirin

Desteklenen Belge Türleri

Dosya Türü	İşleme	Notlar
PDF	✅ Tam metin çıkarımı	Tarayıcı belgeler için OCR içerir
DOCX	✅ Tam metin ve biçimlendirme	Belge yapısını korur
XLSX	✅ Veri çıkarımı	Tabloları yapılandırılmış verilere dönüştürür
PPTX	✅ Slayt içerik çıkarımı	Konuşmacı notlarını içerir
TXT	✅ Doğrudan metin işleme	UTF-8 kodlaması desteklenir
RTF	✅ Biçimlendirilmiş metin çıkarımı	Temel biçimlendirmeyi korur
CSV	✅ Tablo verisi işleme	Ayırıcıları otomatik olarak algılar

Yönetim ve İzleme

Senkronizasyon Durumu Gösterge Tablosu

SharePoint entegrasyonunuzu gösterge tablosu üzerinden izleyin:

• Bağlantı Durumu: Gerçek zamanlı bağlantı sağlığı
• Senkronizasyon Geçmişi: Tüm senkronizasyon işlemlerini takip edin
• Belge Sayısı: Bilgi tabanındaki toplam belgeler
• İşleme Kuyruğu: AI işleme bekleyen belgeler
• Hata Kayıtları: Başarısız senkronizasyonlar ve işleme sorunları

Klasör Yönetimi

• Yeni Klasörler Ekleyin: Senkronizasyon için ek klasörler seçin
• Klasörleri Kaldırın: Belirli klasörlerin senkronizasyonunu durdurun
• İzinleri Güncelleyin: SharePoint erişim tokenlerini yenileyin
• Senkronizasyon İstatistikleri: Senkronizasyon sıklığını ve belge sayılarını görüntüleyin

Sorun Giderme

Yaygın Sorunlar

Bağlantı Problemleri

• Kimlik Doğrulama Başarısız: Microsoft ile yeniden kimlik doğrulaması yapın
• İzin Reddedildi: SharePoint site izinlerini kontrol edin
• Token Süresi Dolmuş: OAuth bağlantınızı yenileyin

Senkronizasyon Sorunları

• Dosyalar Senkronize Olmuyor: Dosya formatı uyumluluğunu doğrulayın
• Büyük Dosya Zaman Aşımı: Dosya boyutu sınırlarını kontrol edin (maks 50MB dosya başına)
• İşlem Gecikmeleri: AI işlem kuyruğunu izleyin

Bilgi Tabanı Sorunları

• Belgeler Aranamaz: AI işlem durumunu kontrol edin
• Yinelenen İçerik: Güncelleme davranışı için senkronizasyon ayarlarını gözden geçirin
• Eksik Meta Veriler: Belge özelliklerinin erişilebilir olduğunu doğrulayın

Hata Çözümü

1. Bağlantı Durumunu Kontrol Edin: SharePoint bağlantısının aktif olduğunu doğrulayın
2. Hata Kayıtlarını Gözden Geçirin: Ayrıntılı hata mesajlarını kontrol edin
3. Dosya Erişimini Test Edin: Dosyaların SharePoint'te erişilebilir olduğundan emin olun
4. Destekle İletişime Geçin: Karmaşık entegrasyon sorunları için iletişime geçin

En İyi Uygulamalar

Klasör Organizasyonu

• Özel Senkronizasyon Klasörleri: AI içeriği için belirli klasörler oluşturun
• Açık İsimlendirme: Açıklayıcı klasör ve dosya adları kullanın
• Düzenli Temizlik: Senkronizasyon klasörlerinden güncel olmayan belgeleri kaldırın

Belge Yönetimi

• Sürüm Kontrolü: Belge güncellemeleri için SharePoint sürümlemeyi kullanın
• Meta Veri Etiketleri: Daha iyi AI kategorilendirmesi için ilgili etiketler ekleyin
• Erişim İzinleri: Uygun SharePoint izinlerini sağladığınızdan emin olun

Senkronizasyon Optimizasyonu

• Seçici Senkronizasyon: Dağınıklığı önlemek için yalnızca ilgili klasörleri senkronize edin
• Zamanlanmış Senkronizasyonlar: Büyük senkronizasyon işlemleri için yoğun olmayan saatleri kullanın
• Kullanımı İzleyin: AI tarafından en çok erişilen belgeleri takip edin

Güvenlik ve Uyum

Veri Koruma

• OAuth Kimlik Doğrulama: Microsoft hesap kimlik doğrulamasını güvence altına alın
• Sadece Okuma Erişimi: AI SmartTalk yalnızca belgeleri okur, asla değiştirmez
• Şifreli İletim: Tüm veri transferi şifrelenmiştir
• Token Güvenliği: Erişim token'ları güvenli bir şekilde saklanır ve yönetilir

Uyum Özellikleri

• Denetim Kayıtları: Tüm senkronizasyon ve erişim etkinliklerini takip edin
• Veri Saklama: Belge saklama politikalarını yapılandırın
• Erişim Kontrolleri: SharePoint entegrasyonunu kimlerin yapılandırabileceğini yönetin

Gelişmiş Özellikler

Özel İşlem Kuralları

• Dosya Filtreleri: Belirli dosya türlerini veya desenlerini hariç tutun
• İçerik Filtreleri: İçerik kriterlerine göre belgeleri atlayın
• Öncelik Kuyrukları: Önemli belgeler için işlem önceliği ayarlayın

Diğer Hizmetlerle Entegrasyon

• SmartFlow Tetikleyicileri: SharePoint değişikliklerini diğer iş akışlarını tetiklemek için kullanın
• E-posta Bildirimleri: Senkronizasyon tamamlandığında veya hata oluştuğunda bildirim alın
• API Erişimi: Programatik olarak SharePoint entegrasyonunu yönetin

Destek ve Kaynaklar

Dokümantasyon

• AI SmartTalk Dokümantasyonu
• SharePoint Entegrasyon Rehberi
• SmartFlow Dokümantasyonu

Teknik Destek

• E-posta: contact@aismarttalk.tech
• Dokümantasyon: docs.aismarttalk.tech
• Topluluk: Topluluk Forumu

---

Bu kılavuzu takip ederek, SharePoint ve OneDrive belgelerinizi AI SmartTalk ile başarıyla entegre edebilir, AI asistanınızın yeteneklerini organizasyonunuzun dokümantasyonu ile güçlendiren etkili bir bilgi tabanı oluşturabilirsiniz.