SharePoint Integracija

Integruokite savo AI SmartTalk pokalbių robotą su Microsoft SharePoint ir OneDrive, kad automatiškai sinchronizuotumėte dokumentus su savo žinių baze. Ši integracija leidžia jūsų AI pasiekti ir apdoroti dokumentus iš pasirinktuose aplankuose, todėl jie bus prieinami intelektualiems atsakymams.

Apžvalga

SharePoint integracija leidžia jums:

• Prijungti savo SharePoint/OneDrive paskyrą saugiai
• Naršyti ir pasirinkti konkrečius aplankus sinchronizavimui
• Sinchronizuoti suderinamus dokumentus (PDF, DOCX, XLSX ir kt.) su savo žinių baze
• Naplanoti automatinį pakartotinį importavimą naudojant SmartFlow darbo eigas
• Apdoroti dokumentus automatiškai su AI pagrįsta vektorizacija

Reikalavimai

Prieš pradėdami, įsitikinkite, kad turite:

• Aktyvią AI SmartTalk paskyrą
• Administratoriaus prieigą prie savo SharePoint/OneDrive paskyros
• Microsoft 365 paskyrą su SharePoint/OneDrive prieiga
• Dokumentus palaikomais formatais (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT ir kt.)

Žingsnis po Žingsnio Nustatymas

1 Žingsnis: Pasiekite SharePoint Integraciją

1. Prisijunkite prie savo AI SmartTalk paskyros
2. Eikite į Administracija → Mano Asistentai → [Jūsų Asistento Vardas]
3. Spustelėkite SharePoint Integracija integracijų meniu
4. Pamatysite SharePoint prisijungimo puslapį su Microsoft SharePoint logotipu

2 Žingsnis: Prijunkite Savo SharePoint Paskyrą

1. Spustelėkite Prijungti mygtuką pagrindinėje dalyje
2. Būsite nukreipti į Microsoft OAuth autentifikavimo puslapį
3. Prisijunkite su savo Microsoft 365 paskyros prisijungimo duomenimis
4. Suteikite reikiamas teises AI SmartTalk:
   • Skaitymo teisės jūsų SharePoint svetainėms
   • Skaitymo teisės jūsų OneDrive failams
   • Prieiga prie aplanko struktūros ir metaduomenų

3 Žingsnis: Naršykite ir Pasirinkite Aplankus

Kai prisijungsite, pamatysite prieinamų SharePoint svetainių ir OneDrive aplankų sąrašą:

1. Svetainės Pasirinkimas: Pasirinkite iš savo prieinamų SharePoint svetainių
2. Aplanko Naršyklė: Naršykite per savo aplanko struktūrą
3. Aplanko Pasirinkimas: Pažymėkite langelius šalia aplankų, kuriuos norite sinchronizuoti
4. Dokumento Peržiūra: Peržiūrėkite suderinamų failų peržiūrą kiekviename aplanke

Palaikomi Failų Tipai: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV ir kt.

4 Žingsnis: Nustatykite Sinchronizavimo Nustatymus

Kiekvienam pasirinktam aplankui galite nustatyti:

• Sinchronizavimo Dažnumas: Vienkartinis arba suplanuotas
• Failų Filtrai: Įtraukti/neskirti konkrečių failų tipų
• Pogrupio Gylis: Kiek giliai ieškoti dokumentų
• Apdorojimo Prioritetas: Aukštas, Normalus arba Žemas prioritetas AI apdorojimui

5 Žingsnis: Pradinis Sinchronizavimas

1. Spustelėkite Pradėti Sinchronizavimą, kad pradėtumėte pradinį dokumentų importavimą
2. Stebėkite sinchronizavimo pažangą realiu laiku
3. Peržiūrėkite apdorotus dokumentus savo žinių bazėje
4. Patikrinkite dokumentų prieinamumą per savo AI asistentą

Automatinis Sinchronizavimas

Naudojant SmartFlow suplanuotoms sinchronizacijoms

Norėdami nustatyti automatinį SharePoint aplankų perkrovimą:

1. Sukurkite SmartFlow: Eikite į SmartFlow → Sukurti naują darbo eigą
2. Pridėti SharePoint įvykį: Pasirinkite "SharePoint" kaip įvykio šaltinį
3. Konfigūruoti sinchronizavimo veiksmą: Pridėkite "SharePoint Sync" veiksmą
4. Nustatyti grafiką: Pasirinkite pageidaujamą dažnumą:
   • Kasdien tam tikromis valandomis
   • Kaskart savaitę pasirinktomis dienomis
   • Kaskart mėnesį tam tikromis datomis
   • Pasirinktini intervalai

SmartFlow konfigūracijos pavyzdys

Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
  - SharePoint Sync:
      Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
      Process New Files: true
      Update Existing: false
      Notify on Completion: true

Dokumentų Apdorojimas

Automatinis Apdorojimo Pipeline

Kai dokumentai yra sinchronizuojami, jie pereina per automatizuotą apdorojimo pipeline:

1. Failo Validacija: Patikrinkite failo vientisumą ir formato suderinamumą
2. Turinio Išgavimas: Išgaukite tekstą ir metaduomenis iš dokumentų
3. AI Vektorizacija: Paverskite turinį į paieškos vektorius
4. Žinių Bazės Integracija: Pridėkite prie savo AI žinių bazės
5. Indeksavimas: Padarykite turinį prieinamą AI atsakymams

Palaikomi Dokumentų Tipai

Failo Tipas	Apdorojimas	Pastabos
PDF	✅ Pilnas teksto išgavimas	Apima OCR nuskenuotiems dokumentams
DOCX	✅ Pilnas teksto ir formatavimo	Išlaiko dokumento struktūrą
XLSX	✅ Duomenų išgavimas	Paverčia lenteles į struktūrizuotus duomenis
PPTX	✅ Skidžių turinio išgavimas	Apima pranešėjo pastabas
TXT	✅ Tiesioginis teksto apdorojimas	Palaiko UTF-8 kodavimą
RTF	✅ Formatuoto teksto išgavimas	Išlaiko pagrindinį formatavimą
CSV	✅ Tabuliarių duomenų apdorojimas	Automatiškai nustato skyriklius

Valdymas ir Stebėjimas

Sinchronizavimo Būsenos Valdymo Pultas

Stebėkite savo SharePoint integraciją per valdymo pultą:

• Jungties Būsenos: Realaus laiko jungties sveikata
• Sinchronizavimo Istorija: Sekite visus sinchronizavimo veiksmus
• Dokumentų Skaičius: Iš viso dokumentų žinių bazėje
• Apdorojimo Eilė: Dokumentai, laukiantys AI apdorojimo
• Klaidos Žurnalai: Nepavykę sinchronizavimai ir apdorojimo problemos

Aplankų Valdymas

• Pridėti Naujus Aplankus: Pasirinkite papildomus aplankus sinchronizavimui
• Pašalinti Aplankus: Sustabdykite konkrečių aplankų sinchronizavimą
• Atnaujinti Teises: Atkurkite SharePoint prieigos žetonus
• Sinchronizavimo Statistika: Peržiūrėkite sinchronizavimo dažnumą ir dokumentų skaičius

Problemos sprendimas

Dažnos problemos

Ryšio problemos

• Autentifikacija nepavyko: Iš naujo autentifikuokite su Microsoft
• Teisės atmestos: Patikrinkite SharePoint svetainės teises
• Žetonas pasibaigęs: Atgaivinkite savo OAuth ryšį

Sinchronizacijos problemos

• Failai nesinchronizuojami: Patikrinkite failo formato suderinamumą
• Didelių failų laiko limitai: Patikrinkite failo dydžio ribas (maks. 50MB vienam failui)
• Apdorojimo vėlavimai: Stebėkite AI apdorojimo eilę

Žinių bazės problemos

• Dokumentai nėra ieškomi: Patikrinkite AI apdorojimo būseną
• Dublikatinis turinys: Peržiūrėkite sinchronizavimo nustatymus dėl atnaujinimo elgesio
• Trūksta metaduomenų: Patikrinkite, ar dokumentų savybės yra prieinamos

Klaidos sprendimas

1. Patikrinkite ryšio būseną: Patikrinkite, ar SharePoint ryšys yra aktyvus
2. Peržiūrėkite klaidų žurnalus: Patikrinkite išsamius klaidų pranešimus
3. Išbandykite failo prieigą: Užtikrinkite, kad failai būtų prieinami SharePoint
4. Kreipkitės į palaikymą: Susisiekite dėl sudėtingų integracijos problemų

Geriausios praktikos

Katalogų organizavimas

• Specializuoti sinchronizavimo katalogai: Sukurkite konkrečius katalogus AI turiniui
• Aiškus pavadinimas: Naudokite aprašomuosius katalogų ir failų pavadinimus
• Reguliarus valymas: Pašalinkite pasenusius dokumentus iš sinchronizavimo katalogų

Dokumentų valdymas

• Versijų kontrolė: Naudokite SharePoint versijų valdymą dokumentų atnaujinimams
• Metaduomenų žymės: Pridėkite atitinkamas žymes geresnei AI kategorijai
• Prieigos teisės: Užtikrinkite tinkamas SharePoint teises

Sinchronizavimo optimizavimas

• Pasirinktinė sinchronizacija: Sinchronizuokite tik atitinkamus katalogus, kad išvengtumėte chaoso
• Planuotos sinchronizacijos: Naudokite ne darbo valandas didelėms sinchronizavimo operacijoms
• Stebėkite naudojimą: Sekite, kurie dokumentai yra dažniausiai prieinami AI

Saugumas ir atitiktis

Duomenų apsauga

• OAuth autentifikacija: Užtikrinkite Microsoft paskyros autentifikaciją
• Tik skaitymo prieiga: AI SmartTalk tik skaito dokumentus, niekada jų nekeičia
• Šifruotas perdavimas: Visi duomenų perdavimai yra šifruoti
• Žetono saugumas: Prieigos žetonai yra saugiai saugomi ir valdoma

Atitikties funkcijos

• Audito žurnalai: Sekite visas sinchronizavimo ir prieigos veiklas
• Duomenų išsaugojimas: Konfigūruokite dokumentų išsaugojimo politiką
• Prieigos kontrolės: Valdykite, kas gali konfigūruoti SharePoint integraciją

Išplėstinės funkcijos

Pasirinktinių apdorojimo taisyklių nustatymas

• Failų filtrai: Išskirkite tam tikrus failų tipus ar šablonus
• Turinio filtrai: Praleiskite dokumentus pagal turinio kriterijus
• Prioritetinės eilės: Nustatykite apdorojimo prioritetą svarbiems dokumentams

Integracija su kitomis paslaugomis

• SmartFlow įvykiai: Naudokite SharePoint pakeitimus, kad inicijuotumėte kitus darbo srautus
• El. pašto pranešimai: Gaukite pranešimus apie sinchronizavimo užbaigimą ar klaidas
• API prieiga: Programiškai valdykite SharePoint integraciją

Pagalba ir Ištekliai

Dokumentacija

• AI SmartTalk Dokumentacija
• SharePoint Integracijos Gidas
• SmartFlow Dokumentacija

Techninė Pagalba

• El. paštas: contact@aismarttalk.tech
• Dokumentacija: docs.aismarttalk.tech
• Bendruomenė: Bendruomenės Forumas

---

Vadovaudamiesi šiuo gidu, galite sėkmingai integruoti savo SharePoint ir OneDrive dokumentus su AI SmartTalk, sukurdami galingą žinių bazę, kuri pagerina jūsų AI asistento galimybes su jūsų organizacijos dokumentacija.