SharePoint Integracija
Integruokite savo AI SmartTalk chatbot'ą su Microsoft SharePoint ir OneDrive, kad automatiškai sinchronizuotumėte dokumentus su savo žinių baze. Ši integracija leidžia jūsų AI pasiekti ir apdoroti dokumentus iš pasirinktų aplankų, taip juos padarydama prieinamus intelektualiems atsakymams.
Apžvalga
SharePoint integracija leidžia jums:
- Prijungti savo SharePoint/OneDrive paskyrą saugiai
- Naršyti ir pasirinkti konkrečius aplankus sinchronizavimui
- Sinchronizuoti suderinamus dokumentus (PDF, DOCX, XLSX ir kt.) su savo žinių baze
- Naplanuoti automatinį pakartotinį importavimą naudojant SmartFlow darbo eigas
- Apdoroti dokumentus automatiškai su AI galia pagrįsta vektorizacija
Reikalavimai
Prieš pradėdami, įsitikinkite, kad turite:
- Aktyvią AI SmartTalk paskyrą
- Administratoriaus prieigą prie savo SharePoint/OneDrive paskyros
- Microsoft 365 paskyrą su SharePoint/OneDrive prieiga
- Dokumentus palaikomais formatais (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT ir kt.)
Žingsnis po Žingsnio Nustatymas
1 Žingsnis: Pasiekite SharePoint Integraciją
- Prisijunkite prie savo AI SmartTalk paskyros
- Eikite į Administracija → Mano Asistentai → [Jūsų Asistento Pavadinimas]
- Paspauskite SharePoint Integracija integracijų meniu
- Pamatysite SharePoint prisijungimo puslapį su Microsoft SharePoint logotipu
2 Žingsnis: Prijunkite Savo SharePoint Paskyrą
- Paspauskite Prijungti mygtuką pagrindinėje dalyje
- Būsite nukreipti į Microsoft OAuth autentifikacijos puslapį
- Prisijunkite su savo Microsoft 365 paskyros kredencialais
- Suteikite reikiamus leidimus AI SmartTalk:
- Skaitymo prieiga prie jūsų SharePoint svetainių
- Skaitymo prieiga prie jūsų OneDrive failų
- Prieiga prie aplanko struktūros ir metaduomenų
3 Žingsnis: Naršykite ir Pasirinkite Aplankus
Kai būsite prijungti, pamatysite prieinamos SharePoint svetainių ir OneDrive aplankų sąrašą:
- Svetainės Pasirinkimas: Pasirinkite iš savo prieinamų SharePoint svetainių
- Aplankų Naršyklė: Naršykite per savo aplanko struktūrą
- Aplankų Pasirinkimas: Pažymėkite langelius šalia aplankų, kuriuos norite sinchronizuoti
- Dokumento Peržiūra: Peržiūrėkite suderinamų failų peržiūrą kiekviename aplanke
Palaikomų Failų Tipai: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, CSV ir daugiau
4 Žingsnis: Suconfigure Sinchronizavimo Nustatymus
Kiekvienam pasirinktam aplankui galite sukonfigūruoti:
- Sinchronizavimo Dažnumas: Vienkartinis arba suplanuotas
- Failų Filtrai: Įtraukti/neskirti konkrečių failų tipų
- Pogrupio Gylis: Kiek giliai skenuoti dokumentus
- Apdorojimo Prioritetas: Aukštas, Normalus arba Žemas prioritetas AI apdorojimui
5 Žingsnis: Pradinis Sinchronizavimas
- Paspauskite Pradėti Sinchronizavimą, kad pradėtumėte pradinį dokumentų importavimą
- Stebėkite sinchronizavimo pažangą realiu laiku
- Peržiūrėkite apdorotus dokumentus savo žinių bazėje
- Patikrinkite dokumentų prieinamumą per savo AI asistentą
Automatizuota Sinchronizacija
Naudojant SmartFlow suplanuotoms sinchronizacijoms
Norėdami nustatyti automatinį SharePoint aplankų perkrovimą:
- Sukurkite SmartFlow: Eikite į SmartFlow → Sukurti naują darbo eigą
- Pridėkite SharePoint įvykį: Pasirinkite "SharePoint" kaip įvykio šaltinį
- Konfigūruokite sinchronizavimo veiksmą: Pridėkite "SharePoint Sync" veiksmą
- Nustatykite tvarkaraštį: Pasirinkite pageidaujamą dažnumą:
- Kasdien tam tikromis valandomis
- Kiekvieną savaitę pasirinktomis dienomis
- Kiekvieną mėnesį tam tikromis datomis
- Pasirinktinais intervalais
SmartFlow konfigūracijos pavyzdys
Workflow: SharePoint Auto-Sync
Trigger: Scheduled (Daily at 2:00 AM)
Actions:
- SharePoint Sync:
Folders: ["/Documents/Company", "/Shared/Reports"]
Process New Files: true
Update Existing: false
Notify on Completion: true
Dokumentų Apdorojimas
Automatinis Apdorojimo Pipeline
Kai dokumentai yra sinchronizuojami, jie pereina per automatizuotą apdorojimo pipeline:
- Failo validacija: Patikrinkite failo vientisumą ir formato suderinamumą
- Turinio išgavimas: Išgauti tekstą ir metaduomenis iš dokumentų
- AI vektorizacija: Paversti turinį į paieškai tinkamus vektorius
- Žinių bazės integracija: Pridėti prie jūsų AI žinių bazės
- Indeksavimas: Padaryti turinį prieinamą AI atsakymams
Palaikomi dokumentų tipai
| Failo tipas | Apdorojimas | Pastabos |
|---|---|---|
| ✅ Pilnas teksto išgavimas | Apima OCR nuskaitytiems dokumentams | |
| DOCX | ✅ Pilnas teksto ir formatavimo | Išlaiko dokumento struktūrą |
| XLSX | ✅ Duomenų išgavimas | Paverčia lenteles į struktūrizuotus duomenis |
| PPTX | ✅ Skaidrių turinio išgavimas | Apima pranešėjo pastabas |
| TXT | ✅ Tiesioginis teksto apdorojimas | Palaikoma UTF-8 koduotė |
| RTF | ✅ Formatuoto teksto išgavimas | Išlaiko pagrindinį formatavimą |
| CSV | ✅ Lenteliniai duomenų apdorojimas | Automatiškai nustato skyriklius |
Valdymas ir Stebėjimas
Sinchronizavimo būsenos informacinis skydelis
Stebėkite savo SharePoint integraciją per informacinį skydelį:
- Ryšio būsenos: Realaus laiko ryšio sveikata
- Sinchronizavimo istorija: Sekite visas sinchronizavimo operacijas
- Dokumentų skaičius: Iš viso dokumentų žinių bazėje
- Apdorojimo eilė: Dokumentai, laukiantys AI apdorojimo
- Klaidos žurnalai: Nepavykę sinchronizavimai ir apdorojimo problemos
Aplankų valdymas
- Pridėti naujus aplankus: Pasirinkite papildomus aplankus sinchronizavimui
- Pašalinti aplankus: Sustabdyti konkrečių aplankų sinchronizavimą
- Atnaujinti teises: Atkurti SharePoint prieigos žetonus
- Sinchronizavimo statistika: Peržiūrėti sinchronizavimo dažnumą ir dokumentų skaičius
Problemos sprendimas
Dažnos problemos
Ryšio problemos
- Autentifikacija nepavyko: Iš naujo autentifikuokite su Microsoft
- Prieiga at拒: Patikrinkite SharePoint svetainės teises
- Žetonas pasibaigė: Atnauninkite savo OAuth ryšį
Sinchronizavimo problemos
- Failai nesinchronizuojami: Patikrinkite failo formato suderinamumą
- Didelių failų laiko limitai: Patikrinkite failo dydžio ribas (maks. 50MB vienam failui)
- Apdorojimo vėlavimai: Stebėkite AI apdorojimo eilę
Žinių bazės problemos
- Dokumentai nesukelia paieškos: Patikrinkite AI apdorojimo būseną
- Dublikatinis turinys: Peržiūrėkite sinchronizavimo nustatymus dėl atnaujinimo elgesio
- Trūksta metaduomenų: Patikrinkite, ar dokumento savybės yra prieinamos
Klaidos sprendimas
- Patikrinkite ryšio būseną: Patikrinkite, ar SharePoint ryšys yra aktyvus
- Peržiūrėkite klaidų žurnalus: Patikrinkite išsamius klaidų pranešimus
- Išbandykite failų prieigą: Užtikrinkite, kad failai būtų prieinami SharePoint
- Kreipkitės į palaikymą: Susisiekite dėl sudėtingų integracijos problemų
Geriausios praktikos
Katalogų organizavimas
- Specializuoti sinchronizavimo katalogai: Sukurkite konkrečius katalogus AI turiniui
- Aiškus pavadinimas: Naudokite aprašomuosius katalogų ir failų pavadinimus
- Reguliarus valymas: Pašalinkite pasenusius dokumentus iš sinchronizavimo katalogų
Dokumentų valdymas
- Versijų kontrolė: Naudokite SharePoint versijų valdymą dokumentų atnaujinimams
- Metaduomenų žymės: Pridėkite atitinkamas žymes geresnei AI kategorijai
- Prieigos teisės: Užtikrinkite tinkamas SharePoint teises
Sinchronizavimo optimizavimas
- Pasirinktinė sinchronizacija: Sinchronizuokite tik atitinkamus katalogus, kad išvengtumėte netvarkos
- Planuojamos sinchronizacijos: Naudokite ne darbo valandas dideliems sinchronizavimo veiksmams
- Stebėkite naudojimą: Sekite, kurie dokumentai yra dažniausiai pasiekiami AI
Saugumas ir atitiktis
Duomenų apsauga
- OAuth autentifikacija: Saugus Microsoft paskyros autentifikavimas
- Tik skaitymo prieiga: AI SmartTalk tik skaito dokumentus, niekada jų nekeičia
- Šifruotas perdavimas: Visi duomenų perdavimai yra šifruoti
- Žetono saugumas: Prieigos žetonai yra saugiai saugomi ir valdoma
Atitikties funkcijos
- Audito žurnalai: Sekite visas sinchronizavimo ir prieigos veiklas
- Duomenų išlaikymas: Konfigūruokite dokumentų išlaikymo politiką
- Prieigos valdikliai: Valdykite, kas gali konfigūruoti SharePoint integraciją
Išplėstinės funkcijos
Pasirinktinių apdorojimo taisyklių
- Failų filtrai: Išskirkite konkrečius failų tipus ar šablonus
- Turinio filtrai: Praleiskite dokumentus pagal turinio kriterijus
- Prioritetinės eilės: Nustatykite apdorojimo prioritetą svarbiems dokumentams
Integracija su kitomis paslaugomis
- SmartFlow įvykiai: Naudokite SharePoint pakeitimus, kad suaktyvintumėte kitas darbo eigas
- El. pašto pranešimai: Gaukite pranešimus apie sinchronizavimo užbaigimą ar klaidas
- API prieiga: Programiškai valdykite SharePoint integraciją
Parama ir Ištekliai
Dokumentacija
Techninė Parama
- El. paštas: contact@aismarttalk.tech
- Dokumentacija: docs.aismarttalk.tech
- Bendruomenė: Bendruomenės Forumas
Vadovaudamiesi šiuo vadovu, galite sėkmingai integruoti savo SharePoint ir OneDrive dokumentus su AI SmartTalk, sukurdami galingą žinių bazę, kuri pagerina jūsų AI asistento galimybes naudojant jūsų organizacijos dokumentaciją.